PEDOMAN PENGABDIAN MASYARAKAT KEMITRAAN STRATEGIS (PEMITRA) Oleh Tim LPPM UMS LEMBAGA PENELITIANN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA 2015 0
1. Umum Pengabdian kepada Masyarakat Kemitraan Starategis (PEMITRA) UMS merupakan kegiatan pengabdian berbasis wilayah (embrio Program Ipteks bagi Wilayah /IbW DP2M Dikti). IbW merupakan jelmaan perluasan Program Sinergi Pemberdayaan Potensi Masyarakat (SIBERMAS) yang diterapkan sebagai jawaban PT atas diterbitkannya kebijakan pemerintah terkait kebijakan Otonomi Daerah. PEMITRA UMS dilatarbelakangi berbagai permasalahan yang eksis di masyarakat dan Amal Usaha Muhammadiyah (AUM). Permasalahan di masyarakat berupa ketidakmapanan sebagian besar masyarakat terhadap pembangunan kehidupan pribadi, keluarga dan masyarakat dalam era globalisasi, penatakelolaan fisik kewilayahan yang belum proporsional dan professional, dan potensi masyarakat maupun sumber daya alam dan lingkungan yang belum termanfaatkan dengan baik dan arif. Permasalahan di AUM terutama terkait dengan pemberdayaan AUM dalam kemandirian pendanaan, misalnya kesiapan Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah menjadi Rumah Sakit atau kesiapan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah dalam penerapan Ipteks pada produk yang bersumber pada potensi lokal/nasional sebagai kompetensi mereka dalam kegiatan vokasi di masyarakat. Misi Program PEMITRA untuk meningkatkan kemandirian, kenyamanan kehidupan, sekaligus kesejahteraan masyarakat melalui keterlibatan aktif publik (inisiatif dan partisipatif), Pemkot/Pemkab berbasis Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), non RPJMD dan Perguruan Tinggi (kepakaran). Tujuan Program PEMITRA adalah menciptakan kemandirian, kenyamanan dan kesejahteraan masyarakat melalui sinergi kepakaran masyarakat PT, kemampuan dan kebijakan Pemkot/Pemkab seperti tertuang dalam RPJMD, non RPJMD dan potensi masyarakat/aum; menemukan solusi atas persoalan yang dihadapi Pemkot/Pemkab dan atau masyarakat/aum pada tingkat Wilayah Kota/Kabupaten secara langsung/tidak langsung berpotensi mempengaruhi kenyamanan kehidupan masyarakat. Proposal PEMITRA disusun bersama tiga pihak yang meliputi PT Pengusul (UMS), Perguruan Tinggi Mitra (jenis kepakaran), dan Pemkot/Pemkab/AUM. PT Mitra dapat dipilih dari PT se kota atau dari wilayah yang ditetapkan Pemkot/Pemkab. Acuan yang digunakan dalam menyusun proposal PEMITRA adalah RPJMD untuk Kabupaten/Kota dan atau Tanfidz Keputusan Musyawarah Daerah Muhammadiyah Kota/Kabupaten untuk AUM. Program PEMITRA harus diposisikan sebagai konstribusi UMS dalam menyukseskan program kewilayahan yang diturunkan Pemkab/Pemkot dari RPJMD dan AUM dari Tanfidz. Dengan demikian sinergisme yang dibangun dalam PEMITRA diwujudkan dalam bentuk kerjasama kepakaran, pengintegrasian, kebersamaan dalam pelaksanaan program maupun konstribusi pendanaan. 2. Sasaran dan Ruang Lingkup PEMITRA Sasaran Program PEMITRA adalah Pemkot/Pemkab atau Pimpinan Daerah Muhammadiyah (PDM) Kota/Kabupaten, dilakukan untuk menciptakan kemandirian, kenyamanan dan kesejahteraan masyarakat melalui sinergi kepakaran perguruan tinggi. Ruang lingkup PEMITRA adalah wilayah Kota/Kabupaten untuk pemerintah daerah dan atau PDM untuk AUM di daerah. Penguasaan substansional Program PEMITRA, kemampuan mengintegrasikan program turunan dari RPJMD dan atau Tanfidz Keputusan Musawarah Daerah Kota/ 1
Kabupaten menjadi kriteria utama keberhasilan usulan. Luasnya kegiatan yang tercakup dalam Program PEMITRA, menuntut berbagai jenis kepakaran dalam pelaksanaannya. 3. Luaran Program PEMITRA Luaran Program PEMITRA dapat berupa jasa, metode, sistem, produk/barang, atau Paten yang diharapkan mampu memberi dampak pada up-dating ipteks di masyarakat, pertumbuhan ekonomi wilayah, terbentuknya keamanan dan ketentraman masyarakat, peningkatan atensi UMS terhadap kawasan, peningkatan mutu perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah, dan peningkatan kegiatan pengembangan ilmu, teknologi dan seni di PTM. Hasil program PEMITRA wajib disebarluaskan dalam bentuk artikel dan dipublikasikan melalui Jurnal/Majalah Internasional. Pelaksanaan Program PEMITRA untuk kelompok sasaran Pemkot/Pemkab wajib didukung pendanaan yang bersumber dari 2 (dua) pihak, yaitu APBD Pemkot/Pemkab dan LPPM UMS. Untuk kegiatan PEMITRA dengan kelompok sasaran AUM tidak wajib didukung dari dana PDM, namun skala kegiatannya harus diperluas minimal di tingkat Pimpinan Daerah, disarankan lintas daerah. Program PEMITRA terdiri berbagai kegiatan selama 3 (tiga) tahun yang pelaksanaannya tidak perlu berturut-turut, atau dimulai pada tahun yang sama. Setiap kegiatan ditetapkan besaran biaya yang diperlukan dan didistribusikan sesuai tahun pelaksanaanya. Alokasi dana Program PEMITRA UMS ditetapkan maksimal Rp 15.000.000,00 setiap tahunnya. Pencairan dana dilakukan melalui dua tahapan, yaitu Tahap I sebesar 70% dan Tahap II sebesar 30%, Tahap II baru dicairkan jika Laporan Tahunan atau Laporan Akhir sudah diterima LPPM UMS tepat waktu seperti tersebut dalam Kontrak Kerjasama. 4. Tahapan Proses Realisasi PEMITRA Usulan program PEMITRA harus diterima selambat-lambatnya pada Bulan Juli untuk Tahun anggaran semester Gasal dan Bulan Januari untuk anggaran semester Genap. Untuk Dosen yang mengajukan Usulan Proposal IbW DP2M Dikti, jadwal pengusulannya menyesesuaikan Jadwal DP2M yang dapat diakses langsung lewat http//www.dikti.go.id atau http//lppm.ums.ac.id. Usulan yang lolos seleksi tahap 1 akan diundang untuk presentasi dan akan dikunjungi ke lapangan (site visit), apabila dinilai sebagai usulan yang prospektif disarankan untuk didanai. Secara umum, ada dua alur tahapan proses realisasi program setiap tahunnya sebagai berikut. Usulan Baru Usulan yang direalisasikan 1. Tahap Usulan 1.Tahap Kontrak 2. Tahap Penilaian Usulan 2.Tahap Pelaksanaan 2. Tahap Presentasi Usulan 3.Tahap Pemantauan 3. Tahap Site Visit 4.Tahap Pemaparan Hasil 4. Tahap Pengumuman Hasil Seleksi 5.Tahap Pengumuman Keberlanjutan/Terminasi 5. Tahap Kontrak 6.Tahap Kontrak 2
A. Usulan Baru 1. Sampul muka usul warna Merah Muda dengan ukuran A-4, seperti contoh berikut. FORMAT USUL PENGABDIAN MASYARAKAT KEMITRAAN STRATEGIS (PEMITRA) USULAN PROGRAM PENGABDIAN MASYARAKAT KEMITRAAN STRATEGIS (PEMITRA) Logo PT 1 Logi PT 2 Logo Pemda Logo PT -1 Logo PT-2 Logo Pemda JUDUL 2. *) Tuliskan semua nama peneliti, lengkap dengan gelar a IPTEKS BAGI Oleh Nama, NIK Ketua Tim Pengusul Nama, NIK Anggota Tim Pengusul NAMA LPPM PERGURUAN TINGGI A NAMA LPPM PERGURUAN TINGGI B NAMA PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN/KOTA PEMITRA (NAMA AUM PEMITRA) 3
B. Halaman Pengesahan Setiap usul Program PEMITRA harus disertai halaman pengesahan berikut. HALAMAN PENGESAHAN PROGRAM PEMITRA UMS Judul 1. Perguruan Tinggi Pengusul a. LPPM PT A (nama, alamat, telp,faks, E-.. mail) b. LPPM PT B (nama, alamat, telp,faks, E- mail).. 2. Ketua Tim Pengusul a.nama.. b.nik.. c.jabatan/golongan.. d.jurusan/fakultas.. e.perguruan Tinggi.. f.bidang Keahlian.. g.alamat Kantor/Telp/Faks/E-mail.. h.alamat Rumah/Telp/Faks/E-mail.. 3. Anggota Tim Pengusul a.perguruan Tinggi A Dosen orang, Mahasiswa orang b.perguruan Tinggi B Dosen orang, Mahasiswa orang c.staf Pemda.. orang d.staf Lembaga Lain.. orang 4. Lokasi Pelaksanaan PEMITRA a.desa/kecamatan.. b.kota/kabupaten.. c.propinsi.. 5. Periode Pelaksanaan 3 tahun (. -..) Tahun I. bulan 6. Biaya Total 3 Tahun Rp.. 7. Biaya Total Tahun I Rp.. - LPPM UMS Rp.. - Pemda Rp.. - Sumber Lain (sebutkan) Rp.. Surakarta, tanggal bulan tahun Ketua Tim Pengusul Tandatangan Nama jelas, NIK 4
Ketua LPPM PT (a) Ketua LPPM PT (b) Bupati/Walikota.. Cap &tandatangan Cap &tandatangan Cap &tandatangan Nama Jelas, NIP Nama Jelas, NIP Nama Jelas, NIP C.Struktur Dasar - Sampul Muka - Halaman Pengesahan - Judul cukup disebutkan Ipteks bagi Wilayah. - Analisis Situasi gambarkan peta petunjuk lokasi dan batas wilayah PEMITRA, nyatakan program yang tercantum dalam RPJMD Pemkot/Pemkab yang menjadi prioritas Bupati/Walikota di wilayah PEMITRA, uraikan kondisi eksisting wilayah relevan dengan permasalahan yang akan ditangani bersama (minimal 2 aspek kewilayahan yang menjadi sumber persoalan prioritas untuk ditangani). - Permasalahan Wilayah nyatakan permasalahan-permasalahan prioritas yang disepakati bersama Pemkot/Pemkab dan PT Mitra program untuk ditangani melalui Program PEMITRA selama 3 tahun - Solusi yang Ditawarkan uraikan program-program yang disepakati bersama untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan prioritas (mengacu kepada permasalahan wilayah) dan tahun-tahun pelaksanaan, tuliskan rencana kegiatan selama 3 tahun yang menunjukkan langkah-langkah solusi atas persoalan yang disepakati bersama, uraikan juga bagaimana konstribusi Pemkot/Pemkab dalam pelaksanaan program. No Program Tahun ke- 1 2 3 1. A X X X 2. B X X 3. C X 5
- Target Luaran Tahunan tuliskan jenis luaran yang akan dihasilkan dari setiap kegiatan tahunan sesuai dengan rencana kegiatan selama tiga tahun, jika luaran berupa produk atau barang jelaskan kualifikasinya. - Kelayakan PT uraikan kinerja LPPM PT dalam kegiatan kemasyarakatan, jelaskan pemilihan PT Mitra/ AUM, jenis kepakaran, struktur organisasi Tim, jadwal kegiatan mengacu pada komponen solusi yang ditawarkan. - Biaya Pekerjaan buat tabel yang menunjukkan hubungan antara kegiatan tahunan dan biaya sesuai contoh berikut (Tabel 1), kelayakan usulan biaya yang dirinci dari butir 1 dalam klasifikasi honorarium (maksimal 30%), bahan habis pakai, peralatan, perjalanan, dan lain-lain pengeluaran (Tabel 2). Contoh Tabel 1 No Program Tahun ke- 1 (Rp) 2 (Rp) 3 (Rp) 1. A 50 50 100 2. B 100 100 3. C 100 4. D 100 5. E 50 100 Total 200 250 300 Dana LPPM UMS 100 100 100 Dana ABD Pemkot/Pemkab 100 150 200 Contoh Tabel 1 No Program Tahun ke- 1 (Rp) 2 (Rp) 3 (Rp) 1. A T D P 50 100 Remunerasi 15 10 5 Bahan Habis Pakai 10 10 Peralatan/suku cadang 15 5 10 Perjalanan 5 5 Lain-lain 5 5 Total 50 30 20 50 100 Keterangan T = Biaya Total Program D = Dana LPPM UMS P = Dana Pemkot/Pemkab 6
Lampiran-lampiran Lampiran 1 Biodata Ketua dan Anggota Tim Pengusul yang telah ditandatangani masing-masing Lampiran 2 Peta Lokasi Wilayah Lampiran 3 Surat Kesepakatan untuk menjalankan kerjasama antara PT dengan Pemda yang ditandatangani Ketua LPPM UMS dan Bupati/Walokota ( bermateri Rp. 6.000). Penilaian Usulan Program PEMITRA Setiap usulan program PEMITRA akan dievaluasi menggunakan instrument penilaian seperti disajikan berikut. (1) Analisis situasi kondisi eksisting wilayah dan permasalahan wilayah (bobot 10) (2) Permasalahan Wilaah Program dalam RPJMD yang meliputi minimal 2 aspek persoalan (bobot 15) (3) Solusi yang ditawarkan motode pendekatan, rencana kegiatan dan peran serta Pemkot/Pemkab (bobot 20) (4) Target Luaran jenis luaran dan spesifikasi kegatan tahunannya (bobot 25) (5) Kelayakan PT kemitraan, kualifikasi tim pelaksana, relevansi skill tim, sinergisme tim, pengalaman kemasyarakatan, organisasi tim, jadwal kegiatan, dan kelengkapan pengeluaran (bobot 10) (6) Biaya pekerjaan kegiatan tahunan dan biaya, kelayakan usulan biaya (bobot 20). Presentasi Usulan Setelah melewati tahap penilaian usulan, bagi pengusul yang memperoleh nilai hasil baik akan diundang untuk mempresentasikan usulannya. Dalam forum presentasi ini akan dilakukan konfirmasi tentang isi usulan yang dinilai belum sempurna atau perlu klarifikasi lebih lanjut. Site Visit Kegiatan site visit dilakukan Tim Site Visit LPPM UMS untuk mengkonfirmasi seluruh criteria dan fasilitas yang dinyatakan serta disiapkan untuk pelaksanaan program PEMITRA. Penilaian hasil konfirmasi saat site visit menjadi penentu keputusan LPPM UMS apakah usulan layak dibiayai atau tidak. Pengumuman Pelaksanaan dan Kontrak Kerjasama Setelah dinyatakan layak didanai maka usulan program dinyatakan diterima dilanjutkan pelaksanaan kontrak kerjasama antara LPPM UMS, LPPM PT Mitra. Setiap klausul yang tercantum di dalam kontrak bersifat mengikat sehingga disarankan agar seluruh pelaksanaan program dapat berjalan dengan baik. 7
Kontrak Lanjutan Usulan yang direalisasikan adalah usulan yang dinadai (untuk tahun-1) atau sedang dalam tahap pelaksanaan (Tahun ke-2 dan 3). Bagi pelaksana period eke-1, 2 dan 3 yang memperoleh Nilai Kinerja baik, pekerjaan tahun berikutnya dilaksanakan melalui dukungan kontrak kejasama lanjutan. Bagi pelaksana ang tidak menunjukkan kinerja yang baik akan dilakukan penghentian pekerjaan (terminasi). Pemantauan Pelaksanaan Kegiatan pemantauan dilaksanakan Satuan Tugas Pemantauan LPPM UMS, bertujuan untuk memastikan bahwa program dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai misi Program PEMITRA. Penilaian hasil pemantaun menjad salah satu tolok ukur pengambilan keputusan apakah program yang dilaksanakan akan diterminasi atau dilanjutkan. Pemaparan Hasil Tahunan Seluruh pelaksana Program PEMITRA diharuskan menyampaikan hasil pekerjaan tahun berjalan melalu presentasi. Setiap pelaksana dinilai dengan menggunakan isntrumen penilaian seperti yang disajikan berikut, hasilnya disebut Nilai Pemaparan. Segera setelah selesai peaparan, setiap pelaksana ditetapkan nilai kinerjanya. Format dan criteria penilaian pemaparan FORMAT PENILAIAN PEMAPARAN TAHUNAN PROGRAM PEMITRA Judul Nama Perguruan Tinggi.. Nama Ketuan PEMITRA.. Anggaran Biaya Rp. Tahun mulai Pelaksanaan Item yang dinilai (1) Teknik Penyajian (mutu tayangan dan ketepatan jawaban)..bobot 10 (2) Kegiatan PEMITRA perhatian Pemda dan PT Mitra pada kegiatan di masyarakat tahun berjalan..bobot 25 (3) Partisipasi Masyarakat level partisipasi dan kepuasan masyarakat tahun berjalan.bobot 25 (4) Mutu Pelaksanaan integritas, dedikasi dan kekompakan tim, dan keberlanjutan program. Bobot 10 8
(5) Rencana Tahun selanjutnya komitmen dana Pemda, ketepatan dan kemanfaatan program, kelayakan anggaran..bobot 30 Laporan Tahunan Sampul muka warna merah muda dengan ukuran kerta A-4 seperti berikut. A. FORMAT LAPORAN TAHUNAN ATAU AKHIR PROGRAM PEMITRA LAPORAN TAHUNAN ATAU LAPORAN AKHIR PROGRAM PENGABDIAN MASYARAKAT KEMITRAAN STRATEGIS (PEMITRA) (PEMITRA) Logo PT 1 Logi PT 2 Logo Pemda Logo PT -1 Logo PT-2 Logo Pemda PROGRAM PEMITRA JUDUL 1. *) Tuliskan semua nama peneliti, IPTEKS lengkap BAGI dengan gelar a Oleh Nama, NIK Ketua Tim Pengusul Nama, NIK Anggota Tim Pengusul NAMA LPPM PERGURUAN TINGGI A NAMA LPPM PERGURUAN TINGGI B NAMA PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN/KOTA PEMITRA (NAMA AUM PEMITRA) 9
B. Halaman Pengesahan HALAMAN PENGESAHAN 1. Judul 2. Unit Lembaga Pengusul. 3. Ketuan Tim Pegusul a. Nama Lengkap b. Jenis Kelamin c. NIK d. Pangkat/Golongan e. Jabatan f. Alamat Kantor g. Telp/Faks/E-mail h. Alamat Rumah i. Telp/Faks/E-mal 4. Jumlah Anggota Tim Pengusul orang 5. Rencana Belanja Total LPPM UMS Kredit Usaha Sumber Lain (apabila ada) orang orang orang 6. Belanja Tahun I LPPM Fafultas 7. Tahun Pelaksanaan Kota, tanggal, bulan, Tahun Mengetahui, Ketua Tim Pengusul, Ketua LPPM UMS.. 10
Sistematika Laporan 1. Judul 2. Lokasi Kegiatan 2.1.Jarak PT ke Lokasi 2.2.Jumlah Desa Mitra 2.3.Jumlah Desa satu Kecamatan yang sama 2.4.Luasan Wilayah PEMITRA 2.5.Sarana Transportasi 3. Tim PEMITRA 3.1. PT A - Jumlah Dosen - Jumlah Mahasiswa - Gelar Akademik Tim - Gender - Prodi/Faks 3.2. PT B - Jumlah Dosen - Jumlah Mahasiswa - Gelar Akademik Tim - Gender - Prodi/Faks 3.3. Pemkab/Pemkot - Jumlah Staf Partisipasi - Gelar Akademik 3.4. Masyarakat - Jumlah Masyarakat aktif - Pendidikan Masyarakat km. Ha o Angkutan Umum o motor o Jalan kaki. Orang orang S3 orang ; S2 orang; S1.orang; GB orang Laki-laki.orang; Perempuan.orang. Orang orang S3 orang ; S2 orang; S1.orang; GB orang Laki-laki.orang; Perempuan.orang orang S3 orang ; S2 orang; S1.orang; GB orang orang S3 orang ; S2 orang; S1.orang; GB orang 4. Aktivitas PEMITRA 4.1.Tahun I, II, III 4.1.1. Bidang a)pendidikan, Kesehatan, Pertanian, Peternakan, Agribisnis, dll (pilih salah satu) -Jumlah Kegiatan Penyuluhan - Jumlah Kegiatan Pedampingan - Jumlah Kegiatan Pendidikan - Jumlah Kegiatan Demplot -Jumlah Kegiatan Rancang Bangun 11
- Jumlah Kegiatan Manajemen - Jenis Kegiatan Lain (sebutkan) b)evaluasi Bidang dan Kegiatan Tahun I, II, atau III - Kegiatan yang paling berhasil - Indikator Keberhasilan 5. Biaya Program 5.1. Dana LPPM UMS - Tahun I - Tahun II - Tahun III 5.2. APBD Pemkot/Pemkab - Tahun I - Tahun II - Tahun III 5.3. Sistem Pengelolaan Dana 5.4. Likuiditas a) Tahapan pencairan dana b) Jumlah dana 6. Peran tahap Persiapan 6.1. Peran PT 1 6.2. Peran Pemkot/Pemkab 6.3. Peran Masyarakat Rp Rp Rp Rp Rp Rp o Dikelola masing-masing PT dan Pemkot/Pemkab) o Dikelola melalui satu rekening (PT atau Pemkot/ Pemkab o Mendukung kegiatan lapangan o Mengganggu kelancaran kegiatan lapangan o Diterima 100% o Diterima < 100% o Layak untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan o Tidak memadahi bagi kegiatan di lapangan o Memimpin persiapan o Menetapkan teknis pelaksanaan o Mengubah strategi pendekatan di lapangan o Mengelola keuangan o Menetapkan jadwal kegiatan o Memimpin persiapan o Menetapkan teknis pelaksanaan o Mengubah strategi pendekatan di lapangan o Mengelola keuangan o Menetapkan jadwal kegiatan o Memimpin persiapan o Menetapkan teknis pelaksanaan o Mengubah strategi pendekatan di lapangan o Mengelola keuangan o Menetapkan jadwal kegiatan 7. Peran tahap Pelaksanaan 7.1.Peran PT 1 o Memimpin persiapan 12
7.2. Peran Pemkot/Pemkab 7.3. Peran Masyarakat o Menetapkan teknis pelaksanaan o Mengubah strategi pendekatan di lapangan o Mengelola keuangan o Menetapkan jadwal kegiatan o Memimpin persiapan o Menetapkan teknis pelaksanaan o Mengubah strategi pendekatan di lapangan o Mengelola keuangan o Menetapkan jadwal kegiatan o Memimpin persiapan o Menetapkan teknis pelaksanaan o Mengubah strategi pendekatan di lapangan o Mengelola keuangan o Menetapkan jadwal kegiatan 8. Media Komunikasi o Rapat di PT o Rapat di Pemkot/Pemkab o Faksimile o Telepon o Sms o E-mail 9. Evaluasi Kinerja Program 9.1. Pelaksana 9.2. Media Evaluasi o PT 1 o PT 1 dan 2 o PT 1,2 dan Pemkot/Pemkab o Pemkot/Pemkab o Masyarakat o Rapat di PT o Rapat di Pemkot/Pemkab o Faksimile o Telepon o Sms o E-mail 10. Kelanjutan Program PEMITRA o Indikator kinerja o Keputusan Walikota/Bupati o Permintaan Masyarakat o Keputusan bersama Pemkot/Pemkab, PT dan Masyarakat 11. Usul Penyempurnaan Program 12. Dokumentasi - Potret Permasalahan - Produk kegiatan 13
14