Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 2 File Untuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa
KATA PENGANTAR Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan panitia pengadaan barang/jasa di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu panitia menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, panitia lebih mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat langsung melengkapi data data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE. Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar benar sempurna sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar lebar bagi para pengguna aplikasi untuk melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di 021 7822803 ataupun email di lpse@pertanian.go.id. Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam menggunakan aplikasi SPSE. Jakarta, Maret 2014 Penulis i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR. i DAFTAR ISI ii PENDAHULUAN. 1 I. Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE. 1 II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE.. 2 III. Menu Aplikasi untuk Panitia... 3 A. Home... 3 B. Daftar Paket... 5 B.1 Membuka Menu Daftar Paket. 5 B.2 Membuat Paket Baru. 5 C. Berita... 12 D. Lelang Non Eproc... 14 E. Log Akses... 20 F. Ganti Password... 21 G. Logout... 23 IV. Proses Pengadaan Secara Elektronik Pengadaan Dua File... 23 V. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO)... 32 A. Cara Menggunakan APENDO... 32 B. Lupa Password APENDO... 37 ii
PENDAHULUAN Untuk menciptakan proses pengadaan yang bersifat transparan, terbuka, menyatu, bersaing sehat, sesuai aturan dan dapat memudahkan untuk proses pengelolaan pengadaan barang/jasa, sejak tahun 2011 Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dikembangkan oleh LKPP. Proses pengadaan barang/jasa secara elektronik ini pun didukung Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2010 dan Nomor 70 Tahun 2012. I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE Pembuatan kode akses untuk aplikasi SPSE berjenjang. Untuk pembuatan kode akses panitia pengadaan barang/jasa dan PPK diproses oleh Admin Agency. Admin PPE (Pusat Pelayanan Elektronik) (PUSDATIN) Admin Agency Verifikator Auditor Helpdesk (Biro Keuangan dan (PUSDATIN) Perlengkapan) (Itjen, BPK, dll) (PUSDATIN) Panitia (Pokja ULP Instansi) PPK (PPK Instansi) Rekanan / Penyedia Pengadaan Barang / Jasa Gbr 1.1 Hierarki Pembuatan Kode Akses Panitia 1
II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE Berikut merupakan alur pembuatan kode akses ke SPSE : Gbr 2.1 Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE Formulir isian untuk membuat User ID baru dan password atau pun pembuatan kepanitiaan untuk paket pengadaan baru dapat diunduh oleh panitia pengadaan barang/jasa dari website LPSE Kementerian pada menu Special Content. Gbr 2.2 Formulir Pembuatan Kode Akses dan Pembuatan Kepanitiaan Paket Pengadaan Baru 2
III. Menu Aplikasi Untuk Panitia A. HOME Untuk dapat masuk ke dalam menu, langkah yang dilakukan panitia adalah : 1. Klik tombol. 2. Masukkan User ID dan Password yang sudah diberikan oleh Admin Agency. 3. Klik tombol. Gbr 3.A.1 Halaman Login Pada menu ada beberapa informasi yang dibutuhkan oleh panitia pengadaan barang/jasa terkait proses pengadaan yang sedang dilaksanakan. 3
Gbr 3.A.2 Halaman Menu Home Keterangan gambar 1. : digunakan untuk memilih kepanitiaan sesuai dengan paket pengadaan yang akan dikerjakan; 2. : digunakan untuk mengunduh Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) yang digunakan untuk membuka dokumen penawaran dari rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa; 3. : keterangan proses pengadaan yang ada di dalam aplikasi SPSE. Angka yang berada di dalam kurung () merupakan informasi jumlah pengadaan; 4. : digunakan untuk mencari lelang yang dilaksanakan secara full e procurement menggunakan aplikasi SPSE. Ketikkan nama pengadaan yang ingin dicari kemudian klik tombol ; 5. : berisi informasi mengenai kode lelang, nama lelang, tahapan lelang (jadwal lelang) dan jumlah peserta yang mengikuti pengadaan; Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila panitia lupa password? 4
Jawab : panitia dapat mengirimkan e mail permintaan ke lpse@pertanian.go.id untuk mereset password ke helpdesk LPSE dengan melampirkan informasi nama lengkap, user id dan NIP. B. DAFTAR PAKET B.1 Membuka Menu Daftar Paket Menu digunakan oleh panitia untuk membuat paket baru. Informasi yang ada pada menu adalah nama paket, status paket pengadaan (draft, sedang berjalan atau sudah selesai), satuan kerja yang menjadi penyelenggaran proses pengadaan dan sebuah link untuk melihat lembar kerja lelang (view lelang). Gbr 3.B.1 Halaman Menu Daftar Paket B.2 Membuat Paket Baru Untuk dapat mengumumkan paket pengadaan baru, panitia harus memprosesnya terlebih dahulu dengan memasukkan beberapa data utama ke dalam aplikasi melalui menu kemudian klik tombol. 5
Gbr. 3.B.2 Halaman Menu Edit Paket Keterangan gambar 1. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 2. Lokasi Pekerjaan : diisi dengan alamat tempat pengadaan akan dilaksanakan. Lokasi pekerjaan bisa dilakukan dibanyak tempat. Bila lokasi pekerjaan lebih dari satu (1) dapat ditambahkan dengan cara mengklik tombol. Bila ada salah satu lokasi ada yang ingin dihapus, klik tombol pada bagian alamat yang ingin dihapus. Kabupaten : untuk mengisi kabupaten cukup dipilih salah satu kabupaten yang ada dalam aplikasi dengan mengklik. 6
Detail Lokasi : diisi dengan alamat lengkap lokasi pekerjaan akan dilaksanakan. 3. Satuan Kerja : pilih satuan kerja dengan mengklik tombol. 4. PPK : pilih PPK dengan mengklik tombol. 5. Anggaran : diisi dengan data anggaran yang dipergunakan untuk proses pengadaan. Tahun : pilih tahun anggaran yang dipergunakan dengan mengklik tombol. Sumber Dana : pilih sesuai dengan sumber dana yang dipergunakan dengan mengklik tombol. Kode : diisi sesuai dengan RKAKL mulai dari kode kementerian hingga kode akun (untuk APBN). Nilai : diisi dengan nilai total yang tertera pada sumber dana. 6. Nilai Pagu Paket : diisi dengan nilai pagu paket. 7. No Surat Rencana Pelaksanaan : diisi dengan nomor surat rencana pelaksanaan yang dibuat oleh PPK untuk panitia pengadaan barang/jasa. Bila data edit paket sudah diisi lengkap, klik tombol untuk membuat draft lelang. Setelah itu, untuk mengumumkan paket pengadaan yang masih dalam bentuk draft, panitia memilih untuk masuk ke halaman Lelang Baru. Gbr 3.B.3 Halaman Menu Daftar Paket 7
Pada halaman Lelang Baru, pilih Kategori, Jenis Pelelangan serta metode pelelangan yang sesuai dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan. Isi semua data yang dibutuhkan dalam form Lelang Baru. Kemudian klik tombol dan klik tombol untuk mengumumkan paket lelang. Gbr 3.B.4 Halaman Menu Daftar Paket Keterangan gambar 1. Kode Lelang : informasi kode lelang yang dibuat secara otomatis oleh aplikasi. 2. Paket : informasi nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan. 3. Kategori : pilih kategori yang sesuai dengan paket pengadaan yang dilaksanakan dengan menekan tombol Jenis Pelelangan.. Pemilihan kategori akan mempengaruhi pemilihan pada menu 4. Jenis Pelelangan : pilih jenis pelelangan yang sesuai dengan menekan tombol. Pemilihan jenis pelelangan akna mempengaruhi menu Metode. 8
5. Metode : pilih metode pelelangan yang sesuai dengan menekan tombol radio button. 6. Nilai Pagu Paket : nilai pagu paket sudah secara otomatis diinputkan. 7. Nilai HPS : dimasukkan nilai HPS dari paket pengadaan. 8. Lokasi Pekerjaan : sudah otomatis terisi lokasi pekerjaan. 9. Jenis Kontrak : Cara Pembayaran : diisi dengan cara pembayaran yang akan dilakukan oleh panitia. Pemilihan cara pembayaran dilakukan dengan cara mengklik tombol. Pembebanan Tahun Anggaran : diisi dengan informasi mengenai pembebanan tahun anggaran pelaksanaan pengadaan, pembebanan tahun anggaran tunggal atau jamak. Pengisian pembebanan tahun anggaran dilakukan dengan cara mengklik tombol. Sumber Pendanaan : merupakan informasi mengenai apakah pengadaan boleh diikuti oleh rekanan/penyedia tunggal atau konsorsium (penggabungan rekanan/penyedia). Pemilihan suber pendanaan dilakukan dengan cara mengklik tombol. 10. Syarat Kualifikasi : syarat kualifikasi wajib diisi oleh panitia pengadaan barang/jasa karena penginputan syarat kualifikasi akan dipergunakan panitia pada saat evaluasi kualifikasi. Cara memasukkan syarat kualifikasi, panitia klik [ Detail Kualifikasi ]. 9
Gambar 3.B.5 Halaman Menu Checklist Syarat Administrasi Keterangan gambar a) Ijin Usaha : syarat ijin usaha dimasukkan oleh panitia sesuai kebutuhan. Panitia harus mencentang terlebih dahulu sebelum memasukan ijin usaha yang dibutuhkan oleh panitia. Bila tidak dicentang, penulisan ijin usaha tidak akan tersimpan di aplikasi. Bila data ijin usaha butuh kolom tambahan, panitia dapat mengklik tombol. Bila panitia ingin menghapus salah satu ijin usaha, panitia dapat mengklik tombol. b) Kewajiban pelunasan pajak : dimasukkan sesuai bulan dan tahun yang dibutuhkan oleh panitia yang dapat menunjang proses pengadaan. Panitia harus mencentang terlebih dahulu sebelum memasukan kewajiban pelunasan pajak yang dibutuhkan oleh panitia. Bila panitia membutuhkan syarat tambahan lain, panitia dapat mengklik tombol. Jika tidak dicentang, syarat kualifikasi tidak akan tersimpan di aplikasi. Bila panitia ingin menghapus salah satu syarat kualifikasi, panitia dapat mengklik tombol. Bila semua syarat kualifikasi sudah dimasukkan, klik tombol kemudian klik tombol untuk kembali ke halaman Lelang Baru. 10
11. Jadwal Lelang : yang dimasukkan oleh panitia ke dalam aplikasi merupakan jadwal berdasarkan peraturan yang diatur di dalam peraturan hukum yang berlaku (saat petunjuk operasional ini dibuat, menggunakan PP No.54 dan 70). Panitia memasukkan jadwal lelang dengan mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. Setelah semua jadwal terisi, klik tombol kemudian klik tombol untuk kembali ke halaman Lelang Baru. Gbr 3.B.6 Halaman Jadwal Lelang Tombol digunakan oleh panitia bila ada proses pengadaan yang dilaksanakan dengan waktu yang bersamaan. Panitia dapat menghemat waktu dengan 11
memilih jadwal lelang yang paling sesuai dengan mengklik tombol kemudian klik tombol. 12. Dokumen Lelang : i. Dokumen Prakualifikasi : dokumen diupload sebelum paket lelang diumumkan. ii. Dokumen Lelang : proses upload dokumen lelang/pemilihan paling lambat dilakukan sebelum penetapan pemenang prakualifikasi. Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila data yang diinputkan terdapat kesalahan? Jawab : Selama pengadaan masih dalam bentuk draft, data yang diinputkan masih dapat diedit oleh panitia. C. BERITA Pada menu, panitia dapat memasukkan data pengadaan yang butuh diketahui oleh rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa. Gbr 3.C.1 Halaman Menu Berita Untuk memasukkan data ke dalam menu, panitia menekan tombol kemudian isi Judul, Isi, dan Attachment (bila ada data yang akan dilampirkan) dengan menekan tombol kemudian klik tombol. Disarankan agar 12
panitia tidak menghapus segala data yang sudah dimasukkan ke dalam menu bila dibutuhkan data lama, data lama tersebut masih dapat dicari di dalam aplikasi. agar Gbr 3.C.2 Halaman Edit Berita Bila terdapat kesalahan saat memasukkan data pada menu. Perubahan dapat dilakukan dengan cara mengklik Judul berita, kemudian lakukan perubahan berita yang dibutuhkan. Menghapus lampiran dapat dilakukan dengan mengklik tombol. Bila perubahan sudah berhasil dilakukan klik tombol disimpan oleh aplikasi. agar perubahan yang dilakukan 13
Gbr 3.C.3 Alur Mengubah Data Berita Bila ada data yang ingin dihapus, centang terlebih dahulu kemudian klik tombol. D. LELANG NON E PROC Menu digunakan oleh panitia bila panitia hanya ingin mengumumkan pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan dalam sebuah instansi tetapi proses pengerjaan masih dilakukan secara manual. 14
Gbr 3.D.1 Halaman Menu Lelang Non E Proc Pada menu ini terdapat dua macam lelang yaitu : 1. Pengumuman Model A : pengumuman ini digunakan bila panitia hanya mengumumkan satu paket pengadaan saja. Gbr 3.D.2 Halaman Form Pengumuman Model A 15
Untuk dapat mengakses halaman ini, panitia mengklik tulisan Pengumuman Model A. Keterangan gambar 1. Metode Pemilihan : panitia memilih metode pemilihan yang akan dilaksanakan untuk pengadaan yang berjalan dengan cara mengklik tombol radio button; 2. Satuan Kerja : panitia memilih satuan kerja sesuai dengan instansi yang melaksanakan proses pengadaan dengan cara mengklik tombol ; 3. Tahun Anggaran : panitia memilih tahun anggaran penggunaan dana untuk proses pengadaan yang akan diumumkan dengan cara mengklik tombol ; 4. Nomor Pengumuman : diisi sesuai dengan nomor pengumuman pengadaan; 5. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 6. Pagu Anggaran : diisi dengan nilai pagu anggaran paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 7. HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 8. Syarat Pengambilan Dokumen : diisi dengan informasi syarat pengambilan dokumen yang harus dibawa/diserahkan rekanan kepada panitia saat mendaftar; 9. Tanggal dan Waktu Pengambilan Dokumen : diisi dengan waktu pengambilan dokumen dengan cara mengklik tombol. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi waktu pengambilan dokumen jelas; 10. Tempat Pengambilan Dokumen : diisi dengan lokasi pengambilan dokumen. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi lokasi pengambilan dokumen jelas; 11. Keterangan Lain : diisi dengan informasi yang memudahkan rekanan seperti lokasi ULP, tanggal pelaksanaan Aanwidjzing, dll. Bila semua data sudah dimasukkan dan akan segera diumumkan, maka panitia mengklik tombol tetapi bila memang pengumuman masih ingin disimpan sebagai draft, panitia dapat menekan tombol. 16
2. Pengumuman Model B : pengumuman ini digunakan untuk mengumumkan banyak paket pekerjaan termasuk pekerjaan konstruksi. Khusus untuk pekerjaan konstruksi 1 (satu) paket, panitia mengumumkan paket pengadaannya dengan menu ini. Gbr 3.D.3 Halaman Form Pengumuman Model B Untuk dapat mengakses halaman ini, panitia mengklik tulisan Pengumuman Model B. Bila semua data sudah dimasukkan dan akan segera diumumkan, maka panitia mengklik tombol tetapi bila memang pengumuman masih ingin disimpan sebagai draft, panitia dapat menekan tombol. 17
Keterangan gambar 1. Metode Pemilihan : panitia memilih metode pemilihan yang akan dilaksanakan untuk pengadaan yang berjalan dengan cara mengklik tombol radio button; 2. Satuan Kerja : panitia memilih satuan kerja sesuai dengan instansi yang melaksanakan proses pengadaan dengan cara mengklik tombol ; 3. Tahun Anggaran : panitia memilih tahun anggaran penggunaan dana untuk proses pengadaan yang akan diumumkan dengan cara mengklik tombol ; 4. Nomor Pengumuman : diisi sesuai dengan nomor pengumuman pengadaan; 5. Nama Paket : diisi dengan nama paket pengadaan yang akan dilaksanakan. Bila paket pengadaan lebih dari satu (1) maka panitia dapat menambahkan baris nama paket dengan menekan tombol dan bila ada nama paket yang ingin dihapus, panitia cukup menekan tombol ; 6. Pagu Anggaran : diisi dengan nilai pagu anggaran paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 7. HPS : diisi dengan nilai HPS paket pengadaan. Angka yang dimasukkan dapat dipisahkan dengan tanda titik (.); 8. Bidang/Sub Grade/Grade : diisi dengan nilai yang sesuai dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan (grade A, dll); 9. Syarat Pengambilan Dokumen : diisi dengan informasi syarat pengambilan dokumen yang harus dibawa/diserahkan rekanan kepada panitia saat mendaftar; 10. Hari dan Tanggal : diisi dengan waktu pengambilan dokumen dengan cara mengklik tombol. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi waktu pengambilan dokumen jelas; 11. Tempat Pengambilan Dokumen : diisi dengan lokasi pengambilan dokumen. Karena proses pengadaan dilakukan secara manual maka sebaiknya informasi lokasi pengambilan dokumen jelas; 12. Keterangan Lain : diisi dengan informasi yang memudahkan rekanan seperti lokasi ULP, tanggal pelaksanaan Aanwidjzing, dll. 18
Data yang dimasukkan dalam form Pengumuman Model A dan Pengumuman Model B akan muncul pada halaman menu. Gbr 3.D.4 Halaman Menu Lelang Non E Proc Keterangan gambar 1. Tahun Anggaran : digunakan untuk melihat pengumuman yang berada ditahun anggaran tertentu. Pilih data pengumuman dari tahun anggaran yang diinginkan dengan cara mengklik tombol. Bila tahun anggaran sudah dipilih maka secara otomatis, data pengumuman yang ditampilkan adalah pengumuman yang berada di bawah tahun anggaran tersebut; 2. Pencarian : digunakan untuk mencari pengumuman tertentu dalam satu (1) tahun anggaran tertentu. Metode pencarian menggunakan data nomor pengumuman; 3. No : merupakn nomor urut pengumuman; 4. Nomor Pengumuman : berisi nomor pengumuman dari paket pengadaan yang akan diumumkan; 5. Jumlah Paket : berisi informasi jumlah paket pengadaan yang akan dilaksanakan; 6. Tanggal Dibuat : berisi informasi tanggal pembuatan pengumuman; 7. Status : berisi informasi status pengadaan, masih berupa draft atau sudah diumumkan (terbit). 19
Bila ingin mengubah status pengumuman dari draft menjadi terbit maka, panitia klik nomor pengumuman dari pengumuman yang ingin diumumkan kemudian klik tombol. Gbr 3.D.5 Halaman Pengumuman Pengadaan Non E Proc Pengumuman lelang non e proc yang sudah berstatus terbit dapat dilihat oleh rekanan/penyedia melalui menu Cari Lelang Non Eproc di halaman utama website LPSE Kementerian Pertanian. E. LOG AKSES Menu merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna. Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP. 20
Gbr 3.D.1 Halaman Log Akses Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang menggunakan password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera mengganti password awal. F. GANTI PASSWORD Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency, penguna dapat menggunakan menu. Pengguna harus menginputkan password lama, masukkan password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik tombol. Ketika password sudah diganti, maka saat login kembali, panitia harus menggunakan password terbaru. 21
Gbr 3.F.1 Halaman Menu Ganti Password Keterangan gambar 1. Password Lama : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency. 2. Password Baru : ketikkan password baru yang diinginkan oleh pengguna dengan panjang password minimal 6 karakter. 3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna. Tips membuat password yang aman: 1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal p455w0rd 4dm1n. 2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir, dll untuk password Anda. 3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali. 4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 22
G. LOGOUT Menu digunakan bila pengguna sudah selesai melakukan proses yang dilakukannya. Sebaiknya menu digunakan komputer pribadi untuk melindungi keamanan data. tetap dipergunakan meskipun komputer yang IV. Proses Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik Pengadaan dengan Dua File 1. Login (Bagian III.A). 2. Buat paket pengadaan sesuai dengan bagian B.1 Membuka Menu Daftar Paket dan B.2 Membuat paket Baru. 3. Tahapan Penjelasan Dokumen Prakualifikasi panitia melakukan tanya jawab dengan rekanan/penyedia selama batas waktu yang sudah ditentukan. Panitia mengakses menu [Kirim Penjelasan] atau [Penjelasan Lelang] untuk dapat melakukan proses aanwidjzing. Gambar 4.1 Proses Aanwidjzing 23
Untuk menjawab pertanyaan yang masuk, panitia klik [Kirim Penjelasan] kemudian tekan tombol dan isi form Kirim Penjelasan kemudian klik tombol. Gambar 4.2 Halaman Penjelasan Lelang 4. Pada tahapan Pembuktian Kualifikasi, panitia mengisi Evaluasi Kualifikasi dengan cara mengakses menu [Evaluasi Lelang]. 24
Gambar 4.3 Halaman Pengisian Evaluasi Kualifikasi Pada halaman ini panitia harus mengisi skor dari rekanan/penyedia kemudian mencentang daftar pendek bila memang rekanan/penyedia tersebut lulus Evaluasi Kualifikasi. Kemudian klik tombol. 5. Sebelum menetapkan pemenang, panitia harus memasukkan terlebih dahulu dokumen lelang melalui menu kemudian klik tombol yang berada di samping kanan nama paket pengadaan. Setelah itu pada bagian Dokumen Lelang klik tombol untuk upload dokumen lelang yang dimaksud kemudian klik tombol. 6. Kemudian setelah dokumen lelang sudah berhasil di upload, Ketua panitia menetapkan pemenang pada menu [Evaluasi Lelang] bagian Evaluasi Kualifikasi dengan menekan tombol. 25
7. Setelah tahapan Penetapan Pemenang, Ketua panitia wajib mengumumkan hasil prakualifikasi melalui menu [Pengumuman Pemenang]. Gambar 4.4 Halaman Menu Pengumuman Pemenang Gambar 4.5 Halaman Undangan Lelang 26
Bila Ketua panitia sudah mengklik [Pengumuman Lelang], Ketua panitia akan masuk ke dalam halaman undangan lelang kemudian Ketua panitia mengklik tombol. Undangan akan terkirim ke rekanan/penyedia yang lolos tahap prakualifikasi. 8. Pada tahapan Masa Sanggah, panitia akan menjawab sanggahan melalui menu [Lihat Sanggahan. Gambar 4.6 Halaman Menu Masa Sanggah Prakualifikasi Setelah mengklik menu [Lihat Sanggahan] klik [Balas] untuk menjawab sanggahan yang dikirimkan oleh rekanan/penyedia. Ketika mengklik [Balas], akan keluar form yang harus diisi oleh panitia, bila sudah selesai diisi panitia dapat mengklik tombol. 27
Gambar 4.7 Halaman Sanggahan Lelang 9. Setelah tahapan Download Dokumen Pemilihan panitia dan rekanan/penyedia melakukan proses aanwidjzing kembali untuk dokumen lelang. Proses aandwidjzing kali ini sama dengan proses aanwidjzing dokumen prakualifikasi. 10. Untuk tahapan Pembukaan dan Evaluasi Penawaran File I : Administrasi dan Teknis, pembukaan dokumen menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) sesuai dengan bagian V. Kemudian masukkan hasil evaluasi administrasi dan teknis pada aplikasi melalui menu [Evaluasi Lelang] kemudian pilih Evaluasi Administrasi. 28
Gambar 4.8 Halaman Evaluasi Administrasi Centang kotak pada masing masing perusahaan bila memang rekanan/penyedia tersebut lulus pada tahapan evaluasi administrasi. Bila rekanan/penyedia tidak lulus pada tahapan ini, panitia wajib mencantumkan alasan ketidak lulusan rekanan/penyedia ini. Setelah semua terisi, panitia mengklik tombol agar panitia dapat memproses evaluasi teknis. Untuk memproses evaluasi teknis klik Evaluasi Teknis kemudian isi skor teknis masingmasing perusahaan dan centang bila memang rekanan/penyedia tersebut lulus. Bila sudah selesai maka klik tombol dan Ketua panitia mengklik tombol. 29
Gambar 4.9 Halaman Evaluasi Teknis 11. Tahapan Pemberitahuan/Pengumuman Peringkat Teknis panitia mengupload BA Evaluasi Administrasi dan Teknis pada menu Dokumen Berita Acara/Lainnya dengan cara klik tombol untuk memilih file BA yang akan diupload setelah itu klik tombol. 12. Tahapan masa sanggah prosesnya sama dengan proses masa sanggah prakualifikasi. 13. Untuk tahapan Pembukaan dan Evaluasi Penawaran File II : Harga, pembukaan dokumen menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) sesuai dengan bagian V. Kemudian masukkan harga penawaran dan harga terkoreksi kemudian centang kotak untuk menentukan lulus/tidaknya rekanan/penyedia yang memasukan dokumen penawaran. Bila rekanan/penyedia tidak lulus, panitia wajib memberikan alasan mengapa rekanan/penyedia tersebut tidak lulus sebanyak minimal 50 karakter. 30
Gambar 4.10 Halaman Evaluasi Harga Untuk tahapan Pembukaan dan Evaluasi Penawaran II : Harga dan Tahapan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya sebaiknya dijadikan jadwal paralel (tanggal untuk memulai dan selesai disamakan) karena, pada tahapan Pembukaan dan Evaluasi Penawaran II : Harga, panitia memasukkan harga penawaran sedangkan pada tahapan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya, panitia memasukkan harga yang sudah dilakukan klarifikasi dan nego dengan rekanan/penyedia ke dalam kolom Harga Terkoreksi. Bila data harga yang dimasukkan lebih tinggi dari HPS dan PAGU pengadaan, aplikasi akan memberikan notifikasi bahwa harga tersebut diatas nilai HPS dan PAGU. Meskipun begitu, kewenangan untuk menetapkan rekanan/penyedia tersebut lulus atau berkesempatan menjadi pemenang tetap berada di bawah kendali panitia. Selanjutnya bila panitia sudah melakukan klarifikasi harga, panitia masuk ke dalam menu Evaluasi Akhir untuk menentukan pemenang pengadaan yang sedang berjalan. 31
Ketua panitia memasukkan urutan pemenang kemudian pilih pemenang dari beberapa kandidat yang lulus dari tahapan Evaluasi Harga. Klik tombol. 14. Setelah melakukan tahapan Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya, selanjutnya panitia harus mengupload BA Evaluasi Harga dan BA Hasil Pelelangan pada menu Dokumen Berita Acara/Lainnya dengan cara klik tombol untuk memilih file BA yang akan diupload setelah itu klik tombol. 15. Selanjutnya adalah tahapan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa dan Penandatanganan Kontrak yang akan dilakukan oleh PPK. Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana seharus pengaturan waktu untuk tahapan Pemasukan dan Evaluasi Dokumen Kualifikasi dan Pembuktian Kualifikasi agar rekanan/penyedia tidak dapat melengkapi data kembali saat tahapan pembuktian kualifikasi? Jawab : Batas akhir tahapan Pemasukan dan Evaluasi Dokumen Kualifikasi jangan disamakan dengan batas akhir tahapan Pembuktian Kualifikasi. Sehingga evaluasi dokumen prakualifikasi (dilakukan secara offline) saat pembuktian kualifikasi. Tanya : Bagaimana ada perubahan pada dokumen pengadaan atau dokumen prakulaifikasi? Jawab : Panitia dapat membuat dokumen Adendum dan menguploadkannya pada menu Dokumen Prakualifikasi atau Dokumen Lelang 48 jam sebelum pemberian penjelasan (aanwidjzing). V. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) A. Cara Penggunaan APENDO 1. Unduh APENDO dari menu kemudian pilih menu Apendo. Panitia akan diarahkan ke website inaproc lkpp untuk mengunduh Apendo. Unduh Apendo versi 3.1.2 Windows dengan cara mengklik tulisan Download. Simpan file Apendo pada folder yang mudah ditemukan. 32
Gbr 5.A.1 Alur Download Apendo 2. Buka aplikasi dengan cara, buka folder hasil unduh > apendo panitia > bin > apendo.exe Gbr 5.A.2 Alur Mengakses Apendo 3. Masukkan User ID dan Password default Apendo. User id : lpselkpp dan password : panitialpse kemudian klik tombol. 33
Gbr 5.A.3 Halaman Awal Apendo Panitia 4. Isi halaman Password dan Kunci terlebih dahulu sebelum melakukan proses deskripsi dokumen penawaran. Sebelum halaman ini diisi, panitia tidak akan dapat melakukan proses deskripsi dokumen penawaran. Setelah form diisi semua, panitia mengklik tombol. 34
Gbr 5.A.4 Halaman Setting/ Password dan Kunci Keterangan gambar 1. User ID : diisi dengan user id yang panitia inginkan; 2. Password Lama : diisi dengan password default Apendo; 3. Password Baru : diisi dengan password baru yang panitia inginkan; 4. Konfirmasi : ketik ulang password baru; 5. Jika Anda Lupa Password atau User ID Anda : pertanyaan yang dipilih oleh panitia akan membantu panitia saat panitia lupa password. Untuk dapat mengaktifkan pilihan ini, panitia dapat mencentang kemudian memilih 3 (tiga) pertanyaan dengan mengklik tombol. 35
5. Klik tombol untuk memasukkan dokumen penawaran bertipe rhs yang akan dideskripsi oleh panitia. Gbr 5.A.5 Halaman Kerja Apendo 6. Selanjutnya masukkan kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE ke dalam aplikasi Apendo kemudian pilih folder tempat menyimpan hasil deskripsi dokumen penawaran. 36
Gbr 5.D.6 Halaman Memasukkan Kunci Private Copy kunci private dokumen yang ada pada aplikasi SPSE kemudian pada aplikasi Apendo kemudian klik tombol menyimpan hasil deskripsi dokumen penawaran.. Kemudian pilih folder tempat B. Lupa Password APENDO 1. Klik tulisan Lupa Password? Klik Disini; 2. Isi form Recovery Password; 37
Gbr 5.B.1 Halaman Recovery Password 3. Klik tombol. Gbr 5.B.2 Notifikasi Penggantian Password 38