MENGOPTIMALKAN PENGGUNAAN MS WORD UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN Rasiman Perpustakaan dan Sistem Informasi Disampaikan pada: PELATIHAN APLIKASI KOMPUTER UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal 6 Agustus 2009 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI 2009
Daftar Isi Daftar Isi... ii Pendahuluan... 1 Memanfaatkan Tombol Pintas (Shortcut)... 1 Find, Replace dan Go To... 2 Membuat AutoText... 4 Memanfaatkan AutoCorrect... 4 Membuat Titik Titik dengan Mudah... 5 Membelah Jendela Menjadi 2... 6 Menggunakan Style... 6 Membuat Daftar Isi (Table of Contents)... 8 Referensi... 9 Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran ii
MENGOPTIMALKAN PENGGUNAAN MS WORD UNTUK ADMINISTRASI PERKANTORAN Oleh: Rasiman, S.Sos Pendahuluan Microsoft Word (MS Word) merupakan program aplikasi pengolah kata (word processing) yang biasa digunakan untuk membuat dokumen seperti laporan, surat, proposal, surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen, dan tentunya masih banyak lagi dukumen lain yang bisa dibuat dengan menggunakan MS Word. Tetapi masih banyak juga pengguna yang hanya menggunakan MS Word apa adanya, tidak memanfaatkan fitur yang disediakan secara optimal sehingga kadang kala dokumen yang dihasilkan juga tidak memadai bahkan lebih parah lagi dapat menyulitkan orang lain untuk mengedit atau memperbaiki karena tidak menggunakan perintah-perintah standar misalnya. Padahal Microsoft sudah membuat MS Word dengan segala kecanggihan fiturnya. Sekarang tinggal bagaimana kita bisa mengoptimalkan MS Word supaya hal-hal seperti di atas menjadi lebih sempurna. Ketik dulu format kemudian Bagi Anda yang belum lihai dengan format-memformat lebih baik ketik dulu tulisan anda sampai selesai baru setelah itu memikirkan formatnya. Karena biasanya memformat pada saat mengetik membutuhkan waktu untuk memikirkan formatnya sehingga ketikan kita menjadi lebih lambat selesai. Lagi pula bila diformat pada saat mengetik, nanti pada saat selesai cenderung ingin mengubah lagi, sehingga kerja dua kali atau bahkan lebih. Memanfaatkan Tombol Pintas (Shortcut) Umumnya penggunaan Mouse dalam mengoperasikan komputer atau menjalankan sebuah aplikasi adalah untuk memudahkan pengguna pada saat memilih menu atau melakukan perintah-perintah yang lain. Tetapi adakalanya menggunakan mouse juga dapat memperlambat proses kerja, dimana dibutuhkan waktu untuk memindahkan letak tangan dari memegang mouse ke keyboard atau sebaliknya. Sehingga tidak jarang pengguna yang sudah terbiasa menggunakan keyboard untuk melakukan fungsi atau perintah pada aplikasi tersebut dengan memanfaatkan tombol pintas (shortcut) terasa lebih praktis dan lebih cepat dari pada menggunakan mouse. Ada banyak shortcut yang dapat digunakan pada MS Word dalam membuat sebuah dokumen, berikut ini shortcut yang sering dimanfaatkan antara lain adalah : 1. Membuka Dokumen, Membuat Dokumen Baru, Menyimpan dan Mencetak. Untuk melakukan perintah di atas secara berurut caranya adalah Ctrl+O, Ctrl+N, Ctrl+S, dan Ctrl+P. 2. Membesarkan atau Mengecilkan Font Size Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 1
Membesarkan atau mengecilkan Font Size caranya adalah blok bagian yang akan diubah menggunakan tombol Shift+tombol arah ( atau ), kemudian tekan tombol shortcut Ctrl+Shift+> (membesarkan) dan Ctrl+Shift+< (mengecilkan). Maka akan terjadi perubahan size; misal dari 12 menjadi 14. 3. Mengganti Case Kadang ketika kita membuat/mengetik sebuah singkatan seperti USU, POLRI, TVRI, tidak menggunakan huruf besar (kapital) atau mengetikkan judul dalam sebuah tulisan menggunakan huruf kecil seluruhnya. Lalu bagaimana, apakah harus dihapus terlebih dahulu kemudian diketik ulang lagi? Jawabannya tidak, karena itu tidak efisien. Karena mengganti case (change case) lebih mudah dan cepat dari pada mengetik ulang. Caranya di blok kata atau kalimat yang akan diubah, lalu tekan tombol shortcut Shift+F3. Teks Awal Tekan sekali Tekan dua kali usu Usu USU perpustakaan Perpustakaan PERPUSTAKAAN automasi perpustakaan Automasi Perpustakaan AUTOMASI PERPUSTAKAAN Atau menggunakan menu Format > Change Case. Tentu masih banyak lagi tombol pintas yang lainnya. Untuk mendapatkan tulisan ini yang membahas tentang tombol-tombol shortcut beserta penjelasannya selengkapnya Anda bisa download di Website ini Unlimited It News, www.ilmukomputer.com atau di support.microsoft.com. Find, Replace dan Go To Menemukan sebuah kata pada dokumen yang jumlah halamannya sedikit, memang mudah tetapi coba bayangkan apabila harus menemukan satu kata pada dokumen yang terdiri puluhan bahkan ratusan halaman, alangkah repotnya dan akan menyita banyak waktu. Oleh karena itu, gunakanlah fasilitas Find yang ada di MS Word dengan cara sbb: 1. Pilih menu Edit > Find atau gunakan tombol shortcut Ctrl + F. 2. Pada kotak pilihan Find what, tulislah teks yang yang akan dicari. 3. Pilih Find Next untuk melakukan pencarian. Jika ingin menampilkan semua kata yang ditemukan dan ditandai dengan highlight (block) maka beri tanda ceklist pada bagian Highlight all items found in. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 2
Replace berfungsi untuk mengganti suatu kata. Kadang sering kita membuat suatu istilah atau kata yang tidak benar dan harus diganti dengan kata lain. Tentunya hal ini harus dilakukan perubahan. Jika kata pada dokumen yang akan diganti jumlahnya banyak tentu sangat merepotkan dan akan menyita banyak waktu. Oleh karena itu untuk mengatasi masalah tersebut kita dapat memanfaatkan fasilitas Find and Replace. Langkah-langkahnya adalah sbb: 1. Pilih menu Edit > Find atau gunakan tombol shortcut Ctrl + F. 2. Pilih tab Replace, pada bagian Find what, tulislah teks yang yang akan diganti. 3. Pada bagian Replace with, tulislah teks sebagai pengganti. 4. Pilih Find Next untuk melakukan pencarian terlebih dahulu, kemudian 5. Pilih Replace untuk mengganti teks satu persatu, atau Replace All untuk keseluruhan. Jika sudah selesai akan terlihat seperti gambar berikut. Go To berfungsi untuk berpindah dari satu halaman atau seksi ke halaman/seksi tertentu degan cepat dalam sebuah dokumen. Untuk melakukan fungsi ini perintahnya adalah dari menu Edit > Go To atau gunakan tombol shortcut Ctrl + G. Pada bagian Enter page number: ketikkan nomor halaman atau seksi yang diinginkan. Kemudian klik Go To. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 3
Membuat AutoText Pernahkan Anda mengalami mengetik sebuah kata atau kalimat berulang-ulang? Jika ada sebuah frasa atau kalimat yang sering diulang, biasanya secara manual kita melakukan copy-paste atau bahkan mengetiknya kembali. Padahal, dalam MS Word, ada sebuah fasilitas untuk mempermudah menulis ulang kata atau frasa atau kalimat. Kita cukup mengetik sebuah kata saja, selanjutnya MS Word secara otomatis akan menulis ulang frasa atau kalimat yang telah kita buat sebelumnya. Misalnya, dalam artikel ini saya sering mengetik Microsoft Word. Saya cukup mengetik mw saja, lalu tekan F3, otomatis akan berubah menjadi Microsoft Word. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Ketik frasa yang akan sering diulang, lalu blok frasa tersebut. 2. Tekan tombol Alt + F3, lalu ubah frasa tersebut menjadi sebuah kata yang lebih sederhana, misalnya: ms, lalu klik OK. 3. Ketika dalam paragraph Anda akan mengetik frasa tersebut kembali, cukup mengetik kata ms lalu tekan F3. Secara otomatis, kata ms akan berubah menjadi Microsoft Word. Memanfaatkan AutoCorrect Setiap orang kadang sering melakukan kesalahan dalam mengetik, seperti misalnya sering mengetik utnuk padahal seharusnya untuk atau mengetik yg seharusnya yang karena dibutuhkan dalam dokumen formal, Entah kenapa kesalahan ini bisa menjadi kebiasaan yang sulit dihilangkan. AutoCorrect adalah fitur dari MS Word untuk menyelesaikan masalah itu. Caranya adalah sbb: 1. Pada menu pilih Tools > AutoCorrect Options. 2. Pada kotak Replace masukan kata-kata salah yang sering kita ketik, pada kotak With masukkan kata yang benar. Klik Add, kemudian pilih OK. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 4
AutoCorrect juga dapat dimanfaatkan sebagai pembuat shortcut. Masukkan saja katakata yang sering kita pakai seperti yg untuk yang, tk untuk terima kasih, yth untuk yang terhormat, ws untuk wassalam, dan lain-lain. Selanjutnya coba, masukkan pada AutoCorrect Options dengan cara seperti di atas pada kotak Replace masukkan tk dan pada kotak With masukkan terima kasih. Klik Add, dan Pilih OK. Kemudian mari kita praktikkan pada dokumen. Ketik tk lalu tekan spasi. Perhatikan apa yang terjadi? Membuat Titik Titik dengan Mudah Pada saat membuat formulir, soal, kuisioner, daftar isi dan lain sebagainya biasanya terdapat titik-titik di dalamnya. Misalnya: 1. Pendahuluan... 1 2. Tujuan... 2 Nah, untuk membuatnya apakah kita harus menekan tombol titik berulang kali? Ini merupakan pekerjaan yang membosankan ditambah pula dengan hasil yang tidak rapi. Untuk membuatnya lebih cepat kita dapat memanfaatkan yang namanya Tab Stop. Tab Stop adalah tempat dimana kursor akan berhenti saat kita menekan tombol Tab. Langkah-langkahnya adalah sbb: 1. Klik pada ruler (penggaris). Seperti pada contoh diatas, dibuat 2 tab stop, yaitu pada tempat dimana kita hendak menulis pendahuluan, pada awal titik-titik. 2. Untuk membuat tab stop yang ke 2 dengan yaitu mengklik 2 kali pada ruler, maka akan muncul kotak Tabs. Akan terlihat posisi dimana saja kita membuat tab stop. 3. Klik pada tab stop yang paling terakhir, kemudian pada pilihan Leader pilih no 2 untuk membuat titik-titik. Klik Set, kemudian OK. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 5
Selanjutnya mari kita praktikkan pada dokumen. Ketik 1., kemudian tekan TAB, ketik Pendahuluan, tekan TAB, ketik nomor halaman. Perhatikan apa yang terjadi? Membelah Jendela Menjadi 2 Ada kalanya pada beberapa jenis dukomen pada saat mengetiknya sesuatu kita harus melihat acuan ke halaman sebelumnya atau juga sebaliknya. Jika halaman tersebut letaknya jauh atau dokumen yang sudah memiliki jumlah halaman lebih banyak, apakah kita harus bolak-balik dengan tombol Page down/page up atau Ctrl+Home/Ctrl+End? Jawabannya tidak perlu, cukup belah (split) jendela MS Word. 1. Caranya pilih menu Windows > Split. Tentukan ukuran Split sesuai keinginan kita lalu klik sekali. Maka akan ada 2 (dua) jendela MS Word untuk dokumen yang sama. 2. Sedang jika tidak diperlukan lagi untuk menghilangkannya caranya pilih menu Windows > Remove Split. Mudah bukan? Menggunakan Style Masih banyak pengguna Microsoft Word yang belum menggunakan style dalam mengetik, mungkin karena memang jarang dibahas pada buku-buku atau modul praktikum. Padahal bila tidak memanfaatkan style kita akan sering memformat satu persatu yang tentunya akan sangat merepotkan. Style adalah gabungan beberapa format, semacam template dari format. Misalnya format ukuran huruf 18pt, Centered, Arial, diberi nama style Title. Dengan menggunakan style, kita bisa menerapkan format yang sama tanpa harus memformat satu persatu. Setiap huruf yang diketikkan pada MS Word memiliki style, style yang default adalah Normal. Bila belum diubah, style normal adalah format font Times New Roman, 12pt, rata kiri, spasi 1, tanpa indentasi. Style dapat diakses dari toolbar seperti gambar di atas, atau dari menu Format > Styles and Formatting. Mari kita praktikkan langkah-langkahnya berikut: 1. Buat dokumen baru, ketik Ini menggunakan Style 1. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 6
2. Pilih menu Format > Styles and Formatting > New Style kemudian tentukan Name: Style1, Formating: Arial, 16 pt, Bold, rata kiri. Pilih OK 3. Blok teks Ini menggunakan Style Ubah nama style pada tool bar Style1. 4. Tekan ENTER untuk pindah ke baris baru, kemudian ketik Ini menggunakan Style2 dan lakukan langkah No. 2, beri Name: Style2, Formating: Comic Sans MS, 22 pt, Bold, Centrered, Italic, Underline. Pilih OK, kemudian ubah nama style pada tool bar Style2. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 7
Membuat Daftar Isi (Table of Contents) Mungkin kita lebih sering terfokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga sebetulnya penting, seperti daftar isi (table of contents). Sehingga bagian ini sering dikerjakan belakangan dan kadang karena diburu waktu, kita tidak sempat memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen. Hal tersebut sering terjadi bila kita membuat daftar isi secara manual. Oleh sebab itu, ganti cara manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh MS Word. Fitur ini dapat membantu membuat daftar isi dengan cepat dan mudah, dan jika ada perubahan pada nomor halaman dan judul dalam dokumen, kita dapat melakukan update daftar isi dengan perintah sederhana saja. Menandai Bagian untuk Daftar Isi Sebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian-bagian mana saja yang akan ditampilkan dalam daftar isi. Bagian tersebut biasanya berupa heading atau judul bab, contoh: Bab 1 Pendahuluan, 1.1 Pengenalan MS Office2003, dan sebagainya. Cara mudah untuk membuat heading adalah menggunakan heading styles yang sudah disediakan (built-in sytles) oleh MS Word, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading 9. Cara Membuat Daftar Isi Setelah menandai bagian untuk daftar isi, maka langah selanjutnya adalah ke tahap pembuatan. Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles. Gunakan cara ini bila dokumen menggunakan heading styles seperti Heading 1, Heading 2, dan seterusnya. 1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal dokumen). 2. Pilih menu Insert > Reference > Index and Tables 3. Klik tab Tables of Contents, pilih gaya daftar isi yang diinginkan. 4. Pilih OK. 5. Perhatikan apa yang terjadi. Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 8
Cara Update Daftar Isi Update dilakukan jika ada perubahan pada nomor halaman dan judul dalam dokumen. Untuk melakukan update langkah-langkahnya sbb: 1. Letakkan kursor pada bagian daftar isi yang sudah ada. 2. Klik kanan pada daftar isi, pilih Update Filed. 3. Pilih Update page number only (jika hanya ingin update nomor halaman saja), atau 4. Pilih Update entire table (untuk update daftar isi secara keseluruhan). 5. Pilih OK untuk mengakhiri. Referensi Microsoft Office Word Help yang sudah diterjemahkan. Gambar dibuat sendiri menggunakan software Screen Capture Utility SnagIt V.9.0.0 (Build 351) Rasiman: Mengoptimalkan Penggunaan MS Word untuk Administrasi Perkantoran 9