Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap Klinik Dewi Seri

Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap Klinik Dewi Seri Susi Japit STMIK IBBI Jl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548 e-mail: susijapit@gmail.com Abstrak Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi rumah sakit yang bertujuan untuk menggantikan sistem pencatatan dan pengelolaan data yang dilakukan secara manual ke komputerisasi, guna untuk mengatasi hambatan yang sudah kerapkali terjadi terkait ketidak-mampuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat, akurat dan tepat waktu. Kini dengan sistem informasi tersebut laporan yang dibutuhkan dapat tersedia seketika, seperti: laporan rawat inap, laporan rawat jalan, laporan data, laporan data, laporan data dan slip perawatan. Sistem Informasi dirancang dengan mempergunakan Flow Diagram (DFD) dan dicoding dengan mempergunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan akses single user. Keseluruhan proses, mulai dari input data, penyajian laporan dan backup data dirangkum dengan menggunakan menu pulldown yang bertujuan untuk memberi kemudahan kepada user. Kata kunci: Sistem Informasi Rumah Sakit Abstract The research resulted in a hospital information system that aims to replace the system recording and management data from manual to computerized, in order to overcome the problems that had frequently occured, related to the inability to provide the required information quickly, accurately and timely. With the presence of the hospital information system, now the hospital was able to get the necessary information immediately, such as : hospitalization patient report, patient care report, drugs report, doctors report and invoice of the patient care. The information system is designed by using data flow diagram method and coded by using visual basic 6.0 programming language and had single user access. The entire process, such as : inputing data. Printing Report and backup data are collected by using pulldown menu. It is intended, so that user can easily access any desired process. Keywords: Hospital Information System 1. Pendahuluan Dewasa ini, perkembangan persaingan dunia usaha cukup kompleks. Setiap badan usaha selalu berusaha meningkatkan kuantitas dan kualitas dari berbagai aspek, tidak terkecuali aspek sistem informasi yang sangat berperan penting dalam mendukung perkembangan sebuah institusi. Ketersediaan informasi yang cepat, akurat dan tepat waktu akan sangat membantu manajemen untuk menjalankan kegiatan operasional, terutama ketika hendak mengambil keputusan-keputusan penting dengan memilih sejumlah alternatif yang ada. Rumah sakit merupakan suatu institusi pelayanan kesehatan masyarakat yang kompleks. Kompleksitas pada rumah sakit atau klinik kesehatan muncul karena pelayanan ada di rumah sakit atau di klinik yang menyediakan berbagai macam pelayanan kesehatan kepada para. Klinik Dewi Seri merupakan salah satu badan usaha jasa yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat umum yang berkedudukan di Medan tepatnya daerah Helvetia Karangsari. Dalam menjalankan kegiatannya, pihak Klinik Dewi Seri harus mengelola data setiap hari seperti data, data, data,, rawat dan informasi -an, sehingga tidak terjadi kekeliruan data dalam melayani klinik. Namun, karena sistem pengelolaan data yang dilakukan masih bersifat manual yaitu sistim catat dan hitung ke dalam buku menyebabkan timbulnya beberapa kendala yang terkadang menghambat kinerja manajemen klinik. Terutama dalam memperoleh informasi-informasi yang berhubungan dengan rawat inap dan rawat jalan. Akhirnya penulis menawarkan solusi untuk mengatasi masalah di bidang pengelolaan data dan informasi kepada manajemen. Alasan tersebut yang mendasari peneliti untuk melakukan sebuah penelitian yang diberi judul Perancangan Sistim Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap Klinik Dewi Seri. Solusi yang mampu diberikan oleh sistim adalah sebagai berikut : menyajikan informasi rawat inap dan rawat jalan,

178 mengumpulkan dan menghitung slip tagihan dan menyajikan penyusunan laporan dengan cepat dan akurat. 3. Metode Penelitian Metodologi penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu. Proses pengumpulan data dilakukan dengan dua cara yaitu : studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan untuk memahami proses perancangan sistem informasi seperti mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan sistem dan manajemen rawat inap dan rawat jalan dan studi lapangan dilakukan mencari bahan penelitian dengan menuju langsung ke lokasi penelitian untuk melakukan : sampel dan investigasi yaitu dengan meminta dan melihat dokumen yang digunakan dalam sistem rawat-inap dan klinik. wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak yang bersangkutan seputar objek penelitian dan observasi yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan sistem rawat-inap dan pada klinik. Seperti proses pencatatan, perhitungan slip dan proses penyusunan laporan. Selanjutnya dilakukan proses pemodelan sistem usulan dengan pembuatan model lingkungan dengan menggunakan diagram konteks yang menunjukan interaksi sistem dengan lingkungannya, selanjutnya dibuat model prilaku dari sistem dengan mendetailkan diagram konteks dengan menggunakan DFD sehingga dapat terlihat proses dan penyimpanan data yang digunakan pada sistem. Penyimpanan data didetailkan dengan menggunakan kamus data, yang selanjutnya divalidasi dengan pembuatan ERD, selanjutnya ERD akan didetailkan menjadi model fisik menurut database yang digunakan. Pada masingmasing proses akan dibuat antarmuka dengan pemakai baik berupa form maupun laporan. Pengujian aplikasi dilakukan dengan melakukan input data histori selama 3 bulan terakhir, kemudian dilakukan pencetakan berbagai laporan dan dibandingkan dengan laporan yang telah ada diperusahaan untuk memeriksa kebenaran dari perangkat lunak yang diusulkan. Akhirnya akan dibandingkan kinerja antara sistem usulan dengan waktu pembuatan laporan manual. 3. Pembahasan dan Hasil 3.1. Analisa Dokumen Masukan Analisa yang dilakukan terhadap dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem rawat-inap dan pada klinik. Dokumen tersebut ada 2 yaitu: kartu rawat-inap dan kartu sebagaimana yang ditunjukan pada Gambar 1 dan Gambar 2. KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia Karangsari KARTU RAWAT - INAP PASIEN Tgl Masuk : Jenis Kelamin : Nomor : Penyakit : Nama : Nama : Alamat : Tgl Hasil Diagnosa Sistem Penanganan Serum Paraf Diisi oleh: Diperiksa oleh: Diketahui oleh: Gambar 1. Kartu Rawat - Inap (Sumber: Klinik Dewi Seri)

179 KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia Karangsari KARTU PASIEN RAWAT - JALAN Nomor : Jenis Kelamin : Nama : Alergi terhadap : Alamat : Penyakit yang : pernah diderita Tgl Nama Hasil Diagnosa Serum Tgl Kunjungan Paraf Berikutnya Diisi oleh: Diperiksa oleh: Diketahui oleh: Gambar 2. Kartu Rawat - Jalan (Sumber: Klinik Dewi Seri) 3.2 Analisis proses Analisis proses adalah Menganalis proses rawat-inap dan rawat jalan, proses mulai dari saat datang ke klinik hingga keluar dari klinik. 3.3 Analisa keluaran Analisa keluaran dilakukan untuk mengambil dan mempelajari laporan-laporan yang digunakan oleh pihak klinik sehubungan dengan sistem informasi rawat-inap dan. Adapun gambar dokumen laporan yang akan dianalisa terdiri dari Gambar 3, dan Gambar 4. KLINIK DEWI SERI Tgl: - - Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia Karangsari LAPORAN PASIEN RAWAT INAP Nama Alamat Tgl Tgl Kelas Honor Total Masuk Keluar Kamar Kamar Lain Total Keseluruhan Gambar 3. Rawat Inap (Sumber: Klinik Dewi Seri) Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit)

180 KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia Karangsari Tgl: LAPORAN PASIEN RAWAT - JALAN Tgl Nama Alamat Jenis Nama Total Penyakit Serum Ber 3.1. Diagram Konteks Total Keseluruhan Gambar 4. Rawat - Jalan (Sumber: Klinik Dewi Seri) Informasi Slip pembayaran rawat inap Slip pembayaran rawat jalan pembayaran Kartu rawat jalan 0 Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan inap rawat jalan rumah sakit pemakaian Pemakaian fasilitas fasilitas kesehatan Perawat Bag Persediaan Kesehatan Kepala Klinik Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan berinteraksi dengan,, Peawat, Bagian Persediaan Kesehatan dan Kepala klinik melalui berbagai kejadian seperti pengelolaan data, data, data -an, -. Pada transaksi sehari-hari interaksi terjadi melalui kejadian seperti pembuatan slip tagihan, input pembayaran, update kartu perawatan, pencatatan pemakaian dan fasilitas, dan pembuatan berbagai laporan untuk keperluan pengendalian dan analisa lanjutan. 3.2. DFD berjenjang Selanjut diagram konteks akan didetailkan untuk melihat berbagai proses yang membentuk sistem informasi, sehingga nantinya akan dibentuk modul-modul untuk masing-masing proses dan aliran

181 data dari penyimpanan data ke masing-masing proses dan sebaliknya. DFD tingkat 1 untuk Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan dapat dilihat pada Gambar 6 sebagai berikut: pembayaran Informasi Slip pembayaran rawat inap 1.0 Rawat Inap Perawat pemakaian fasilitas kesehatan pemakaian fasilitas kesehatan Bagian Pembukuan D1 Slip pembayaran rawat jalan 2.0 Kartu rawat jalan Rawat Jalan Rawat Jalan Kamar 3.0 Pembuatan Rawat Inap rumah sakit inap rawat jalan Kepala Klinik Gambar 6. DFD level 1 Pada DFD level 1 terdiri dari tiga proses utama yaitu kumpulan proses Rawat Inap, kumpulan proses Rawat Jalan dan proses pembuatan laporan. Proses Rawat Inap akan didetailkan pada DFD level 2 untuk mendapatkan potret yang lebih detail terkait dengan sub-sub proses yang membentuk proses Rawat Inap sebagaimana yang ditampilkan pada Gambar 7. Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit)

182 1.1 1.2 Input Input pemakaian Pemakaian pemakaian 1.3 Input Kamar Kamar 1.6 Rawat Inap rawat-inap Rawat-Inap rawat-inap 1.6 Slip Slip pembayaran rawat-inap pemakaian fasilitas D9 Pemakaian Fasilitas pemakaian fasilitas 1.4 1.5 Inpt Input Gambar 7. DFD Level 2 untuk Proses Rawat Inap. Pada Proses Rawat Inap terdiri dari sub proses Input data, Input data, Input data, Input data, Input data, Input data rawat inap. Masing-masing proses akan mengambil dan menulis data pada berbagai penyimpanan data yaitu data, data, data, data, data rawat iap, data, dan data. 2.1 Input 2.2 Rawat Jalan Rawat-Jalan 2.3 Slip Slip pembayaran Gambar 8. DFD Level 2 untuk Proses Rawat Jalan Pada proses Rawat Jalan terdiri dari sub proses input data, input data rawat jalan, dan cetak slip. Sedangkan penyimpanan data yang digunakan adalah data, data rawat jalan, dan data.

183 3.1 Kamar 3.2 3.3 Pemakaian pemakaian Rawat-Inap Pemakaian Fasilitas rawat-inap pemakaian fasilitas 3.4 Rawat-Jalan 3.5 Gambar 9. DFD Level 2 Proses Pembuatan 3.3. Kamus Berdasarkan masing-masing penyimpanan data berdasarkan DFD level terdalam, maka selanjutnya adalah melakukan pembuatan kamus data yang nantinya menjadi dasar pembuatan struktur penyimpanan data pada database. 1. = Kode + Nama + Alamat + Kota + J Kelamin + Tgl Lahir + Umur + Alergi + Keterangan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit)

184 2. = Kode + Nama + Alamat + Telepon + J Kelamin + Tmp Lahir + Tgl Lahir + Status Posisi + Hari Tugas + Pukul + Spesialis + Tamatan + Keterangan + Tarif 3. Kamar = Kode Kamar + Nama Kamar + Kelas + Tarif + Status Kamar + Kapasitas Kamar + Fasilitas + Keterangan 4. = Kode + Nama + Jenis + Jumlah + Harga + Produksi + Alamat + Keterangan + Kemasan + Komposisi + Indikasi + Kontra Indikasi + Efek Samping + Dosis + Peringatan 5. = Kode + Nama + Jumlah + Harga + Satuan + Keterangan + Status 6. Slip Rawat_Inap = Kode + Tgl Masuk + Tgl Keluar + Kode + Kode Kamar + Penyakit Yang Diderita + Hasil Diagnosa + Kamar + Honor + Total + Total Lain-Lain + Total Rawat - inap + Potongan + Keterangan + Status Pembayaran 7. Slip Rawat_Jalan = Kode + Kode + Tgl Kunjungan + Penyakit Yang Diderita + Hasil Diagnosa + Suntik dan + Tgl Kunjungan Berikutnya + Total Rawat jalan 8. Pemakaian = Kode + Tgl Masuk + Tgl Pemakaian + Kode + Jumlah + harga 9. Pemakaian Fasilitas = Kode + Tgl Masuk + Tgl Pemakaian + Kode + Jumlah + Harga 3.4 Implementasi Berikut ini adalah tampilan hasil eksekusi sistem informasi rawat inap dan rawat jalan pada Klinik Dewi Seri terdiri dari tampilan menu sistem, adapun tampilan menu sistem informasi rawat inap dan rawat jalan pada Klinik Dewi Seri dapat dilihat dari Gambar 10. Gambar 10. Layar Menu, Proses,, Bantuan dan Jendela 4. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan yang dapat ditarik oleh peneliti adalah klinik Dewi Seri adalah salah satu badan usaha jasa yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat yang masih melakukan pengelolaan data dengan cara manual sehingga informasi yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh secara cepat dan tepat waktu. Akhirnya setelah pihak klinik mengganti sistem pengelolaan bersifat komputerisasi masalah tersebut berhasil teratasi. Kini staf karyawan klinik dapat berkerja dengan lebih cepat dan efisien terutama dalam hal perhitungan slip pembayaran dan proses penyusunan seperti laporan rawat-inap dan laporan. Agar sistem pengelolaan data dapat berjalan lebih baik lagi di masa mendatang, pertimbangkan beberapa saran berikut : program aplikasi dikembangkan menjadi akses multi users sehingga sistem dapat diakses secara bersama-sama dalam satu jaringan local area network, kemudian diintegrasikan dengan sistem keuangan klinik sehingga staf keuangan (kasir) klinik dapat bekerja dengan lebih cepat dan efisien dan sistem basis data (database) pada program diberi password agar tidak dapat dibuka dan diakses secara manual melalui perangkat lunak lain kecuali program sistem informasi serta proses backup data secara berkala. Sehingga jika terjadi kerusakan sistem data dapat di-restore kembali. Pustaka Jurnal:

185 [1] Aniza Ismail, Ahmad Taufik Jamil, Ahmad Fareed A Rahman, Jannatul Madihah Abu Bakar, Natrah Mohd Sad Hussain Saadi. Penerapan Sistem Informasi Rumah Sakit (HIS) di Perguruan Tinggi Rumah Sakit di Malaysia: Studi Kualitatif. Malaysia Journal Of Medicine Kesehatan Masyarakat. 2010; 10(2):16-24 Buku Teks : [1] Adikoesoemo S. Sistem Informasi Rumah Sakit. Edisi kedua. Jakarta : Penerbit Erlangga. 2005. [2] Fatta HA. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi. 2007. [3] Guwandi K. Sistem Informasi Rumah Sakit, Jilid Kedua. Jakarta: Penerbit Erlangga. 2002. [4] Hasballah F. Aplikasi Game Dan Multimedia Dengan VB. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 2009. [5] Kendall KE. JE Kendall. Analisis dan Perancangan Sistem. Thamir Abdul Hafedh AI Hamdany. Jilid Ke-1, Edisi Ke-5. Jakarta: PT. Prenhallindo. 2003. [6] Kristanto H. Konsep Dan Perancangan base. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 2003. [7] Kurniardi A. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. 2000. [8] Kuserini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2006. [9] Marlinda L. Sistem Basis. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2004. [10] Oetomo BSD. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. 2002. [11] Pramana HW. Pemrograman Microsoft Access 2003. Jakarta: Elex Media Komputindo. 2004. [12] Sabarguna SB. Analisis dan Perancangan Sistem. an Pertama. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 2005. [13] Sigit WP. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Penerbit LP3I. 2009. [14] Sutabri T. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-3. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2004. Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit)