MEMBANGUN SISTEM INFORMASI DATABASE PENJUALAN PADA ANNA CATERING Naskah Publikasi diajukan oleh ANNA FITRIANI 05.12.1284 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 1
2
BUILDING OF ANNA CATERING SALE DATABASE INFORMATION SYSTEM MEMBANGUN SISTEM INFORMASI DATABASE PEMESANAN PADA ANNA CATERING ANNA FITRIANI Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Businesses related to food, in this case is the catering business that will never die. This business is very big chance and will definitely continue to have demand. The number of ever-increasing world population will create demand for food also increased. Thus for the food business in general, and catering businesses in particular, needed an application that can manage itselfcateringsales. With a computerized system catering sales are expected to eventually be able to process the incorrect data more effectively and efficiently so that the resulting information to support the further development of catering business. Because it tersebutlah the writer take the title research forthisthesis: ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM DATABASE CATERING ON 'ANNA CATERING " Keywords : Information System, Information System Plan, database, Data Processing. 3
1. PENDAHULUAN Di zaman teknologi seperti sekarang ini perkembangan dunia komputer samakin menanjak tajam bahkan bisa dikatakan tidak terbendung lagi. Hampir semua aspek kehidupan kita tak akan lepas dari komputer. Apapun bidang kehidupannya, termasuk dalam dunia bisnis penjulan. Dan yang lebih spesifik lagi dalam dunia bisnis penjualan makanan, catering. Bisnis yang berkaitan dengan makanan, dalam hal ini catering adalah bisnis yang tak akan pernah mati. Bisnis ini sangat besar peluangnya dan pasti akan terus ada peminatnya. Jumlah populasi dunia yang semakin meningkat maka membuat kebutuhan akan pangan juga semakin meningkat. Maka dari itu untuk usaha makanan pada umumnya, dan usaha catering pada khusunya, diperlukan apalikasi yang dapat memanajemen penjualan catering itu sendiri. Dengan sistem penjualan catering yang terkomputerisasi diharapkan nantinya akan dapat mengolah data secra lebih efektif dan efisien sehingga dihasilkan informasi yang dapat menunjang pengembangan usaha catering lebih lanjut. Karena hal tersebutlah maka penulis mengambil judul penelitian untuk skripsi ini : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATABASE CATERING PADA ANNA CATERING 2. LANDASAN TEORI Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Sedangkan prosedur adalah urutan- urutan operasi klerikal ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. 2 Sistem secara sederhana dapat diartikan sebagai seperangkat elemen-elemen yang bergabung menjadi satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Secara luas sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau subsistem-subsistem, sedangkan subsistem adalah bagian dari sistem yang lebih kecil dengan kata lain sistem terdiri dari subsistemsubsistem yang lebih kecil. 2.1.2 Karakteristik Sistem 1 Jerry Fitz Gerald, Arda F. Fitz Gerald, Warren D, Stalling, Jr, Fundamentals of System Analysis (edisi kedua; New York : John Willey & Sons 1981), hal 5 2 Jogiyanto HM, Analisi dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (edisi ketiga, jogjakarta, Andi offset, 2005), hal 1. 4
Karakteristik sistem terdiri dari : 1. Komponen Sistem (component) 2. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 3. Batas Sistem (Boundry) 4. Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem. 5. Lingkungan Luar Sistem (Environment) 6. Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 7. Penghubung Sistem (Interface) 8. Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain. Keluaran (Output) dari satu subsistem menjadi masukkan (Input) untuk subsistem lainnya melalui media penghubung. 9. Masukan Sistem (Input) 10. Masukan sistem adalah energi masukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (Maintenance Input) dari maskkan signal (Signal Input). 11. Keluaran Sistem (Output) 12. Keluaran sistem adalah hasil energi yang telah selesai diproses yang kemudian menjadi keluaran yang berguna bagi pemakai. 13. Pengolah Sistem (Process) 14. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. 15. Sasaran Sistem (Objectives). 16. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi berbeda dengan data. Data dapat didifinisikan sebagai fakta dan angka yang belum punya arti dari suatu kejadian dan belum mempunyai nilai manfaat bagi pengguna atau user. Sedangkan informasi menurut Jogiyanto, adalah data yang telah diolah 5
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan hasil olahan data yang mempunyai nilai informasi bagi penerimanya. 2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi harus meliputi 3 hal yaitu : a. Akurat Akurat berarti harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan. b. Tepat waktu Harus tepat waktu artinya informasi yang datang tidak boleh terlambat. c. Relevan. Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya, atau informasi yang disampaikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. 3. Analisis (Proses Penelitian) a.identifikasi Masalah Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada Anna Caterinfg ini, dapat diidentifikasikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses atau pencatatan data pemesanan catering serta pembuatan laporan yang memerlukan waktu cukup lama. Keberadaan masalah diatas dikarenakan sistem informasi database catering ini masih dilakukan secara manual. Mekanisme kerja dari sistem tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga berakibat waktu dan pelayanan kepada pelanggan catering menjadi lama. Disamping itu proses pembuatan laporan dirasakan lambat dan kurang akurat. Dengan demikian jika permasalahan yang sering terjadi tersebut kurang diperhatikan bahkan sering diabaikan maka akan berdampak pada terlambatnya proses pengolahan informasi pemsanan catering. 6
Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi, di sini pada Anna Catering. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan system nantinya dan juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama dan sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka diperlukan Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services) 1. Analisis Kinerja ( Performance ) Kinerja sistem pada Anna Catering masih menggunakan sistem yang manual sehingga beresiko kesalahan masih cukup besar dan validitas penyajian informasi belum optimal. Pada sistem Lama, tugas dan beban kerja pemilik catering lebih rumit, karena masih manggunakan sistem manual. Sedangkan pada sistem baru diharapkan tugas dan beban kerja lebih ringan. 2. Analisis Informasi ( Information ) Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan pada sistem lama yakni masih manual dengan tingkat kesalahan tinggi sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat. 3. Analisis Ekonomi ( Economy ) Dalam pembuatan laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat kesalahan tinggi sehingga membutuhkan banyak biaya. Missal pada system lama terjadi pembengkakan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis yang digunakan dalam proses pengolahan data. Sistem yang baru diharapkan biaya pengolahan data dapat ditekan. 4. Analisis Pengendalian ( Control ) Pada penyajian laporan yang telah dijalankan selama ini banyak ditemukan kendala kendala karena sistem yang ada masih manual. Sehingga menyebabkan tidak terkontrolnya proses pengolahan data dan penyajian laporannya, misalnya kontrol terhadap data masih kurang karena data tidak dapat dicek sewaktu-waktu dan pencarian data yang telah usang atau lama. Hal ini diperparah lagi dengan hilangnya dokumen lama yang tidak terawat. 5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas 7
sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan manusia. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan. 6. Analisis Pelayanan ( Service ) Pelayanan dari segi informasi mempunyai sasaran baik bagi pihak Anna Catering maupun pihak luar yang membutuhkan. Koordinasi yang belum teratur mengenai pengolahan data, penyimpanan laporan serta dokumentasi akan menurunkan kualitas pelayanan yang pada akhirnya akan mengakibatkan kerja dari bagian tersebut menjadi terganggu sehingga pelayanan perlu ditingkatkan. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Supaya kegiatan implementasi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Rencana Kegiatan Implementasi Waktu Jenis Kegiatan Minggu Ke Minggu Ke 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Instalasi Hardware dan Software 2. Pengetesan Program 3. Pelatihan Personil 4. Pengetesan Sistem 5. Konversi Sistem Kegiatan implementasi dilakukkan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegitan implementasi antar lain sebagai berikut : 4.2.1 Instalasi Hardware dan Software Instalasi hardware dan software merupakan tahap awal dari kegiatan implementasi, kegiatan ini dimaksudkan untuk menyiapkan hardware dan software yang dibutuhkan dalam sistem usulan, termasuk didalamnya perangkat lunak program aplikasi dan juga menyiapkan tempat sesuai dengan kondisi dan kebutuhan sistem yang ada. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengamanan terutama terhadap tegangan listrik yang tidak stabil, maka dari itu perlu dipasang Stabilizer. Untuk instalasi hardware pada umumnya bisa dilakukn sendiri (dalam hl ini pihak Anna Catering). 8
Untuk instalasi software perlu sistem operasi dengan menggunakan Windows XP untuk selajutnya dilakukkan instalasi software aplikasi pemesanan catering. 4.2.2 Pengetesan Program Kegiatan ini dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan aplikasi dalam melakukkan input data, proses pengolahan data dan output dari data yang dihasilkan, disamping itu pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih jauh masih adakah kesalahan-kesalahn dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang akan mungkin terjadi. Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program dilakukkan meliputi pengetesan input data, pencarian data, hapus data, simpan data, pembatalan data, proses transakasi pemesanan dan output yang dihasilkan. 4.2.3 Pemilihan Dan Pelatihan Personil. Pemilihan dan pelatihan personil dalam sistem informasi database pemesanan catering merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri. Personil dalam sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang sistem yang ada juga posisi dan tugas-tugas mereka. 1) Pemilihan personil. Dalam pemilihan personil, karena Anna Catering ini masih merupakan usaha kecil yang baru berkembang, maka personil adalah pemilik usaha Anna Catering itu sendiri. 2) Pelatihan Personil Personil-personil yang akan menduduki posisi baru, perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Pendekatan-pendekatan yang bisa ditempuh untuk melakukan pelatihan antara lain : a. Pelatihan Procedural. Menyediakan kepada masing-masing personil dengan prosedur-prosedur tertulis yang menjelaskan kegiatan masing-masing personil tersebut. b. Pelatihan Tutorial. Pelatihan ini ditujukan untuk masing-masing personil secara tatap muka. Pendekatan ini bagus untuk tugas-tugas yang rumit. c. Praktek Lapangan Langsung. 9
Personil yang telah dilatih diberi penjelasan dan instruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada posisi dan situasi kerja yang sebenarnya. 4.2.4 Pengetesan Sistem Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen atau komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. 4.2.5 Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relatif kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan parallel, yaitu dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu tertentu. Sistem informasi database pemesanan catering dioperasikan bersama-sama dengan sistem yang lama untuk meyakinkan bahwa sistem benar-benar beroperasi dengan sukses, alasannya adalah jika sistem yang baru gagal maka sistem yang lama masih tetap beroperasi. 4.3 Tindak Lanjut Implementasi Setelah sistem ini diimplementasikan, baru perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem sebelumnya. Pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama user. Setelah pengetesan penerimaan dilakukan. Suatu rapat penerimaan (acceptance meeting) perlu diselenggarakan oleh manajemen yang dihadiri oleh analis sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem diterima atau tidak. Jika disetujui maka diadakan rapat penyerahan sistem. 4.4 Manual Program Manual program merupakan petunjuk bagaimana suatu program digunakan. Manual program berisi informasi tentang data-data yang diperlukan dan cara-cara pengoperasian aplikasi ini. 10
1) Form Login Form yang pertama kali muncul ketika program dijalankan adalah form login. Form login digunakan untuk masuk ke dalam form menu utama untuk kemudian dapat mengakses form-form lainnya. Di dalam login terdapat dua pilihan level yaitu level admin dan level owner. Untuk level admin dan owner bedanya hanya pada hak akses form admin saja. Admin biasa tidak mempunyai hak akses menambahkan data admin baru, hanya owner yang berhak menambahkan sekaligus menghapus data admin. Ketika user 5.Kesimpulan Setelah menguraian bab demi bab, maka pada bab ini akan disimpulkan beberapa hal dari hasil perancangan dan analisis sistem, yang mengacu pada pembatasan variabelvariabel masalah pada bab pertama, antara lain : 1. Aplikasi database pemesanan pada Anna Catering ini dibuat untuk kebutuhan sistem catering yang sekalanya masih menengah ke bawah, dalam artian belum begitu kompleks karena masih dalam tahap merintis dan belum adanya cabang usaha. 2. Aplikasi ini bersifat stand alone dan tidak terkoneksi dengan jaringan baik secara LAN maupun inetrnet (dengan web). 3. Sistem informasi data yang disediakan adalah menu catering, kategori menu, pelanggan, transaksi pemesanan dan pengecekan pembayaran. Daftar Pustaka Aji Supriyanto, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta, Penerbit Salemba Infotek, 2005. Fathansyah,Ir, Basis Data, Bandung, Penerbit Informatika, 1999 Jogiyanto,H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2005. Jogiyanto,H.M, Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2005. 11
Linda Marlinda, S.Kom, Sistem Basis Data, Yogyakarta,Penerbit Andi, 2005. Sholiq. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML. 2006. Graha Ilmu : Yogyakarta. Supardi, Ir.Yuniar. Pemrograman Database dengan Java dan MySQL.2007. Elexmedia Komputindo : Jakarta. Huda, Miftakhul dkk. Trik Rahasia Pemrograman Database dengan Java.2010. Elexmedia Komputindo : Jakarta. 12