MODUL I OPERASI DASAR MS-WORD A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Memperkenalkan pengolah kata dengan Microsoft Word pada system windows. 2. TUJUAN 1. Agar mahasiswa dapat mengetahui dan memahami pengolahan kata dengan Ms Word. 2. Mahasiswa mampu menggunakan dan mengoperasikan Ms Word. B. TEORI SEKILAS TENTANG MICROSOFT WORD XP Program pengolah kata Microsoft Word merupakan program yang sudah dikenal lama dan paling popular. Versi terbaru yang dikeluarkan Microsoft saat ni adalah Microsoft Word XP. Dari versi sebelumnya yaitu Microsoft Word 2000 diadakan beberapa penambahan fasilitas baru, seperti menerjamahkan kata kedalam bahasa lain, pilihan untuk mengubah semua format teks dari sebuah dokumen dengan property yang sama hanya dengan sekali klik dan masih banyak penambahan fasilitas lainnya. MEMULAI WORD Ada beberapa cara untuk memulai word. Kita dapat memulai word dengan klik ganda pada icon shortcut yang telah kita buat sebelumnya pada desktop, atau kita dapat juga menggunakan Start Menu untuk memulainya. Untuk memulai Word Xp dari start menu maka lakukan langkah-langkah sebagai berikut : Klik tombol Start Pilih Menu Programs Klik Microsoft Word yang terdapat pada sub menu yang muncul. Atau : Klik tombol Start Pilih menu New Office Document 1
Plih Blank Document, kemudian klik OK. 2
LAYAR UTAMA MICROSOFT WORD Title Bar Menu Bar Toolbar Standard Toolbar Formating Ruler Scroll Bar!"Title Bar, berisi nama dokumen, nama program dan Size Buttons (Minimize, Restore, Maximize dan close)!"menu Bar, berisi kumpulan perintah-perintah yang dikemas menurut spesifikasi fasilitas yang disediakan Microsoft Word.!"Toolbar Standard, berisi icon-icon yang memuat perintah-perintah dari Menu Bar yang sering digunakan, misal : pembuatan dokumen baru, penyimpanan dokumen, mencetak dokumen dan pengaturan ukuran tampilan dari suatu dokumen pada layer.!"toolbar Formating, berisi icon-icon yang memuat perintah-perintah yang terdapat pada menu Format pada menu bar yang sering digunakan, misal : Font, Font Size, dan Alignment.!"Ruller, adalah fasilitas yang disediakan untuk pengaturan Margin, Indentasi dan Tabulasi!"Scroll Bar, adalah perangkat yang berfungsi untuk menggulung layer secara vertical atau horizontal. 3
!"Insertion Point, adalah tanda berkedip yang terdapat pada layar dokumen yang merupakan awal dari pembuatan teks atau hal lain. 4
MEMBUAT DOKUMEN BARU Untuk membuat dokumen baru, langkah-langkahnya: 1. Pilih menu File, New 2. atau dengan klik tombol (new Blank Document) pada tool bar Saat pertama kali memulai Word, secara otomatis kita akan mendapatkan satu dokumen di dalamnya yang oleh Word diberi nama sementara Document 1 sebelum kita menyimpannya. Pada document 1 tersebut, kita dapat langsung memulai pembuatan dokumen baru. MENYUNTING DOKUMEN Operasi Blok Operasi ini dilakukan untuk melakukan edit teks atau grafik pada naskah. Operasi blok dapat dilakukan dengan mouse atau dengan tombol keyboard. Operasi blok dengan mouse Blok Perintah Sejumlah teks Klik awal teks yang akan di blok, dan tarik sampai akhir teks yang dipilih Satu kata klik ganda kata tersebut Satu baris teks Klik ruang kosong sebelah kiri baris yang akan di blok Baris teks lebih dari satu Klik ruang kosong sebelah kiri baris dab tarik sebanyak baris yang akan di blok. Satu kalimat Tekan dan tahan tombol Ctrl, klik sekali di sembarang tempat dalam kalimat yang akan di blok, atau klik tiga kali di sembarang tempat dalam paragraph yang di pilih Paragraph lebih dari satu Klik sebelah kiri paragraph yang akan di blok, dan tarik sampai paragraph yang akan 5
Seluruh dokumen di blok Klik tiga kali pada ruang kosong sebelah kiri naskah Membatalkan blok Untuk membatalkan blok dapat dilakukan dengan mouse dan juga keyboard. Dengan mouse, klik sembarang tempat, dan dengan menggunakan keyboard, tekan sembarang tombol anak panah. Menghapus karakter 1. tombol delete untuk menghapus karakter di sebelah kanan kursor 2. tombol backspace untuk menghapus karakter disebelah kiri kursor Menghapus teks Untuk menghapus teks, perintahnya: 1. Blok/ sorot dulu teks yang akan dihapus 2. Tekan tombol delete atau backspace, atau melalui icon cut. Memindahkan teks 1. Blok / sorot teks yang akan dipindahkan 2. Dari menu Edit, pilih Cut atau klik ikon cut pada standard toolbar atau tekan Ctrl + X 3. Letakkan kursor pada lokasi baru tempat teks akan dipindahkan 4. Dari menu Edit, pilih paste, atau melalui ikon paste di toolbar, atau dengan tombol keyboard tekan Ctrl + V Menyalin teks 1. Blok / sorot teks yang akan disalin 2. dari menu Edit, pilih Copy atau klik ikon Copy pada toolbar atau melalui keyboard tekan Ctrl + C 6
3. Letakkan kursor pada lokasi / tempat teks yang baru 4. Dari menu Edit, pilih Paste, atau klik tombol Paste pada toolbar, atau melalui keyboard tekan Ctrl + V Memformat karakter Dengan menggunakan Ms-word, kita dapat membuat dokumen dengan menggunakan beragam jenis font dan ukuran yang kita inginkan. Untuk memformat teks dapat menggunakan menu Format, pilih Font. Kotak dialog Font akan ditampilkan. Anda dapat melihat perubahan teks pada kolom Preview yang ditampilkan di kotak dialog Font. Mengubah style huruf Untuk mengubah style huruf menjadi tebal, miring, atau dengan garis bawah, langkahnya adalah: 1. Blok/sorot teks yang akan diubah 2. Dari menu Format, pilih Font 3. Pada kotak Font Style, pilih Bold untuk membuat font tebal, Italic untuk membuat huruf miring. 7
4. Untuk membuat huruf dengan garis bawah, pilih jenis garis pada Underline Style. 5. Klik OK. Mengubah ukuran huruf 1. blok /sorot teks 2. Dari menu Format, pilih Font. 3. Pada kotak size, pilih ukuran huruf yang dikehendaki. Mengubah jenis huruf 1. blok / sorot teks yang akan diubah 2. Dari menu Format, pilih Font 3. Pilih jenis huruf yang diinginkan di pilihan font. PENGATURAN DOKUMEN Pengaturan Halaman Pengaturan Halaman sebaiknya dilakukan sebelumnya memulai pengetikan naskah. Lakukan dari menu File kemudian pilih Page Setup. #"MARGIN Margin, Jarak tepi halaman $"Top, jarak naskah dari tepi atas halaman $"Bottom, jarak naskah dari tepi bawah halaman $"Left, jarak naskah dari tepi kiri halaman $"Right, jarak naskah dari tepi kanan halaman $"Gutter, ruang yang disediakan untuk penjilidan pada naskah buku Orientation $"Portrait, untuk naskah dengan orientasi Vertikal $"Landscape, untuk naskah dengan orientasi Horisontal #"PAPER Paper Size 8
$"Paper Size, untuk memilih ukuran kertas yang telah disediakan oleh printer. $"Width, menunjukkan lebar dari ukuran kertas yang dipilih dan dapat digunakan untuk menentukan sendiri lebar kertas $"Height, menunjukkan panjang dari ukuran kertas yang dipilih dan dapat digunakan untuk menentukan sendiri panjang kertas. Paper Source Cara pencetakan dokumen tergantung pada fasilitas yang disediakan oleh printer yang dipilih, diantaranya : $"Manual Feed, printer akan berhenti setiap selesai mencetak satu lembar $"Default Tray, untuk mencetak dokumen dengan kertas kontinyu $"Aouto Feeder, printer mencetak tanpa berhenti dari halaman pertama sampai halaman terakhir. Pengaturan Halaman #"LAYOUT Headers and Footer $"Different Odd and Event, teks header and footer akan berbeda antara halaman ganjil dan genap 9
$"Different First Page, teks header dan footer akan berbeda pada halaman pertama $"Fasilitas ini dapat digunakan untuk pembuatan nomor halaman Vertical Alignment $"Top, teks yang diketik akan dimulai dari tepi atas halaman $"Center, teks yang diketik akan dimulai dari tengah halaman $"Justified, teks akan menjadi penuh dari tepi atas sampai bawah halaman $"Bottom, teks yang diketik akan dimulai dari tepi bawah halaman From Edge $"Header, jarak teks header dari tepi atas halaman $"Footer, jarak teks footer dari tepi bawah halaman 10
Pengaturan Indentasi Paragraf Dari Ruler Ruler #"First Line Indent, Untuk menentukan letak baris pertama suatu paragraph #"Hanging Indent, Untuk menentukan letak baris berikutnya selain baris pertama #"Left Indent, untuk memberi jarak suatu paragraph dari Left Margin #"Right Indent, untuk memberi jarak suatu paragraph dari Right Margin Pengaturan Spasi Pengaturan spasi dapat kita mulai dengan mengeblok sebagian atau seluruh teks, kemudian dari menu Format, pilih Paragraph #"Before, jarak spasi dengan paragraph sebelumnya dengan satuan 12 pt adalah 1 spasi #"After, jarak spasi dengan paragraph berikutnya yang akan ditambahkan setiap kita menekan enter dengan satuan 12 pt adalah 1 spasi #"Line Spacing, jarak spasi antar baris pada suatu paragraph $"Single, 1 spasi $"1,5 lines, 1 ½ spasi $"Double, 2 spasi $"Multiple, selain 1, 1 ½ dan 2 misal 1,25 #"OK, untuk mengakhiri 11
MENYIMPAN DOKUMEN Cara menyimpan dokumen : 1. Klik File, pilih Save. Ketikkan nama file untuk dokumen yang kita buat. Misalnya latih1. 2. Atau dengan klik tombol save pada toolbar. MENCETAK DOKUMEN Buka dokumen yang akan dicetak, kemudian dari menu File, pilih Print %"Printer Name, harus terisi dan sesuai dengan driver printer yang akan digunakan untuk mencetak dokumen. %"Number Of Copies, untuk menentukan jumlah pencetakan tiap lembar. %"Page Range, untuk menentukan halaman yang akan dicetak o ALL, semua halaman dicetak o CURRENT, hanya mencetak halaman lokasi Insertion Point o PAGE, untuk mencetak halaman tertentu yang dikehandaki dengan mengetikkan nomor halaman yang akan dicetak misal : 1, 3, 5-7 12
%"Ok, untuk memulai pencetakan. MENUTUP DOKUMEN Langkahnya: 1. Klik File, pilih Close. MEMBUKA DOKUMEN LAMA Untuk membuka dokumen, langkahnya sebagai berikut : 1. Dari menu File, pilih Open 2. Pilih file dokumen yang akan dibuka 3. Klik tombol Open. 13
Menyimpan Dokumen dengan dengan Nama Dokumen Lain Untuk menyimpan nama dokumen dengan nama lain, caranya: 1. Dari menu File, pilih Save As 2. Ketikkan nama file pada kotak isian File Name, klik Save. 3. Lihat di Title Bar, nama dokumen telah berubah. MEMPROTEKSI FILE DOKUMEN Dokumen penting untuk di proteksi agar data yang ada tidak bisa dibuka, atau dimodifikasi oleh orang lain. 1. Dari menu File, pilih Save As. 2. Pada kotak dialog Save, klik tombol Tools, Security Options, maka akan muncul kotak dialog Security Options. 3. Pada kotak isian Password to Open, masukkan password Anda, Klik tombol OK. 4. Akan muncul kotak dialog Confirm Pasword, masukkan lagi password yang sama, klik OK. 5. Klik Save. Sekarang, tutup dokumen Anda. Kemudian buka lagi. Maka Anda akan diminta untuk memasukkan password terlebih dahulu. Ketikkan password, kemudian klik OK. MENGAKHIRI APLIKASI MS WORD Untuk mengakhiri aplikasi MS Word, langkah-langkahnya 1. Dari menu File, pilih Exit 2. atau, klik tanda X pada ujung kanan atas halaman MS Word. 3. atau dengan menggunakan Alt+F+X 14
C. PRAKTIK Ketikkan naskah berikut ini. Perhatikan pengaturan-pengaturan font dan lainnya. Yogyakarta, 01 agustus 2004 No. Hal Lamp : 1/EK/lkl-KP/III/04 : Penawaran Kerjasama : Daftar Harga Iklan Khusus Kepada : Yth. STMIK Akakom Jalan raya janti Yogyakarta Dengan ini kami dari bagian iklan KORAN menginformasikan ada paket iklan baru untuk KORAN Jogja yang hadir setiap hari Selasa, Rabu, Kamis, dan Jumat. Melalui surat ini kami dari pihak iklan KORAN Jogja, menawarkan proyek kerjasama dengan Anda. Untuk keterangannya kami lampirkan daftar harga iklan KORAN Jogja. Untuk info lebih lanjut bisa menghubungi bagian iklan KORAN Jogja di : Jl Nitikan No.001 telp (0274) 112113, dengan Contact person : Rosaline (0815 666 1234); Shanti (0813 3333 4444) Demikian pemberitahuan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Diajeng Tari Supervisor Iklan KORAN 15
D. TUGAS 1. Apa manfaat yang diperoleh penggunaan aplikasi Ms-Word dalam penulisan dokumen / naskah. 2. Dengan menggunakan dokumen yang ada di praktik, cobalah untuk memindahkan teks. Misalnya, pindahkan paragraph 1 menjadi paragraph 2. gunakan perintah cut dan paste. 3. Lakukan juga perintah copy dan paste. 4. Ubahlah jenis font yang digunakan. 16