KEBIJAKAN ATAS TRANSAKSI- TRANSAKSI DENGAN PIHAK TERKAIT BANK I. LATAR BELAKANG Sebagai suatu perusahaan publik PT. Bank Danamon Indonesia Tbk ( Bank ) dituntut untuk melaksanakan transparansi kondisi keuangan dan non-keuangan kepada stakeholders. Selain itu, Bank juga dituntut untuk menerapkan prinsip kehati-hatian dan manajemen risiko dalam melakukan transaksi dengan Pihak Terkait Bank. Dalam rangka melaksanakan transparansi kondisi keuangan maupun non-keuangan tersebut serta dalam rangka menerapkan prinsip kehati-hatian dan manajemen risiko, Bank menyusun Kebijakan Transaksi Dengan Pihak Terkait Bank ( Kebijakan ), dengan tujuan agar Kebijakan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan transaksi dengan Pihak Terkait Bank sehingga transaksi-transaksi tersebut dilakukan secara wajar dan berdasarkan pada persyaratan komersial yang normal. Kebijakan ini akan dikaji ulang secara periodik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. Kebijakan ini diharapkan dapat membantu dan meningkatkan independensi manajemen Bank dalam mengelola transaksi-transaksi dengan Pihak Terkait Bank. BANK RELATED PARTY TRANSACTION POLICY I. BACKGROUND As a publicly listed company, PT Bank Danamon Indonesia Tbk. (the "Bank") is expected to be transparent about its financial and non-financial conditions to its stakeholders. In addition, the Bank is also expected to implement the prudential banking and risk management principles in conducting transactions with Bank Related Parties. In order to achieve the transparency on the financial and non-financial conditions and to implement the prudential banking and risk management principles, the Bank has formulated the Bank Related Party Transaction Policy (the "Policy"), which shall serve as guidelines in conducting any transaction with a Bank Related Party to allow those transactions to be conducted reasonably, based on the normal commercial requirements. The Policy will undergo periodic review of at least once every year. The Policy is expected to help the Bank's management and improve its independence in administering transactions with Bank Related Parties. 1 / 10
II. PENGERTIAN Pihak Terkait Bank adalah: i. Dewan Direksi, Dewan Komisaris, serta Pejabat Eksekutif Bank, ii. Anak Perusahaan Bank dan Perusahaan Afiliasi Bank iii. Perorangan yang mempunyai kemampuan untuk mengendalikan dan/atau mempunyai pengaruh signifikan dalam pengambilan keputusan keuangan dan operasional Bank, iv. Keluarga dari pihak tersebut dalam butir (i) dan (iii) serta v. Perusahaan-perusahaan yang dimiliki oleh pihak sebagaimana tersebut dalam butir (i), (ii) dan (iii) Catatan: Khusus dalam rangka menghitung Batas Maksimum Pemberian Kredit oleh Bank (BMPK) maka kriteria pihak terkait adalah sebagaimana yang dimaksudkan oleh ketentuan Bank Indonesia yang berlaku tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit bagi Bank Umum beserta penjelasannya. Anak Perusahaan Bank adalah perusahaan yang dimiliki lebih dari 50 % dan/atau dikendalikan oleh Bank dan laporan keuangannya dikonsolidasikan kepada Bank. Perusahaan Afiliasi Bank adalah perusahaan anak dari Perusahaan Induk Bank. Pejabat Eksekutif Bank adalah karyawan bank yang bertanggung jawab langsung kepada anggota Direksi. II. DEFINITIONS Bank Related Party refers to: i. The Bank's Board of Directors, Board of Commissioners, and Executives, ii. The Bank's Subsidiaries and Affiliates iii. Any individual who has the capacity to control and/or to exert significant influence in the decision making of the Bank's finances and operations, iv. Any family member of such individual as referred to in items (i) and (iii), and v. Any company owned by such parties as referred to in items (i), (ii) and (iii) Note: For the specific purpose of calculating the Bank's legal lending limit, the definition of related party shall follow that which is stipulated in Bank Indonesia regulation on Legal Lending Limit for Commercial Banks and in its legal explanation. The Bank's Subsidiary refers to any company in which the Bank has over 50% ownership and/or is controlled by the Bank with its financial report consolidated to the Bank. The Bank's Affiliate refers to any subsidiary of the Bank's Holding Company. The Bank's Executive refers to any of the Bank's employees who report directly to a Director. 2 / 10
Karyawan adalah karyawan tetap dan kontrak Bank Danamon. Employee refers to any permanent and contract employee of Bank Danamon. III. PRINSIP DASAR Pihak Terkait Bank dilarang memanfaatkan Bank untuk kepentingan pribadi, keluarga, dan/atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank; dan dilarang untuk mengambil dan/atau menerima keuntungan pribadi dari Bank, selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. Bank harus memastikan bahwa semua transaksi dengan Pihak Terkait Bank merupakan transaksi yang didasarkan pada persyaratan komersial normal. Bank harus memastikan bahwa semua transaksi dengan Pihak Terkait Bank harus dilakukan dengan metode, proses dan atau cara sedemikian rupa sehingga Bank tidak memberikan perlakuan yang berbeda kepada Pihak Terkait Bank. Bank harus memastikan bahwa semua transaksi dengan Pihak Terkait Bank harus dikaji sebelumnya oleh Direktur Kepatuhan sebelum dimintakan persetujuan kepada Dewan Komisaris. Selain itu, transaksitransaksi tersebut harus dilaporkan secara berkala kepada Komite Audit secara berkala oleh Direktur Kepatuhan. III. BASIC PRINCIPLES No Bank Related Party shall take advantage of the Bank for any personal, family and/or other party's benefit, which may harm or result in reduced profits for the Bank; and no Bank Related Party shall make and/or receive any personal benefit other than remuneration and other facilities decided on the General Meeting of Shareholders. The Bank shall ensure that all Bank Related Party transactions are based on the normal commercial requirements. The Bank shall ensure that all Bank Related Party transactions are conducted in such method, process and/or manner that the Bank does not give different treatment to Bank Related Parties. The Bank shall ensure that all Bank Related Party transactions are reviewed by the Compliance Director prior to its submission for approval by the Commissioners. In addition, those transactions shall be reported periodically to the Audit Committee by the Compliance Director. 3 / 10
Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi dan Pejabat Bank harus mengedepankan kepentingan Bank dan dilarang mengambil tindakan yang dapat merugikan dan/atau mengurangi keuntungan Bank. Merujuk kepada ketentuan yang berlaku, setiap keputusan yang menyangkut benturan kepentingan harus diputuskan dalam RUPS kecuali ditentukan lain. Dalam hal terjadi benturan kepentingan dalam suatu transaksi, Karyawan yang bersangkutan harus abstain dari proses pengkajian maupun persetujuan transaksi tersebut. Ketentuan lebih lanjut tentang hal ini dituangkan dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan internal dan prosedur operasional Bank. IV. TRANSAKSI DENGAN PIHAK TERKAIT BANK. In the event that a conflict of interest occurs, the Bank's Commissioners, Directors and Executives shall make the interests of the Bank a priority, and they shall not take any measure that may harm and/or result in reduced profits for the Bank. With reference to the prevailing requirement, any decision that involves conflict of interest shall be resolved in a General Meeting of Shareholders, unless otherwise stipulated. In the event that a conflict of interest occurs in a transaction, the Employee involved in such transaction shall not be involved in the review and approval processes of the transaction. Further provisions on this matter shall be stipulated in the Bank's internal policies and operating procedures. IV. BANK RELATED PARTY TRANSACTION Transaksi dengan Pihak Terkait Bank diartikan sebagai semua aktivitas atau kontrak dalam rangka memberikan dan atau mendapat pinjaman, memperoleh, melepaskan atau menggunakan aktiva, jasa atau efek atau mengadakan kontrak sehubungan dengan aktivitas tersebut antara Bank dengan Pihak Terkait Bank. Bank Related Party Transaction refers to any activity or contract intended to provide and/or secure loans, to obtain, release or make use of any asset, service or security or to perform any contract as regards such activity between the Bank and a Bank Related Party. 4 / 10
V. PENYEDIAAN DANA KEPADA PIHAK TERKAIT BANK. V. ASSET ALLOCATION FOR BANK RELATED PARTIES. Transaksi dengan Pihak Terkait Bank, khususnya portofolio penyediaan dana dalam bentuk apapun juga, ditetapkan paling tinggi sebesar 10% (sepuluh perseratus) dari modal Bank. Oleh karenanya setiap penyediaan dana kepada Pihak Terkait Bank harus terlebih dulu mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris, sesuai dengan kebijakan internal tentang pemberian kredit, dan peraturan Bank Indonesia terkait. Penyediaan dana kepada peminjam yang bukan merupakan Pihak Terkait Bank yang disalurkan dan atau digunakan demi keuntungan Pihak Terkait Bank digolongkan sebagai penyediaan dana kepada Pihak Terkait Bank dan ketentuan didalam Kebijakan ini berlaku. Kredit kepada Pejabat Eksekutif Bank dapat dikecualikan sebagai pemberian kredit kepada Pihak Terkait Bank sepanjang kredit yang diberikan didasarkan pada kebijakan kepegawaian Bank yang berlaku. Any Bank Related Party transaction, particularly an asset allocation portfolio in any form shall not exceed a maximum of 10% (ten percent) of the Bank's capital. Therefore, any asset allocation for Bank Related Party shall secure the approval of the Commissioners as required by the internal policy on lending and the related Bank Indonesia regulations. Any asset allocation to non-bank Related Party which is directed and/or used for the benefit of a Bank Related Party shall be regarded as an asset allocation for Bank Related Party, on which the provisions of this policy shall apply. Any loan extended to a Bank's Executive may be regarded not as a Bank Related Party loan as long as such loan is made according to the applicable Bank employment policies. VI. PENILAIAN KELAYAKAN PENYEDIAAN DANA KEPADA PIHAK TERKAIT BANK. Seleksi dan penilaian kelayakan penyediaan dana kepada Pihak Terkait Bank dilakukan dengan menggunakan informasi yang cukup, yaitu informasi tentang pemegang saham, kepengurusan, struktur kelompok usaha, kondisi keuangan dari peminjam dan atau kelompok peminjam. VI. ASSESSMENT ON ASSET ALLOCATION TO BANK RELATED PARTIES. The selection and assessment of any asset allocation to Bank Related Party shall be carried out with the availability of sufficient information with regard to the shareholders, management, business group structure and financial conditions of the borrower and/or group of borrowers. 5 / 10
Penyediaan dana kepada Pihak Terkait Bank dilakukan dengan cara wajar (arm s length basis) dan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan permodalan Bank, dan penyediaan tersebut tidak akan menyebabkan terjadinya konsentrasi secara signifikan penyediaan dana kepada peminjam atau kelompok peminjam tertentu dan sesuai dengan kebijakan internal Bank tentang pemberian kredit. Sistem informasi manajemen yang dimiliki Bank harus dapat memungkinkan Bank secara tepat waktu mengidentifikasi konsentrasi penyediaan dana, khususnya kepada Pihak Terkait Bank. Penyediaan dana ditetapkan paling tinggi sesuai dengan batas yang diatur dalam peraturan Bank Indonesia tentang batas maksimum pemberian kredit (BMPK) dan tingkat penyediaan dana ditetapkan berdasarkan analisis dampak penyediaan dana terhadap struktur neraca dan profil risiko Bank dan sesuai dengan kebijaksanaan internal Bank tentang pemberian kredit. Analisis dampak pada struktur neraca dan profil risiko Bank dilakukan dengan mempertimbangkan besar, jenis, jangka waktu, dan diversifikasi portofolio penyediaan dana secara keseluruhan sehingga dapat mencegah portofolio penyediaan dana terkonsentrasi kepada peminjam atau kelompok peminjam tertentu. Asset allocation to a Bank Related Party shall be carried out in a reasonable manner (arm s length basis) and in accordance with the Bank's capital condition and capacity, and only when such allocation does not result in a significant concentration of asset allocation to a certain borrower or group of borrowers, and in accordance to the Bank's internal policies on lending. The Bank's management information system shall allow the Bank to identify the concentration of asset allocation in a timely maner, particularly with regard to Bank Related Parties. The maximum asset allocation shall be in accordance with the limit stipulated in Bank Indonesia's regulation on legal lending limit, and the level of asset allocation shall be based on the analysis on the impact of such asset allocation to the Bank's balance sheet structure and risk profile, and in accordance with the Bank's internal policy on lending. The said analysis of impact to the Bank's balance sheet structure and risk profile shall be carried out with due regard to the amount, type, term and diversification of the overall asset allocation portfolio, in order to prevent the asset allocation portfolio from being concentrated to a certain borrower or group of borrowers. 6 / 10
Persetujuan yang diberikan oleh Dewan Komisaris atas penyediaan dana kepada Pihak Terkait Bank tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas kualitas penyediaan dana tersebut. The approval given by the Commissioners on an asset allocation to a Bank Related Party shall not invalidate the Directors' accountability on the quality of such asset allocation. VII. TRANSPARANSI Setiap Pihak Terkait Bank wajib mengungkapkan kepemilikannya di Bank, bank lain maupun perusahaan lain yang berkedudukan baik di dalam maupun di luar negeri. Pengungkapan tersebut disampaikan secara berkala kepada Direktur Kepatuhan dalam bentuk laporan kepemilikan awal dan laporan akan setiap perubahannya. Bank harus melaporkan semua transaksi yang berkaitan dengan Pihak Terkait Bank sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. VII. TRANSPARENCY Any Bank Related Party shall disclose its ownership in the Bank, other banks or other companies whether domiciled within or outside the country. Such disclosure shall be made periodically to the Compliance Director in the form of initial statement of ownership and a statement for all changes thereof. The Bank shall report all Bank Related Party transactions in accordance with the prevailing rules and regulations. VIII. PROSEDUR VIII. PROCEDURES Setiap transaksi dengan Pihak Terkait Bank harus dilaporkan kepada Direktur Kepatuhan. Direktur Kepatuhan kemudian akan mengkaji dan membuat uji kepatuhan secara tertulis terlebih dahulu atas transaksitransaksi tersebut sebelum transaksi-transaksi tersebut dimintakan persetujuan kepada Dewan Komisaris. All Bank Related Party transactions shall be reported to the Compliance Director. The Compliance Director shall then review and carry out a written compliance test on those transactions prior to submitting those transactions for the Commissioners' approval. 7 / 10
Apabila dianggap perlu, Direktur Kepatuhan dapat meminta Unit Internal Audit untuk melakukan kajian lebih dalam terhadap suatu transaksi untuk memastikan bahwa transaksi tersebut tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang berlaku maupun ketentuan internal Bank, dan untuk memastikan bahwa Bank tidak akan memberikan perlakuan istimewa terhadap salah satu pihak yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi tersebut. Direktur Kepatuhan wajib melaporkan transaksi-transaksi tersebut secara berkala (bulanan) kepada Komite Audit. Dalam laporanya, Direktur Kepatuhan minimal harus menjelaskan tujuan dan nilai transaksi-transaksi tersebut serta informasi lain tentang transaksi-transaksi tersebut yang dianggap perlu untuk disampaikan kepada Komite Audit. Karyawan yang terlibat dalam transaksi yang berpotensi benturan kepentingan harus memberitahukan tujuan maupun informasi lain tentang transaksi tersebut kepada atasannya. Laporan tersebut dapat dilakukan dalam bentuk electronic mail maupun surat biasa, ditujukan kepada atasan langsung dengan menjelaskan tujuan transaksi, besaran transaksi dan informasi lainya yang dianggap perlu untuk disampaikan. When necessary, the Compliance Director may ask the Internal Audit Unit to carry out a more in-depth review on a certain transaction to ensure that the transaction does not contradict any applicable regulation or the Bank's internal requirement, and to ensure that the Bank does not give any preferential treatment to any party involved in such transaction. The Compliance Director shall report those transactions periodically (monthly) to the Audit Committee. In such report, the Compliance Director shall at least explain the purposes and values of the transactions and provide any other information about the transactions that needs to be reported to the Audit Committee. Any employee involved in a transaction that may incur conflict of interest shall explain his/her supervisor the purpose and other information about the transaction. Such report may be made through an electronic or ordinary mail, which shall be addressed to the employee's direct supervisor, explaining the purpose and amount of the transaction as well as any other information that needs to be reported. 8 / 10
Jika transaksi tersebut dianggap material terhadap Bank maka atasan karyawan tersebut wajib melaporkan transaksi tersebut kepada Compliance Unit dengan tembusan kepada Direktur Kepatuhan dan Satuan Kerja Audit Internal. In the event that the transaction is deemed material to the Bank, the employee's supervisor shall report the transaction to the Compliance Unit, copying the Compliance Director and the Internal Audit Task Force. IX. DASAR KETENTUAN. Kebijakan ini akan dikaji secara rutin paling sedikit setahun sekali oleh Direksi dan Komite Audit dan disusun berdasarkan dengan peraturan-peraturan sebagai berikut yang menjadi lampiran kebijaksanaan ini: PBI nomor 3/22/PBI/2001 mengenai kewajiban bank untuk melaporkan semua transaksi antara bank dan pihak-pihak terkait dengan bank kepada BI. PBI nomor 8/4/PBI/2006 yang mewajibkan bank menyediakan pencadangan untuk pihak-pihak terkait dan/atau pinjaman yang besar. PBI nomor 7/3/PBI/2005; mengenai ketentuan BMPK. Peraturan Bapepam X.M.I yang mewajibkan Direktur dan Komisaris perusahaan terbuka melaporkan kepada Bapepam mengenai kepemilikan atas perusahaan terbuka, selambatlambatnya 10 hari kerja dari tanggal transaksi; dan IX. BASES OF THE POLICY. This policy shall be periodically reviewed at least once every year by the Directors and the Audit Committee and shall be formulated based on the following regulations attached in this policy: Bank Indonesia Regulation No.3/22/PBI/2001 on the obligation of banks to report all bank related party transactions to Bank Indonesia. Bank Indonesia Regulation No.8/4/PBI/2006, which requires banks to provide a reserve for related parties and/or large amount of loans. Bank Indonesia Regulation No.7/3/PBI/2005; on legal lending limit requirements. The Capital Market Supervisory Agency (Bapepam) Regulation X.M.I, which requires the Directors and Commissioners of publicly listed companies to report to Bapepam on the ownership of publicly listed companies within no later than 10 business days as from the date of the transaction; and 9 / 10
Peraturan Bapepam nomor IX.E.I yang mewajibkan adanya persetujuan pemegang saham independen apabila terdapat transaksi yang mempunyai kebenturan kepentingan. Anggaran Dasar PT Bank Dananon Indonesia Tbk. Bapepam Regulation No.IX.E.I, which mandates the approval of independent shareholders for any transaction with conflict of interests. The Articles of Association of PT Bank Danamon Indonesia Tbk. 10 / 10