BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Prosedur Berikut beberapa pengertian prosedur menurut para ahli, antara lain: a. Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001) adalah: Suatu urutan kegiatan klerikal biasannya melibatkan beberapa orang orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulangulang. b. Pengertian prosedur menurut Wing Wahyu (2006) adalah: serangkaian kegiatan yang sudah dilakukan untuk menangani suatu peristiwa atau transaksi. 2.2 Gaji 2.2.1 Pengertian gaji Pengertian Gaji Menurut Undang-Undang No. 40 Tahun 2004 tentang SJSN (Sistem Jaminan Sosial Nasional) adalah Gaji atau upah adalah hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pemberi kerja kepada pekerja ditetapkan dandibayar menurut suatu perjanjian kerja,
5 kesepakatan, atau peraturanperundang-undangan,termasuk tunjangan bagi pekerja dan keluarganya atassuatu pekerjaan dan /atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Menurut Hasibuan (2007 : 118): Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Maksudnya, gaji akan tetap dibayarkan walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja. Menurut Mulyadi (2008 : 373): Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. 2.2.2 Metode Pembayaran Gaji/Upah Kira-kira pada tahun 1920an di Amerika Serikat diadakan perubahan besar dalam metode pembayaran upah. Sebelum gerakan scientific management yang dipelopori oleh Fredrick W. Taylor, metode pembayaran upah umumnya berupa pembayaran berdasarkan lamanya hari kerja. Taylor dan pengikutpengikutnya mempunyai keyakinan, bahwa pekerja akan memperoleh hasil yang lebih banyak, apabila kepadanya diberi insentif. Sehubungan dengan itu maka pembayaran kepada pekerja akan ditambah seimbang dengan hasil sebagai akibat dari tambahan. Metode pembayaran upah dan gaji dibagi dalam 2 golongan besar: 1. pembayaran atas dasar waktu: perjam, harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Pembayaran atas dasar waktu adalah lebih memuaskan, apabila: a. Kesatuan hasil tidak dapat diukur dan dibedakan.
6 b. Pegawai mempunyai sedikit pengawasan mengenai jumlah hasil atau tidak ada hubungan yang erat antara kegiatan dan hasil, seperti pada beberapa pekerjaan yang waktunya ditentukan oleh mesin. c. Penangguhan pekerjaan sering dilakukan dan di luar pengetahuan pegawai. d. Mutu pekerjaan atau kecakapan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang amat penting. e. Pengawasan dilakukan dengan baik. f. Pengawasan biaya tidak memerlukan pengetahuan yang tepat tentang biaya tenaga kerja tiap kesatuan hasil. 2. Pembayaran atas dasar hasil : tiap potong atau tiap kesatuan hasil kerja. Kepuasan atas pembayaran upah/gaji setiap pegawai itu berbeda-beda. Adapun pembayaran atas dasar waktu dan atas dasar waktu dan atas dasar hasil akan lebih memuaskan apabila sesuai dengan yang tersebut di bawah ini. Pembayaran atas dasar hasil adalah lebih memuaskan, apabila: a. Kesatuan hasil dapat diukur. b. Ada hubungan yang erat antara kegiatan pegawai dan jumlah hasil. c. Pekerjaan ditetapkan standarnya, jalannya pekerjaan teratur, dan kegagalan atau gangguan sedikit, atau jika banyak, hal ini telah diketahui oleh pegawai. d. Pertimbangan mengenai mutu adalah kurang penting dari pada jumlah hasil atau sekurangkurangnya sama dan dapat diukur. e. Pengawasan tidak memuaskan, atau pegawai tidak dapat mencurahkan penuh perhatian terhadap pekerjaan perseorangan.
7 f. Pengawasan biaya mengharuskan ongkos tenaga kerja tiap kesatuan terbatas dan ditentukan lebih dahulu, seperti halnya dalam perusahaan pakaian dan sepatu. 2.2.3 Tujuan Pemberian Upah dan Gaji a. Ikatan Kerja Sama Dengan pemberian upah dan gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemilik/pengusaha dan karyawannya. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemilik/pengusaha wajib membayar upah dan gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati. b. Kepuasan Kerja Dengan upah dan gaji, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. c. Pengadaan Efektif Jika program upah dan gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah. d. Motivasi Jika upah dan gaji yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi para karyawannya. e. Stabilitas Karyawan Dengan Program upah dan gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relative kecil.
8 f. Disiplin Dengan pemberian upah dan gaji yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Mereka akan menyadari serta mentaati peraturanperaturan yang berlaku. g. Pengaruh Serikat Buruh Dengan program upah dan gaji yang baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya. h. Pengaruh Asosiasi Usaha Sejenis/ Kadin Dengan program upah dan gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karna turnover relative kecil dan perpindahan ke perusahaan sejenis dapat dihindarkan. Jika program upah dan gaji sesuai dengan undang-undang perburuhan yang berlaku (seperti batas upah minimum), maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.tahapan Utama Dalam Pemberian Upah dan Gaji adalah: a. Asas Adil Besarnya upah dan gaji yang dibayar kepada setiap karyawan harus disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan, risiko pekerjaan, tanggung jawab, jabatan pekerja, dan memenuhi persyaratan internasional konsistensi. Jadi adil bukan berarti setiap karyawan menerima upah dan gaji sama besarnya. Dengan asas adil akan tercipta suasana kerja sama yang baik, semangat kerja, disiplin, loyalitas,dan stabilisasi karyawan akan lebih baik. b. Asas Layak dan Wajar
9 Upah dan gaji yang diterima karyawan dapat memenuhi kebutuhannya pada tingkat normatif yang ideal. Tolak ukur layak adalah relatif, penetapan besarnya upah dan gaji didasarkan atas batas manajer personalia diharuskan selalu memantau dan menyesuaikan upah dan gaji dengan eksternal konsistensi yang sedang berlaku. Hal ini penting supaya semangat kerja dari karyawan yang qualified tidak berhenti, tuntutan serikat buruh dikurangi, dll. 2.2.4 Prosedur Penggajian Dalam sistem pencatatan penggajian terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkaitan. beberapa prosedur penggajian antaranya adalah: a. Prosedur Daftar Hadir Karyawan Prosedur ini yang bertujuan untuk mencatat daftar hadir karyawan, dan daftar hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatn waktu dengan menggunakan daftar tersebut pada pintu kantor yang sesuai dengan bagian karyawan yang bersangkutan. Contohnya, daftar hadir biasa yang secara otomatis yaitu dengan menggunakan mesin pencatat waktu. b. Prosedur Pembuatan Gaji Karyawan Dalam hal ini, fungsi pembuatan daftar gaji setiap karyawan, dan data yang digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, dan penurun pangkat. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, dan informasi mengenai potongan PPH 21 dihitung oleh fungsi pembuatan daftar gaji atas data-data yang telah ada atau data yang
10 sudah tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Daftar gaji diserahkan dibagian akuntansi guna untuk pembuatan kas keluar. Prosedur dalam pembuatan daftar gaji yang dilaksanakan oleh bagian gaji adalah sebagai berikut: 1. Menerima data jumlah jam untuk tenaga kerja harian atau jam dan tenaga kerja yang digaji secara bulanan. 2. Menerima data-data mengenai perubahan dalam tarif gaji, bonus, premi, lembur, dari bagian personalia. 3. Menerima data-data mengenai perubahan dalam pemotongan gaji. 4. Menghitung gaji bruto dan gaji bersih. 5. Menyusun daftar gaji yang menunjukkan nomor pokok karyawan, nama pegawai, jumlah hari, jumlah jam kerja, jumlah jam lembur, jumlah jam yang dipekerjakan untuk pekerjaan dan proses tarif gaji karyawan, jumlah penghasilan bruto, berbagai pemotongan atas penghasilan bruto, dan penghasilan bersih yang harus dibayarkan kepada masing-masing karyawan. c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Karyawan Dalam hal ini biaya gaji, dan biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja karyawan ini dimaksud untuk pengendalian biaya. d. Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Dimana fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menuliskan cek guna pembayaran gaji para karyawan, kemudian
11 fungsi keuangan menguangkan atau mencairkan uang tersebut ke bank dan kemudian memasukkan uang ke dalam amplop gaji karyawan, jika jumlah karyawan banyak, pembagian amplop biasanya dibagikan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji memiliki beberapa macam, yaitu : a. Gaji yang Dibayarkan dengan Uang Tunai Daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir dengan disertai amplop gaji masing-masing karyawan, dan satu lembar cek senilai jumlah total gaji. Setiap amplop gaji tertuliskan rincian gaji bruto, potongan-potongan yang dikenakan, dan jumlah gaji neto yang diserahkan ke masing-masing karyawan. b. Gaji Dibayarkan dengan Cek Gaji dibayar dengan cek, maka masingmasing karyawan akan menerima cek atas namanya. Dalam hal demikian bagian gaji akan menyerahkan daftar gaji kepada kasir dengan disertai amplop gaji masing-masing karyawan,dan kumpulan cek jumlahnya sebanyak jumlah karyawan, dengan nilai masing-masing sebesar nilai gaji yang menjadi hak masing-masing karyawan. Kasir akan mengecek jumlah keseluruhan nilai kumpulan cek tersebut dan mencocokkan hasilnya dengan angka total gaji yang terdapat pada daftar gaji. c. Gaji Disetorkan Langsung ke Rekening Karyawan Dalam pembayaran gaji disetorkan langsung ke rekening karyawan dapat dilakukan pada rekening tabungan, rekening giro, atau rekening ATM karyawan, sesuai dengan permintaan masing-masing karyawan.
12 Cara demikian sebenarnya lebih aman karena kasir tidak perlu mencairkan cek ke bank dan membawa uang ke perusahaandalam jumlah besar, sehingga resiko terjadinya perampokkan dan pencurian terhadap uang gaji dapat dihindari. 2.2.5 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Gaji /Penggajian Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008:382) dalam bukunya, adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Kepegawaian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari pegawai baru, memutuskan penempatan pegawia baru, membuat surat keputusantarif gaji pegawai, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadur bagi semua karyawan perusahaan. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuat bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 4. Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem penganggaran gaji dan pengupahan berada ditangan :
13 a. Bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang trecantum dalam daftar gaji dan upah, b. Bagian kartu biaya, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja. c. Bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Untuk tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagiakan kepada karyawan yang berhak. 2.2.6 Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penggajian Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2008:374) dalam bukunya adalah sebagai berikut : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, umunya dikeluarkan olehfungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru,kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, dll. b. jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untukmencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
14 c. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. d. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potonganm-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, dan sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemennya, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. f. Surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji atau upah. g. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. h. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 2.2.7 Unsur Pengendalian Intern Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji diperlukan pengendalian intern. Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika
15 terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut. Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji. Mulyadi (2003: 164) menyatakan bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah sebagai berikut: a. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
16 Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah: a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. e. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. f. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. g. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. h. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji adalah sebagai berikut:
17 a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif. 2.3 Belanja Pegawai Belanja Pegawai adalah kompensasi dalam bentuk uang maupun barang yang diberikan kepada pegawai pemerintah (pejabat negara, pegawai negeri sipil, dan pegawai yang dipekerjakan oleh pemerintah yang belum berstatus PNS) yang bertugas di dalam maupun di luar negeri sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah dilaksanakan, kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal dan/atau kegiatan yang mempunyai output dalam kategori belanja barang.
18 Contoh jurnal pembukuan pembayaran gaji di bendahara pengeluaran Pada tanggal 1 Februari 2015 BUD menerbitkan SP2D LS Gaji sebesar Rp, dengan rincian sebagai berikut: Gaji Pokok Rp Tunjangan Keluarga Rp Tunjangan Jabatan Rp Jurnal LO dan LRA Tanggal Akun Uraian Akun Debet Kredit 1 Feb Beban gaji pokok PNS Beban tunjangan keluarga Beban tunjangan jabatan RK PPKD 1 Feb Belanja gaji pokok PNS Belanja tunjangan keluarga Belanja tunjangan jabatan Perubahan SAL (Membayar gaji dan tunjangan).