Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pemusnahan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal November 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 30 TAHUN 2011 TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP BAB I PENDAHULUAN A. Umum Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan (c) menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI. Selanjutnya dikatakan bahwa arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya harus diserahkan ke ANRI. ANRI selaku organisasi/lembaga juga mengelola arsip dinamis. -arsip dikelola mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan. -arsip dari Unit Pengolah Internal ANRI yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional yang masuk dalam klasifikasi arsip statis juga harus diserahkan ke ANRI selaku Lembaga Kearsipan Statis. Sedangkan arsip yang tidak lagi mempunyai nilai kegunaan dapat diusulkan ke ANRI untuk dimusnahkan. Pemusnahan arsip memerlukan tahapan-tahapan kegiatan dari mulai pemeriksaan retensi arsip sampai kepada penilaian arsip yang masuk kategori usul statis serta kegiatan penyusunan daftar usul musnah arsip. Untuk memperlancar, kegiatan pemusnahan arsip perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Pemusnahan. B. Maksud dan Tujuan Maksud Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pemusnahan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Unit Kearsipan (Bagian ).
- 2 - Tujuan Prosedur Tetap tentang Pemusnahan agar pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Bagian dapat terlaksana dengan tepat, efisien, dan efektif. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Pemusnahan ini berlaku dan digunakan oleh Bagian. Prosedur Tetap tentang Pemusnahan ini meliputi tahap kegiatan, unit penyelesaian dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan dalam Proses Pembentukan Tim Pemusnahan dan Pemusnahan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan ; 3. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP) Administrasi Pemerintahan; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Nasional Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
- 3 - politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. 3. Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 5. Pencipta adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 7. Daftar Pencarian (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik. 8. Jadwal Retensi (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 9. Pemusnahan adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. 10. Penilaian adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai guna. 11. Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
- 4 - BAB II PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP A. Pembentukan Tim Pemusnahan 1. Kepala Subbagian (Kasubbag) Pengelolaan membuat dan mengajukan konsep Surat Keputusan (SK) Tim Pemusnahan kepada Kepala Bagian (Kabag) untuk diperiksa dan diarahkan. 2. Kabag memeriksa dan mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan. 3. Kabag mengajukan konsep SK Tim Pemusnahan kepada Kepala Biro (Karo) Umum dengan nota dinas untuk diarahkan. 4. Kepala Biro Umum mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan. 5. Karo Umum berkoordinasi dengan Karo Hukum dan Kepegawaian untuk pengesahan konsep SK Tim Pemusnahan. 6. Karo Umum menerima SK Tim Pemusnahan yang telah disahkan. B. Pemusnahan 1. aris melakukan pendataan dan penilaian arsip usul musnah kemudian melaporkan kepada Kasubbag Pengelolaan. Proses pemusnahan arsip dimulai dengan kegiatan mendata dan menata arsip di Records Center. Pendataan diperlukan untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang seharusnya bisa dimusnahkan. 2. Kasubbag Pengelolaan memeriksa hasil pendataan dan penilaian arsip yang bisa dimusnahkan kemudian diserahkan kembali kepada aris untuk ditindaklanjuti. 3. aris mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan, berdasarkan hasil pendataan dan penilaian arsip yang telah diperiksa kemudian arsip-arsip ditata dalam boks sesuai dengan kelompoknya. 4. aris membuat Daftar Usul Musnah dan memasukkan data ke dalam database kemudian menyampaikan kepada Kabag. 5. Kabag melakukan koordinasi dengan Kasubdit Akuisisi Lembaga Negara dan Badan Pemerintah (LNBP) sehubungan dengan arsip yang akan dimusnahkan. a. Kabag menyampaikan Daftar Usul Musnah. b. Kasubdit Akuisisi LNBP menilai dan mengoreksi Daftar Usul Musnah. 6. Kabag menerima hasil penilaian Daftar Usul Musnah kemudian mendisposisikan kepada Kasubbag Pengelolaan. 7. Kasubbag Pengelolaan memerintahkan aris untuk membuat Daftar Musnah.
- 5-8. aris membuat Daftar Musnah beserta konsep Berita Acara Pemusnahan kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Pengelolaan. 9. Kasubbag Pengelolaan menerima Daftar Musnah dan mengoreksi konsep Berita Acara Pemusnahan kemudian menyampaikan kepada Kabag. 10. Kabag menyerahkan Daftar Musnah beserta Berita Acara Pemusnahan yang sudah dibuat sesuai dengan hasil penilaian kepada Karo Umum untuk penetapan waktu pelaksanaan pemusnahan arsip. 11. Karo Umum menerima Daftar Musnah dan menandatangani Berita Acara Pemusnahan kemudian mengarahkan pelaksanaan pemusnahan arsip. 12. Kabag memerintahkan Kasubbag Pengelolaan untuk melaksanakan pemusnahan arsip. 13. Kasubbag Pengelolaan melaksanakan pemusnahan arsip dan melaporkan hasil pelaksanaan setelah kegiatan selesai dilakukan.
- 6 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pemusnahan ini dapat menjadi acuan bagi Bagian ANRI dalam melakukan pemusnahan arsip. Prosedur Tetap tentang Pemusnahan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal November 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 30 TAHUN 2011 TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PEMBENTUKAN TIM PEMUSNAHAN ARSIP LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PEMUSNAHAN ARSIP
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor :30 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PEMBENTUKAN TIM PEMUSNAHAN ARSIP No Tahap Kegiatan 1 Membuat dan mengajukan konsep SK Tim Pemusnahan untuk diperiksa dan diarahkan Kasubbag Pengelolaan Kabag Unit Penyelesaian Karo Umum Karo Hukum dan Kepegawaian 2 Memeriksa dan mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan 3 Mengajukan konsep SK Tim Pemusnahan dengan nota dinas untuk diarahkan 4 Mengarahkan konsep SK Tim Pemusnahan 5 Berkoordinasi untuk pengesahan konsep SK Tim Pemusnahan 6 Menerima SK Tim Pemusnahan yang telah disahkan Norma waktu: 2 bulan
- 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor :30 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PEMUSNAHAN ARSIP Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Melakukan pendataan dan penilaian arsip usul musnah aris Kasubbag Pengelolaan Kabag Karo Umum Kasubdit LNBP 2 Memeriksa hasil pendataan dan penilaian arsip yang bisa dimusnahkan 3 Mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan kemudian menata dalam boks sesuai dengan kelompoknya 4 Membuat daftar arsip usul musnahdan memasukkan data kedalam database 5 Melakukan koordinasi untuk menetapkan Daftar Musnah a. Kabag menyampaikan Daftar Usul Musnah b. Kasubdit Akuisisi LNBP menilai dan mengoreksi Daftar Usul Musnah 6 Menerima hasil penilaian Daftar Usul Musnah kemudian mendisposisikan 7 Memerintahkan pembuatan Daftar Musnah 8 Membuat dan menyampaikan Daftar Musnah beserta konsep Berita Acara Pemusnahan 9 Menerima Daftar Musnah dan mengoreksi konsep Berita Acara Pemusnahan 10 Menyerahkan Daftar Musnah beserta Berita Acara Pemusnahan
- 4 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 11 Menerima Daftar Musnah dan menandatangani Berita Acara Pemusnahan (rangkap 2) kemudian mengarahkan pelaksanaan pemusnahan arsip aris Kasubbag Pengelolaan Kabag Karo Umum Kasubdit LNBP 12 Memerintahkan pelaksanaan pemusnahan arsip 13 Melaksanakan pemusnahan arsip dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan Norma Waktu: 2 bulan KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN