HOME DAFTAR ISI 4 Manipulasi Data Obyektif Ekstrak record tertentu atau field dari file yang sedang aktif dan meng-copy hasil ekstrak tersebut ke file baru; Membuat sebuah file yang dapat digunakan secara langsung oleh program software yang lain; Melakukan sortasi (sort) atas data dalam suatu file; Membuat index; Menjalankan perintah Stratify, Age, dan Histogram; Menjalankan perintah Join, Relations, dan Merge untuk mengkombinasikan field-field input file; dan Menjalankan Samples untuk membuat contoh-contoh unit moneter, Size untuk menentukan ukuran contoh yang dibuat, dan Evaluate untuk menentukan pengaruh kesalahan yang terdeteksi. 4.1 Mengekstrak Data Perintah Extract digunakan untuk mengekstrak data, yaitu memilih record tertentu dari suatu file berukuran besar dengan tujuan agar Manipulasi data, Universitas Gunadarma 62
Anda bisa memproses record-record tersebut dalam file yang lebih kecil. Pengekstrakan record atau field ke dalam file tersendiri akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memprosesnya dan mengurangi ruang (disk space) yang diperlukan. Perintah Extract bisa juga digunakan untuk mengekstrak data ke dalam sebuah file baru dengan tujuan untuk mengisolasi butir-butir tertentu untuk dianalisa secara terpisah. Membuka Dokumen Langkah dalam membuka dokumen: 1. Buka dokumen Bank1.acl; 2. ACL akan menampilkan tampilan seperti tampak pada gambar di bawah ini. Gambar 4.1 Tampilan Layar (Jendela) Overview Manipulasi data, Universitas Gunadarma 63
Bekerja dengan Modul Extract 1. Buat sebuah filter untuk memilih record yang akan Anda ekstrak; 2. Sebelum mengekstrak record tersebut, gunakan perintah Total untuk memperoleh control totals; 3. Ekstrak record ke dalam sebuah input file baru; 4. Jalankan perintah Total (Total command) untuk membandingkan antara jumlah input file baru dan jumlah kontrol (control totals). Membuat Filter 1. Pilih [Count] secara global dengan menekan tombol, atau pilih, dari menu bar, [Analyze], kemudian klik submenu [Count]. Kotak dialog Count akan terbuka; 2. Dalam kotak dialog tersebut, klik [If]. ACL akan menampilkan jendela expression builder, seperti gambar di bawah ini; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 64
Gambar 4.2 Tampilan Layar Expression Builder 3. Di dalam kotak daftar Available Field, lakukan klik ganda (double klick) field SALDO. Field SALDO akan ditampilkan secara otomatik dalam kotak Expression; 4. Klik tombol < pada Gambar 4.2 di atas. Tanda tersebut akan ditampilkan pada kotak Expression, tepat di sebelah SALDO; 5. Ketik angka 0 (nol) di sebelah tanda < dalam kotak Expression; 6. Ketik SALDOMINUS di dalam kotak Save As. SALDOMINUS akan menjadi nama sebuah filter. 7. Klik [OK] untuk menyimpan (save) filter tersebut. Jendela Expression builder akan menutup. Anda akan kembali ke tampilan kotak dialog Count; 8. Dalam kotak dialog tersebut, klik [OK]. Hasil penggunaan fungsi Count akan ditampilkan dalam jendela Command Log, seperti tampak pada gambar di bawah ini. Dilaporkan bahwa 5 dari 643 record sesuai dengan persyaratan (condition) yang ditentukan, yakni tabungan yang saldonya lebih kecil dari nol atau minus. Manipulasi data, Universitas Gunadarma 65
Gambar 4.3 Hasil Penggunaan Fungsi Count dalam Tampilan Layar (Jendela) Command Log Memverifikasi Kontrol Jumlah (Verifying Control Totals) Sebelum melakukan ekstrak terhadap record dengan SALDO < 0, Anda harus lakukan verifikasi dengan menggunakan fungsi Total pada submenu Total. Lakukan kontrol jumlah untuk field-field yang bertipe numerik. 1. Klik tombol (Total) atau pilih menu [Analyze] kemudian pilih submenu [Total]. Kotak dialog Total seperti tersaji dalam gambar berikut akan muncul. Gambar 4.4 Tampilan Layar Menu Total 2. Dalam menu tersebut, klik tombol [Total Fields]. Kotak dialog Selected Fields akan muncul, seperti tampak dalam Gambar 4.5 berikut. 3. Dalam kotak dialog tersebut, klik tombol [Add All]; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 66
4. Klik [OK] untuk kembali ke kotak dialog Total. Semua field akan dihighlight; Gambar 4.5 Tampilan Layar Menu Selected Fields 5. Klik [If] untuk membuka Expression Builder (di kotak dialog Total: If). Filter yang Anda buat sekarang ada di dalam kotak Filter. 6. Klik ganda pada filter SALDOMINUS. Filter tersebut di-copy ke dalam kotak teks Expression; 7. Klik [OK] untuk menutup Expression builder dan kembali ke kotak dialog Total; 8. Klik [OK] pada kotak dialog Total untuk mengaktifkan perintah Total; 9. ACL akan menampilkan jendela Command Log, seperti tampak dalam Gambar 4.6, dan melaporkan jumlah dari filter SALDOMINUS, yakni sebesar 116.137,00. Manipulasi data, Universitas Gunadarma 67
Gambar 4.6 Tampilan Layar Hasil Penggunaan Fungsi Control Totals Mengekstrak Record ke dalam Sebuah Output File Dalam bagian ini Anda akan diajak untuk mempelajari proses pembuatan sebuah output file. Perlu ditekankan sekali lagi bahwa output file tersebut merupakan sebuah data file baru yang berisi salinan dari record yang telah diekstrak (extracted) dan sebuah definisi input file (input file definition). Anda perlu memberikan nama pada output file tersebut. Langkah dalam mengekstrak record ke dalam sebuah output file: 1. Klik tombol [Extract] atau pilih, dalam menu bar, [Data] kemudian pilih submenu [Extract]. Tampilan layar seperti dalam Gambar 4.7 akan muncul. Untuk mengekstrak semua record pada satu gudang, biarkan pilihan tetap berada pada tombol Record. 2. Klik [If] untuk membuka Expression builder (dalam kotak dialog Extract: If); Manipulasi data, Universitas Gunadarma 68
3. Klik ganda SALDOMINUS dalam kotak Filter. Filter tersebut akan di-copy ke dalam kotak teks Expression; Gambar 4.7 Tampilan Layar Menu Extract 4. Klik [OK]. Expression bulider menutup. Kotak teks [If...] sekarang menampilkan SALDOMINUS; 5. Ke dalam kotak teks [To ] ketikkan SALDOMINUS sebagai nama dari output file. ACL akan membuat sebuah input file dengan nama SALDOMINUS.FIL tersebut; 6. Klik [OK]. Hasil penggunaan perintah Extract akan ditampilkan pada kotak Command Log. Definisi input file yang baru akan ditampilkan secara otomatik di dalam jendela View, seperti dapat dilihat dalam Gambar 4.8. Manipulasi data, Universitas Gunadarma 69
Gambar 4.8 Tampilan Layar View dan Command Log Setelah Anda melakukan ekstrak, Anda bandingkan dengan langkah Anda pada saat Anda baru memulai dengan melakukan filter berdasarkan saldo di bawah nol. Ulangi langkah ekstrak ini, untuk mengekstrak data berdasarkan field. 4.2 Eksport Data Anda dapat mengekspor data dari ACL ke dalam paket perangkat lunak (software package), seperti Microsoft Word atau Microsof Excel, untuk diproses atau diolah lebih lanjut. Apabila Anda menggunakan perintah Export, ACL akan mengkonversikan data ke dalam sebuah Manipulasi data, Universitas Gunadarma 70
format yang dapat dibaca (readable) oleh paket perangkat lunak lain dan menyimpannya (save) di dalam export file. Membuka Dokumen Sebagai langkah awal, Anda harus membuka sebuah file. 1. Buka dokumen Bank1.acl; 2. ACL akan menampilkan jendela Overview, seperti tampak dalam Gambar 4.1. Mengekspor (Exporting) seluruh Field Lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pilih menu [Data] dan klik submenu [Export]. ACL akan menampilkan gambar seperti berikut ini. Gambar 4.9 Tampilan Layar Kotak Dialog Export 2. Klik [Export Field] untuk membuka kotak dialog Selected Field; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 71
3. Klik, dalam kotak dialog tersebut, [Add All]. Semua field dalam kotak teks Available Fields disalin (copy) ke dalam kotak teks Selected Fields; 4. Klik [OK] untuk kembali ke kotak dialog Export. Semua field di dalam kotak teks Export Fields akan diberi warna biru (dihighlight); 5. Di dalam kotak teks Export As, pilih Delimited [,]. 6. Ke dalam kotak teks [To ], ketikkan EKSPORT.ACL. ACL mengekspor data ke dalam file ini; 7. Selanjutnya, klik tombol [More] untuk menampilkan opsi tambahan, seperti tampak dalam Gambar 4.10. Gambar 4.10 Tampilan Layar Kotak Dialog Export: More Option 8. Klik [OK]. ACL akan menampilkan jendela Command Log, seperti terlihat dalam Gambar 4.11 berikut. Manipulasi data, Universitas Gunadarma 72
Gambar 4.11 Hasil Penggunaan Fungsi Export Lakukan langkah Export seperti langkah-langkah di atas, namun yang Anda Export berdasarkan Field adalah data yang Anda inginkan. Anda dapat mengekspor data tersebut ke dalam format: ASCII, dbase III+/IV, Delimit, MSExcel, MSWord, Lotus, Word, Word Perfect, dan Clipboard. 4.3 Sort dan Index Perintah Sort dan Index digunakan untuk mengurut-ulang (reorder) record dalam urutan fisik (physical order) atau urutan logik (logical order) dalam rangka menganalisa atau membuat suatu laporan. Perintah Sort menyusun record di dalam file yang sedang Anda pakai (current file) dalam urutan kecil ke besar (descending order) atau urutan besar ke kecil (ascending order) berdasarkan pada field kunci tertentu. Perintah ini menghasilkan sebuah data file baru yang telah disusun-ulang. Perintah Index menghasilkan sebuah index file, juga berdasarkan field kunci tertentu, yang bisa diberi nama (named), disimpan (saved), dan diterapkan (applied) ke dalam sebuah input file pada sembarang waktu (kapan saja). Perintah ini tidak menghasilkan data file baru. Manipulasi data, Universitas Gunadarma 73
Input file yang telah diindek (indexed) dan disortasi (sorted) akan didaftar (listed) di dalam jendela Overview. Membuka Dokumen 1. Buka dokumen Bank1.acl. 2. ACL akan menampilkan jendela Overview, seperti tampak dalam Gambar 4.1. Sebelum Anda melakukan Sort atau Index, Anda harus terlebih dahulu melakukan fungsi Total untuk memperoleh kontrol jumlah (control totals) dari suatu field numerik. Langkah yang Anda dapat lakukan adalah sebagai berikut: 1. Klik tombol (Total) atau pilih [Analyze] dalam menu bar dan pilih [Total]. Kotak dialog Total akan muncul, seperti dapat dilihat dalam Gambar 4.4; 2. Pilih field SALDO. Kemudian klik [OK]. Jendela Command Log akan muncul dan berisi informasi tentang jumlah dari field saldo seperti gambar di bawah ini. Gambar 4.12 Jendela Command Log berisi Total Field SALDO Manipulasi data, Universitas Gunadarma 74
Menggunakan Perintah Sort 1. Klik tombol (Sort) atau pilih, dalam menu bar, [Data] dan klik [Sort]. Kotak dialog Sort, seperti tampak dalam Gambar 4.13, akan muncul; Gambar 4.13 Tampilan Layar Kotak Dialog Sort 2. Di dalam kotak daftar [Sort On ], pilih field bernama Norek; 3. Ketik SortNorek ke dalam kotak teks [To ], sebagaimana tampak dalam Gambar 4.14. 4. Klik [OK] untuk mengaktifkan perintah Sort. Hasil penggunaan perintah Sort akan disimpan dengan nama file SortNorek.fil dan ditampilkan dalam jendela Command Log; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 75
Gambar 4.14 Kotak Dialog Sort: SortNorek 5. Dalam jendela View, lakukan scroll dengan menekan tanda panah atas dan tanda panah bawah. Anda akan melihat bahwa data sudah terurut berdasarkan Norek. Lakukan langkah tersebut di atas untuk melakukan Sort atas lebih dari satu field. Membuat sebuah Index Langkah yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut: 1. Klik [Indexes] dalam jendela Overview; 2. Klik tombol (New) dalam jendela Overview. ACL akan menampilkan kotak dialog Index, sebagaimana tampak dalam Gambar 4.15; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 76
Gambar 4.15 Tampilan Layar Kotak Dialog Index 3. Dalam kotak teks [Index On], pilih field Norek dan jatuh tempo dengan cara menekan tombol Ctrl pada keyboard komputer Anda (Tekan Ctrl, klik Norek dan klik Jatuh tempo); 4. Ketikkan IndexNojt ke dalam kotak teks [To ] untuk menamai (name) dan menyimpan (save) index tersebut; 5. Klik [OK]. ACL membuat sebuah index baru dan mengaitkannya dengan input file. Dalam jendela Overview, nama IndexNojt akan berada dalam Indexes. 4.4 Peringkasan (Summarizing) dan Pengelompokan (Classifying) Dalam bagian Anda akan mempelajari bagaimana melakukan peringkasan (summarizing) dan pengelompokan atau pengkelasan (classifying). Manipulasi data, Universitas Gunadarma 77
Pengelompokan Langkah-langkah dalam melakukan pengelompokan (classifying) data: 1. Klik (Classify) atau pilih dari menu bar [Analyze] kemudian pilih [Classify]. ACL akan menampilkan kotak dialog Classify, seperti tampak dalam Gambar 4.16 berikut; Gambar 4.16 Tampilan Layar Kotak Dialog Classify 2. Klik tombol [Classify On] dan pilih field Norek; 3. Klik tombol [Output]. Gambar seperti di bawah akan muncul; Gambar 4.17 Tampilan Layar Kotak Dialog Classify: Output Manipulasi data, Universitas Gunadarma 78
4. Dalam kotak dialog tersebut, pilih tombol [Screen]. Ini berarti bahwa output akan ditampilkan pada layar. Jika Anda memilih tombol yang lain, seperti [Print], [Graph], atau [File], maka output akan dikirim ke printer (untuk dicetak), graph (untuk disajikan dalam bentuk grafik), atau file (untuk disimpan dalam bentuk file); 5. Klik [OK], ACL akan menampilkan hasil klasifikasi dalam jendela Command Log, seperti terlihat dalam gambar di bawah ini. Gambar 4.18 Tampilan Layar Command Log: Hasil Penggunaan Perintah Classify Membuat Input File dari Data yang Sudah Diringkas (Summarized Data) Anda dapat menyimpan hasil pengelompokan (Classify) atau hasil peringkasan (Summarize) di dalam sebuah output file. Langkah-langkah untuk membuat file yang berisi hasil pengelompokan data adalah sebagai berikut: Manipulasi data, Universitas Gunadarma 79
1. Klik garis perintah Classify dalam jendela Command Log. ACL menyalin garis perintah tersebut ke dlam kotak teks yang ada di sebelah kanan atas dalam jendela Command Log (Gambar 4.19); Gambar 4.19 Tampilan Layar Command Log: Perintah Classify 2. Klik tanda (Edit) dalam jendela Command Log. ACL menampilkan kotak dialog Classify, seperti tampak dalam Gambar 4.20 berikut ini; Gambar 4.20 Kotak Dialog Classify dengan Parameter dalam Garis Perintah (Classify On.. Norek; Accumulate Fields..Saldo 3. Klik tombol [Output] dalam kotak dialog Classify; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 80
4. Klik tombol [File] untuk menyimpan hasil pengelompokan dalam bentuk sebuah file; 5. Ketik CLASSNOR ke dalam kotak teks [Name ] untuk menamai output file yang Anda buat; 6. Klik [OK]. ACL menciptakan file CLASSNOR yang berisi data yang sudah diklasifikasikan (classified data). Menggunakan Perintah Peringkasan (Summarize) Perintah Summarize akan menghasilkan (generate) sebuah pengitungan record (record count) dan mengakumulasikan (accumulate) jumlah karakter (totals of characters) atau memberi tanggal (date) field kunci. Peringkasan sangat efektif untuk input fileinput file besar, karena perintah ini bisa melaporkan (report) field kunci yang unik dalam jumlah tidak terbatas. Peringkasan (Summarize) sangat mirip dengan Pengelompokan (Classify). Untuk data file yang berisi lebih daripada 50.000 record, sebaiknya Anda menggunakan perintah Summarize, karena perintah Classify bergantung pada preferensi MaxRAM. Langkah-langkah untuk melakukan peringkasan input file pada karakter kunci field adalah sebagai berikut: 1. Pilih, dari menu bar, [Data], kemudian pilih [Summarize] untuk membukan kotak dialog Summarize, seperti tampak dalam Gambar 4.21; 2. Klik Norek dalam kotak teks [Summerize On ]; 3. Klik Saldo dalam kotak teks [Accumulate Fields...]; 4. Klik tombol [Output], selanjutnya pilih tombol [File]; 5. Ke dalam kotak teks [Name ], ketikkan SUMMNOR; Manipulasi data, Universitas Gunadarma 81
Gambar 4.21 Tampilan Layar Kotak Dialog Summarize 6. Klik tombol [Main]; 7. Beri tanda (chek) pada kotak teks [Presort]; 8. Klik [OK]. ACL akan menampilkan jendela View, seperti tampak dalam Gambar 4.22 di bawah ini. Gambar 4.22 Tampilan Layar Jendela View: Default_View [Data File: SUMMNOR.FIL] Manipulasi data, Universitas Gunadarma 82