BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Manajemen Umum 2.1.1. Manajemen Perkantoran. Pengertian Manajemen Perkantoran adalah serangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan pekerjaan perkantoran. Menurut The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli : 1. Perumusan Menurut Arthur Grager (1996) Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi. 2. Perumusan Menurut William Leffingwell (1998) Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efiseien, dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan. 9
10 3. Perumusan Menurut Hal Nourse. (1999) Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti luas dapat mencangkup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah menerima pada umumnya melainkan juga bidang terhadap kebayakan pekerjaan kertas dan tulis. George R. Terry dalam bukunya principle of management adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu secara ringkas Manajemen Perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasiaan, penggerakan dan pengawasan pekerjaan-pekerjaan kantor. 2.1.2. Fungsi kantor Fungsi kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut : a) Untuk menerima keterengan - Misalnya : surat-surat berharga dan sebagainya. b) Untuk mencatat keterengan. - Misalnya : catatan tentang pegawai, harga dan sebagainya. c) Untuk menyusun keterangan. - Misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya. d) Untuk memberikan keterangan - Misalnya : Daftar harga barang dagangan, taksiran dan sebagainya.
11 2.1.3. Fungsi Manajemen Perkantoran Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran : a. Perencanaan Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi. b. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran. c. Penggerakan Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan.
12 2.1.4. Aspek Manajemen perkantoran 1. Tujuan paling penting untuk menilai dan membentuk tujuan sebuah kantor atau bagian lainya. 2. Organisasi penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas kepada pegawai. 3. Metode, urutan-urutan pelaksanaan dan bagaimana serta dimana pelaksanaan itu dilakukan. 4. Personalia, berhubungan dengan pencarian calon pegawai penempatan, pelatihan, kenaikan, jabatan mereka. 5. Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot kantor dan kondisi didalam kantor. Harapan Manjemen kepada manajemen kantor yaitu : - Manjemen kantor hendaknya menjadi seorang organisasi yang baik. - Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis, kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dibawahnya. - Manajer kantor hendaknya menyisikan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiaanya karakter yang berhasil.
13 2.1.5. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Ruang lingkup manajemen perkantoran mencankup keseluruhan sytem ruang lingkup tersebut adalah sebagai berikut : Dari definisi-definisi tersebut maka dapat di simpulkan,bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu yang merupakan rangkaian aktifitas merencanakan,mengorganisasikan,mengarahkan,mengawasi dan mengendalikan, Adapun sumber daya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan adalah. 1.personali kantor 2.permodalan atau uang 3.peralatan dan perlengkapan kantor 4.mesin mesin kantor 5.metode kerja 6.waktu kerja 7.tempat kerja
14 2.2 Pengertian Tata Usaha. Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987: 51) dalam Baharudin (2004: 215) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah. Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan clerical work office menegement or recording and report system. Yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan. Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan meliputi: Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan ketatausahaan dan administrasi. sekolah 1. Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka kegiatan ketata usahaan/ administrasi; 2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik.
15 2.2.1. Tugas Bagian Tata Usaha Bagian tata usaha terdiri dari sub bagian yaitu : Tugas sub bagian perencanaan : 1. Menyusun perencanaan dan pengembangan 2. Menyusun dan menghitung rencana anggaran. 3. Melaksanakan dan evaluasi program yang sedang berjalan. 4. Mengumpulkan mengelolah dan menganalisa data. 5. Menyajikam data. 6. Menyusun evaluasi. Tugas Sub Bagian Keuangan. 1. Menyusun dan menghitung rencana anggaran pendapatan. 2. Melaksanakan pembinaan administrasi keuangan. 3. Mengatur dan melayani penerimaan dan pengeluaran keuangan. 4. Melaksanakan tugas-tugas tambahan. Tugas Sub Bagian Kepegawaian. 1. Melaksanakan pengumpulan dan penyusunan data pegawai. 2. Menyusun program peningkatan pengetahuan dan keterampilan. 3. Menyusun dan melaksanakan program kesejahteraan pegawai. 4. Menganalisis jumlah jenis pekerjaan dan jabatan teknis pegawai.
16 Tugas Sub Bagian Umum 1. Melaksanakan urusan rumah tangga dinas. 2. Menyusun dan mengurus perlengkapan dinas. 3. Melaksanakan dan menertibkan surat menyurat. 4. Melaksanakan penyebaran informasi. 2.2.2. Fungsi Tata Usaha. Kegiatan-Kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi) : a. Menghimpun kegiatan-kegiatan mencari data. b. Mencatat kegiatan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan. c. Mengelolah bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan dengan bentuk lebih berguna. d. Menggandakan kegiatan menperbanyak dengan berbagai cara alat. e. Mengirim kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak ke pihak yang lain. f. Menyimpan kegiatan, menyimpan data ditempat yang aman.