Pengenalan Ms. Project Sri Siswanti, S.Kom, M.Kom
Microsoft Project 2007 Pada Microsoft Project 2007, Anda bisa berinteraksi dengan data yang dibuat oleh perangkat lunak buatan micosoft yang lain dan Anda bisa juga membangun pusat informasi proyek dengan menginstal Mocrosoft Project Server Setiap anggota tim bisa mengakses informasi yang mereka perlukan dan seluruh pekerjaan bisa dikoordinasikan melalui e-mail workgroup. Jika itu digunakan secara optimal, maka kita bisa melakukan efisiensi waktu dan biaya.
Tampilan
Merencanakan Proyek Tahap Perencanaan - Menetapkan tanggal dimulai dan kapan proyek berakhir - Menyusun jenis tugas - Menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap jenis tugas - Menetapkan korelasi atau hubungan antara tugas yang satu dengan yang lain - Menyusun data dari sumberdaya yang ada berdasarkan pada jenisjenis tugas - Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja dan jam proyek - Memasukkan biaya yang diperlukan - Melakukan pemeriksaan apabila ada penggunaan sumberdaya yang overlopping Tahap Pengawasan, menjalankan fungsi aktualisasi atau tracking Tahap Pelaporan, Mendapatkan output proyek yang menunjukkan posisi proyek pada saat laporan dibuat
Beberapa istilah dan definisi Microsoft Project Tasks : merupakan lembar kerja yang berisi tentang rincian pekerjaan. Jenis Pekerjaan dalam suatu proyek sering disebut dengan istilah task. Jenis pekerjaan ini ada yang bersifat global, bahkan sampai pada rincian pekerjaan yang bersifat detail. Duration : Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaa. Satuan waktu disini terbagi atas : Minutes (mins) : menit Hours (hrs) : jam Days (days) : hari Weeks (wks) : minggu Month(monts) : bulan Start : Waktu dimulainya proyek. Pengisiannya hanya satu kali pada saat proyek dimulai. Finish : Waktu selesainya proyek. Pengisiannya dilakukan secara otomatis setelah durasi pekerjaan. START + DURASI = FINISH
Beberapa istilah dan definisi Microsoft Project Predecessor : hubungan keterkaitan antar pekerjaan yaitu suatu keterkaitan hubungan antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan sebelumnya. Resources : Sumber daya, baik sumber daya personil maupun sumber daya non personil (material dll.) Cost : Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek, yang meliputi biaya sumber daya personil maupun non personil, yang sifatnya biaya tetap maupun biaya variabel. Dapat dihitung per jam, harian, mingguan, bulanan maupun borongan. Gantt Chart : Grafik yang ditampilkan dalam bentuk batang horisontal yang mempresentasikan pekerjaan atau task beserta durasi pekerjaan tersebut. Grafik ini juga menunjukkan keterlibatan antar pekerjaan. PERT (Program Evaluation Review Tchnique) Chart Adalah grafik yang ditampilkan dalam bentuk kotak (node) yang mempresentasikan nama pekerjaan, start dan finish pekerjaan, serta hubungan atau keterkaitan antar pekerjaan.
Beberapa istilah dan definisi Microsoft Project Baseline : suatu bentuk perencanaan (Scope, time/schedule, cost) yang telah disetujui dan ditetapkan dalam suatu proyek. Digunakan sebagai acuan dan perbandingan antara pekerjaan kerja yang dipunyai dengan kenyataan dilapangan. Scope : suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu dan tujuan mereka. Tracking : bentuk penelusuran atau peninjauan antara hasil kerja yang dilakukan dilapangan dengan rencana awal suatu proyek, sehingga bisa membandingkan rencana dasar dengan kenyataan di lapangan. Milestone : suatu penenda pekerjaan, yang menunjukkan bahwa pekerjaan yang di maksud telah selesai. Digambarkan dengan nilai durasi = 0
Memulai Ms. project Langkah 1: Klik File New untuk membuat proyek baru, pada toolbar paling bawah akan muncul new Project bar
Langkah 2 : Klik on Computer pada bagian Template untuk menampilkan menu pilihan template. Kemudian pilih general dan klik pada Blank Project dan tekan tombol OK. Langkah 3 : Pilih View, pilih on project guide.
Langkah 4 - Mengatur tanggal dimulainya proyek dengan mengklik set a date to schedule from, dan tentukan kapan Anda akan memulai proyek tersebut, Isi tanggal mulai proyek adalah 1 September 2015. - Klik Done setelah anda selesai mendefinisikan tanggal mulai pekerjaan
Langkah 5 Menentukan jam kerja dengan mengklik define general working times pada Tasks Manager. Kemudian pilih jam kerja Standart pada Calendar Template
Kemudian dilanjutkan dengan mengklik Continue to step 2. Pada tahap ini, tentukan hari kerja dan melakukan pengaturan ulang jam kerja apabila anda yang kurang sesuai dengan keinginan
- Setelah menentukan hari kerja dan jam kerja, tentukan tanggal atau hari dimana ada libur nasional yang mengharuskan kita untuk tidak menjalankan pekerjaan. - Klik Change working time untuk memasukkan hari libur nasional - Ketikkan nama hari libur, isikan tanggal mulai libur dan tgl akhir libur
Klik Continue to step 5 untuk melanjutkan ke tahapan kelima, yaitu mengubah jam kerja per hari, untuk itu Anda harus mampu menghitung secara tepat berapa jam total dalam seminggu. Jika bingung atau takut salah kalkulasi, Anda bisa melanjutkan ke langkah selanjutnya. Klik Save and Finish