PENGANTAR Buku panduan standar pengelolaan ini dibuat dengan maksud dan tujuan untuk mengatur kebutuhan sarana fisik dan pengelolaan keuangan untuk kegiatan proses pembelajaran dan belanja pegawai di lingkungan STTR Cepu. Sehingga kebutuhan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di jurusan Teknik Mesin, Sipil dan Elektro dapat dipenuhi sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh sistem penjaminan mutu STTR Cepu. Buku panduan ini digunakan sebagai acuan atau rambu-rambu dalam pelaksanaan pemenuhan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di Jurusan Teknik Mesin, Sipil dan Elektro. Cepu, Tim penyusun 3
DAFTAR ISI HALAMAN COVER... 1 PENGANTAR... 2 DAFTAR ISI... 3 BAB I PENDAHULUAN... 4 A. Latar Belakang... 4 B. Maksud dan Tujuan... 4 BAB II STANDAR PENGELOLAN... A. Pengelolaan Akademik... 6 B. Pengelolaan Operasional... 8 C. Pengelolaan Personalia... 19 D. Pengelolaan Keuangan... 25 E. Rencana Kerja tahunan... F. Rencana Kerja Menengah... BAB IV PENUTUP... 31 Lampiran SK Penetapan Panduan Standar Pengelolaan Borang Standar Pengelolaan 4
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya BAB XIII Bagian Kesatu, Pasal 46, ayat (1) bahwa pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara pemerintah, pemerintah daerah dan masyarakat. Ketentuan itu mempunyai implikasi yang sangat luas dalam pengelolaannya. Selanjutnya di dalam ketentuan itu juga disebutkan bahwa sumber dana, pengelolaan dana pendidikan, dan pengalokasian dana pendidikan akan diatur lebih lanjut dengan peraturan pemerintah. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang mencakup masukan, proses, dan keluaran melibatkan berbagai unsur yang seluruhnya dituntut agar memiliki mutu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Unsur-unsur terdiri atas silabus, mahasiswa, dosen, piranti dan peralatan, lingkungan belajar, anggaran, dokumen, peraturan, pembelajaran, kegiatan pendukung, penelitian, administrasi akademik, layanan akademik, lulusan, dan pencapaian kompetensi. Salah satu unsur dalam Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) adalah anggaran sebagai unsur yang sangat penting dalam mendukung keberhasilan sistem itu. Oleh karena itu selain diperlukan sistem penganggaran yang baku dan dikenal dalam bidang keuangan, juga sangat bermanfaat jika disertai dengan praktek baik dalam pengelolaan keuangan dalam SPMPT. Pengelolaan keuangan Di STTR Cepu diselenggarakan sebagai bagian dari penyelenggaraan kegiatan akademik. Kegiatan pengelolaan keuangan pada satuan pendidikan Di STTR Cepu dapat diselenggarakan dilaboratorium, jurusan, atau pusat penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 5
B. Maksud dan Tujuan Penjaminan mutu kegiatan pengelolaan keuangan sebagai salah satu butir mutu dalam penjaminan mutu, bertujuan untuk meningkatkan mutu pelaksanaan pengelolaan keuangan, meningkatkan mutu proses pembelajaran, dan meningkatkan relevansi kegiatan pendidikan dengan rencana anggaran yang telah ditetapkan. Pengukuran keberhasilan pengelolaan keuangan digunakan sebagai tolak ukur dalam penjaminan mutu yang dinyatakan dalam bentuk standar. Standar tersebut harus ditingkatkan secara terus menerus dari waktu ke waktu, sehingga dapat berkembang dan berkelanjutan. Semakin tinggi standar yang digunakan dalam pengelolaan keuangan, semakin bermutu hasill kegiatan yang dibiayai. Inidikator keberhasilan pengelolaan keuangan dalam SPMPT di STTR Cepu antara lain dapat diukur berdasarkan : 1. Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan; 2. Hasil Pelaksanaan Kegiatan dan Penggunaan Anggaran; 3. Outcomes atau dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan anggaran yang dikeluarkan/dilaksanakan. 6
BAB II STANDAR PENGELOLAAN A. Pengelolaan Akademik 1.1 Latar Belakang. Kegiatan organisasi Akademik / Administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai kegiatan pengelolaan semua kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi dengan mendayagunakan sumber daya dan waktu yang tersedia secara efektif dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran Perguruan Tinggi. Administrasi Akademik sebagai suatu sistem yang terkaitan dengan pengelolaan seluruh kegiatan akademik, merupakan serangkaian proses yang melibatkan masukan (input) dan keluaran (out put). Rangkaian proses tersebut merupakan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi perguruan tinggi. Fungsi adalah ruang lingkup peranan yang harus diselenggarakan oleh perguruan tinggi sedangkan tugas adalah bidang-bidang kegiatan yang harus dilaksanakan dalam menyelenggarakan fungsi tersebut. Mengingat administrasi akademik melibatkan banyak unsur dan komponen, maka perlu ketentuan-ketentuan yang mengatur seluruh rangkaian kegiatan tersebut dengan koordinasi sehingga terjadi interaksi antara perangkat-perangkat atau unit-unit oraganisasi yang terlibat. 1.2. Maksud dan tujuan Maksud dari penyusunan pedoman organisasi akademik agar jurusan bisa melaksakan seluruh kegiatan secara tertib dan terjadwal serta dibakukan, sedang tujuannya adalah terciptanya pedoman yang baku dalam pelaksanaan organisasi akademik. 7
1.3. Ruang lingkup organisasi akademik. Organisasi / administrasi Jurusan memberikan dukungan pelayanan bagi terselenggaranya seluruh proses pendidikan dan pengajaran di lingkungan Jurusan. Penyelenggaraan proses pendidikan dan pengajaran di lingkungan jurusan mencakup berbagai macam kegiatan mulai dari penyiapan program pendidikan dan pengajaran, penyiapan mahasiswa masuk, penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran itu sendiri kemudian evaluasi proses belajar dari hasil belajar serta pengolahan data dan pelaporan hasil evaluasi. Pelaksanaan kegiatan-kegiatan ini melibatkan berbagai unit dan unsur dalam organisasi Perguruan Tinggi. Dalam banyak hal, penyelesaian tugas dari satu unit akan mempengaruhi pula kelancaran tugas unit lainnya. Oleh karena itu pembagian tugas, penjadwalan tugas dan tata kerja yang dipakai perlu dipahami bersama, disepakati bersama, dan dipatuhi bersama. Penjabaran tata kerja organisasi administrasi jurusan dilakukan dengan mengidentifikasi semua tugas dan fungsi jurusan serta membagi semua tugas dan fungsi tersebut kepada seluruh unit yang terlibat dengan jurusan 8
BAB II DASAR DAN ASAS Buku Panduan ini disusun berdasarkan peraturan perundangundangan tentang pendidikan tinggi serta ketentuan-ketentuan serta pedomanpedoman yang berlaku bagi penyelenggaraan proses pendidikan tinggi. Perundang-undangan dan pedoman-pedoman yang dipakai sebagai acuan antara lain. - UU No. 20 Tahun 2003 ; Tentang Sistem Pendidikan Nasional - PP Nomor 60 tahun 1999 ; Tentang Pendidikan Tinggi - PP No. 19 tahun 2005 ; Tentang Standar Nasional Pendidikan - Kep. Mendiknas RI No. 118/D/O/2003 tanggal 5 Agustus 2003 tentang ijin Pendirian STTR Cepu. - Kep Mmendiknas RI No. 171/D/T/2006 tanggal 30 Januari 2006 tentang perpanjangan Ijin Penyelenggaraan Program Studi Teknik Mesin Strata Satu Sekolah Tinggi Teknologi Ronggolawe Cepu. - Statuta STTR Cepu tahun 2003 - Keputusan Ketua No. 045/D/SK/I/STTR/2007 tanggal 14 Maret 2007 tentang Unit Penjaminan Mutu STTR Cepu. - Keputusan Ketua No. 046/B/SK/I/STTR/2007 tentang Tim Monitoring dan Evaluasi Internal STTR Cepu Beberapa asas pokok yang dijadikan pegangan dalam membenahi organisasi administrasi jurusan adalah : - Pendayagunaan semua sumberdaya dan dana yang tersedia tanpa terlalu banyak menambah beban perguruan tinggi. - Terselenggaranya proses pendidikan atas dasar sistem kredit secara permanen dan lancar - Mengusahakan dipatuhinya semua ketentuan dan peraturan yang berlaku dan menghindari penyimpangan. 9
BAB III ORGANISASI AKADEMIK 2.1. Tugas dan fungsi Seluruh bidang tugas yang merupakan cakupan organisasi/administrasi jurusan harus dibagi untuk semua unit dan unsur yang terlibat. Setiap bidang tugas dapat melibatkan lebih dari satu unit atau unsur, serta memerlukan dukungan administrasi dan pelayanan informasi. Pembagian tugas tersebut diatas memungkinkan dirincinya tugastugas semua unit dan unsur secara jelas dan tegas. Perincian tugas, tata kerja dan jadwal pelaporan perlu disepakati, dipahami dan dipatuhi bersama.. 2.2. Perumusan Tata Kerja Tata kerja harus mencerminkan rangkaian langkah-langkah kegiatan dengan urut serta tata hubungannya dengan unit-unit lain. Contoh perumusan tata kerja seperti berikut: KETUA JURUSAN UPM SEKRETARIS JURS ADM JURUSAN KELOMPOK DOSEN LABORATORIUM 10
1) Ketua Jurusan Ketua Jurusan bertugas untuk mengkoordinir jurusan dalam pelaksanaan proses kegiatan Belajar mengajar, mengembangkan jurusan sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan oleh jurusan, dalam melaksanakan tugasnya Ketua Jurusan dibantu oleh seorang sekretaris jurusan serta bertanggung jawab kepada Ketua STTR Cepu. 2) Sekretaris Jurusan Sekretaris Jurusan bertugas untuk membantu Ketua Jurusan dalam melaksanakan program-program jurusan terkait dengan proses belajar mengajar serta pelaksanaan visi dan misi jurusan. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris jurusan bertanggung jawab kepada Ketua Jurusan. 3) Unit Penjaminan Mutu Unit Penjaminan Mutu Jurusan bertugas untuk melaksanaan kegiatan penjaminan mutu dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu jurusan. 11
4) Administrasi Jurusan Dalam pelaksanaan kegiatan operasional jurusan dibantu oleh administrasi Jurusan, dalam melaksanakan tugasnya administrasi jurusan bertanggung jawab kepada Ketua Jurusan. - Administrasi Akademik bertugas untuk melaksanakan kegiatan administrasi jurusan yang terkait dengan proses akademik ( penyiapan borang-borang PBM, presensi kehadiran mahasiswa, pengaturan jadwal ujian dsb) - Administrasi Umum bertugas untuk melaksanakan kegiatan administrasi jurusan yang terkait dengan layanan kegiatan mahasiswa ( pembuatan SKM, pengantar PKL, KKL dan kegiatan administrasi lainnya). 5) Laboratorium Jurusan Dalam pelaksanaan kegiatan praktikum dan praktek pengelola laboratorium jurusan bertugas untuk mempersiapkan pelaksanaan kegiatan praktek, mempersiapkan penjadwalan, presensi serta penyiapan material praktek. Pengelola laboratorium bertanggung jawab kepada ketua jurusan 12
BAB VI PENUTUP Pelaksanaan kegiatan akademik yang baik harus sesuai dengan pedoman yang sudah dibakukan, dikoordinasikan dengan semua unit lain yang terkait. Selalu diawali dengan perencanaan, dilanjutkan dengan pelaksanaan dan diakhiri dengan evaluasi. Tindak lanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan yang terdahulu semestinya dipakai sebagai pijakan untuk melaksanakan kegiatan akademik berikutnya. Pedoman penyusunan organisasi akademik dilaksanakan sejak tahun 2007 dan harus ditinjau setiap 3 tahun sekali, untuk mengantisipasi berbagai perubahan-perubahan yang terjadi sesuai dengan kebutuhan. 13