BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Penggajian Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kontrak kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seorang menerima gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan dan jumlahnya tetap (Haryono, 2003 dalam Rahayu, 2012). Menurut Sembiring (2008:23) menambahkan bahwa setiap karyawan berhak atas imbalan (remunerasi) sebagai imbalan jasa atas pekerjaan yang dilakukan perusahaan. Atas jasa yang telah dilakukan oleh karyawan perusahaan memberikan imbalan yang biasanya berupa gaji atau upah. Karena gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik. Sistem penggajian merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan informasi mengenai gaji pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi piha-pihak yang memerlukan. 2.1.1 Kegiatan Siklus Penggajian Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap penggajian yang membayarkan gaji kepada karyawannya, melalui sistem penggajian (Mardi, 2011:107), berikut dijelaskan tahap-tahap yang dilakukan : 8
1. Melakukan Up-Date File Induk Penggajian Ada bebeberapa aktivitas yang penting dalam pembaruan data file penggajian yaitu diantaranya penerimaan tenaga kerja pelaksana, pemberhentian karyawan, perubahan tingkat gaji karyawan, dan penyesuaian gaji karyawan. Perubahan data penggajian ini diajukan tepat waktu dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran gaji berikutnya. Catatan pegawai yang berhenti tidak boleh langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk perusahaan selama periode tahun akuntansi tersebut. 2. Perubahan Tarif dan Pajak Bagian penggajian akan melakukan perubahan penyesuaian tarif bilama terjadi perubahan. Namun aktivitas ini jarang terjadi selama belum ada pengumuman yang resmi dari pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tarif pajak yang berlaku. 3. Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran Informasi datang dalam berbagai bentuk, tergantung bagaimana bentuk pembayaram dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran yang dimaksud, yaitu sebagai berikut : a. Skema spermbayaran Bagi karyawan yang mendapatkan oembayaran gaji sesuai dengan jam kerjanya, maka perusahaan akan menggunkan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar. Berdasarkan kartu ini diperoleh informasi mengenai jumlah jam kerja yang telah dilakukan pegawai tersebut. Kegiatan ini biasanya diperlakukan hanya 9
untuk karyawa yang tidak tetap. Pada dasarnya pencatatan kehadiran karyawan dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran mereka. b. Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Mengimplementasikan teknologi informasi, untuk lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan, diantaranya mengumpulkan data kehadiran selama jam kerja sebaiknya dilakukan dengan pendekatan teknologi informasi sebagai pengganti dokumen kertas. Hal tersebut dapat mencegah potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, erivikasi, dan pmasukan data waktu serta ehadiran pegawai yang dilakukan manual. 4. Menyiapkan Daftar Gaji Setiap bagian memberikan infromsai yang terkait dengan data gaji masingmasing karyawan, dari mulai daftar kehadiran dan informasi kepegawain yang telah diperbaharui (bila ada perubahan). Data tersebut kemudian dicocokan dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang pada unit kegiatan untuk diserahkan ke departmen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang bersangkutan. 5. Pembayaran Daftar Gaji Pembayaran gaji yang efektif adalah dengan cara memindah buukan ke rekening karyawan bersangkutan. Hal ini dapat mengurangi pemotongan gaji yang tidak legal dilakukan, dan karyawan akan merasa lebih aman setiap periode gaji bahwa dananya direkening sudah ada. 10
6. Kalkulasi Kompensasi dan Pajak Perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, hasil pemotongan tersebut akan diserahkan kekantor pajak atas nama karyawan yang bersangkutan. Berbagai pemotongan yang dilakukan oleh perusahaan secara legal untuk memudahkan karyawan dari kewajiban terhadap negara. 2.1.2 Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi (2001:385) jaringan prosedur peggajian terdiri dari: 1. Prosedur Pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine). Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadirannya. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan 11
mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. 3. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemendepartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan atas waktu kerja yang sesuai dengan pelaksanannya. 4. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menuliskan cek guna pembayaran gaji dan upah. Selain itu bagian akuntasnsi melakukan pencatatan atas trasnsaksi dan mendokumentasikan dengan baik. 2.1.3 Dokumen Terkait dengan Penggajian Dokumen yang dipakai dalam proses pembayaran gaji (Diana, 2011:182) antara lain: 1. Kartu Waktu Kartu waktu berguna untuk merekam berapa jam hadir karyawan setiap hari dengan melakukan absen sewaktu datang dan pulang kantor. Sehingga dapat terdeteksi karyawan mana yang datang tepat waktu dan yang terlambat. 12
2. Daftar Gaji Daftar gaji berisi seluruh gaji karyawan yang terdaftar dalam perusahaan, berguna untuk mengetahui jumlah gaji setiap karyawan serta perhitungan Pajak Penghasilan Pasal 21. Daftar gaji juga berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar karyawannya. 3. Slip Gaji Daftar gaji berisi rincian komponen gaji yang sekaligus sebagai bukti yang diberikan kepada karyawan bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran gaji mereka. Dari slip gaji juga dapat terl2hat jika dalam pembayaran terdapat salah gaji. 4. Daftar Transfer Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah yang diberikan oleh perusahaan kepada bank untuk melakukan transfer ke rekening setiap karyawan yang akan menerima gaji. 2.1.4 Fungsi yang Terkait dalam Pengendalian Internal Siklus Penggajian Menurut Mulyadi (2008:382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah: 1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan 13
(deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form). 2) Pengelolaan waktu dan penyiapan daftar gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Hal ini mencakup penyiapan kartu absen oleh pegawai dan laporan ikhtisar ikhtisar penggajian yang mencakup perhitungan gaji dari seluruh karyawan. Dokumennya pada fungsi ini terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket). Aktivitas tersebut harus dikendaliakan dengan memadai untuk mencegah salah saji. 3) Pembayaran gaji Karyawan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Penandatanganan dan distribusi cek aktual harus ditangani semestinya untuk mencegah pencurian. Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check). 4) Fungsi Keuangan Dalam sistem penggajian, fungsi keuangan bertanggung jawab untuk memeeriksa total perhitungan gaji dari dan mengerluarkan cek pembayaran gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan. 14
2.1.5 Risiko dalam Proses Penggajian Kegiatan perusahaan tidak terlepas dari risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Beberapa ancaman dalam siklus penggajian yang dikemukakan Romney dan Steinbart (2009:533), dalam terjemahan bebas, diantaranya: a. Perubahan Payroll Master File oleh pihak yang tidak berwenang Apabila gaji, upah, dan atau komisi dasar pada Payroll Master File yang digunakan untuk menentukan kompensasi karyawan dipalsukan, beban gaji akan meningkat. Pembebanan gaji yang tidak sesuai dengan kenyataan akan menghasilkan laporan labor cost yang tidak akurat sehingga mendorong pengambilan keputusan yang salah. b. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat Data kerja dan kehadiran yang tidak akurat dapat mempengaruhi perusahaan. Apabila data jam kerja dan kehadiran yang tercatat lebih besar dari kenyataan, maka beban gaji terlalu besar dan laporan gaji tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. c. Pengolahan gaji yang tidak akurat Pengurang gaji kotor biasanya merupakan pajak dan iuran atau premi kepada instansi lain diluar perusahaan. Perubahan peraturan atau kebijakan-kebijakan terkait pengurang gaji yang tidak dikuti dengan pembaharuan tarif dapat menyebabkan kesalahan perhitungan gaji. Kesalahan dalam perhitungan gaji menyebabkan bagian payroll harus memperbaiki sistem pengolahan gaji dan melakukan perhitungan ulang gaji. Apabila perhitungan ulang tidak dapat diselesaikan secepatnya, maka pembagian gaji karyawan menjadi terhambat. Keterlambatan pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan 15
yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar pajak dengan jumlah yang tepat. d. Pencurian atau penipuan saat pembagian cek gaji Ancaman lain yang dapat terjadi dalam siklus penggajian adalah mengeluarkan Cek Gaji pada seseorang yang tidak bekerja diperusahaan atau pembayaran gaji yang masih berlanjut pada karyawan yang telah diberhentikan. Hal ini biasanya terjadi bila karyawan yang telah diberhentikan tidak dilaporkan kepada bagian HRD. Siklus penggajian merupakan aktivitas yang memiliki nilai transaksi yang signifikan dalam laporan laba rugi. Gaji yang diterima oleh karyawan harus akurat dan tepat waktu karena dapat mempengaruhi motivasi karyawan dalam bekerja, sehingga diperlukan pengendalian dalam siklus penggajian. 2.2 Pengendalian Internal 2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal Menurut Dasaratha V. Rama, Fredrick L. Jones yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo (2008:132) pengendalian internal ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan Mulyadi (2008:180), mengatakan bahwa pengertian pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang 16
pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1) Keandalan pelaporan keuangan. 2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3) Efektifitas dan efisiensi operasi. Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) of Treadway Commission Report, seperti dikutip oleh Bagnaroff, Moscove, Simkin (2001) yaitu: A process, effected by a board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories-effectiveness and efficiency of operations,. Reliability of financial reporting, and compliance laws and regulations Or Internal controls are the tools that managers use (but are often not taught) to help achieve their business objective in the following categories: 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reliability of financial reporting 3. Compliance with external laws and regulations 2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal Pengendalain internal yang dirumuskan pada suatu perusahaan harus mempunyai beberapa tujuan, sesuai dengan definisi yang dikemukakan oleh Mardi (2011:59), maka dapat dirumuskan tujuan dari pengendalian internal, yaitu: 1. menjaga keamanan harta milik perusahaan; 2. memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi; 3. meningkatkan efisiensi operasional perusahaan; dan 4. membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu adanya syarat tertentu yang digunakan sebagai unsur pendukung agar pengendalian internal dapat diterapkan dengan baik. Pendapat lain diungkapkan oleh Alvin A. Arens, Randal J. Elder, dan Mark E. Beasley (2003:4) yang menjelaskan bahwa tujuan pengendalian intenral adalah sebagai berikut : 1. Adanya transaksi yang dicatat (keberadaan) 2. Transaksi yang terjadi telah dicatat (kelengkapan) 17
3. Transaksi yang dicatat dinyatakan pada jumlah yang benar (akurasi) 4. Transaksi digolongkan dengan benar (klasifikasi) 5. Transaksi yang dicatat pada tanggal yang benar (tepat waktu) 6. Transaksi yang dicatat kemudian disertakan dengan benar dalam berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran) 2.2.3 Unsur Pengendalian Internal Mardi (2011:60) menjelaskan unsur dari sistem pengendalian internal terdiri dari: 1) Struktur organisasi Suatu kerangka yang memisahkan fungsi, menjelaskan tanggung jawab serta tugas dari masing-masing tingkatan unit yang dibentuk. Hal ini bertujuan untuk menciptakan pengendalian antar fungsi secara maksimal. 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Uraian tugas didukung dengan prosedur yang berbentuk peraturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan pihak-pihak pemberi otorisasi. Prosedur yang baik harus melewati otorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk mengesahkan setiap kegiatan atau transaski yang dilakukan. Setiap dokumen harus dilengkapi dengan paraf atau tanda tangan dari pihak pemberi otorisasi agar dokumen tersebut memiliki bukti yang sah. 3) Pelaksanaan Kerja yang Sehat Pelaksanaan tata cara kerja yang sehat dapat mendukung tercapainya tujuan pengendalian internalal yang baik. Unsur kehati-hatian sangat penting untuk menjaga agar tidak terjadi transaki yang ditangani oleh satu orang dari awal 18
sampai akhir. Karyawan harus di rolling setiap waktu yang telah ditentukan, melaksanakan tugas yang diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan. 4) Dokumen dan catatan yang memadai Dalam setaip proses atau transaksi harus dilengkapi dengan dokumen sebagai bukti nyata atas suatu transaksi dilakukan. Kelengkapan dokumen tersebut dapat dikatakan memadai apabila telah melewati otorisasi serta kelengkapan bukti yang dibutuhkan. Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway atau COSO yang meliputi unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah: 1) Lingkungan pengendalian (control environment) Dimana suasana organisasi yang mempengaruhi kesadaran penguasaan (control consciousness) dari seluruh pegawainya. Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar dari komponen lain karena menyangkut kedisiplinan dan struktur. 2) Penaksiran resiko (risk assestment) Proses mengidentifikasi dan menilai resiko-resiko yang dihadapi dalam mencapai tujuan. Setelah teridentifikasi, manajemen harus menentukan bagaimana mengelola/mengendalikannya. 3) Aktivitas pengendalian (control activities) Kebijakan dan prosedur yang harus ditetapkan untuk meyakinkan manajemen bahwa semua arahan telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian ini diterapkan pada semua tingkat organisasi dan pengolahan data. 19
4) Informasi dan komunikasi (information and communication) Dua elemen yang dapat membantu manajemen melaksanakan tanggung jawabnya. Manajemen harus membangun sistem informasi yang efektif dan tepat waktu. Hal tersebut antara lain menyangkut sistem akuntansi yang terdiri dari cara- cara dan perekaman (records) guna mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi yang timbul serta dalam rangka membuat pertanggung jawaban (akuntabilitas) asset dan utang-utang perusahaan. 5) Pemantauan (monitoring) Suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas pelaksanaan pengendalian internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu. 2.2.4 Pengendalian Internal Siklus Penggajian Dalam siklus penggajian ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan untuk menilai pengendalian internal yang telah diterapkan apakah sudah cukup memadai. Berikut adaalah tujuan-tujuan yang harus dicapai dalm penerapan penegndalian internal siklus penggajian menurut Romney dan Steinbart (2009:532) : a. Otorisasi yang tepat pada semua transaksi penggajian. b. Semua transaksi yang tercatat sah. c. Semua transaksi penggajian yang sah telah dicatat. d. Semua transaksi penggajian telah dicatat secara akurat. e. Mematuhi dan melaksanakan peraturan pemerintah yang berlaku mengenai penyetoran pajak dan pelaporan gaji. f. Aset-aset telah dilindungi dari pencurian. 20
g. Aktivitas siklus penggajian dan kepegawaian telah dilakukan secara efektif dan efisien. 2.3 Penelitian Terdahulu Dwi Ratna Sari (2012) dalam penelitiannya yang berjudul ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN PADA PT. GOSEPA TOUR & TRAVEL. Hasil penelitian menunjukan bahwa prosedur penggajian pada PT.GTT melibatkan administrasi, manager administrasi, manager keuangan dan kasir. Hal tersebut dapat terlihat dari adanya pemisahaan tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasi. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik. Dan juga terlaksananya praktik kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas tiap masing-masing bagian dalam perusahaan. Hal yang masih perlu perbaikan dalam penelitian ini adalah otorisasi yang dilakukan oleh satu bagian dengan menangani satu transaski, yaitu pada pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji dilakukan oleh bagian yang sama yaitu manager keuangan. Sehingga dapat menimbulkan peluang penggelapan dana yang dapat merugikan perusahaan. Yunita Danke (2012) dalam penelitiannya yang berjudul ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENGGAJIAN DALAM RANGKA EFEKTIVITAS PENEGNDALIAN INTERNAL (STUDI KASUS PADA PERUSAHAAN PLASTIK INJECTION). Hasil penelitian menunjukan bahwa masih terdapat kekurangan pada dokumen yang terkait dalam proses penggajian, sehingga dapat menyebabkan ketidakakuratan informasi dan kesalahan penggajian. Temuan lain adalah masih sering terjadi kesalahan perhitungan gaji yang diberikan pada karyawan dan masih ada pengerjaan 21
tugas dan tanggung jawab yang tidak sesuai degan yang telah ditugaskan pada masing-masing bagian. Elizabeth Tiur Manurung dan Fidelis Apriani (2012) dalam penelitiannya yang berjudul EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PADA SILUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN UNTUK MENENTUKAN RISIKO FRAUD (STUDI KASUS PT. WORLD YAMATEX SPINNING MILLS). Hasil penelitian menunjukan bahwa pengendalian internal yang diterapkan pada perusahaan telah memadai, terlihat dengan adanya pemanfaatan perkembangan teknologi yang digunakan pada pencatatn waktu kehadiran sehingga data yang diperoleh semakin akurat. Otorisasai dan pemisahaan fungsi juga sudah dijalankan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berjalan sehingga menghindari terjadinya penyalahgunaan wewenang. Perusahaan juga telah menerapkan sistem wistle blowing dimana apabila terjadi keganjalan dalam suatu laporan maka akan ditindak lanjuti untuk diselidiki kesalahan yang terjadi. 22