SISTEM INFORMASI AKADEMIK (Simdik) DI SMP NEGERI 1 KEDUNGBANTENG Martini 1, Didit Suhartono 2, Tri Astuti 3 Taqwa Hari Guna, ST, M.Kom, Sistem Informasi, STMIK AMIKOM Purwokerto ABSTRAKS Sistem informasi akademik merupakan suatu aplikasi akademik yang membantu sekolah untuk mengelola data-data mengenai data akademik seperti data guru, data mata pelajaran, nilai siswa, kenaikan kelas, kelulusan siswa, perpindahan siswa, dan rapor. Sistem informasi akademik yang diteliti pada penelitian ini adalah sistem pada akademik SMP Negeri 1 Kedungbanteng, dimana pada sekolah tersebut semua sistem pencatatan masih dilakukan secara manual, dari data siswa, guru, belajar mengajar, mata pelajaran, kelas sampai nilai masih dilakukan dengan menggunakan kertas dan file excel sebagai media penyimpananya. Maka peneliti bertujuan membuat sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat mempermudah bagian akademik untuk mengolah data akademik sekolah. Dalam pengumpulan data untuk melengkapi sistem informasi ini, peneliti menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu metode pengembangan scrum. Pembuatan sistem informasi akademik ini menggunakan software Dreamweaver CS6 dan Bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Kata kunci : Sistem Informasi Akademik, Scrum 1
I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi masa sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Peranan teknologi informasi kini sangat diperlukan dalam segala aspek pekerjaan manusia agar dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat, serta dapat di akses dengan mudah. Begitu juga dengan dunia internet, semakin lama semakin berkembang. Saat ini dunia internet merupakan media yang cukup digemari oleh masyarakat dan dipercaya sebagai penyedia layanan informasi cepat dengan komputer yang terkoneksi sebagai media untuk menjalankannya. Informasi yang disajikan di dunia internet sudah sangat global dan selalu diusahakan tepat waktu sehingga waktu update suatu informasi cukup cepat. Perkembangan sebuah sistem informasi jarak jauh yang memberikan hak akses khusus bagi anggota telah banyak digunakan. Salah satunya yaitu sistem informasi akademik pada sekolah. Sistem informasi akademik mencakup berbagai data penting pada sekolah, diantaranya data siswa (mulai dari siswa masuk, pindah hingga lulus), data guru, data mata pelajaran, data kelas, data kegiatan belajar mengajar (jadwal) sampai hasil belajar atau nilai siswa. Sistem informasi akademik yang diteliti pada penelitian ini adalah sistem pada akademik SMP Negeri 1 Kedungbanteng, dimana pada sekolah tersebut semua sistem pencatatan masih dilakukan secara manual, menggunakan banyak kertas, dan semakin lama tentunya semakin menumpuk, sehingga memerlukan banyak tempat untuk menyimpan data tersebut. Penyimpanan dengan cara tersebut berpeluang terjadi kehilangan dan kerusakan data yang 2
semakin besar. Dengan sistem informasi ini dapat mempermudah bagian akademik untuk mengolah data akademik sekolah, khususnya pada pengolahan data nilai. A. Sistem Menurut McLeod dalam Yakub (2012) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Organisasi terdiri dari beberapa sumber daya antara lain manusia, material, mesin, uang, dan informasi, yang akan bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. B. Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya (McLeod, 2004). Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga memiliki arti dan dapat digunakan oleh penerimanya. Kualitas dari suatu sistem informasi dapat dilihat dari dimensi-dimensi dimiliki oleh informasi. Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu: accurate, timelines, dan relevance. Menurut Jogiyanto dalam Yakub (2012) nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya 3
C. Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan aliran informasi. Untuk mengubah sumber data menjadi sebuah informasi yang dibutuhkan oleh pemakai dalam lingkungan komputer memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, jaringan telekomunikasi, manajemen basis data dan sebagainya. D. Sistem Informasi Akademik Akademik menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia akademik berarti mengenai akademi; bersifat teori arti praktis yang berlangsung; berisfat akademi; bersifat ilmu pengetahuan. Sistem informasi akademik merupakan suatu aplikasi akademik yang membantu sekolah untuk mengelola data-data mengenai data akademik seperti data guru, data mata pelajaran, nilai siswa, kenaikan kelas, kelulusan siswa, perpindahan siswa, dan rapor (Ahmar, 2012). II. METODE PENELITIAN A. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Scrum. Scrum merupakan suatu metode pengembangan perangkat lunak cepat yang konsepnya dibuat oleh Jeff Suthrland dan tim pengembangnya pada awal tahun 1990-an. 4
Prinsip-prinsip scrum konsisten dan digunakan untuk memandu kegiatan pengembangan dalam suatu proses yang mencakup kegiatan kerangka kerja berikut: kebutuhan, analisis, perancangan, evolusi dan penghantaran. Dalam masing-masing kerangka kerja, tugas kerja terjadi dalam suatu pola proses yang disebut sebagai sprint. (Pressman, 2012). Semua yang terlibat dalam proyek bekerja secara overlapping (tumpang tindih) sesuai dengan kebutuhan sumber daya pada proyek perangkat lunak dengan tujuan dapat meningatkan kecepatan pengembangan dan fleksibilitas. Gambar 1. Aliran proses scrum (Presman, 2012) a. Product Backlog Product backlog merupakan daftar prioritas dari kebutuhan proyek atau fitur yang menyediakan nilai bisnis bagi pelanggan. Item-item dapat 5
ditambahkan pada backlog setiap saat, pada saat inilah akan ditunjukan adanya perubahan. b. Sprint Sprint terdiri atas unit kerja yang diperlukan untuk mencapai kebutuhan yang telah didefinisikan dalam backlog dan harus sesuai dengan time-box atau suatu periode waktu yang telah dialokasikan untuk menyelesaikan babarapa tugas yang telah ditentukan sebelumnya. c. Daily Scrum Merupakan pertemuan harian yang berlangsung selama 15 menit agar pengembang dapat mensinkronkan aktifitas dan membuat perencanaan untuk 24 jam kedepan. Hal ini dilakukan dengan meninjau pekerjaan yang telah dikerjakan semenjak pertemuan harian sebelumnya dan memperkirakan apa yang akan dikerjakan sebelum pertemuan selanjutnya (Pressman, 2012). d. Demo Demo merupakan aktivitas memberikan peningkatan perangat lunak kepada pelanggan, dimana fungsionalitas yang telah dilaksanakan dapat didemonstrasikan dan akan dievaluasi oleh pelanggan (Pressman, 2012). III. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil penelitian ini adalah aplikasi sistem informasi akademik yang menyajikan data siswa, guru, pengajaran, wali kelas, mata pelajaran, nilai akademik, nilai non akademik dan laporan-laporan data. Berikut analisis 6
pieces untuk membandingkan sistem akademik lama dengan sistem akademik yang baru Tabel 1. Analisis Pieces Analisis Sistem lama Sistem yang diajukan Performance Sistem informasi akademik secara manual berpeluang menimbulkan kesalahan dan membutuhkan banyak waktu pencarian data butuh waktu sekitar 2 hari Sistem informasi akademik yang dapat mengurang kesalahan pemrosesan dan mempersingkat waktu Information Ekonomic Control Efficiency Service Pada sistem akademik yang lama tidak menghasilkan informasi yang tepat waktu karena pemrosesan yang lama Sistem yang lama membutuhkan biaya pengadaan kertas yang berakibat pengeluaran yang cukup besar. Kurang lebih dalam 1 bulan membutuhkan kertas 10 rim Sistem akademik lama tidak mempunyai control keamanan data secara pasti Sistem yang sedang berjalan kurang efisien terhadap waktu dan tenaga pengerjaan Tidak memberikan pelayanan maksimal terhadap siswa Sistem informasi dapat membantu proses akademik yang berlangsung dengan tepat dan akaurat Sistem informasi akademik dapat mengurangi biaya pengadaan kertas Control admin terhadap user lain dapat dilakukan melalui batasan akses Sistem informasi yang dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik dalam tenaga maupun waktu pengerjaan Dapat memberikan pelayanan maksimal 7
Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan perancangan sistem dengan data flow diagram (DFD). Bagian akademik Data guru Data kelas Data siswa Data mata pelajaran Data wali kelas Data pengampu Data nilai akademik Laporan siswa Laporan guru Laporan nilai siswa Laporan kelas Guru Dat nilai siswa Laporan data nilai siswa Sistem Informasi Akademik Laporan nilai Siswa Laporan siswa Laporan guru Laporan nilai siswa Laporan kelas Kepala sekolah Gambar 2. Context Diagram SimDik Keterangan: 1) Kesatuan luar Bagian Akademik, arus data menunjukan bagian akademik memasukan data master yang terdiri dari data guru, data kelas, data mata pelajaran, data siswa dan data identitas sekolah. Selanjutnya memasukan data wali kelas dan data pengampu. 2) Kesatuan luar guru, arus data menunjukan bahwa guru memasukan data nilai siswa setelah guru melakukan login (pada saat status login). 3) Kesatuan luar siswa, arus data menunjukan bahwa siswa menerima laporan nilai, setelah siswa melakukan login (pada saat status login). 4) Kesatuan luar kepala sekolah, arus data menunjukan bahwa kepala sekolah menerima beberapa laporan seperti lapoaran data siswa, data guru, data nilai siswa. 8
a. DFD level 1 Proses Input Data Admin Input user & password Input user & password Input user & password Input user & password data guru tb_guru 1 Login data kelas tb_kelas Bagian akademik Input data guru Input data kelas Input data mapel data mapel tb_mapel Input data siswa Input data identitas sekolah data master Status login 2 Pengolahan data master data siswa tb_siswa Input data wali kelas data wali kelas Status login 3 Pengolahan data Wali kelas data kelas data guru data wal ikelas tb_wali kelas Status login Input data pengampu data pengampu 4 Pengolahan data Pengampu data pengampu data mapel data guru tb_pengampu Input data kelas siswa Data kelas siswa 5 Kelas siswa Status login Data siswa Data kelas Data kelas siswa tb_kelassiswa siswa Guru Input data nilai data nilai Input data nilai 6 Pengolahan data nilai Status login data pengampu Data kelas siswa data nilai tb_nilai kepsek Input data laporan laporan Input data laporan Laporan data nilai Input data laporan laporan Input data laporan Laporan 7 Laporan Gambar 3. DFD Level 1 Status login Data nilai Data kelas siswa Data pengampu Data wali kelas Data siswa Data mapel Data kelas dataguru 9
Adapun implementasi dari tahap rancangan sistem ke desain interface aplikasi sebagai berikut : Gambar 4. Form Login Gambar 5. Menu Utama Aplikasi 10
Pada proses pengujian dilakukan acceptance test yakni menguji setiap form apakah semua fungs sesuai atau tidak dengan yang diharapkan. Tabel 2. Tabel Pengujian Form Login Benar Kasus dan hasil uji (data yang dimasukan benar) Data masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Nama pengguna admin Password 12345 Berhasil Data login dimasukan dan klik login maka dilakukan data pengecekan login. Apabila data login benar atau sesuai dengan database maka admin dapat mengakses aplikasi Data login dimasukan dan klik login maka dilakukan data pengecekan login. Apabila data login benar maka admin dapat mengakses aplikasi Tabel 3. Tabel Pengujian Form Login Salah Kasus dan hasil uji (data yang dimasukan salah) Data masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Nama pengguna dan password tidak terdapat dalam database Tidak dapat login dan menampilkan pesan username dan password masih salah Admin, guru maupun siswatidak dapat login untuk mengakses aplikasi dan memberikan pesan username dan password masih salah Berhasil 11
IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan diperoleh bahwa sistem informasi akademik SMP Negeri 1 Kedungbanteng berbasis web telah berhasil dirancang dan dibangun dengan baik. Sistem tersebut dapat menangani proses keakademikan menjadi lebih cepat dan tepat dan mampu mengatasi masalah keakademikan yang dialami oleh SMP Negeri 1 Kedungbanteng. B. Saran Agar pelayanan akademik mengenai nilai mata pelajaran semakin baik dalam memberikan pelayanan terhadap siswa dan guru, saran terhadap pengguna sistem sebagai berikut: 1. Sistem informasi akademik ini dapat dikembangkan lebih luas, dapat diintegrasikan dengan sistem penerimaan siswa baru, sistem pembayaran SPP, sistem presensi sistem pembagian jadwal dan masih banyak lagi karena cakupan sistem informasi akademik cukup luas. 2. Diharapkan bagian akademik melakukan perawatan sistem agar sistem dapat berjalan dengan baik dan berfungsi sebagaimana mestinya. 12
V. DAFTAR PUSTAKA Ahmar Ansari Saleh, 2012. Panduan Sistem Informasi Akademik Sekolah Berbasis Web. Yogyakarta. Lokomedia. Pressman Roger. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Edisi 7). Yogyakarta. Penerbit Andi. Rosa dan Shalahuddin. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung. Modula. Yakub, 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta. Graha Ilmu 13