1. NAMA JABATAN: Kepala Subbagian Umum 2. IKHTISAR JABATAN: Melakukan pengelolaan organisasi, kinerja, SDM, dan keuangan, penatausahaan user SPAN, penyusunan bahan masukan dan konsep Renstra, Renja, RKT, PK, LAKIP KPPN, penerbitan dan pengiriman SPM DBH PBB serta tata usaha, rumah tangga dan kehumasan. 3. TUJUAN JABATAN: Terwujudnya pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, tata usaha, rumah tangga, penatausahaan user SPAN, pembuatan laporan-laporan KPPN secara efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi KPPN. 4. URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN: 4.1.Melakukan urusan kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku. 4.1.1. Mempelajari peraturan di bidang kepegawaian dan meneliti data kepegawaian untuk melaksanakan urusan kepegawaian, pembinaan dan pengembangan pegawai; 4.1.2. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep formasi dan bezetting pegawai KPPN setiap bulan; 4.1.3. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep formasi dan bezetting pegawai kepada Kepala KPPN; 1 / 17
4.1.4. Menerima permohonan cuti pegawai; 4.1.5. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep surat izin cuti pegawai; 4.1.6. Meneliti,memaraf dan menyampaikan surat izin cuti pegawai kepada kepala KPPN; 4.1.7. Menugaskan pelaksana untuk menyusun Daftar Urutan Kepangkatan (DUK) pegawai dan Daftar Nominatif Kepegawaian (LK.6.3/model UP2) serta mengikuti perubahannya; 4.1.8. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep DUK pegawai dan Daftar Nominatif Kepegawaian (LK.6.3/model UP2) serta mengikuti perubahannya; 4.1.9. Meneliti,memaraf dan menyampaikan DUK pegawai dan Daftar Nominatif Kepegawaian (LK.6.3/model UP2) kepada kepala KPPN; 4.1.10. Menugaskan pelaksana untuk menyusun dan membuat konsep laporan kepegawaian; 4.1.11. Meneliti,memaraf dan menyampaikan konsep laporan kepegawaian kepada kepala KPPN; 4.1.12. Menugaskan pelaksana untuk menyusun dan membuat konsep mutasi pelaksana pada KPPN; 4.1.13. Meneliti,memaraf dan menyampaikan konsep mutasi pelaksana kepada Kepala 2 / 17
KPPN; 4.1.14. Menugaskan pelaksana untuk memproses usulan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, penghargaan, pensiun, usulan Diklat dan urusan kepegawaian lainnya; 4.1.15. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep tersebut kepada Kepala Kantor. 4.1.16. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep SPMT, SPMJ, dan surat pernyataan pelantikan bagi pejabat struktural dan pejabat fungsional. 4.1.17. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep tersebut kepada Kepala KPPN. 4.1.18. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep laporan para pegawai yang sedang melanjutkan/ mengikuti tugas belajar; 4.1.19. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep laporan para pegawai yang sedang melanjutkan/mengikuti tugas belajar; 4.1.20. Menugaskan pelaksana untuk mengirim dan menatausahakan berkas di bidang kepegawaian 4.2. Melakukan administrasi DP3, LP2P, dan KP4 sesuai ketentuan yang berlaku. 4.2.1. Menugaskan pelaksana untuk membagikan formulir-formulir DP3 kepada masing-masing seksi, Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) kepada seluruh pegawai di lingkungan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara dan LP2P khusus golongan IIIa ke atas dan menghimpun kembali setelah diisi dan ditandatangani atasannya 3 / 17
masing-masing; 4.2.2. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep Surat Pengantar Pengiriman DP3, LP2P, dan KP4; 4.2.3. Meneliti, memaraf dan menyampaikan Surat Pengantar Pengiriman DP3, LP2P, dan KP4 kepada Kepala Kantor untuk ditandatangani. 4.2.4. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan dan menatausahakan DP3, LP2P, dan KP4. 4.3. Menyelenggarakan urusan absensi pegawai dalam rangka disiplin pegawai. 4.3.1. Menugaskan pelaksana untuk mencetak absensi dari aplikasi absen tangan (hand key ) untuk selanjutnya dibuatkan rekapitulasi daftar absensi 4.3.2. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep laporan kehadiran para pegawai 4.3.3. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep laporan kehadiran para pegawai kepada Kepala KPPN untuk ditandatangani; 4.3.4. Menugaskan pelaksana untuk membuat rekapitulasi absensi berkaitan dengan pembayaran TKPKN dan Uang Makan pegawai 4.3.5. Meneliti, menandatangani daftar rekapitulasi absensi berkaitan dengan pembayaran TKPKN dan Uang Makan pegawai 4 / 17
4.3.6. Menugaskan pelaksana untuk mengirim data absensi ke Server Kepegawaian Pusat 4.3.7. Memantau pelaksanaan kegiatan urusan absensi. 4.3.8. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan Laporan absensi dan menatausahakannya. 4.4. Melakukan penatausahaan persuratan dan administrasi kantor. 4.4.1. Menugaskan pelaksana untuk melakukan penatausahaan dan administrasi kantor; 4.4.2. Menugaskan pelaksana untuk menerima, menyortir, mencatat/meregistrasikan serta meneruskan surat masuk dan dokumen lainnya kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan disposisi, dan meneruskan kepada Seksi/Unit bersangkutan; 4.4.3. Menugaskan pelaksana untuk memberikan tanggal dan nomor surat keluar dan dikirimkan kepada instansi yang dituju; 4.4.4. Menugaskan pelaksana untuk menatausahakan arsip, himpunan peraturan, dokumen dan perpustakaan kantor; 4.4.5. Menugaskan pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen lain yang diperlukan serta mendistribusikannya; 5 / 17
4.4.6. Menugaskan pelaksana untuk menatausahakan surat dan menyimpan dalam sarana penyimpanan; 4.4.7. Menugaskan pelaksana untuk melayani peminjaman berkas surat/arsip dengan membuat bon peminjaman; 4.4.8. Memantau pelaksanaan penatausahaan persuratan dan administrasi kantor. 4.5. Penatausahaan user SPAN untuk keperluan layanan KPPN. 4.5.1. Menganalisa kebutuhan user SPAN berdasarkan beban kerja dan jumlah SDM yang tersedia; 4.5.2. Menugaskan pelaksana membuat konsep surat permintaan kebutuhan user SPAN kepada kantor pusat; 4.5.3. Meneliti konsep surat permintaan user SPAN, memparaf dan menugaskan pelaksana untuk meneruskan kepada Kepala Kantor; 4.5.4. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan surat permintaan user SPAN kepada kantor pusat; 4.5.5. Menerima surat alokasi user SPAN dari kantor pusat, mendistribusi dan menjaga user serta password SPAN kepada seksi terkait; 4.5.6. Mengurus permintaan perubahan, tambahan dan hal lain terkait user dan password SPAN; 6 / 17
4.5.7. Memantau penggunaan user SPAN; 4.6. Penerbitan dan pengiriman SPM Dana Bagi Hasil (DBH) PBB. 4.6.1. Menerima SPP DBH PBB beserta lampiran pendukungnya dan surat permohonan transfer DBH PBB dari seksi Bank; 4.6.2. Menugaskan pelaksana untuk memvalidasi SPP DBH PBB untuk penerbitan SPM DBH PBB ; 4.6.3. Memvalidasi SPM DBH PBB dan permohonan transfer DBH PBB; 4.6.4. Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan SPM DBH PBB ke Seksi Pencairan dana untuk diterbitkan SP2D DBH PBB ; 4.6.5. Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan Surat Permohonan Transfer DBH PBB kepada seksi Bank ; 4.7. Menerbitkan SPM Pengembalian atas retur yang telah disetor ke kas negara. 4.7.1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran Kembali atas retur beserta data pendukung ( SPTJM, fotokopi buku tabungan/rekening giro, surat pernyataan dari bank/kantor pos) dari satker; 7 / 17
4.7.2. Menugaskan pelaksana untuk menguji Surat Permintaan Pembayaran Kembali atas retur beserta data pendukung; 4.7.3. Menyampaikan permohonan penerbitan SKTB kepada Seksi Verifikasi dan Akuntansi dengan melampirkan dokumen pendukung; 4.7.4. Menerima SKTB dari Seksi Verifikasi dan Akuntansi dan SKP4 dari Seksi Bank; 4.7.5. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep SPM Pengembalian atas retur; 4.7.6. Menerima, meneliti dan menandatangani SPM Pengembalian atas retur; 4.7.7. Menyampaikan SPM Pengembalian atas retur kepada Seksi Pencairan Dana untuk diterbitkan SP2D; 4.8. Mengoordinasikan penghapusan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. 4.8.1. Mengusulkan tim penghapusan arsip Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara; 4.8.2. mengkoordinasikan pelaksana atau anggota tim untuk memilah arsip atau duplikasi arsip yang dapat dihapus; 4.8.3. Menugaskan pelaksana atau anggota tim untuk membuat Daftar Pertelaan Arsip dan membuat Berita Acara Penghapusan Arsip; 4.8.4. Menugaskan pelaksana untuk melaksanakan penghapusan arsip sesuai dengan 8 / 17
ketentuan yang berlaku; 4.8.5. Memantau pelaksanaan penghapusan arsip dan memaraf berita acara penghapusan arsip; 4.8.6. Menugaskan pelaksana menyimpan arsip yang masih mempunyai nilai guna kepada tempat penyimpanan arsip. 4.8.7. Menugaskan tim untuk memusnahkan arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip berdasarkan Surat Keputusan Penghapusan Arsip; 4.9. Melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan penatausahaan urusan keuangan kantor. 4.9.1. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep/net Rencana Kerja Anggaran Kementerian/ Lembaga (RKA-KL). 4.9.2. Meneliti, mengoreksi dan memvalidasi konsep Rencana Kerja Anggaran Kementerian/ Lembaga (RKA-KL). 4.9.3. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep daftar gaji dan penghasilan lain para pegawai. 4.9.4. Meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep daftar gaji dan penghasilan lain para pegawai. 4.9.5. Menerima resume kontrak dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). 9 / 17
4.9.6. Menugaskan pelaksana untuk mengajukan SPP (Surat Permintaan Pembayaran). 4.9.7. Meneliti, mengoreksi dan menugaskan pelaksana untuk menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) atas SPP dan kelengkapannya yang sudah diketahui/disetujui oleh Kuasa Pengguna Anggaran (Kepala KPPN)/Pejabat Pembuat Komitmen; 4.9.8. Meneliti dan memvalidasi SPM berdasarkan Surat Penunjukan sebagai Pejabat Penanda tangan SPM dari Kepala Kantor. 4.9.9. Menugaskan Bendahara Pengeluaran untuk melaksanakan pembayaran non gaji/g aji lainnya ( lembur pegawai ) 4.9.10. Menugaskan pelaksana untuk membuat daftar pembayaran TKPKN 4.9.11. Meneliti, mengoreksi dan memaraf daftar pembayaran Tunjangan Khusus Pengelolaan Keuangan Negara (TKPKN) dan meneruskan kepada Kepala Kantor 4.9.12. Menugaskan pelaksana untuk membuat pertanggungjawaban pembayaran TKPKN; 4.9.13. Menugaskan pelaksana untuk membuat Laporan Pertangunggjawaban (LPJ) Bendahara ; 4.9.14. Meneliti, memaraf Laporan Pertanggungjawaban Bendahara untuk diteruskan kepada Kepala Kantor ; 4.9.15. Menugaskan pelaksana untuk melaksanakan rekonsiliasi realisasi anggaran KPPN; 10 / 17
4.9.16. Memantau pelaksanaannya. 4.10. Melakukan penyelenggaraan urusan rumah tangga kantor. 4.10.1. Meneliti permohonan kebutuhan alat tulis kantor, perlengkapan, dan perbaikan barang-barang inventaris yang diterima dari semua seksi; 4.10.2. Membuat perencanaan,melakukan pemeliharaan gedung dan halaman kantor, rumah dinas, kendaraan dinas, dan barang inventaris lainnya; 4.10.3. Menugaskan pelaksana untuk melakukan penyimpanan dan penatausahaan serta penyaluran alat perlengkapan kantor; 4.10.4. Menugaskan pelaksana untuk melaksanakan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK- BMN); 4.10.5. Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan laporan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK- BMN) hasil rekonsiliasi ke Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan; 4.10.6. Menugaskan pelaksana untuk melakukan pemeliharaan kebersihan, ketertiban, dan keamanan kantor; 4.10.7. Mengusulkan penghapusan barang inventaris kantor yang tidak dapat dipergunakan/tidak diperlukan lagi; 11 / 17
4.10.8. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep-konsep surat mengenai urusan rumah tangga kantor Kepala KPPN untuk ditandatangani; 4.10.9. Memantau pelaksanaan kegiatan pelaksana urusan rumah tangga kantor. 4.10.10. Melakukan pengadaan kebutuhan alat tulis kantor, perlengkapan lainnya yang diperlukan untuk kebutuhan operasional kantor; 4.10.11. Melakukan pemantauan atas pelaksanaan urusan rumah tangga kantor. 4.11. Melakukan urusan kehumasan pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. 4.11.1. Memberikan pengarahan pelaksana untuk melakukan penatausahaan berbagai peraturan mengenai perbendaharaan; 4.11.2. Mempelajari berbagai peraturan mengenai perbendaharaan; 4.11.3. Memberikan informasi tentang peraturan perbendaharaan kepada Satker yang memerlukan; 4.11.4. Menugaskan pelaksana untuk menerima pengaduan masyarakat baik lisan maupun tulisan; 4.11.5. Mempelajari dan menelaah isi informasi pengaduan masyarakat dan memberikan usul/saran/pemecahan masalah kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara; 12 / 17
4.11.6. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep tanggapan, jawaban atau bantahan atas pengaduan masyarakat; 4.11.7. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep tanggapan, jawaban atau bantahan kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. 4.12. Melakukan penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU) tingkat KPPN. 4.12.1. Mempelajari peraturan dan pedoman yang berkaitan dengan penyusunan IKU; 4.12.2. Menghubungi masing-masing Seksi untuk mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan dalam penyusunan IKU KPPN; 4.12.3. Meneliti dan memeriksa konsep kontrak IKU pelaksana pada Subbagian Umum; 4.12.4. Menandatangani kontrak IKU pelaksana pada Subbagian Umum; 4.12.5. Melakukan input kontrak dan capaian kinerja pelaksana ke aplikasi e-perfomance; 4.12.6. Menyampaikan konsep kontrak IKU eselon IV kepada Kepala Kantor; 4.12.7. Mendistribusikan kontrak IKU yang telah ditandatangani Kepala Kantor kepada masing-masing Seksi ; 4.12.8. Menugaskan pelaksana untuk menerima dan mengkompilasi hasil CKP (Capaian Kinerja Pegawai) Pejabat Eselon III, IV, V, dan Pelaksana setiap akhir tahun; 13 / 17
4.12.9. Memeriksa dan menyampaikan penghitungan CKP kepada Kepala Kantor; 4.13. Melakukan penilaian perilaku pegawai KPPN. 4.13.1. Memantau pengisian kuesioner penilaian perilaku pejabat eselon IV dan pelaksana melalui aplikasi e-performance ; 4.13.2. Menugaskan pelaksana untuk menghitung Nilai Perilaku (NP) para pejabat eselon III, IV dan pelaksana pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara berdasarkan hasil kuesioner; 4.13.3. Menugaskan pelaksana untuk menghitung NKP (Nilai Kinerja Pegawai)para pejabat Eselon IV dan Pelaksana Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara; 4.13.4. Memeriksa dan menyampaikan penghitungan NP dan NKP kepada Kepala Kantor; 4.14. Melakukan penyusunan konsep tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari aparat pengawasan fungsional. 4.14.1. Mempelajari LHP KPPN; 4.14.2. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan bahan tindak lanjut LHP disertai dokumen pendukungnya; 4.14.3. Menugaskan pelaksana untuk menghimpun dan mengkompilasi tanggapan LHP dari para Seksi; 14 / 17
4.14.4. Membahas tanggapan LHP bersama Kepala Kantor dan para Kepala Seksi; 4.14.5. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep tanggapan LHP Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara; 4.14.6. Meneliti dan memaraf konsep tanggapan LHP tersebut dan menyampaikan kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. 4.14.7. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan dan menatausahakannya. 4.15. Melaksanakan koordinasi penyelesaian laporan berkala KPPN. 4.15.1. Mengkoordinasikan penyelesaian laporan berkala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara; 4.15.2. Menugaskan pelaksana untuk menghimpun laporan dari masing-masing Seksi dan Subbagian Umum; 4.15.3. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep surat pengantar laporan; 4.15.4. Meneliti, memaraf dan menyampaikan konsep surat pengantar laporan laporan berkala tersebut kepada Kepala KPPN untuk ditetapkan. 4.15.5. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan dan menatausahakannya. 15 / 17
4.16. Menyusun bahan masukan dan konsep Renstra, Renja, RKT, PK, dan LAKIP Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. 4.16.1. Mempelajari Renstra, Renja, RKT, PK, dan LAKIP KPPN tahun lalu dan tahun berjalan; 4.16.2. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan bahan masukan Renstra, Renja, RKT, PK, dan LAKIP KPPN ; 4.16.3. Menugaskan pelaksana untuk menghimpun dan mengkompilasi bahan masukan Renstra, Renja, RKT, PK, dan LAKIP dari Seksi-Seksi lain serta untuk menyusun konsep Renstra, Renja, RKT, PK, dan LAKIP KPPN; 4.16.4. Membahas bersama dengan Kepala Kantor, Kepala Subbagian Umum, dan para Kepala Seksi; 4.16.5. Meneliti konsep Renstra, Renja, RKT, PK, dan LAKIP Kantor KPPN dan menyampaikan kepada Kepala Kantor; 10. DIMENSI JABATAN: 10.1. Meliputi seluruh pegawai KPPN dalam hal pengurusan kepegawaian; 10.2. Meliputi jumlah surat/dokumen yang ditatausahakan dalam setahun; 10.3. Meliputi seluruh instansi dan mitra kerja dalam wilayah pelayanan KPPN dalam hal pelayanan kehumasan. 16 / 17
11. HUBUNGAN KERJA: 11.1. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara dalam hal pelaksanaan tugas; 11.2. Para Kepala Seksi di lingkungan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara dalam hal pelaksanaan tugas; 11.3. Para pegawai di lingkungan Subbagian Umum dalam hal pelaksanaan tugas. 11.4. Instansi lain dalam hal pelaksanaan tugas. 12. MASALAH DAN TANTANGAN JABATAN: Beragamnya urusan yang menjadi tanggungjawab Subbagian Umum dan sulitnya menjalin hubungan dengan para pemangku kepentingan berdampak pada kelancaran pelaksanaan tugas dan pelayanan, untuk itu diperlukan kompetensi yang memadai bagi pemangku jabatan dan upaya melakukan koordinasi internal dan eksternal yang lebih intensif. 17 / 17