PANDUAN PENGGUNAAN PROGRAM KRS ONLINE IPB

PANDUAN PENGGUNAAN PROGRAM KRS ONLINE IPB Pada beberapa kesempatan acara bimbingan dan konseling dengan mahasiswa TPB-IPB, penulis dihadapkan pada kurangnya informasi mengenai petunjuk teknis pengisian KRS OnLine IPB bagi mahasiswa yang baru memasuki semester 3, atau baru meningalkan tahun pertama TPB-IPB. Berdasarkan pengalaman penulis yang pada saat menjadi Kepala Kantor Pengembangan Sistem Informasi IPB, menulis kode program untuk KRS OnLine IPB, maka disusunlah Buku Panduan ini. Buku ini BUKAN DOKUMEN MAUPUN INFORMASI RESMI IPB, sehingga segala sesuatu yang tertulis tidak dapat menjadi acuan aturan akademik di IPB. Namun demikian, buku sederhana ini diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk menggunakan program komputer dalam pengisian KRS OnLine IPB. Bogor, Juli 2008 Julio Adisantoso Departemen Ilmu Komputer IPB

PENDAHULUAN Sistem KRS online hanya diperuntukkan bagi mahasiswa yang menggunakan kurikulum sistem Mayor Minor untuk mengisi dan memperbaiki KRS, yang terdiri dari KRS-A dan KRS- B. KRS-A adalah pengisian KRS pertama kali pada suatu semester. KRS ini sebagai susunan mata ajaran awal yang direncanakan akan diikuti oleh mahasiswa. Pada masa pengisian KRS-A ini, mahasiswa dapat melakukan penyusunan mata ajaran dan penggantian minor atau supporting course (SC). Perhatikan batas waktu untuk hal tersebut. KRS-B, yaitu perbaikan KRS, berupa penambahan dan/atau pembatalan mata ajaran. Pada masa ini, mahasiswa dapat menambah dan membatalkan mata ajaran yang telah disusun pada masa pengisian KRS sebelumnya (KRS-A). Pada masa ini juga, disajikan daftar kelas mata kuliah yang kemungkinan besar dibatalkan penyelenggaraannya pada semester ini karena jumlah peserta yang kurang dari batas minimal yang ditentukan. Mahasiswa yang masuk kelas demikian dapat bergabung dengan kelas mayor, atau mengganti dengan mata kuliah lainnya yang tersedia. Sistem ini dapat diakses melalui Internet atau juga melalui Intranet IPB yang meliputi Kampus Darmaga, Baranangsiang, Cilibende, dan Gunung Gede pada alamat: http://krs.ipb.ac.id (melalui Internet) http://172.17.0.12 (melalui Intranet IPB) Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 1

LOGIN 1. Ketikkan NIM Anda dengan menggunakan huruf kapital (huruf besar). Jangan menggunakan huruf kecil. 2. Ketikkan password Anda sesuai dengan password pada saat KRS OnLine semester sebelumnya. Jika lupa, gunakan fasilitas INFO PASSWORD pada alamat http://www.ipb.ac.id/krsonline. 3. Klik tombol LOGIN. Jika tidak berhasil, maka ditampilkan pesan LOGIN GAGAL. Klik tombil disini untuk kembali ke tampilan awal. 4. Jika berhasil login, maka ditampilkan menu pilihan sebagai berikut: Menu pilihan Mengisi KRS Baru (KRS-A) tidak ditampilkan jika mahasiswa masih belum menentukan pilihan Minor atau SC. Oleh karena itu, bagi mahasiswa yang baru masuk ke semester 3, harus menentukan terlebih dahulu menggunakan fasilitas menu pilihan Menentukan dan/atau Mengubah Minor/Supporting Course. Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 2

MENENTUKAN DAN/ATAU MENGUBAH MINOR/SUPPORTING COURSE Perubahan minor atau supporting course dapat dilakukan pada masa pengisian KRS-A. Namun demikian, mata ajaran yang telah diambil pada semester sebelumnya masih tetap berlaku, artinya harus diselesaikan sebagaimana mata ajaran lainnya. Penentuan minor tidak dibatasi oleh kapasitas minor, melainkan dibatasi oleh kapasitas mata ajaran yang ditawarkan oleh minor tertentu. Artinya bisa saja terjadi minor tertentu tidak dapat masuk kelas suatu mata ajaran yang ditawarkan karena kelas telah penuh. 1. Pilih menu pilihan Menentukan dan/atau Mengubah Minor/Supporting Course. 2. Pada baris PENENTUAN MINOR, klik tanda panah dan pilih program minor yang diinginkan. Perubahan ini harus mendapat persetujuan dari dosen Pembimbing Akademik (PA), melalui tanda tangan mengesahan pada lembar KRS-A nantinya. 3. Setelah memilih program minor atau supporting course yang diinginkan, klik tombol PROSES PENENTUAN. Untuk membatalkan proses ini, klik tombol disini. Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 3

4. Setelah selesai melakukan proses penggantian, maka ditampilkan pesan untuk konfirmasi apakah memang benar-benar akan melakukan penggantian minor atau supporting course. Jika benar, klik tombol KONFIRMASI DATA. Jika tidak atau batal, klik tombol disini. 5. Anda telah berhasil melakukan penggantian minor atau supporting course jika disajikan tampilan di layar sebagai berikut: Setelah itu, klik tombol KEMBALI KE MENU UTAMA. MENGISI KRS-A Yang dimaksud dengan KRS-A adalah KRS yang diisi sebelum semester dimulai, sesuai dengan kalender akademik yang telah ditentukan. Pengisian KRS-A ini sangat penting untuk menentukan rencana awal susunan mata ajaran yang akan diikuti di semester berlaku. Di samping itu juga untuk keperluan penentuan besaran SPP yang harus dibayarkan oleh mahasiswa pada semester berlaku. Daftar pilihan mata ajaran yang dapat diambil sesuai dengan kurikulum Mayor dan Minor yang telah ditetapkan oleh Departemen. Karena jadwal kuliah dan praktikum sudah ditentukan sebelumnya, maka pemilihan/pengambilan mata ajaran sebaiknya dilakukan dengan selalu memperhatikan jadwal kuliah dan praktikum yang ada. Hal ini juga berlaku bagi mahasiswa yang mengambil program supporting course (SC). Bagi mahasiswa SC, langkah yang dilakukan terlebih dahulu adalah melihat dan menelusuri jadwal kuliah dan praktikum dari mata ajaran beserta kelas paralel yang rencananya akan diambil dari mayor lainnya, melalui menu pilihan Melihat Jadwal Mayor. Hal yang sama juga dilakukan oleh setiap mahasiswa yang akan mengulang mata ajaran tahun sebelumnya, atau mata ajaran yang tidak terdapat pada daftar yang disajikan. 1. Pilih menu pilihan Mengisi KRS Baru (KRS-A), maka akan ditampilkan formulir isian KRS yang terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian atas, bagian tengah, dan bagian bawah. Bagian atas berisi daftar mata ajaran sesuai dengan kurikulum Mayor yang ditawarkan oleh Departemen, bagian tengah berisi daftar mata ajaran sesuai dengan kurikulum Minor yang ditawarkan oleh Departemen, edangkan bagian bawah adalah tempat untuk memilih mata ajaran di luar yang ditawarkan oleh Mayor dan Minor. Contoh form KRS bagian atas adalah: Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 4

Contoh form KRS bagian tengah adalah: Contoh form KRS bagian bawah adalah: 2. Mata Ajaran Mayor dan Minor. Untuk memilih mata ajaran yang ditawarkan oleh Mayor atau Minor, klik tombol radio yang terletak di kolom Status. Tombol Ambil Baru adalah untuk mengambil mata ajaran yang belum pernah diambil pada semester sebelumnya, sedangkan tombol Mengulang untuk mengambil mata ajaran yang pernah diambil pada semester/tahun sebelumnya. 3. Mata Ajaran Lainnya. Untuk mengambil mata ajaran yang tidak terdapat pada daftar di bagian atas, maka tuliskan kode mata ajaran dan kelas paralel masing-masing pada kotak yang telah disediakan (kode mata ajaran dan kelas paralel dituliskan pada kotak isian yang terpisah). Pada setiap baris kotak yang diisi, jangan lupa untuk meng-klik tombol radio status: Ambil Baru atau Mengulang. Jika tombol status tidak di-klik, maka mata ajaran yang telah diisikan dianggap sebagai mata ajaran yang baru diambil. Berikut adalah contoh pengisian KRS. Perhatikan bahwa mata ajaran KOM202 diambil hanya satu, karena dua lainnya adalah kelas paralel. Sesuaikan dengan jadwal kuliah yang sesuai agar tidak terjadi bentrok. JANGAN MENGAMBIL SEMUA kelas paralel untuk mata ajaran yang sama, karena akan mempengaruhi besar SPP yang harus dibayarkan. 4. Setelah mengisi pilihan mata ajaran dengan benar, klik tombol SUBMIT. Namun demikian, jika Anda ingin membatalkan pengisian ini, klik tombol disini. 5. Setelah klik tombol SUBMIT, maka akan ditampilkan daftar mata ajaran yang telah dipilih disertai dengan biaya SPP semester ini yang terdiri dari nilai BPMP, BPMK, dan deposit uang hasil pengisian KRS semester sebelumnya. Nilai BPMP sesuai dengan ketentuan sebelumnya, nilai BPMK dihitung berdasarkan tarif mata kuliah sesuai dengan keputusan Rektor IPB atas usulan Departemen, sedangkan nilai deposit adalah nilai saldo uang hasil pembayaran SPP semester sebelumnya (nilai positif menunjukkan kelebihan Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 5

pembayaran oleh mahasiswa, dan nilai negatif menunjukkan kekurangan pembayaran oleh mahasiswa). CATATAN: Jika daftar mata ajaran yang disajikan tidak sesuai dengan yang dipilih pada formulir isian sebelumnya berarti ada dua kemungkinan, yaitu kelas dari mata ajaran tersebut sudah penuh, atau salah dalam penulisan kode mata ajaran dan kelas paralel yang ada. Jika terjadi demikian dan Anda ingin memperbaiki, klik tombol disini dan ulangi pengisian seperti sebelumnya dengan baik dan benar. 6. Klik tombol KONFIRMASI :: DATA SUDAH BENAR SUBMIT jika semuanya sudah benar, dan akan ditampilkan informasi bahwa pilihan mata ajaran sudah direkam ke dalam database. Pengisian KRS-A ini dapat dilakukan berulang-ulang selama belum dilakukan pembayaran SPP dan masih dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Jika sudah melakukan pembayaran SPP atau waktunya sudah habis, maka pengisian KRS-A sudah TIDAK DAPAT DILAKUKAN LAGI. Jadi, perhatikan jangka waktu yang telah dijadwalkan. MELIHAT HASIL KRS Setelah mengisi KRS, mahasiswa perlu membawa bukti untuk ditandatangani oleh dosen Pembimbing Akademik (PA). Bukti ini juga bermanfaat untuk konfirmasi pengambilan mata ajaran. Oleh karena itu, mahasiswa dapat mencetak hasil pengisian KRS ini melalui menu pilihan Melihat Hasil KRS. 1. Pilih menu pilihan Melihat Hasil KRS (sebagai KSM Sementara). 2. Maka akan disajikan lembar bukti pengisian KRS yang dilengkapi dengan informasi tentang besaran SPP semester ini, yang terdiri dari nilai BPMP, nilai BPMK, dan nilai deposit (jika ada). Output yang dihasilkan ini dibuat dalam format kertas, sehingga dapat dicetak melalui tombol CETAK. 3. Klik tombol CETAK dan pilih mesin printer yang digunakan. Selanjutnya klik tombol Print. Bentuk hasil pengisian KRS seperti tercantum pada halaman 7. Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 6

KARTU STUDI MAHASISWA (KSM) Print out KRS versi terakhir (setelah mahasiswa memenuhi kewajiban SPP) berlaku sebagai Kartu Studi Mahasiswa (KSM). KSM yang sah dapat diambil setelah berakhirnya masa registrasi ulang. Bawalah KSM ini bersama dengan KTM setiap Anda mengikuti kuliah, praktikum, dan ujian. MELIHAT JADWAL Dalam pengisian KRS sangat membutuhkan informasi jadwal pelaksanaan kuliah suatu mata ajaran pada kelas paralel tertentu. Oleh karena itu, mahasiswa disarankan untuk memperhatikan jadwal tersebut agar tidak terjadi bentrok pada saat masa perkuliahan nanti. Dalam sistem KRS OnLine ini, tersedia dua menu pilihan untuk melihat jadwal, yaitu: Melihat Jadwal Mayor Melihat Jadwal Sesuai KRS Mahasiswa :: Format Cetak Menu pilihan yang pertama, yaitu Melihat Jadwal Mayor digunakan untuk menelusuri jadwal kuliah pada seluruh Mayor dan Minor yang ada di IPB. 1. Pilih menu Melihat Jadwal Mayor, maka ditampilkan jadwal kuliah dari Mayor dan Minor Anda. Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 7

2. Selanjutnya, Anda dapat memilih Mayor dan Minor tertentu untuk menyajikan jadwal kuliahnya dengan meng-klik tombol TAMPILKAN di bagian bawahnya. 3. Klik tombol KEMBALI KE MENU UTAMA jika ingin ke halaman awal, atau klik tombol FORMAT CETAK jika ingin mencetak jadwal tersebut ke kertas. Menu pilihan yang kedua, yaitu Melihat Jadwal Sesuai KRS Mahasiswa :: Format Cetak digunakan untuk menampilkan jadwal kuliah sesuai dengan hasil pengisian KRS mahasiswa. Format ini hampir sama dengan hasil pilihan menu Melihat Hasil KRS, tetapi tidak mencantumkan biaya SPP semester. Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 8

MELIHAT NILAI SEMESTER Mahasiswa dapat melihat nilai semester sepanjang nilai tersebut sudah dikirimkan oleh Departemen ke administrasi akademik pusat. 1. Pilih menu Melihat Nilai Semester, maka akan disajikan nilai semester 1. 2. Ketik semester yang diinginkan pada kotak yang tersedia, kemudian klik tombol TAMPILKAN. MERUBAH PASSWORD Password adalah hal yang sangat penting untuk dikelola dengan baik oleh mahasiswa. Password atau kata kunci ini jangan sampai diketahui oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab karena dapat merugikan mahasiswa, terkait dengan kesepakatan pengambilan mata ajaran dan administrasi akademik lainnya dengan IPB, termasuk SPP. Mahasiswa dapat melakukan perubahan password jika dirasakan ada kemungkinan diketahui oleh orang lain. 1. Pilih menu Ubah Password. 2. Pada kotak isian yang ada, ketik password lama Anda, diikuti dengan pengisian password baru, dan ketik ulang password baru tersebut pada kotak ketiga. 3. Setelah selesai, klik tombol Ubah. Jika berhasil melakukan perubahan password, maka akan ditampilkan pesan berikut. Setelah itu, klik tombol disini untuk kembali ke halaman awal dan silakan login kembali (jika perlu). Julio Adisantoso, Departemen Ilmu Komputer IPB 9