PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DIV PROPAM POLRI

MARKAS BESAR KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DIVISI PROFESI DAN PENGAMANAN PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DIV PROPAM POLRI I. PENDAHULUAN 1. Latar belakang Didalam organisasi yang besar seperti Polri, Mekanisme tentang surat menyurat, baik surat masuk maupun keluar di lingkungan Polri menjadi suatu perihal yang sangat penting, karena kelancaran surat menyurat tersebut diatas sangat menunjang keberhasilan pelaksanaan tugas Polri. Piranti lunak yang dijadikan instrumen payung hukum tentang surat menyurat saat ini adalah Peraturan Kapolri Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah dinas di lingkungan Polri dan Peraturan Kapolri Nomor 16 tahun 2007 tentang Tata naskah di lingkungan Polri, dimana dalam implementasinya masih ditemukan kendala-kendala antara lain tentang jawaban surat permintaan dari mabes Polri ketika jawaban sudah sampai dari satker pengemban tugas dibidang surat menyurat, terkait surat tersebut masih gamang / ragu kemana surat tersebut disalurkan, sehingga diperlukan piranti lunak penunjang yang dapat digunakan untuk memastikan kemana surat jawaban tersebut disalurkan. Piranti lunak penunjang seperti tersebut diatas dapat berupa SOP ( Standar Operasional Prosedur ) ataupun Surat edaran sehingga pembuatan SOP atau SE dimaksud perlu disusun secara sistematis agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Demi menindak lanjuti tuntutan kinerja Polri khususnya Pelayanan surat menyurat Divpropam Polri, maka dipandang perlu menyusun SOP yang mengatur secara jelas kegiatan di bidang surat menyurat baik yang masuk maupun keluar di lingkungan Divpropam Polri. 2. DASAR a. Undang-undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia; b. Peraturan Kapolri Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah dinas di lingkungan Polri; c. Peraturan Kapolri Nomor 16 tahun 2007 tentang Tata naskah di lingkungan Polri; d. Peraturan Kapolri Nomor 18 tahun 2007 tentang Penyelenggaraan Pos Polri.

2 3. MAKSUD DAN TUJUAN a. Maksud Maksud penyusunan pedoman Standard operating precedure (SOP) surat masuk dan keluar Div propam polri adalah untuk menjadi dasar dan pedoman implementasi bagi personel Divpropam Polri dalam pelaksanaan kegiatan surat menyurat. b. Tujuan Untuk menjamin pemahaman prinsip-prinsip dasar SOP tentang surat menyurat (masuk dan keluar), sehingga terwujud persamaan persepsi, kesatuan tindak dan keseragaman dalam bekerja khususnya pelayanan surat menyurat. 4. RUANG LINGKUP Ruang lingkup penyusunan SOP Surat menyurat Divpropam Polri mencakup pembahasan tentang pelaksanaan surat menyurat masuk dan keluar di seluruh Satker dan Subsatker pada Divpropam Polri. 5. SISTEMATIKA I. PENDAHULUAN II. TUGAS POKOK III. PELAKSANAAN IV. ADMINISTRSI DAN ANGGARAN V. PENUTUP II. TUGAS POKOK Bagrenmin bertugas menyelenggarakan fungsi perencanaan program dan anggaran, pembinaan teknis propam Polri serta melaksanakan pelayanan ketata usahaan dan urusan dalam, termasuk administrasi personil, materiil dan keuangan dilingkungan Divpropam Polri. III. PELAKSANAAN Dalam rangka menciptakan tertib administrasi surat menyurat di lingkungan Divpropam Polri maka diperlukan adanya standar operation procedure / standar prosedur kerja. Divpropam Polri terdiri dari sub satker Pusbin Profesi, Puspaminal, Pusprov dan unsur pembantu pimpinan pelaksana staf (Bagrehab, Bagyanduan, dan Bagrenmin). 2

3 Penerimaan surat selain melalui Setum Polri juga diterima langsung di taud bag renmin divpropam Polri, dan yang bertanggungjawab dalam tata surat menyurat adalah Ka Taud. 6. Mekanisme surat masuk dilaksanakan dengan beberapa tahapan yaitu : a. penerimaan; 1) surat masuk ( pengaduan, biasa, rahasia, sangat rahasia ) harus diteliti kebenaran alamat, kelengkapan dan keadaan fisiknya dan apabila tidak sesuai dengan kondisi surat yang diterima, surat tersebut harus dikonsultasikan atau dikembalikan kepada pengirim atau pembawa surat; 2) surat masuk diterima dalam keadaan amplop tertutup, kemudian dipilah/ dikelompokkan berdasarkan derajat dan klasifikasi surat; 3) surat yang diklasifikasikan sangat rahasia, rahasia dan konfidensial disampaikan kepada alamat dalam keadaan amplop tertutup setelah surat tersebut diagendakan, kecuali ada pelimpahan wewenang dari pimpinan untuk membukanya; 4) surat yang berklasifikasi biasa dan pengaduan dapat dibuka amplopnya dan diberi lembar disposisi; 5) petugas penerimaan surat wajib menandatangani dan membubuhkan nama terang dan atau Nrp/Nip pada tanda terima. b. pencatatan; 1) surat diterima oleh petugas, dicatat dengan memprioritaskan derajat surat; 2) surat masuk dicatat dalam buku agenda sesuai klarifikasi surat, dan diberi lembar disposisi; 3) pencatatan surat berklasifikasi sangat rahasia, rahasia atau konfidensial dilakukan oleh pejabat atau pejabat yang ditunjuk; 4) pencatatan surat masuk dimulai dengan nomor satu pada tanggal pertama penerimaan surat pada bulan januari dan nomor terakhir pada tanggal 31 desember tahun itu juga. c. penilaian; 1) Penilaian surat dilakukan dengan berpedoman kepada derajat dan klarifikasi serta isi surat; 2) Penilaian dilakukan untuk menentukan apakah surat akan disampaikan kepada pimpinan satua atau disampaikan kepada pejabat yang menanganinya dengan mempertimbangkan apakah surat tersebut asli atau tembusan; 3) Penilaian isi surat, dilakukan untuk memproses surat, antara lain apakah perlu diolah dengan tata naskah atau tidak. 3

4 d. pengolahan; a. Dilakukan oleh pimpinan / pejabat yang berwenang untuk memutuskan / menentukan tindakan apa yang perlu diambil atas surat tersebut; b. prosesnya bergantung pada isi surat yang harus ditandatangani; c. hasil pengolahan ada yang langsung disimpan atau menghasilkan pengolahan naskah dinas baru. e. penyimpanan. Kegiatan penyimpanan surat yang telah selesai diproses, disimpan sesuai ketentuan Tata Kearsipan. f. pengawasan dan pengendalian penerimaan surat masuk Divpropram Polri dipusatkan pada bagrenmin Divpropam Polri. 7. Mekanisme surat keluar dilaksanakan dengan beberapa tahapan yaitu : a. Pengolahan. 1) Penyusunan konsep naskah oleh staf bagrenmin dan staf Pus serta bag pada Divpropam Polri; 2) Setiap konsep yang diajukan kepada pimpinan, terlebih dahulu dikoordinasikan isinya dengan pejabat atasan untuk menjamin isi dan bahasa surat tersebut sesuai dengan kebijaksanaan dan arahan serta dapat dipertanggungjawabkan; 3) Setelah surat tersebut di paraf oleh para pejabat yang bersangkutan dan tidak ada kesalahan yang harus diperbaiki, diajukan kepada pejabat yang akan menandatangani dengan disertai catatan atau pengantar dari konseptor / atasan konseptor; 4) Surat yang telah ditandatangani diberi nomor dengan sistem satu pintu yaitu melalui Taud Bagrenmin Divpropam Polri; 5) Penomoran disesuaikan dengan bentuk, kode klasifikasi surat dan kode khusus untuk div propam, serta dicatat dalam buku verbal dan nomor urut dimulai dari nomor satu pada tanggal 1 bulan januari dan nomor terakhir pada tangal 31 Desember tahun itu juga; 6) Penomoran surat keluar diberikan kode khusus dibelakang nomor surat untuk membedakan surat dari pus dan bag; 7) Penomoran kode surat di belakang nomor untuk bagrenmin huruf A, bagyanduan B, dan bagrehab C, sedangkan untuk pusbinprofesi angka 1, puspaminal 2 dan pusprovos 3. 8) Satu lembar/eksemplar naskah asli beserta lampirannya, yang telah ditandatangani pejabat yang berwenang dan telah diberi nomor ditinggalkan sebagai arsip di bagian penomoran; 4

5 9) Penulisan paraf : a) Paraf dibubuhkan dibawah tajuk tanda tangan atau dibawah tembusan; b) Apabila ruang tidak memungkinkan, paraf dibubuhkan disebelah kiri tajuk tanda tangan; c) Pejabat yang terlibat didalam pemberian paraf, paling sedikit adalah Konseptor, Pejabat pengemban fungsi kesekretarisan dan pejabat satu tingkat dibawah pejabat yang akan menandatangani surat tersebut. b. Penggandaan 1) penggandaan hanya dilakukan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, diberi nomor dan dikoordinasikan dengan pejabat pengemban administrasi umum; 2) Penggandaan naskah harus memperhatikan kebersihan, kerapian dan kejelasan hasilnya; 3) Pembubuhan cap jabatan/dinas pada hasil penggandaan harus cap basah bukan fotocopy; 4) Penggandaan surat keluar yang berklasifikasi konfidensial dan sangat rahasia diawasi dengan ketat demi kepentingan keamanan. c. Pengiriman 1) Kegiatan dalam tahap pengiriman adalah kegiatan menyampaikan atau meneruskan surat dari ( Subsatker ke Subsatker) yang ada di div propam polri atau dari divpropam polri kepada satker lain di lingkungan polri atau dari div propam polri kepada instansi lain; 2) Pengawasan dan pengendalian surat keluar dilakukan melalui Taud div popam polri; 3) Semua surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam amplop dengan ketentuan sebagai berikut : a) Pada kiri atas amplop dicantumkan kopstuk, kecuali untuk surat khusus tidak memakai kopstuk; b) Diatas kopstuk dicantumkan lambang tribrata dan dibawah kopstuk dicantumkan nomor surat dinas serta alamat yang dituju dan dikiri bawah dibubuhi cap staf. c) Surat sangat rahasia, rahasia dan konfidensial dikirim dengan menggunakan dua amplop. 4) Penyampaian surat dinas dilaksanakan oleh paktir, kurir, teleks, faksimile, internet dan pos serta jasa ekpedisi maupun media elektronik. 5

6 8. PERLENGKAPAN a. Untuk mendukung pelaksanaan tata persuratan dinas, digunakan perlengkapan antara lain : 1) Blangko seperti : a) belangko surat / naskah ukuran kertas A-4; b) belangko surat pengantar, berukuran kertas A-4; c) belangko lembar disposisi; d) belangko lembar tanda terima. 2) Buku seperti : a) Buku agenda, yaitu buku rgistrasi surat masuk untuk mencatat surat yang diterima; b) Buku verbal, yaitu buku registrasi surat keluar untuk mencatat semua surat yang dikirim; c) Buku ekpedisi, yaitu buku registrasi untuk mencatat surat yang dikirim. 3) Map dan odner termasuk didalamnya stopmap dan schnelhecter. 4) Amplop sebagai berikut : a) Ukuran besar ( 40 cm x 26 cm ) b) Ukuran sedang ( 37 cm x 14 cm ) c) Ukuran kecil ( 24 cm x 10 cm ) 5) Cap terdiri dari : a) Cap Jabatan; b) Cap staf; c) Cap derajat; d) Cap klasifikasi;dan e) Cap asli/tembusan. 6) Perlengkapan lain yang mendukung penyelenggaraan tata persuratan dinas antara lain : a) komputer dan mesin ketik; b) meja sortir; c) lemari arsip; dan d) filing cabinet 6

7 9. Produk-produk a. Subbagmin 1) Nota dinas; 2) Surat rahasia dan biasa; 3) Telegram; 4) Surat perintah; 5) Surat pengantar; 6) Keputusan; 7) Data personel baik triwulan maupun semester; 8) Data kuat personel keluar maupun masuk Divpropam Polri; 9) Daftar inventaris oleh logistik (alsintor, alsus, dll); 10) Penerimaan dan pendistribusian logistik (BBM, olie, kapolrap, dll); 11) SIMAK BMN ( Sistem Manajemen Akutansi Barang Milik Negara); 12) Surat Ijin cuti; 13) KPI, KPS, KTA, Kartu Kesehatan; 14) Pengakhiran dinas (pensiun); 15) Surat ucapan terimakasih. b. Subbagren 1). Renstra; 2) Lakip; 3) Renja; 4) RK- KL / DIPA. c. Subbagbinfung d. Taud 1) Anev laporan; 2) Data personel bermasalah; 3) Notulen rapat; 4) Data laporan harian, bulanan, triwulan, semester dan tahunan; 5) TR Petunjuk dan arahan; 6) Pembuatan SOP; 7) HTCK; 1) Pembuatan absen; 2) Pembuatan daftar piket dan deputasi; 3) Pembukuan / agenda surat; 4) Pembuatan blangko; 5) Pendistribusian surat; 6) Pengarsipan surat; 7) Pencatatan surat masuk dan keluar; 8) Penomoran surat; 9) Penyusutan arsip; 10) Penataan kearsipan; 11) Cap dinas. 7

8 10. Produk surat yang dibuat dalam bentuk apapun, wajib disesuaikan dengan naskah tulisan dinas Polri dan dikontrol oleh unsur pimpinan mulai dari konseptor, Kataud dan para Kasubbag serta Kabagrenmin demi kesempurnaan surat. IV. ADMINISTRASI DAN ANGGARAN 11. Administrasi Administrasi yang digunakan disesuaikan dengan Jukminu yang berlaku di lingkungan polri. 12. Anggaran Anggaran yang digunakan adalah anggaran dinas sesuai dengan DIPA divpropam Polri TA 2010-2011 V. PENUTUP 13. Demikian penyusunan pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang surat masuk dan keluar, agar dapat dilaksanakan oleh unsur Baggrenmin Divpropam Polri secara terarah, tertib dan mencapai sasaran yang telah ditentukan; 14. Pada saat pedoman ini diberlakukan semua pedoman kerja dilingkungan Divpropam Polri dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan pedoman ini / apabila ada hal-hal yang belum diatur dalam pedoman ini akan diatur kemudian; 15. Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) ini mulai berlaku sejak pada tanggal ditetapkan Dikeluarkan di : J a k a r t a pada tanggal : April 2010 KEPALA DIVISI PROFESI DAN PENGAMANAN POLRI Drs. BUDI GUNAWAN, S.H., M.Si., Ph.D. INSPEKTUR JENDERAL POLISI 8

Bentuk Layanan Surat Masuk 1. Penerimaan (SM1) BAGIAN PERENCANAAN DAN ADMINISTRASI Pihak Yang Dilayani Standar Tingkat Layanan Proses Layanan Eksternal Internal Waktu Hasil 1. Masyarakat. 2. Kementerian / Lembaga lain. 3. Organisasi Privat. 1. Anggota Polri. 2. Div Propam. 1. Meneliti kebenaran alamat, kelengkapan dan keadaan fisik surat. 2. Mengkonsultasikan atau mengembalikan kepada pengirim atau pembawa surat mengenai surat yang tidak sesuai. 3. Memilah/ mengelompokkan surat berdasarkan derajat dan klasifikasinya. 4. menyampaikan surat yang diklasifikasikan sangat rahasia, rahasia dan konfidensial kepada alamat dalam keadaan amplop tertutup setelah surat tersebut diagendakan, kecuali ada pelimpahan wewenang dari pimpinan untuk membukanya. 5. Membuka amplop surat yang berklasifikasi biasa dan pengaduan dan memberikan lembar disposisinya. 6. Menandatangani dan membubuhkan nama terang dan atau Nrp/Nip petugas penerimaan surat pada tanda terima. Rutin / sesuai kebutuhan. - Kurir / Pembawa surat terlayani dengan cepat dan baik. - Administrasi surat masuk di Div Propam terdokumentasi dan tersimpan dengan baik. - Kerahasian data surat masuk yang bersifat sangat rahasia, rahasia dan konfidensial terjaga dengan baik. Penanggung Jawab Kabag Renmin 2. Pencatatan 1. Mencatat dengan memprioritaskan derajat

2 (SM2) Div Propam surat. 2. Mencatat dalam buku agenda sesuai klarifikasi surat, dan diberi lembar disposisi. 3. Mencatat surat yang berklasifikasi sangat rahasia, rahasia atau konfidensial (dilakukan oleh pejabat atau pejabat yang ditunjuk). 4. Memulai pencatatan dengan nomor satu pada tanggal pertama penerimaan surat pada bulan januari dan nomor terakhir pada tanggal 31 desember tahun itu juga. 3. Penilaian (SM3) Div Propam 1. Melakukan penilaian surat dengan berpedoman kepada derajat dan klarifikasi serta isi surat. 2. Menentukan apakah surat akan disampaikan kepada pimpinan satuan atau disampaikan kepada pejabat yang menanganinya dengan mempertimbangkan apakah surat tersebut asli atau tembusan. 3. Menentukan apakah surat perlu diolah dengan tata naskah atau tidak. 1. Menyimpan surat yang telah selesai diproses 2

3 sesuai ketentuan Tata Kearsipan. 4. Penyimpanan (SM4) Div Propam Surat Keluar 1. Pengolahan (SK1) Masyarakat Anggota Polri (Div Propam) 1. Menyusunan konsep naskah bersama staf Pus serta bag pada Divpropam Polri. 2. Mengkoordinasikan dengan pejabat atasan mengenai isi konsep yang akan diajukan kepada pimpinan. 3. Mengajukan surat yang telah di paraf oleh para pejabat yang bersangkutan dan yang sudah tidak terdapat kesalahan yang harus diperbaiki kepada pejabat yang akan menandatangani dengan disertai catatan atau pengantar dari konseptor / atasan konseptor. 4. Memberi nomor pada surat yang telah ditandatangani dengan sistem satu pintu yaitu melalui Taud Bagrenmin Divpropam Polri. 5. Melakukan penomoran yang disesuaikan dengan bentuk, kode klasifikasi surat dan kode khusus untuk div propam. 6. Mencatat dalam buku Rutin / sesuai kebutuhan. - Administrasi surat keluar di Div Propam terdokumentasi dan tersimpan dengan baik. - Kerahasian data surat keluar yang bersifat sangat rahasia, rahasia dan konfidensial terjaga dengan baik. Kabag Renmin 3

4 verbal dan nomor urut dimulai dari nomor satu pada tanggal 1 bulan januari dan nomor terakhir pada tangal 31 Desember tahun itu juga. 7. Memberikan kode khusus dibelakang nomor surat pada saat penomoran surat keluar untuk membedakan surat dari pus dan bag. 8. Meninggalkan satu lembar/eksemplar naskah asli beserta lampirannya, yang telah ditandatangani pejabat yang berwenang dan telah diberi nomor sebagai arsip di bagian penomoran. 9. Membubuhkan paraf dibawah tajuk tanda tangan atau dibawah tembusan (di sebelah kiri tajuk tanda tangan apabila ruang tidak memungkinkan). 2. Penggandaan (SK2) Div Propam 1. Memastikan surat yang akan digandakan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, diberi nomor serta dikoordinasikan dengan pejabat pengemban administrasi umum. 2. Memperhatikan 4

5 kebersihan, kerapian dan kejelasan hasil penggandaan naskah. 3. Memastikan pembubuhan cap jabatan/dinas pada hasil penggandaan sudah menggunakan cap basah, bukan fotocopy. 4. Mengawasi dengan ketat penggandaan surat keluar yang berklasifikasi konfidensial dan sangat rahasia. 3. Pengiriman (SK3) Masyarakat Kementerian / Lembaga lain. Anggota Polri (Div Propam) 1. Memasukkan semua surat keluar yang akan dikirimkan ke dalam amplop. 2. Mencantumkan kopstuk pada kiri atas amplop, kecuali untuk surat khusus. 3. Mencantumkan lambang tribrata di atas kopstuk. 4. Mencantumkan nomor surat dinas di bawah kopstuk. 5. Membubuhi cap staf di kiri bawah kopstuk. 6. Mengirim surat sangat rahasia, rahasia dan konfidensial dengan menggunakan dua amplop. 7. Menyampaikan surat dinas dengan menggunakan paktir, kurir, 5

6 teleks, faksimile, internet dan pos serta jasa ekpedisi maupun media elektronik 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13