BAB 2 : ANALISIS SISTEM ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Systems Analyst: the Unique Role Systems analyst spesialis yang mempelajari masalah dan kebutuhan sebuah organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, dan teknologi informasi dapat berguna bagi bisnis: programmer/analyst (or analyst/programmer) bertanggungjawab pada pemrograman komputer dan analis sistem business analyst fokus pada aspek non-teknis dari analisis dan perancangan sistem 2-2
Systems Analyst sebagai Fasilitator 2-3
Systems Analysis vs. Systems Design Systems analysis teknik penyelesaian masalah (problemsolving) yang membagi sistem ke dalam beberapa bagian untuk mempelajari cara kerja dan interaksi masing-masing bagian untuk mencapai tujuannya Systems design teknik yang melengkapi analisis sistem untuk menyelesaikan dan menyatukan kembali bagian-bagian sistem ke dalam satu kesatuan diharapkan agar menjadi sistem yang lebih baik. Teknik ini mencakup penambahan, penghapusan, pengubahan bagian-bagian dari sistem aslinya. Information systems analysis fase pembangunan sebuah proyek sistem informasi, yang berfokus pada kebutuhan dan masalah bisnis, tidak bergantung pada teknologi tertentu yang dapat/akan diterapkan sebagai solusi dari masalah tersebut. 2-4
Repository Repository lokasi dimana systems analysts, systems designers, dan system builders menyimpan semua dokumentasi yang berhubungan dengan satu atau lebih sistem atau proyek 2-5
System Analysis Methods (summary) 1. Model-driven analysis: Structured analysis Information engineering Object-oriented analysis 2. Accelerated analysis : Discovery prototyping Rapid architected analysis 3. Requirements discovery Fact-finding Joint requirement planning (JRP) 4. Business process redesign (BPR) 2-6
1. Model-Driven Analysis Model-driven analysis pendekatan penyelesaian masalah yang menggambarkan model sistem untuk mendokumentasikan dan melakukan validasi sistem saat ini maupun sistem usulan. Model sistem tersebut akan menjadi blueprint untuk merancang dan membangun sistem yang lebih baik. 2-7
1. Model-Driven Analysis (lanjutan) Structured analysis model-driven, teknik process-centered yang digunakan untuk menganalisa sistem saat ini, menentukan kebutuhan bisnis untuk sistem baru, atau keduanya. Modelnya adalah gambaran yang menggambarkan komponen dari sistem: proses dan input, output, & file yang berhubungan (lihat juga: http://en.wikipedia.org/wiki/structured_analysis) Information engineering (IE) model-driven, data-centered, teknik yang sensitif terhadap proses untuk perencanaan, analisa dan perancangan sistem informasi. Model IE menggambarkan dan mensinkronkan data dan proses sebuah sistem (lihat juga: http://en.wikipedia.org/wiki/information_engineering) Object-oriented analysis (OOA) model-driven, mengintegrasikan baik data maupun proses ke dalam konstruksi yang disebut obyek. Model OOA adalah gambaran yang mengilustrasikan obyek sebuah sistem dari berbagai perspektif seperti struktur dan perilaku, interaksi dari berbagai obyek (lihat juga: http://en.wikipedia.org/wiki/objectoriented_analysis_and_design) 2-8
A Simple Process Model (Data Flow Diagram) 2-9
A Simple Data Model (Entity Relationship Diagram) 2-10
A Simple Object Model 2-11
2. Accelerated Systems Analysis Accelerated systems analysis pendekatan yang menekankan pada pembuatan prototype untuk mempercepat pengidentifikasian kebutuhan bisnis dan pengguna (user) dari sebuah sistem baru prototype sebuah skala kecil yang belum lengkap, tetapi mencerminkan sistem yang diharapkan 2-12
2. Accelerated Systems Analysis (lanjutan) Discovery prototyping teknik yang digunakan untuk mengetahui kebutuhan bisnis pengguna. Caranya dengan mengetahui reaksi mereka saat suatu kebutuhan diimplementasikan segera Rapid architected analysis pendekatan berdasarkan model dari sistem saat ini atau dari discovery prototype. 2-13
3. Requirements Discovery Methods Requirements discovery proses analisis sistem dengan mengidentifikasi atau menyaring masalah dan kebutuhan solusi sebuah sistem Pendekatan ini mencakup: Fact-finding adalah proses formal dari menggunakan penelitian, wawancara, kuesioner, sampling, dan teknik yang lain untuk mengumpulkan informasi. Joint requirements planning menggunakan fasilitas workshop untuk membawa bersama semua bagian yang menarik dan accelerate fact finding 2-14
4. Business Process Redesign Business process redesign (BPR) aplikasi dari metoda analisis sistem yang bertujuan mengubah dan meningkatkan proses bisnis suatu organisasi secara fundamental, tanpa tergantung dari teknologi informasi tertentu 2-15
System Analysis Phases 2-16
FAST Systems Analysis Phases Scope Definition Phase Is the project worth looking at? Problem Analysis Phase Is a new system worth building? Requirements Analysis Phase What do the users need and want from the new system? Logical Design Phase What must the new system do? Decision Analysis Phase What is the best solution? 2-17
1. Scope Definition Phase 2 contoh tool yang dapat dipakai : Request for system services Problem Statement Steering body / steering committee menentukan proyek mana yang akan disetujui Project charter hasil akhir dari fase investigasi pendahuluan, yang menyatakan ruang lingkup proyek, rencana, metode, standar, dst. 2-18
Request for System Services: brief problem, opportunity or directive Solusi yang diharapkan 2-19
Problem Statement: brief problem, opportunity or directive urgency visibility annual benefits priority or rank proposed solution 2-20
2. Problem Analysis Phase Contoh tool yang bisa dipakai: Cause-and-effect analysis teknik yang mempelajari masalah untuk menentukan sebab dan akibat Objective pengukuran kesuksesan. Sesuatu yang diharapkan untuk tercapai, bila diberikan resources yang cukup Mengurangi jumlah account pelanggan yang tak dapat ditagih 50 persen sampai dengan 2010 Meningkatkan 25 persen jumlah aplikasi pinjaman yang dapat diproses dalam 8 jam Constraint sesuatu yang membatasi fleksibilitas dalam menentukan solusi. Biasanya tidak dapat diubah. Sistem baru harus operasional paling lambat 15 April Biaya sistem baru tidak dapat melebihi USD 350,000 Sistem baru harus berbasis internet Sistem baru harus melakukan tagihan ke pelanggan setiap 15 hari 2-21
Cause-andeffect analysis problem or opportunity causes and effects Systems objective system constraint 2-22
3. Requirements Analysis Phase Functional vs. nonfunctional requirement: Functional requirement deskripsi aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah sistem (inputs, outputs, processes, stored data) Nonfunctional requirement deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan sistem (Performance, ease of learning and use, budgets, deadlines, documentation, security, internal auditing controls) 2-23
4. Logical Design Phase Mendokumentasikan kebutuhan bisnis menggunakan model sistem yang menggambarkan: Data Structure Business Process Data flow User interface 2-24
5. Decision Analysis Phase Feasibility: Technical feasibility apakah solusi tersebut dapat dipraktekkan secara teknis? Apakah staf yang ada memiliki kemampuan teknis untuk merancang dan membangun solusi tersebut? Operational feasibility Apakah solusi ini memenuhi kebutuhan user? Sampai sejauh mana? Bagaimana solusi mengubah lingkungan kerja user? Bagaimana pendapat user tentang solusi semacam itu? Economic feasibility apakah solusi tersebut cost-effective? Schedule feasibility apakah solusi tersebut dirancang dan diterapkan dalam satu periode waktu yang dapat diterima? 2-25
Candidate Systems Matrix 2-26
Feasibility Matrix 2-27
System Analis Pakar yang mengidentifikasikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah Bekerjasama dengan pemakai (user) mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yg ada saat ini
Fungsi Sistem Analis Mengidentifikasi masalah kebutuhan user Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai Memilih alternatif metode pemecahan masalah Merencanakan dan menerapkan rancangan sistem Tugas Sistem Analis : Mengumpulkan dan menganalisa dokumen Menyusun dan menyajikan rekomendasi Menganalisa dan menyusun biaya Mengawasi kegiatan penerapan sistem
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb: 1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah - Mengindentifikasikan penyebab masalah - Mengidentifikasikan titik keputusan - Mengidentifikasikan personil-personil kunci 2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada - Menentukan jenis penelitian - Merencanakan jadual penelitian - Mengatur jadwal wawancara - Mengatur jadwal observasi - Mengatur jadwal pengambilan sampel - Membuat penugasan penelitian - Membuat agenda wawancara - Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem - Menganalisis kelemahan Sistem - Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen 4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan : - Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan -Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen -Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen -Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya
Perancangan Sistem Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu : 1. Perancangan sistem secara umum/ perancangan konseptual, perancangan logikal/perancangan secara makro 2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk 5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Tools (alat bantu) Perancangan Sistem Aliran Sistem Informasi (ASI) Contex Diagram Data flow diagram Entity Relationship Diagram (ERD) Kamus data Unified Modeling Language (UML)
Aliran Sistem Informasi Simbol-simbol ASI
Penjelasan pembuatan KRS adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa menyerahkan fotocopi blanko pembayaran ke bagian Front Office 2. Front Office mengecek blanko dan memberikan FRS kepada mahasiswa 3. Mahasiswa mengisi FRS dan mengumpulkan KRS kepada Ketua Jurusan (Kajur), yang kemudian diperiksa dan disetujuinya. 4. Kajur menyerahkan KRS ke BAAK untuk diperiksa lagi dan disetujui. 5. Jika disetujui BAAK menyerahkan KRS ke Front Office, kemudian KRS diserahkan kepada mahasiswa 6. Mahasiswa memperbanyak KRS dan memberikan fotocopi KRS kepada Front Officeuntuk diberikan kepada Kajur dan BAAK.
Buatlah ASI untuk proses pengiriman TKI dari sebuah biro tenaga kerja berikut ini : Resepsionist memberikan formulir pendaftaran pada calon TKI (CTKI) Kemudian CTKI mengisi formulir pendaftaran Formulir pendaftaran yang telah di isi di berikan kembali kepada bagian resepsionist dan memberikannya ke bagian ADM untuk mencatat data CTKI Bagian ADM melakukan seleksi administrasi terhadap data CTKI dan proses tersebut menghasilkan daftar TKI yang lulus seleksi administrasi dan diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat faktur pembayaran sebanyak 2 rangkap dan faktur tersebut diserahkan ke Resepsionist, Resepsionist menyerahkan faktur ke CTKI dan setelah dilakukan pembayaran, faktur yang telah dibayarkan 1 rangkap disimpan oleh CTKI dan rangkap lainnya diserahkan CTKI ke bagian keuangan untuk divalidasi. Faktur hasil validasi dibuat rangkap 3, 1 rangkap diserahkan ke ADM, 1 rangkap untuk pimpinan dan sisanya di arsipkan di bagian keuangan. Dari daftar TKI yang telah lulus seleksi administrasi pada poin (d) di atas, pada bagian ADM juga dilakukan pembuatan dokumen tanda terima sebanyak 2 rangkap, dan diserahkan ke resepsionis untuk diserahkan juga ke CTKI. Selanjutnya CTKI mengisi dokumen tersebut dan kembali diserahkan ke resepsionis. Resepsionis menyerahkan ke ADM untuk pembuatan paspor dan laporan TKI yang akan berangkat. Laporan TKI yang akan berngkat diserahkan ke pimpinan, sementara pasport diserahkan ke CTKI sebagai dokumen keberangkatan.