PROSES-PROSES WAJIB DILAKUKAN SEBELUM MAJLIS KONVOKESYEN 2.1 KAJIAN PENGESANAN GRADUAN IPT 2016 Adalah dimaklumkan bahawa pihak Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia telah melaksanakan kajian pengesanan graduan bagi semua graduan Universiti Awam (UA) dan IPTS secara on-line mulai tahun 2006. Sehubungan dengan itu, semua bakal graduan diwajibkan mengisi borang kajian pengesanan graduan IPT 2016 termasuk graduan UTeM. Kajian pengesanan graduan IPT merupakan satu kajian tahunan bertujuan untuk mengukur daya tahap employability dan marketability graduan, mendapat pandangan / persepsi graduan tentang keberkesanan program akademik, sistem pengajian prasarana di IPT masing-masing, mewujudkan pangkalan data graduan-graduan IPT serta merupakan salah satu cara graduan untuk menyumbang kembali kepada institusi masing-masing dan kepada bakal pelajar yang akan mengikuti pelbagai program pengajian di IPT. Justeru itu, bakal graduan UTeM adalah DIWAJIBKAN untuk mengisi borang tersebut yang boleh dilayari secara on-line di http://graduan.moe.gov.my/ atau melayari portal UTeM http://www.utem.edu.my (ruang campus events) bermula 1 November 2016 (Selasa) sehingga 13 November 2016 (Ahad). Graduan dikehendaki mencetak Slip Pengesahan Kajian dan mengemukakan slip tersebut semasa mengambil jubah konvokesyen kelak. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan tuan/ puan tidak akan diberikan jubah konvokesyen tersebut. Sehubungan dengan itu, graduan dikehendaki menyerahkan Slip Pengesahan Kajian tersebut seperti ketetapan berikut: Tempat : Ruang Perolehan Aras Tanah, Pejabat Perpustakaan, Kampus Induk, Durian Tunggal, Melaka Tarikh / Masa : 10 November 2016 (Khamis)
: 11 November 2016 (Jumaat) - 8.30 pagi hingga 12.15 tengah hari - 2.45 petang hingga 5.00 petang : 12 November 2016 (Sabtu) : 13 November 2016 (Ahad) - 12.00 tengahari hingga jam 7.00 petang Untuk sebarang pertanyaan mengenai Kajian Pengesanan Graduan, sila berhubung dengan UTeM Career Connect, Pusat Pengurusan Alumni dan Kebolehpasaran Graduan, Pejabat Penolong Naib Canselor-Jaringan Industri dan Masyarakat (PPNC-JIM) seperti berikut: Encik Ahmad Haikal bin Shamshul Bahrin haikal@utem.edu.my 06-331 6996 Puan Emilia Ong ong@utem.edu.my 06-331 6995 Selepas konvokesyen, menjadi harapan UTeM agar graduan berjaya menjawat pekerjaan yang sesuai dengan bidang pengajian. Justeru itu, UTeM memohon kerjasama graduan untuk meluangkan masa bagi mengemaskini status pekerjaan pada portal dengan melayari http://graduan.mohe.gov.my/update/ Tuan / puan juga adalah DIGALAKKAN untuk mendaftar sebagai ahli Persatuan Alumni UTeM (AUTeM). Pendaftaran boleh dibuat di Kaunter Pengesanan Graduan atau di Pusat Pengurusan Alumni dan Kebolehpasaran Graduan, Pejabat Penolong Naib Canselor-Jaringan Industri dan Masyarakat (PPNC-JIM), Samsung IoT, Bangunan FTK, Kampus Teknologi UTeM dengan yuran sebanyak RM30.00. Untuk sebarang pertanyaan mengenai pendaftaran ahli AUTeM, sila berhubung dengan Pusat Pengurusan Alumni dan Kebolehpasaran Graduan, Pejabat Penolong Naib Canselor-Jaringan Industri dan Masyarakat (PPNC-JIM) seperti berikut: Encik Tinta Firmannika bin Selamat Encik Muhammad Akmal bin Mad Yatim tinta@utem.edu.my 06-331 6245 muhammadakmal@utem.edu.my 06-332 6135
2.2 CENDERAHATI KONVOKESYEN Semua graduan diberikan cenderahati konvokesyen daripada AUTeM. Sehubungan dengan itu, graduan dikehendaki mengambil cenderahati tersebut seperti ketetapan berikut: Tempat : Ruang Perolehan Aras Tanah, Pejabat Perpustakaan, Kampus Induk, Durian Tunggal, Melaka Tarikh / Masa : 10 November 2016 (Khamis) : 11 November 2016 (Jumaat) - 8.30 pagi hingga 12.15 tengah hari - 2.45 petang hingga 5.00 petang : 12 November 2016 (Sabtu) : 13 November 2016 (Ahad) - 12.00 tengahari hingga jam 7.00 petang NOTA PENTING:- SEMUA GRADUAN WAJIB MENGHADIRI MAJLIS RAPTAI KONVOKESYEN PADA HARI AHAD 13 NOVEMBER 2016 MULAI JAM 8.30 PAGI SEHINGGA JAM 12.00 TENGAH HARI. OLEH ITU, KAUNTER PENGAMBILAN CENDERAHATI DIBUKA SETELAH SELESAI MAJLIS RAPTAI. Untuk sebarang pertanyaan mengenai cenderahati, sila berhubung dengan Pusat Pengurusan Alumni dan Kebolehpasaran Graduan, Pejabat Penolong Naib Canselor-Jaringan Industri dan Masyarakat (PPNC-JIM) seperti berikut: Encik Tinta Firmannika bin Selamat tinta@utem.edu.my 06-234 6541 Encik Muhammad Akmal bin Mad Yatim muhammadakmal@utem.edu. my 06-234 6491
2.3 PENGAMBILAN GAMBAR (KAD ALUMNI) Bagi memastikan Majlis Konvokesyen UTeM berjalan lancar, setiap graduan DIWAJIBKAN mengambil gambar untuk Kad Alumni. Kad Alumni bertujuan untuk memaparkan maklumat graduan semasa naik ke atas pentas. Para graduan diingatkan supaya berpakaian kemas semasa proses mengambil gambar Kad Alumni seperti berikut:- Graduan lelaki : Memakai kemeja. Graduan turut diingatkan supaya berambut pendek Graduan perempuan : Memakai pakaian yang sopan Berikut adalah ketetapan bagi pengambilan gambar (Kad Alumni) : Tempat : Ruang Perolehan Aras Tanah, Pejabat Perpustakaan, Kampus Induk, Durian Tunggal, Melaka Tarikh / Masa : 10 November 2016 (Khamis) : 11 November 2016 (Jumaat) - 8.30 pagi hingga 12.15 tengah hari - 2.45 petang hingga 5.00 petang : 12 November 2016 (Sabtu) : 13 November 2016 (Ahad) - 12.00 tengahari hingga jam 7.00 petang NOTA PENTING:- i) SILA BAWA KAD ALUMNI INI KE KHEMAH PERSEDIAAN GRADUAN UNTUK MENDAFTAR DIRI SEBELUM NAIK KE PENTAS.
ii) SEMUA GRADUAN WAJIB MENGHADIRI MAJLIS RAPTAI KONVOKESYEN PADA HARI AHAD 13 NOVEMBER 2016 MULAI JAM 8.30 PAGI SEHINGGA JAM 12.00 TENGAH HARI. OLEH ITU, KAUNTER PENGAMBILAN GAMBAR (KAD ALUMNI) DIBUKA SETELAH SELESAI MAJLIS RAPTAI. Untuk sebarang pertanyaan mengenai pengambilan gambar atau kad alumni, sila berhubung dengan pegawai di Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar seperti berikut: Encik Md Razip bin Zaba mdrazip@utem.edu.my 06-331 6212 Encik Ahmad Zaifarhan bin Zainordin zaifarhan@utem.edu.my 06-331 6064 Encik Muhammad Hafeez bin Achim mhafeez@utem.edu.my 06-331 6216 2.4 PEMBAYARAN UNTUK YURAN KONVOKESYEN / YURAN / LAIN-LAIN BAYARAN / HUTANG TERTUNGGAK 2.4.1 YURAN KONVOKESYEN a) Semua graduan DIWAJIBKAN membuat bayaran yuran konvokesyen. b) Graduan yang TIDAK HADIR ke Majlis Konvokesyen juga masih perlu menjelaskan yuran konvokesyen untuk menuntut Sijil dan Transkrip Akademik. c) Kadar yuran konvokesyen bagi setiap program adalah seperti berikut: i. Diploma : RM100.00 ii. Sarjana Muda : RM130.00 iii. Sarjana : RM150.00 iv. Kedoktoran : RM150.00 d) Pembayaran yuran konvokesyen boleh dibuat melalui 3 kaedah : Kaedah 1: Pembayaran di kaunter Bank Islam Malaysia Berhad (BIMB) Graduan perlu mengemukakan nombor kad pengenalan graduan semasa hendak membuat pembayaran di kaunter BIMB. Graduan dikehendaki menyerahkan satu salinan slip bayaran (bank-in-slip) yang telah diperakui oleh Bank Islam di Kaunter
Yuran sebelum mengambil jubah di Kaunter Pengambilan Jubah. (Arahan seperti di Lampiran A) Kaedah 2: Pembayaran yuran secara on-line dengan melayari laman sesawang www.bankislam.com.my. Resit perlu dicetak dan diserahkan di Kaunter Yuran sebelum mengambil jubah di Kaunter Pengambilan Jubah. (Arahan seperti di Lampiran A) Kaedah 3: Pembayaran dibuat melalui mesin auto-teller BIMB. Resit perlu dicetak dan ditulis nama graduan dan diserahkan di Kaunter Yuran sebelum mengambil jubah di Kaunter Pengambilan Jubah. (Arahan seperti di Lampiran A) Semua graduan boleh membuat pembayaran yuran konvokesyen bermula dari 7 Oktober 2016 (Jumaat) sehingga 9 November 2016 (Rabu) sebelum jam 4.00 petang. e) Kegagalan graduan untuk membuat bayaran yuran konvokesyen akan menyebabkan proses-proses seterusnya TIDAK BOLEH DITERUSKAN iaitu:- i. mengambil kad jemputan konvokesyen; ii. mengambil jubah konvokesyen; iii. menghadiri Majlis Konvokesyen; dan iv. mengambil Sijil dan Transkrip Akademik. 2.4.2 YURAN / LAIN-LAIN BAYARAN / HUTANG TERTUNGGAK a) Graduan yang mempunyai yuran / lain-lain bayaran / denda / hutang tertunggak PERLU menjelaskan semua pembayaran selewat-lewatnya sebelum mengambil jubah.
b) Merujuk kepada Pekeliling Bendahari Bil. 11/2011 berkenaan Peraturan Pembayaran Pelajar, pelajar yang gagal menjelaskan semua bayaran selepas tempoh yang ditetapkan boleh dikenakan tindakan seperti berikut: i. Ditahan daripada membuat pendaftaran mata pelajaran ii. Ditahan slip menduduki peperiksaan iii. Ditahan keputusan peperiksaan iv. Digantung pengajian v. Diberhentikan vi. Ditahan menghadiri konvokesyen vii. Ditahan Transkrip c) Pembayaran yuran / lain-lain bayaran / hutang tertunggak boleh dibuat menggunakan kaedah Financial Processing Exchange dengan melayari laman sesawang UTeM atau melalui bank draf/wang pos atas nama Bendahari UTeM dan dipos ke Pejabat Bendahari atau selewat-lewatnya diserahkan di Kaunter Yuran sebelum mengambil jubah. d) Segala urusan pembayaran di Kaunter Yuran adalah menggunakan debit kad/kredit kad/bank draf/wang pos. PEMBAYARAN SECARA TUNAI TIDAK AKAN DITERIMA. Berikut adalah ketetapan bagi urusan di Kaunter Yuran: Tempat : Ruang Perolehan Aras Tanah, Pejabat Perpustakaan, Kampus Induk, Durian Tunggal, Melaka Tarikh / Masa : 10 November 2016 (Khamis) : 11 November 2016 (Jumaat) - 8.30 pagi hingga 12.15 tengah hari - 2.45 petang hingga 5.00 petang : 12 November 2016 (Sabtu)
NOTA PENTING:- : 13 November 2016 (Ahad) - 12.00 tengahari hingga jam 7.00 petang i) KEGAGALAN GRADUAN UNTUK MENYELESAIKAN BAYARAN AKAN MENYEBABKAN PROSES-PROSES SETERUSNYA TIDAK DAPAT DITERUSKAN. ii) GRADUAN YANG TIDAK HADIR KE MAJLIS KONVOKESYEN JUGA MASIH PERLU MENJELASKAN YURAN KONVOKESYEN UNTUK MENUNTUT SIJIL DAN TRANSKRIP. iii) SEMUA GRADUAN WAJIB MENGHADIRI MAJLIS RAPTAI KONVOKESYEN PADA HARI AHAD 13 NOVEMBER 2016 MULAI JAM 8.30 PAGI SEHINGGA JAM 12.00 TENGAH HARI. OLEH ITU, KAUNTER YURAN DIBUKA SETELAH SELESAI MAJLIS RAPTAI. Untuk sebarang pertanyaan mengenai yuran, sila berhubung dengan pegawai di Pejabat Bendahari seperti berikut: Cik Farah Farhanah binti Md. Lani farhanah@utem.edu.my 06-331 6120 Encik Afiq bin Hashim afiq@utem.edu.my 06-331 6117 Puan Zainab binti Amir zainab@utem.edu.my 06-331 6118 2.5 KAD JEMPUTAN 2.5.1 Kad jemputan pelajar, pas masuk, pelekat kenderaan dan Q-Card akan diserahkan mulai 10 November 2016 hingga 13 November 2016. 2.5.2 Setiap graduan yang hadir dibenarkan membawa tetamu mengikut jumlah pas masuk yang diterima. Jumlah pas masuk bagi setiap graduan adalah mengikut sesi seperti berikut: SESI TARIKH PAS MASUK I 14 November 2016 (Isnin, Pagi) 2 II 14 November 2016 (Isnin, Petang) 2 III 15 November 2016 (Selasa, Pagi) 2 IV 15 November 2016 (Selasa, Petang) 3
2.5.3 Tetamu graduan hendaklah memegang pas masuk ini untuk ditunjukkan kepada petugas di pintu masuk dewan. Tetamu graduan yang tidak membawa kad pas masuk ini tidak dibenarkan masuk ke dalam dewan. 2.5.4 Tempat meletak kenderaan disediakan bagi para graduan dan ibu bapa. Graduan DIWAJIBKAN menampal stiker kenderaan yang disertakan bersama kad jemputan di sebelah kiri cermin kenderaan yang dinaiki oleh graduan. (Sila patuhi arahan papan tanda yang disediakan dan petugas keselamatan semasa anda meletakkan kenderaan di kawasan Dewan Besar UTeM bagi mengelakkan kesesakan dan halangan kepada kenderaan lain) Untuk sebarang pertanyaan mengenai kas jemputan, sila berhubung dengan pegawai di Bahagian Pengurusan Akademik seperti berikut: Puan Noor Asyikin binti Sulaiman asyikin@utem.edu.my 06-331 6074 Encik Azhar bin Ismail azhar.ismail@utem.edu.my 06-331 6062 Encik Mohd Reduan bin Ahmad @ Samad reduan@utem.edu.my 06-331 6085 2.6 PENGAMBILAN JUBAH Seperti yang telah dinyatakan di perkara 2.1 dan 2.4, graduan DIWAJIBKAN menyerahkan Slip Pengesahan Kajian dan menunjukkan Resit Pembayaran Yuran Konvokesyen dan Yuran / Lain-lain Bayaran / Hutang Tertunggak sebelum membuat pengambilan jubah. Berikut adalah ketetapan bagi pengambilan jubah : Tempat : Ruang Perolehan Aras Tanah, Pejabat Perpustakaan, Kampus Induk, Durian Tunggal, Melaka Tarikh / Masa : 10 November 2016 (Khamis) : 11 November 2016 (Jumaat)
- 8.30 pagi hingga 12.15 tengah hari - 2.45 petang hingga 5.00 petang : 12 November 2016 (Sabtu) : 13 November 2016 (Ahad) - 12.00 tengahari hingga jam 7.00 petang Pengambilan jubah selepas daripada tempoh di atas TIDAK AKAN DILAYAN. NOTA PENTING:- SEMUA GRADUAN WAJIB MENGHADIRI MAJLIS RAPTAI KONVOKESYEN PADA HARI AHAD 13 NOVEMBER 2016 MULAI JAM 8.30 PAGI SEHINGGA JAM 12.00 TENGAH HARI. OLEH ITU, KAUNTER PENGAMBILAN JUBAH DIBUKA SETELAH SELESAI MAJLIS RAPTAI. Untuk sebarang pertanyaan, sila berhubung dengan pegawai di Bahagian Pengurusan Akademik seperti berikut: Encik Sahhizam bin Maamin sahhizam@utem.edu.my 06-331 6074 Encik Azhar bin Ismail azhar.ismail@utem.edu.my 06-331 6062/6085 Puan Siti Salwah binti Ahmad salwah@utem.edu.my 06-331 6088 Encik Mohd Asri bin Mohd Mokhtar mohdasri@utem.edu.my 06-331 6081