BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persediaan merupakan suatu hal yang cukup penting dari suatu organisasi perusahaan. Terlebih pada perusahaan manufaktur, persediaan ada dimana-mana dan memiliki bentuk, nilai, dan tingkat kepentingan yang berbeda-beda. Di samping membutuhkan tempat penyimpanan yang luas, persediaan yang banyak juga berakibat terjadinya biaya-biaya penyimpanan yang tinggi. Padahal di sisi lain, perusahaan senantiasa membutuhkan persediaan dalam mengoperasikan bisnis mereka (Arman Hakim, 2008). Dalam aktivitas kehidupan, persediaan hampir selalu diperlukan terutama dalam aktivitas produksi yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan baik dalam kegiatan produksi maupun dalam kegiatan distribusinya. Dalam pengendaliannya, perlu dilakukan secara cermat dan tepat guna meminimalkan biaya pengadaan persediaan dan memaksimalkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, masalah efisiensi di semua lini selalu mendapat perhatian agar dihasilkan barang yang unggul di pasaran. Salah satu faktor efisiensi yang harus diperhatikan adalah besar kecilnya jumlah persediaan bahan/barang tersebut. Kekurangan persediaan barang dapat menyebabkan permintaan tidak terpenuhi sehingga mengakibatkan kerugian, maupun kekurangan kepuasaan pelanggan yang mengakibatkan berpindahnya pelanggan ke pihak lain. Persediaan yang sedikit mengakibatkan hilangnya kesempatan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan jika permintaan nyatanya lebih besar dari permintaan yang diperkirakan. Di sisi lain, kelebihan persediaan barang mengakibatkan membengkaknya modal yang harus dikeluarkan dalam
menjalankan kegiatan usaha, sehingga modal tersebut menjadi tertimbun sebagai persediaan yang tidak produktif. Oleh karena persediaan merupakan kekayaan perusahaan yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis, maka perusahaan perlu melakukan manajemen persediaan proaktif, artinya perusahaan harus mampu mengantisipasi keadaan maupun tantangan yang ada dalam manajemen persediaan untuk mencapai sasaran akhir dalam manajemen persediaan, yaitu untuk meminimasi total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk penanganan persediaan (Yamit, 2002). Usaha untuk meminimasi biaya persediaan dapat ditempuh dengan berbagai cara, salah satu caranya adalah meminimasi biaya pembeliannya. Untuk mendapat biaya pembeliaan yang serendah-rendahnya atau seminimal mungkin, maka faktor diskon harus diperhatikan dengan sebaik-baiknya, karena belum tentu dengan mendapatkan diskon yang kelihatannya menguntungkan dapat benar-benar menguntungkan bagi pembeli. Bisa saja kebutuhan persediaan yang sebenarnya jauh di bawah jumlah pembelian minimal untuk mendapatkan diskon, sehingga menyebabkan biaya simpan menjadi tinggi dan usaha untuk mengejar diskon menjadi tidak efisien. Maka diperlukan perhitungan cermat untuk mengejar diskon yang tepat dalam rangka mendapat keuntungan yang sebesar-besarnya. Potongan harga sering dijumpai dalam sistim penjualan, baik penjualan produk maupun jasa. Ada 2 jenis potongan harga yang biasa digunakan yaitu potongan harga kumulatif (all units discount) dan potongan harga bertahap (incremental discount). Potongan harga bertahap dimaksudkan untuk mendorong pembeli untuk meningkatkan jumlah pembeliannya. Potongan harga dapat ditinjau dari dua sudut pandang yang berbeda, yaitu pembeli dan penjual. Ditinjau dari sudut pandang pembeli, adanya potongan harga yang ditawarkan penjual mengakibatkan perlunya modifikasi pada sistim persediaan, yaitu dalam menentukan ukuran pemesanan ekonomis. Pada dasarnya pembeli lebih tertarik untuk melakukan pembelian jika potongan harga yang ditawarkan lebih besar. Begitu pun pihak perusahan, tentunya akan mempertimbangkan kuantintas diskon terhadap keputusan pemesanan ekonomisnya (Gunawan, 1990).
Teori-teori yang berkaitan dengan masalah pengendalian persediaan ini telah banyak dikembangkan. Dari pengendalian persediaan dengan model-model deterministik maupun dengan model stokastik (probability Models), permasalahan back order dan stock out, adanya potongan harga berdasarkan jumlah, mempertimbangkan ketidakpastian permintaan, leadtime, dan sebagainya. Dalam tulisan ini penulis akan membahas suatu kasus mengenai pengendalian persediaan deterministik dengan jenis item yang banyak (multi item), di mana ada pengelompokan barang yang dipesan dari supplier, sehingga biaya pesan dapat diminimalkan dan ada potongan harga pada setiap pembelian masing-masing jenis barang dalam jumlah yang berbeda setiap itemnya. Dari struktur kisaran potongan harga yang disediakan oleh supplier dibentuklah struktur potongan kisaran baru yang mewakili potongan harga yang sebelumnya. Pada struktur kisaran baru akan ditentukan jumlah pesanan ekonomis yang valid, yaitu jumlah pesan ekonomis yang berada pada kisaran yang sesuai dan menghasilkan total biaya persediaan yang paling minimum. Dalam tulisan ini, akan dijelaskan juga mengenai perumusan model pengadaan persediaan untuk kasus yang sudah dijelaskan di atas serta tahapan penentuan frekuensi pemesanan dalam suatu periode sehingga didapat jumlah pesanan ekonomis setiap kali pesan untuk meminimumkan total biaya pengadaan persedian dalam satu periode pemesanan. 1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang akan dibahas adalah menentukan jumlah pesanan ekonomis dari kisaran potongan harga yang disediakan, sehingga didapat biaya pengadaan persediaan yang optimal untuk setiap item yang akan dipesan.
1.3 Batasan Masalah Tulisan ini dibatasi pada model persediaan deterministik multi item saja sehingga tidak berlaku untuk model persediaan probabilistik seperti trend permintaan musiman. 1.4 Tinjauan Pustaka Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan phisik perusahaan melibatkan banyak investasi rupiah dalam melancarkan aktivitas perusahaan. Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai opportunity cost (dana dapat ditanamkan dalam investasi yang lebih menguntungkan). Demikian pula, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya baru dari kekurangan bahan (T.Hani Handoko, 2000). Barang yang terlalu sedikit akan menimbulkan kekecewaan bagi para pelanggan dan menimbulkan rasa kurang percaya yang akhirnya merugikan perusahaan itu sendiri. Istilah persediaan (inventory cost) adalah suatu aktiva yang meliputi barang barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau barangbarang yang masih dalam proses produksi atau persediaan bahan baku yang masih menunggu untuk digunakan dalam suatu proses produksi (Mohamad Syamsul, 2003) Kejadian deterministik, yang dipakai sebagai asumsi untuk pembentukan model-model pengendalian deterministik, digunakan untuk mendekati kejadian yang tingkat kepastiannya cukup rendah. Model pengendalian probabilistik, yang lebih kompleks dari model deterministik, akan tidak menjadi ekonomis untuk diterapkan bila dipakai untuk memodelkan kejadian yang tingkat kepastiannya cukup rendah.
Dalam model persediaan deterministik parameter parameternya seperti perkiraan kebutuhan, biaya-biaya persediaan, lead time yang berpengaruh terhadap sistim persediaan dapat diketahui dengan pasti. Karena semua parameter bersifat deterministik maka tidak mungkin terjadi kekurangan persediaan. Dalam dunia nyata, akan sangat jarang ditemukan situasi di mana seluruh parameter dapat diketahui dengan pasti. Salah satu model yang sangat popular di dalam sistim deterministik adalah metode Wilson (EOQ). Metode ini merupakan dasar dari berbagai pengembangan metode-metode persediaan. Terdapat banyak faktor yang harus diperhatikan dalam pembentukan model persediaan. Salah satunya adalah faktor biaya yang sangat berpengaruh dalam pembentukan model persediaan. Pada umumnya terdapat 4 kategori biaya persediaan dalam menentukan jawab optimal dari masalah persediaan yaitu: biaya pembelian (produksi), set-up (ordering) cost atau biaya pengadaan, holding (carrying) cost atau biaya penyimpanan, stock-out (shortage) cost. Sebagai ilustrasi dapat diperlihatkan hubungan antara tingkat persediaan dan jumlah biaya, seperti terlihat dalam gambar berikut: Biaya Total cost Holding Cost Titik optimum Ordering cost Tingkat Persediaan Gambar 1.1 Hubungan Tingkat Persediaan dan Jumlah Biaya Pada gambar di atas holding cost berbanding lurus dengan tingkat persediaan, sedangkan set-up cost berbanding terbalik dengan tingkat persediaan. Model persediaan dalam situasi ini disebut
sebagai model Economic Order Quantity (EOQ) (P.Siagian, 2006). Sehingga dalam persoalan yang dibahas dalam tulisan ini biaya total pengadaan persediaannya (TIC) adalah penjumlahan dari biaya pesan, biaya simpan, dan biaya pembelian atau: TIC = biaya pesan + biaya simpan + biaya pembelian. Tiap faktor dalam model dasar EOQ dapat berubah sesuai dengan kondisi yang dihadapi oleh perusahan. Kondisi ini dapat mengubah nilai EOQ sebelumnya. Perubahan model dasar EOQ dapat saja terjadi sebagai akibat: 1. Adanya potongan harga (Quantity discount) yang ditawarkan supplier jika membeli dalam jumlah banyak. 2. Adanya kondisi kehabisan persediaan (storage cost). 3. Adanya macam-macam biaya simpan, seperti pembebanan biaya proporsional terhadap luas lantai penyimpanan barang atau volume ruang yang digunakan (Arman Hakim, 2008). Model EOQ dengan discount dengan persedian multi item adalah salah satu pengembangan dari model EOQ statis single item. Model total biaya pengadaan persediaan multi item telah dikembangkan yang secara umum memiliki persamaan sebagai berikut (Narasimhan dkk., 1985): H Q TIC = F (C + c i ) + i 2 i + P i D i dengan TIC = Biaya total pengadaan persediaan selama satu periode, F = Frekuensi pemesanan per periode, C = Biaya pesan tetap setiap kali pesan, c i = Biaya pesan untuk pemesanan item i, H i = Biaya penyimpanan item i per unit per periode, Q i = Jumlah unit item i setiap kali pesan,
P i = Harga item i per unit, dan D i = Kebutuhan unit item i per periode. Dalam kasus ini, dapat langsung dipastikan bahwa pengadaan persediaan paling ekonomis adalah apabila frekuensi pemesanan semua item sama. Dengan demikian, TIC = Dk C + Q k Qk H id 2D k i + P i D i dengan Q k sebagai variabel independen, diperoleh Q optimal untuk item k: Q k = 2CD k 2 H i D i Jumlah pesanan ekonomis item-item lain dapat dihitung dengan persamaan yang sama. Pada perusahaan termasuk perusahaan supplier ada kiat-kiat yang dilakukan untuk mengikat ataupun memikat pelanggannya. Salah satunya adalah menberi potongan harga pada jumlah pembelian yang relatif besar. Pemberian potongan harganya distrukturkan dalam bentuk quantity discount, baik all unit discount maupun incremental quantity discount. Pada tulisan ini yang akan dibahas adalah all unit discount (untuk selanjutnya disebut dengan potongan harga saja).
1.5 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mencari solusi optimal pada persediaan dengan permintaan yang bersifat deterministik, yaitu: 1. Menentukan jumlah pesanan ekonomis dari kisaran potongan harga yang disediakan. 2. Menentukan total biaya pengadaan persediaan. 1.6 Kontribusi Penelitian Adapun kontribusi yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Mengetahui jumlah pesanan ekonomis dan total biaya pengadaan persediaan multi item dari suatu persediaan barang dengan menggunakan metode quantity discount dan biaya pesan gabungan. 2. Menambah referensi yang berhubungan dengan masalah persediaan multi item yang bersifat deterministik yang diharapkan dapat membantu pengambil keputusan dalam mengatasi permasalahan mengenai persediaan barang. 1.7 Metodologi Penelitian Penelitian ini bersifat literatur yang disusun berdasarkan rujukan pustaka dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menjelaskan model persediaan deterministik multi item. 2. Menjelaskan biaya pesan gabungan. 3. Menentukan jumlah pesanan ekonomis. 4. Menentukan biaya pengadaan persediaan. 5. Menjelaskan quantity discount (potongan harga) pada kasus item tunggal 6. Menjelaskan persediaan multi item dengan potongan harga dan biaya pesan gabungan.
7. Menyelesaikan contoh kasus masalah persediaan untuk mendapatkan jumlah pesanan ekonomis dan biaya pengadaan persediaan. 8. Menarik kesimpulan.