Strategi & Upaya Menjadi Sekretaris yang Kompeten dan Profesional STIKOM, 22 Mei 2012 Dipresentasikan Oleh;
PERAN SEKRETARIS SAAT INI > MENGOLAH ARSIP/DATA MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT MITRA KERJA ATASAN MEMANAGE TAMU DAN TELPON UNTUK ATASAN LIFE ORGANIZER BAGI ATASAN MENGKOORDINASI AGENDA KEGIATAN ATASAN JADUL > MENYIMPAN ARSIP / DATA MEMBANTU ATASAN MENERIMA DAN MELAPORKAN TAMU & TELEPON DI ORGANIZE OLEH ATASAN MENCATAT AGENDA KEGIATAN ATASAN
HUKUM PERUBAHAN SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN JUGA BERUBAH TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH
SEKARANG KITA BERADA DI JAMAN COMPETITIVE INTELLIGENCE
ADMINISTRATIVE ASSISTANT PROFESSIONAL OFFICE JUNIOR SENIOR EXECUTIVE ADM. ADM. ADM. ADM. ASSISTANT ASSISTANT ASSISTANT ASSISTANT
PERUBAHAN FUNGSI SEKRETARIS Perubahan Fungsi dari Sekretaris Tradisional Peningkatan Peluang dan Karir Fungsi sebagai Manager Informasi Pemanfaatan IT untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
MENYONGSONG ERA BARU Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsifungsiklerikaldanadministrasisemakinmengecil, dan tergantikan oleh peran-peran manajerial dalam bidang ; 1.PemrosesanInformasi, 2. PengelolaanWaktu, 3. Komunikasi dan 4. Human Relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematanganemosi, interpersonal skill, yang didukung oleh penampilan yang profesional
PARADIGMA PENTINGNYA SEKRETARIS PROFESIONAL Kompetensi apa saja yang harus dikuasai...? HARD COMPETENCY * SKILL * KNOWLEDGE SOFT COMPETENCY SELF CONCEPT (FLEXIBLE, CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS) * TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE, RESPONSIVE) MOTIVE (ACHIEVEMENT)
SOFT COMPETENCY YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI Menurut Data dari IAAP ( (The International Association Of Administrative Professionals ) Kemampuan Organizational 87% Kemampuan Komunikasi Verbal 81% Kemampuan Team Work 78% Kemampuan Problem Solving 60% Kemampuan Strategis & Diplomatis 50% Kemampuan Korespondensi Bisnis 48% Kemampuan Analisis 45%
5 RULES FOR EVALUATING PEOPLE CONSIDERED FOR JOB PROMOTION Ambition Attitudes toward policy Attitudes toward colleagues Leadership Skill Attitudes toward pressure on the job
PROFIL SEKRETARIS PROFESIONAL 1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI 2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI DAN MENCINTAI PROFESINYA 3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF 4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA 5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA 6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI 7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRAN PIMPINAN
FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI 1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI NORMAL DI TEMPAT KERJA 2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI LINGKUNGAN YANG BERBEDA
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 1. Kompetensi Spesialis, kemampuan untuk; Ketrampilan & Pengetahuan Menggunakan Perkakas dan Peralatan dengan sempurna Mengorganisasikan dan Menangani Masalah
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk; Inisiatif Dipercaya Motivasi Kreatif 3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk; Mengumpulkan & Menganalisa Informasi Mengevaluasi Informasi Orientasi Tujuan Kerja Bekerja secara sistematis
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk; Berkomunikasi Kerja Kelompok Kerjasama
DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI 1. BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN 2. BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN 3. APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA 4. BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK MEMECAHKAN MASALAH
MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIF BAGI SEKRETARIS 1. SELF OBSERVATION & ANALYSIS 2. SELF PREPARATION 3. SELF DETERMINATION 4. SELF LEARNING 5. SELF PLANNING 6. SELF ACTION 7. SELF MONITORING
TUNTUTAN DAN PELUANG SEKRETARIS MASA DEPAN
1. LOW PROFILE KARAKTERISTIK SEKRETARIS MASA DEPAN 2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI 3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA BEKERJA KERAS SAJA 4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP PERUBAHAN 5. PENCARI INFORMASI 6. PEMBENTUK NET WORKING 7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP 8. POLA BERPIKIR TERPADU 9. MARKET YOURSELF 10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA, KENAPA KITA TIDAK BISA?
MEMBENTUK CITRA PROFESIONAL Professional Commitment Professional Attitude Life Style Social Attitude Moral Attitude
PROFESSIONAL COMMITMENT Memegang Komitmen Bekerja Sesuai Kesepakatan Bersedia menunjang kepentingan perusahaan
PROFESSIONAL ATTITUDE Mengikuti Sistem Manajemen Berpikir dan Berbuat untuk Perusahaan Tidak Berpikir Personal Memahami Prinsip Dasar Etiket Bekerja
LIFE STYLE Cara & Gaya Hidup Anda Berpengaruh Pada Kinerja Anda Bisa Membangun, Bisa Merusak SOCIAL ATTITUDE Bagaimana Bersosialisasi di Kantor Membawakan Diri di Pergaulan Kantor Memahami Perbedaan Lingkungan
MORAL ATTITUDE Pekerja harus Bermoral Tanpa Moral, Memicu Kecurangan Moral adalah Dasar Tanggung Jawab Moral Membangun Kepercayaan
5B FOR SECRETARY IN THE FUTURE BRAIN BEAUTY BEHAVIOR BELIEF BRAVE