TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH Biro organisasi Dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah
DASAR Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 29 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 30 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Unit Pelaksana Teknis Provinsi Jawa Tengah
RUANG LINGKUP TATA NASKAH DINAS Naskah dinas Penggunaan kertas Stempel dinas Sampul naskah dinas Penggunaan tinta Papan nama instansi
JENIS NASKAH DINAS Produk hukum Surat/non-produk hukum
PRODUK HUKUM Produk hukum daerah Peraturan Daerah Provinsi Peraturan Bersama Gubernur Paraturan Gubernur Keputusan Gubernur Produk hukum perangkat daerah Peraturan Pimpinan SKPD Keputusan Pimpinan SKPD
PRODUK HUKUM DAERAH Peraturan Daerah; Peraturan kepala Daerah; Peraturan Bersama KDH; dan Peraturan DPRD. ----------------------------------------------------------------------------------------------- Keputusan kepala daerah; Keputusan DPRD; Keputusan pimpinan DPRD; dan Keputusan badan kehormatan DPRD PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 80 TAHUN 2015 TENTANG PEMBENTUKAN PRODUK HUKUM DAERAH
JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT 1. instruksi gubernur; 2. surat edaran; 3. surat biasa; 4. surat keterangan; 5. surat perintah; 6. surat izin; 7. surat perjanjian; 8. surat perintah tugas; 9. surat perintah perjalanan dinas; 10. surat kuasa; 11. surat undangan; 12. surat panggilan; 13. nota dinas; 14. nota pengajuan konsep naskah dinas; 15. lembar disposisi; 16. telaahan staf; 17. pengumuman;
JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT (2) 18. laporan; 19. rekomendasi; 20. surat pengantar; 21. telegram; 22. lembaran daerah 23. berita daerah; 24. berita acara; 25. notulen; 26. memo; 27. daftar hadir; 28. piagam penghargaan; 29. sertifikat; 30. STTPP; 31. letter of intent; 32. memorandum of understanding; 33. surat berbahasa inggris; 34. kesepakatan bersama; dan 35. perjanjian kerjasama
SYARAT/INDIKATOR KEABASAHAN NASKAH DINAS NOTA DINAS SURAT DAN PRODUK HUKUM 1. Nomor 1. Nomor 2. Tanggal 2. Tanggal 3. Tanda tangan 3. Tanda tangan 4. Cap Stempel
PENGGUNAAN KERTAS HVS folio Surat menyurat A4 Makalah/paper/laporan A5 Pidato
JENIS STEMPEL JABATAN SKPD UPT
JENIS STEMPEL SKPD UPT SATKER Balai Perbenihan Dan Kebun Produksi (Balai PKP)
PEMBUBUHAN CAP STEMPEL Cap stempel mengenai secara utuh pada kertas Menyentuh/menimpa/mengenai specimen tanda tangan Posisi sebelah kiri specimen tanda tangan Contoh: Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah Nama lengkap Pangkat NIP
SIFAT SURAT 1. 2. 3. Sangat segera Jawaban surat 1x24 jam Segera Jawaban surat 2x24 jam Biasa Jawaban surat 5 hari kerja
PENULISAN ATAS NAMA DAN UNTUK BELIAU atas nama ditulis a.n. (huruf a dan huruf n ditulis kecil semua dan menggunakan 2 titik) Untuk beliau ditulis u.b. (huruf u dan huruf b ditulis kecil semua dan menggunakan 2 titik)
PEMBUBUHAN PARAF KOORDINASI DAN TANGGAL UNTUK PEJABAT SEMENTARA Jabatan Paraf Tgl Sekretaris 18/3/1 3 Kabid... - - 18/3/1 3 Kasi/Kasubbag... 18/3/ 13 Ditulis diluar kotak/kolom, sejajar dengan baris jabatan yang kosong
KOP NASKAH DINAS Garuda Pancasila Emas PERDA, PB GUB, PERGUB, KEPGUB dan naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur menggunakan lambang garuda pancasila emas Lambang Daerah Jawa Tengah BERWARNA Keputusan Gubernur yang ditandatangani Pimpinan SKPD Produk hukum Pimpinan SKPD Lambang Daerah Jawa Tengah Hitam Putih Kop naskah dinas yang digunakan selain pada produk hukum daerah, produk hukum perangkat daerah, naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur
PENULISAN ALAMAT PADA KOP NASKAH DINAS Naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur, diletakkan di posisi bawah ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam bentuk piagam, sertifikat dan STTPP Naskah dinas untuk Pimpinan SKPD, ditempatkan dibagian tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam bentuk, sertifikat dan STTPP Penulisan alamat dengan ditulis lengkap tanpa disingkat (jalan: bukan jl., nomor: bukan no., dll)
URUTAN PENULISAN ALAMAT 1. Alamat (jalan, desa, dsb) 2. Kode pos 3. Nomor telepon 4. Nomor faksimile 5. e-mail dan website
CONTOH KOP NASAKAH UNTUK GUBERNUR JAWA TENGAH DAN WAKIL GUBERNUR JAWA TENGAH GUBERNUR JAWA TENGAH...Isi surat... Jalan Pahlawan Nomor 9 Semarang Kodepos 50243 Telpon (024) 8311174 (20 saluran) Faksimile (024)83111266
CONTOH KOP NASAKAH SKPD PROVINSI JAWA TENGAH PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DINAS KESEHATAN Jalan Piere Tendean Nomor 24 Semarang Kodepos 50131 Telepon(024) 3511351 (hunting) Faksimile (024)3517463 www.dinkesjatengprov.go.id e-mail: mi_jateng@yahoo.co.id...isi surat...
CONTOH KOP NASAKAH UPT PROVINSI JAWA TENGAH PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DINAS PERKEBUNAN BALAI PERBENIHAN DAN KEBUN PRODUKSI Jalan...Nomor...nama kota... Kodepos...telepon...faksimile...website...e...mail... 3 4...Isi surat... Perbandingan ukuran
PENGGUNAAN HURUF PADA NASKAH DINAS Produk hukum Bookman old style ukuran 12 Nonproduk hukum Arial ukuran 12, atau Jenis lain sesuai kebutuhan
SUBSTANSI NASKAH DINAS 1. 2. 3. 4. 5. Kebijakan pemerintahan daerah Kebijakan kepala daerah Kebijakan pimpinan SKPD Pelaksanaan kegiatan teknis/operasional Permintaan/pelayanan data dan informasi
FORMAT SURAT BIASA kop Kota, tanggal bulan tahun Nomor : Kepada Sifat : Lampiran : Yth.... Hal : Tanpa garis bawah... Tanpa garis bawah ------- Isi -------- PIMPINAN SKPD TEMBUSAN:... Garis sesuai dengan panjang baris terakhir NAMA LENGKAP DAN GELAR Pangkat NIP.
SURAT UNDANGAN naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan Meskipun dalam satu lingkup SKPD/Unit Organisasi/UPT, untuk maksud meminta kehadiran seorang pejabat/pegawai tetap menggunakan surat undangan dan bukan nota dinas
SURAT BERBAHASA INGGRIS Kop naskah dinas TETAP menggunakan BAHASA INDONESIA. Pejabat penandatangan cukup nama saja, tanpa pangkat dan NIP. Bentuk full block style (rata kiri)
PENGGUNAAN LOGO PADA NASKAH PERJANJIAN KERJASAMA Penggunaan logo/lambang berdasar KESEPAKATAN MASING-MASING PIHAK yang melakukan kerjasama (baik menggunakan logo/lambang atau tanpa menggunakan logo/lambang) Logo/Lambang pihak pemrakarsa di tempatkan disebelah kanan. Contoh: kerjasama KPK RI, BPKP RI, dan Pemprov Jateng Pemrakarsa KPK RI PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
PEJABAT SEMENTARA 1. Plt (Pelaksana Tugas) Kekosongan jabatan karena belum ada pejabat definitif Maksimal 1 tahun 2. Plh (Pelaksana Harian) Kekosongan jabatan sementara Maksimal 3 bulan Penulisan alamat tujuan naskah dinas kepada pejabat yang dituju sesuai nomenklatur jabatan asli bukan atas pejabat sementara (Plt. Atau Plh.)
SAMPUL NASKAH DINAS Kepala Daerah berwarna putih SKPD berwarna coklat
PENGGUNAAN TINTA Penulisan naskah dinas HITAM Penandatangan naskah dinas HITAM atau BIRU TUA
PAPAN NAMA INSTANSI Berbentuk empat persegi panjang. Ukuran disesuaikan dengan besar bangunan Ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD
DELEGASI Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya. Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas adalah pemberian sebagian kewenangan dari pejabat atasannya kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas tertentu dan tanggungjawab sepenuhnya berada pada pejabat yang diberi delegasi. Bentuk penandatantangan langsung atas jabatan pejabat yang Menandatangani.
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN DELEGASI KEPALA DINAS KEHUTANAN PROVINSI JAWA TENGAH NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN DELEGASI KEPALA BALAI INSEMINASI BUATAN PROVINSI JAWA TENGAH NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
MANDAT pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. Mandat penandatanganan naskah dinas adalah pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas, pertanggungjawaban materi naskah dinas tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Format penandatangan menggunakan atas nama (a.n.) dan/atau untuk beliau (u.b.)
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN MANDAT a.n. KEPALA BADAN LINGKUNGAN HIDUP PROVINSI JAWA TENGAH Sekretaris NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN MANDAT a.n. KEPALA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TENGAH Kepala Museum Jawa Tengah Ranggawarsita NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
PERHATIAN Meskipun delegasi penandatangan naskah dinas sudah diatur dan ditetapkan, perlu menjadi perhatian adalah apakah suatu naskah dinas akan disusun untuk ditandatangani dengan mekanisme delegasi atau mandat dengan memperhatikan: Isi/substansi naskah dinas, antara lain: Kebijakan Pimpinan SKPD Pelaksanaan kegiatan teknis operasional/administrasi substansi Pelayanan data/informasi Tingkat kepentingan/keharusan yg mendesak/hal-hal sangat bersifat strategis.
TATA URUTAN MEMBACA NASKAH DINAS Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas surat yang dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan urutan: Nama surat (Surat Menteri/Gubernur/Bupati/Walikota/ Sekda/...) Tanggal Nomor Hal Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas produk hukum yang dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan urutan: Nama produk hukum (UU/PP/Perpu/Perpres/Perda/Pergup/ Kepgub/...) Nomor /tahun Tentang
NAMA SURAT a.n. GUBERNUR JAWA TENGAH Sekretaris Daerah u.b. Asisten Administrasi a.n. DINAS SOSIAL PROVINSI JAWA TENGAH Sekretaris NAMA Pangkat NIP. Dibaca: Surat Gubernur Jawa Tengah, BUKAN surat Sekretaris Daerah, atau surat Asisten Administrasi NAMA Pangkat NIP. Dibaca: Surat Kepala Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah,, BUKAN surat Sekretaris Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah. Membaca nama surat pada bagian penandatanganan suatu naskah dinas yang dimandatkan, adalah pejabat yang tertinggi (dibelakang atas nama/a.n.) bukan pejabat yang menandatangani
PENULISAN ALAMAT TUJUAN NASKAH DINAS Jabatan yang dijabat oleh pejabat sementara dalam penulisan alamat tujuan tetap menuliskan dengan sebutan jabatan asli dan bukan jabatan sementara. Penulisan Plh. atau Plt. Khusus untuk format penandatanganan naskah dinas. Contoh: Benar Salah Kepada Yth. Sekretaris Daerah Kabupaten Pekalongan Kepada Yth. Plh. Sekretaris Daerah Kabupaten Pekalongan Kepada Yth. Plt. Sekretaris Daerah Kabupaten Pekalongan
PENGKHUSUSAN TUJUAN/ALAMAT u.p. (untuk perhatian) suatu naskah dinas agar dapat diproses lebih cepat atau tidak salah sasaran. Contoh: Kepada Yth. Bupati Banyumas u.p. Kepala Dinas Kehutanan Kabupaten Banyumas Contoh: Kepada Yth. Gubernur Jawa Tengah u.p. Kepala Dinas Perkebunan Provinsi Jawa Tengah
PENGGUNAAN SEBUTAN BAPAK/IBU Aturan baku dalam tata naskah dinas TIDAK MENGGUNAKAN BAPAK/IBU yang diikuti nama jabatan. Penggunaan Bapak/Ibu, dalam naskah dinas yang diletakkan sebelum nama jabatan atau dalam kalimat, DIIZINKAN/DIPERBOLEHKAN. Ketentuan ini disebut gaya bahasa selingkung. Gaya bahasa selingkung adalah gaya bahasa yang digunakan dalam satu lingkup lembaga/instansi tertentu.
PENGGUNAAN KERTAS Dilarang menggunakan kertas untuk naskah dinas dalam ukuran setengah folio/satu lembar folio dibagi dua, meskipun dalam satu lingkup/internal SKPD, apalagi untuk lingkup di luar instansi/lembaga/ masyarakat. Naskah dinas dalam bentuk produk hukum atau surat adalah folio dan bukan kwarto.
BATAS TEPI/SISI NASKAH DINAS NO BATAS KETERANGAN 1. Atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas 2. Bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas 3. Kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka (data) pada naskah dinas 4. Kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas Permenpan RB No.80 Th.2012
BEBERAPA KESALAHAN YANG TIMBUL/TERJADI DALAM PENYUSUNAN NASKAH DINAS Lupa/lalai dalam mencantumkan: Tanggal Nomor Stempel Stempel tidak menimpa/mengenai specimen tanda tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas. Pada surat undangan: Hari dan tanggal tidak sesuai.
KESALAHAN PENULISAN NOMOR SURAT Nomor : 456 / MKDU / II / 13 (SALAH) Penulisan nomor yang benar tanpa spasi/jarak Nomor: 456/MKDU/II/13 (BENAR) KESALAHAN PENULISAN HAL SURAT Hal : Penentuan tentang Pemeran dalam Pentas Wayang Orang yang akan Diadakan Tanggal 24 Oktober 2013 (SALAH) Hal dibuat sederhana/ringkas tapi jelas. Hal : Penentuan pemeran (BENAR) Tidak menuliskan jenis naskah dinas sebagai hal. Misal Hal: Surat Keterangan Praktek Kerja. (SALAH) Hal: Praktek Kerja (BENAR). Hal: Huruf awal setiap kata menggunakan huruf besar/kapital Karena surat keterangan merupakan salah satu jenis naskah dinas, agar tidak rancu dipilih salah satu jenis naskah dinas yang akan dipakai.
KESALAHAN PENULISAN TEMBUSAN Tembusan: Disampaikan kepada: 1. Kepala Dinas/Badan... (sebagai laporan) 2. Sekretaris (sebagai undangan) 3. Arsip/pertinggal. Yang seharusnya (BENAR) TEMBUSAN: 1. Kepala Dinas/Badan... 2. Sekretaris.