SOP ADMINISTRASI BEM IKM FKUI 2015 I. Proposal Kegiatan A. Syarat Pengajuan Proposal 1. Proposal diajukan maksimal 1 BULAN sebelum kegiatan, kecuali untuk acara delegasi (maksimal H-7 kegiatan) 2. Melengkapi daftar tilik proposal 3. Pengajuan proposal disertai surat izin kegiatan yang ditujukan kepada dekanat 4. Pengajuan proposal disertai surat permohonan dana PPKM (jika menggunakan dana PPKM) 5. Pengajuan proposal disertai satu lembar form 1a B. Komponen Proposal Komponen proposal terdiri atas: 1. Cover berupa nama kegiatan, logo badan, dan tanggal pelaksanaan 2. Ringkasan Kegiatan 3. Daftar Tilik Proposal 4. Daftar Isi 5. Latar Belakang 6. Tujuan dan Sasaran 7. Target Kegiatan 8. Ruang Lingkup 9. Waktu dan Tempat 10. Rencana Anggaran 11. Susunan Kepanitiaan 12. Penutup II. Surat A. Ketentuan Umum
1. Surat resmi BEM IKM FKUI terdiri dari dua jenis yaitu eksternal dan internal 2. Setiap surat resmi BEM IKM FKUI wajib menggunakan Kop Surat BEM IKM FKUI 3. Surat Eksternal BEM IKM FKUI wajib ditandatangani oleh Ketua BEM IKM FKUI dan Koordinator Kemahasiswaan FKUI 4. Surat Internal BEM IKM FKUI wajib ditandatangani oleh Ketua BEM IKM FKUI namun tidak perlu tanda tangan Koordinator Kemahasiswaan FKUI B. Ketentuan Khusus Administrasi surat-menyurat terdiri atas: 1. Administrasi Kegiatan a. Mekanisme perizinan kegiatan b. Mekanisme permohonan dana c. Mekanisme pertanggungjawaban kegiatan 2. Administrasi Peminjaman Fasilitas C. Format Standar Surat 1. Kertas A4 2. Font: Arial ; ukuran 10 ; spasi 1 ; Align justify 3. Margin : atas 5 cm; bawah 2.54 cm ; kiri-kanan 2.54 cm 4. Kepala surat berturut-turut terdiri atas: a. Nomor, berdasarkan kodifikasi surat b. Lampiran, jumlah disesuaikan (misal: lampiran berkas proposal) c. Hal, yaitu maksud penulisan surat tulisan di BOLD 5. Penulisan kodifikasi surat sesuai urutan: a. angka (3 digit), diketik atau ditulis dengan pulpen tinta hitam sesuai dengan buku surat keluar b. eksternal (diluar BEM) atau internal (intra BEM) c. nama kegiatan (khusus kategori event misal Liga Medika dan Baksos) d. Pihak yang bertanggungjawab (misal. Departemen/Biro) e. BEMIKMFKUI f. bulan (angka romawi)
g. tahun contoh penulisan: 001/e/Baksos/Pengmas/BEMIKMFKUI/III/2015, atau 002/e/Hubeks/BEMIKMFKUI/III/2015 6. Penulisan tujuan surat sesuai urutan: a. Yth. b. Nama pihak yang dituju beserta gelar lengkap tulisan BOLD c. Jabatan tulisan BOLD d. Nama kota 7. Isi surat : nama kegiatan, hari, tanggal, dan tempat WAJIB di BOLD 8. Lembar pengesahan surat diawali kalimat perbaris berurutan yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa, Ikatan Keluarga Mahasiswa, dan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia dengan align center dan di BOLD 9. Urutan pada lembar pengesahan dimulai dari kanan atas, semakin ke kiri dan ke bawah semakin tinggi posisi/jabatan 10. Penulisan NAMA harus di BOLD dan UNDERLINE 11. Penulisan JABATAN dan NIP harus di BOLD 12. Tanda tangan HARUS pakai pulpen TINTA HITAM 13. Setiap surat hanya perlu 1 halaman 14. Bagian pembukaan jangan bertele-tele 15. Jika konten isi terlalu banyak, font dapat diperkecil menjadi 9,5 atau 9 D. Jenis Surat dan Ketentuannya 1. Surat Izin Kegiatan dan Permohonan Dana PPKM a. Surat Izin Kegiatan ditujukan kepada Dekan FKUI dan Permohonan Dana ditujukan kepada Ketua PPKM FKUI dengan mengetahui Ketua BEM IKM FKUI dan Koordinator Kemahasiswaan FKUI b. Surat diajukan bersama proposal kegiatan sebanyak 3 rangkap (untuk dekanat, PPKM, dan arsip BEM). Diajukan maksimal 1 BULAN sebelum pelaksanaan kegiatan
c. Proposal kegiatan yang ditujukan untuk arsip BEM diberikan berupa hardcopy dan softcopy 2. Surat Peminjaman Fasilitas RIK a. Surat peminjaman fasilitas di Depok diajukan maksimal H-7 kepada Seketariat RIK di Gedung A lantai 1 b. Surat peminjaman fasilitas atau ruangan ditujukan kepada Koordinator Fasilitas dan Umum RIK III. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) 1. LPJ dikumpulkan maksimal H+14 kegiatan atau H+14 dana terakhir turun (dari PPKM) 2. Daftar kelengkapan pertanggungjawaban kegiatan a. Surat Pengantar LPJ kepada Dekanat dan PPKM (jika menggunakan dana PPKM) b. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan i. Rincian pendanaan dipisah untuk dekanat dan PPKM ii. Rincian meliputi Rencana Anggaran dan Anggaran Terealisasi IV. Alur Administrasi Alur administrasi merupakan langkah pengajuan administrasi baik surat, proposal, dan laporan pertanggung jawaban melalui BEM IKM FKUI. 1. Hubungi kontak Hubungan Internal (081310225438) untuk men-tag tanggal Acara. Tunggu hingga ada konfirmasi bahwa acara tidak bentrok 2. Lengkapi daftar tilik di proposal dan laporan pertanggungjawaban dengan ceklis (V) 3. Kirim kelengkapan administrasi baik surat, proposal ke email Administrasi BEM IKM FKUI 2015 (a.bemikmfkui@yahoo.co.id) maksimal pukul 21.00 pada hari yang telah ditentukan oleh Tim Administrasi BEM IKM FKUI 2015 4. Jadwal pemeriksaan Surat dan Proposal oleh Tim Administrasi BEM IKM FKUI 2015 adalah Hari Selasa, Kamis, dan Minggu
5. Hubungi Sekretaris BEM IKM FKUI 2015 (085217071212) untuk memohon pemeriksaan Surat dan Proposal 6. Tim Administrasi BEM IKM FKUI akan membalas email berupa hal-hal yang perlu direvisi. Balasan terdiri dari 2 jenis yaitu mengenai format sesuai SOP dan anggaran sudah sesuai/tidak dengan RKAT 7. Pemeriksaan Surat dan Proposal selambat-lambatnya H+2 setelah pengiriman ke email Administrasi BEM IKM FKUI 2015 8. Setelah Surat dan Proposal di revisi, letakkan hardcopy proposal di Ruang BEM IKM FKUI sesuai dengan tempat yang telah disediakan 9. Tanda tangan Ketua Acara harus dilakukan sebelum meminta Tanda Tangan Ketua BEM dan Koordinator Kemahasiswaan 10. Tidak dianjurkan untuk meminta Tanda Tangan Koordinator Kemahasiswaan secara mandiri dikarenakan Surat dan Proposal harus didata oleh TU Bagian Kemahasiswaan 11. Langkah di atas juga berlaku untuk pengajuan Laporan Pertanggungjawaban 12. Hubungi Controller BEM IKM FKUI 2015 (081382084992) dan Sekretaris BEM IKM FKUI 2015 untuk memohon pemeriksaan Laporan Pertanggungjawaban