INFOKAM Nomor I/Th. XI/Maret/15 75 MENGENAL MODEL PERSEDIAAN ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) Sugeng Murdowo Wahjono Dosen AMIK JTC Semarang Abstrak Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena kekurangan bahan dasar yang tersedia dapat berakibat terhentinya proses produksi karena habisnya bahan untuk diproses. Sebaliknya, terlalu besarnya persediaan bahan dasar dapat berakibat terlalu tingginya beban biaya guna menyimpan dan memelihara bahan tersebut selama penyimpanan di gudang.model Economic Order Quantity (EOQ) merupakan salah satu metode yang dapat menentukan kuantitas pesanan persediaan dan dapat meminimalkan biaya penyimpanan serta biaya pemesanan persediaan. Keyword : Persediaan, Model EOQ 1. PENDAHULUAN Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan fisik banyak perusahaan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancer.bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai opportunity cost yang lebih besar.demikian pula, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya biaya terjadinya kekurangan bahan. Persediaan di banyak perusahaan merupakan salah satu aset yang paling mahal, manajer operasional menyadari bahwa manajemen persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting.dengan tingkat persediaan yang tepat akan mengurangi biaya perusahaan dalam penyediaan persediaan. Disamping itu dengan persediaan yang tepat akan menjaga loyalitas konsumen terhadap produk yang dibutuhkan, maka perusahaan menjaga keseimbangan persediaan dan rangka pelayanan terhadap konsumen. Perlunya manajemen persediaan adalah karena timbulnya ketidakpastian permintaan, ketidakpastian pasokan supplier, dan ketidakpastian waktu pemesanan. Sedangkan tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen, memperlancar proses produksi, mengantisipasi kekurangan persediaan (stock out), dan dalam rangka menghadapi fluktuasi harga. Semua organisasi mempunyai beberapa jenis sistem perencanaan dan pengendalian persediaan. Dalam hal produk-produk fisik, organisasi harus menentukan apakah akan membeli atau membuat sendiri produk mereka. Setelah hal ini ditetapkan, langkah berikutnya adalah meramalkan permintaan.kemudian manajer operasi menetapkan persediaan yang diperlukan untuk melayani permintaan tersebut. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Persediaan. Menurut Handoko (1999:333) persediaan (inventory) adalah "suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan". Permintaan tersebut meliputi bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi ataupun produk final (produk jadi). Sedangkan pengertian persediaan menurut Harjanto (2004:219) persediaan adalah merupakan "barang atau bahan yang disimpan yang digunakan untuk memenuhi tujuan
76 INFOKAM Nomor I / Th. XI/ Maret /15 tertentu". Misalnya saja untuk proses produksi, perakitan, untuk dijual kembali dan sebagai suku cadang dari sebuah mesin. Berdasarkan pengertian tersebut maka perusahaan jasa tidak memiliki persediaan, perusahaan dagang hanya memiliki persediaan barang dagang sedang perusahaan industri memiliki 3 jenis persediaan yaitu persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi siap disalurkan pada konsumen. 2.2 Jenis Persediaan Persediaan dapat dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk, yaitu (Assauri, 1998): a. Persediaan Bahan Baku (Raw Material Stock) Merupakan persediaan dari barang-barang yang dibutuhkan untuk proses produksi. Barang ini bisa diperoleh dari sumber-sumber alam, atau dibeli dari supplier yang menghasilkan barang tersebut. b. Persediaan Bagian Produk (Purchased Parts) Merupakan persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang secara langsung diassembling dengan parts lain tanpa melalui proses produksi. c. Persediaan Bahan-Bahan Pembantu (Supplies Stock) Merupakan persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu kelancaran produksi, tetapi tidak merupakan bagian dari barang jadi. d. Persediaan Barang Setengah Jadi (Work in Process) Merupakan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang jadi. e. Persediaan Barang Jadi (Finished Good) Merupakan barang-barang yang selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk disalurkan kepada distributor, pengecer, atau langsung dijual ke pelanggan. 2.3 Fungsi-Fungsi Persediaan. Pesediaan dalam sebuah perusahaan merupakan suatu hal yang sangat penting. Pesrsediaan memiliki berbagai fungsi karena jika perusahaan mengalami kekurangan barang persediaan maka akan berakibat pada hal-hal seperti tertundanya penjualan sehingga akan menghambat proses pendapatan laba. Kehilangan penjualan, kehilangan pelanggan.maka disini peesediaan memiliki peranan penting dalam perusahaan. Adapun fungsi-fungsi dari persediaan adalah seperti yang telah disebutkan Handoko (1999: 335-336). Persediaan memilik tiga fungsi, Yaitu: a. Fungsi Decoupling Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada pengadaanya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan.persediaan dapat digunakan untuk menghadapi fluiktuasi permintaan konsumen yang tidal dapat diperkirakan atau diramalkan disebut juga dengan fluctuation stock. b. Fungsi Economic Lot Sizing Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-daya dalm kuantuitas yang dapat mengurangi biaya-biaya perunit. Persediaan "lot size" ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan, karena perusahaa membeli dalam jumlah yag besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan. c. Fungsi Antisipasi. Persediaan memiliki fungsi antisipasi terhadap fluktuasi pelanggan atau konsumen yang tidak dapat diramalkan berdasar pengalamn-pengalaman masa
INFOKAM Nomor I/Th. XI/Maret/15 77 lalu.atau permintaan musiman sehingga perusahaan dapat mengadakan persediaan musiaman (Seasional inventories). Disamping itu perusahaan juga sering menghadapi ketidak pastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama satu periode, sehingga membutuhkan persediaan ekstra atau disebut dengan persediaan pengaman. Selain itu persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari proses produksi, atau operasi suatu perusahaan. Yaitu: a. Untuk memberikan suatu stock barang; agar dapat memenuhi permintaan yang di antisipasi dari konsumen yang bersifat fluktuatif. b. Untuk memangkan produksi dengan distribusi. Misalnya bila permintaan produksinya tinggi hanya pada musim panas, perusahaan dapat memenuhi stock selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehilangan pelanggan dapat dihindari. c. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah.karena pembelian dalam jumlah yang besar secara substansial dapat menurunkan biaya produk. d. Untuk melakukan Holding terhadap inflasi dan perubahan harga. Untuk menghindar dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena perubahan cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. e. Untuk menjaga agar operasi dapat berjalan dengan baik dengan menggunakan barang dalam proses yang telah di sediakan. Hal seperti ini diperlukan karena kebutuhan waktu yang digunakan untuk memproduksi barang dan sepanjang berlangsungnya proses terkumpulnya persedian (Heizer & Render, 2001:314). 2.4 Biaya-Biaya Persediaan Persediaan merupakan salah satu asset penting perusahaan.pengelolaan persediaan pun memperoleh perhatian dari manajemen. Tanpa persediaan sama sekali akan menjadikan proses prodeksi menjadi terhambat dan persediaan yang terlalu banyak, juga itu tidak baik baik bagi perusahaan. Mengapa tidak baik? Jawabannya tidak lain biaya persediaan. Menurut (Assauri, 1998) Unsur biaya yang terdapat dalam persediaan diklasifikasikan menjadi tiga.pertama, biaya pemesanan.yang kedua, biaya penyimpanan.dan yang ketiga, biaya kekurangan persediaan.biaya pemesanan dikeluarkan terkait aktifitas pemesanan bahan atau barang sejak dari penempatan pemesanan sampai tersedia di gudang. Handoko (1999:336-338) menyebutkan bahwa dalam pembuatan sebuah keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, maka manajer oprasional harus memertimbangkan biaya-biaya variabel yang terkait dengan pengadaan persediaan. Dengan mengetahui biaya biaya yang terdapat atau terkait dengan persediaan maka manajer diharapkan mampu mengambil keputusan yang bijak mengenai kadar persediaan yang paling ekonomis dalam perusahaanya. Biaya- biaya tersebut Yaitu: a. Biaya penyiapan (manufacturing). Biaya ini keluar jiak perusahaan meproduksi bahan-bahan dasar dalam pabrik sendiri, maka perusahaan menghadapi biaya penyiapan (Setup Cost) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya tersebut meliputi: 1) Biaya mesin-mesin menganggur. 2) Biaya persiapan tenaga kerja langsung, 3) Biaya scheduling, 4) Biaya ekspedisi. b. Biaya pemesanan (pembelian). Setiap kali bahan dipesan, maka perusahaan akan menanggung biaya pemesanan. Biaya-biaya tersebut meliputi: 1) Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi; 2) Upah 3) Biaya telepon 4) Pengeluaran surat-menyurat. 5) Biaya pengepakan dan penimbangan 6) Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan. 7) Biaya pengiriman ke gudang
78 INFOKAM Nomor I / Th. XI/ Maret /15 8) Biaya Hutang lancar c. Biaya Penyimpanan (holding cost atau carrying cost) Biaya penyimpanan ini bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan perperiode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya penyimpanan meliputi: 1) Biaya fasilitas penyimpana seperti penerangan, pemanas,pendingin atau yang lainnya. 2) Biaya modal yaitu alternative pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan. 3) Biaya keuangan 4) Biaya perhitungan phisik dan konsiliasi laporan 5) Biaya asuransi persediaan. 6) Biaya pajak persediaan 7) Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan (jika ada). 8) Biaya penangana persediaan d. Biaya kekurangan atau kehabisan Bahan (Shortage Cost) Biaya ini paling sulit diperkirakan biaya ini timbul bila mana persediaan tidak memenuhi atau mencukupi adanya permintaan bahan,yang termasuk dalam biaya ini adalah: 1) Kehilangan penjualan 2) Kehilangan langganan 3) Biaya pemesanan Khusus 4) Biaya ekspedisi 5) Selisih Harga 6) Tergangunya operasi 7) Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial. 2.5 Model Economic Order Quantity (EOQ). Masalah utama persediaan adalah penetapan jumlah persediaan yang ekonomis, karena manajer sering dihadapkan pada pertanyaan-pertanyaan seperti, berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan?. Kapan bahan baku itu di pesan agar biaya bisa minimal?. Dan berapa jumlah persediaan yang harus diadakan agar mampu meminimalkan ongkos pemeliharaan dan penyimpanan persediaan dan produksi?. Sehingga penentuan persediaan yang optimal dapat digunakan model kuantitas pemesanan yang ekonomis: Economic Ordering Quantity Model (EOQ). EOQ adalah Kuantitas persediaan yang optimal atau yang menyebabkan biaya persediaan mencapai titik terendah. Model EOQ ini merupakan Suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkanbiayapersediaankusuma, 2002:132). Dari pertanyaan dan pernyataan tersebut dapat kita simpulkan Metode persediaan yang paling terkenal adalah model-model Economic Order Quantity (EOQ), atau Economic Lot Size (ELS).Namun dalam pembahasan ini digunakan EOQ yang mencakup pengertian keduanya EOQ dan ELS (Handoko, 1999:339). Dalam teori, konsep EOQ kadang-kadang juga disebut model fixed order quantity. Sederhan. Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persedian untuk meminimumkan biaya langsungbiaya penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pesanan persediaan. Model EOQ diatas dapat di terapkan dengan asumsi : a. Permintaan akan produk adalah konstan seragam dan diketahui (R) b. Harga per unit produk adalah konstan (P) c. Biaya penyimpanan Unit pertahun (h) adalah konstan d. Biaya pemesanan per pesanan (C) adalah konstan e. Waktu antara pesanan yang dilakukan dan barang-barang yang diterima (lead,time, L) adalah konstan f. Tidak terjadi kekurangan barang atau backorder.
INFOKAM Nomor I/Th. XI/Maret/15 79 Dalam EOQ ditentukan titik pemesanan kembali (reorder point = ROP), yaitu jumlah persediaan tetap setiap kali pemesanan. ROP dilakukan bila persediaan cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi selama tenggang waktu (lead time = LT) pemesanan. ROP menghendaki pengecekan fisik/kartu catatan secara teratur. Apabila digambarkan nampak seperti berikut: Gambar 1: Reorder Point Dapat kita bayangkan bahwa jika jumlah pemesanan unit produk melebihi jumlah pemesanan yang ekonomis, hal ini akan membuat biaya penyimpanan menjadi lebih tinggi dibandingkan dengan biaya persediaan dari jumlah pemesanan yang ekonomis. Selain itu, bila jumlah pemesanan unit produk kurang dari jumlah pemesanan yang ekonomis, maka biaya pemesanan akan lebih besar dibandingkan dengan biaya pemesanan dari jumlah pemesanan yang ekonomis. Hal ini disebabkan karena perusahaan harus memesan produk berkali-kali dengan biaya pemesanan yang dilipatgandakan. Biaya penyimpanan meliputi biaya sewa gudang, biaya listrik, pajak, asuransi, dan lain-lain.sedangkan biaya pemesanan dapat meliputi biaya antar barang dari tempat pemesanan ke gudang, biaya pemeriksaaan, biaya penanganan material, dan lain-lain. Dalam model EOQ, biaya ini dihitung secara tahunan. Komponen lain yang termasuk dalam model EOQ adalah titik pemesanan kembali (reorder point). Reorder point adalah suatu titik (sejumlah item tertentu) di mana perusahaan harus memesan kembali. Reorder Point bergantung pada lead time, yaitu waktu yang diperlukan perusahaan untuk memenuhi pemesanan. Jadi, model EOQ juga harus dapat menjawab pertanyaan berapa banyak dan kapan item yang harus dipesan agar tercapai nilai yang ekonomis. Secara umum model perhitungan (rumus) EOQ adalah sebagai berikut. Dimana : Q* = nilai EOQ (unit) C = biaya pemesanan per pesanan R = permintaan per tahun (unit) h = biaya penyimpanan Untuk menghitung banyaknya pesanan selama setahun adalah sebagai berikut. Dimana : m = banyaknya pesanan selama setahun (pesanan per tahun) Total biaya untuk EOQ per tahun: Dimana : ( )
80 INFOKAM Nomor I / Th. XI/ Maret /15 TC(Q*) P = total biaya EOQ per tahun = purchase of an item Reorder Point: Bila L dinyatakan dalam bulan: Bila L dinyatakan dalam minggu: Keterangan: B = Reorder Point (unit) L = Lead Time (month/week) 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Simulasi Perhitungan Dan Aplikasi Contoh Simulasi Perhitungan : PT Bintang dalam satu tahun membeli bahan dasar 8000 units dengan harga Rp 1000. Biaya Pemesanan setiap kali order Rp 3000, dan biaya penyimpanan Rp 300 per unit. a. Hitunglah EOQ dalam unit dan rupiah b. Hitunglah total biaya EOQ per tahun. c. Hitung banyak pemesanan dalam setahun. d. Hitung Reorder point jika lead time adalah 2 minggu. EOQ dalam Unit : R = 8000 C = 3000 h = 300 EOQ dalam Rupiah : P = 1000 Total Biaya EOQ Per Tahun : ( ) ( ) 8120000 Jumlah Pesanan Pertahun : Reorder Point dengan Lead Time 2 Minggu
INFOKAM Nomor I/Th. XI/Maret/15 81 Gambar 2 : Interface Aplikasi Kesimpulan: Jadi,untuk mencapai nilai yang ekonomis,pt Bintang harus memesan 400 unit produkdengan total biaya pemesanan sebesar Rp 8.120.000.Produk tersebut dipesan sebanyak20 kali selama setahun. PT Bintang harus memesan pada saat persediaan di gudang tersisa 308 unit. 4. KESIMPULAN Persediaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam perusahaan, maka manajer Oprerasi harus bisa mengatur persediaan dengan baik.karena kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal. Persediaan terlalu kecil, mengakibatkan hilangnya kesempatan untuk menjual dan memperoleh laba. Sedangkan persediaan terlalu besar, akan berakibat pada biaya besar, sehingga memperkecil laba, dan malah akan memperbesar resiko. Daftar Pustaka Assauri, Sofjan. 1998. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi. Universitas Indonesia. Handoko, T. H. 1999. Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Oprasicetakan keduabeas. Yogyakarta: BPFE Harjanto, E. 2004.Manajemen Produksi dan Operasi.Edisi kedua cetakan keempat. Jakarta: PT Grasindo Heizer, J.& Render, B. 2001. prinsip-prinsip Manajemen operasi. Jakarta : Salemba Empat Kusuma, H. 2002. Manajemen Produksi; Perencanaan dan pengendalian Produksi. Jogyakarta: ANDI