PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA PROGRAM PAMSIMAS TAHUN 2014

DAFTAR ISI 1. Latar Belakang... 3 2. Tujuan dan Pengguna Pedoman Pengelolaan Keuangan... 3 2.1 Tujuan... 3 2.2 Pengguna... 3 3. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan... 4 4. Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi... 4 4.1 Pengenalan Bantuan... 4 4.2 Pemanfaatan Bantuan... 6 5. Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi... 7 5.1 Pembukaan Rekening... 7 5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD)... 7 5.3 Permintaan Pencairan Dana... 7 5.4 Tahapan Pencairan Dana... 7 5.5 Prosedur Pencairan Dana... 8 6. Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi... 12 6.1 Ketentuan Umum... 12 6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi... 13 LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh Format RPD..18 Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana...20 Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi...21 Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan...23 Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS...24 Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana...25 Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank 27 Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran..28 Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi).29 Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)...30

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA 1. Latar Belakang Sejak tahun 2013, Central Project Management Unit Program Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat (CPMU PAMSIMAS) telah memfasilitasi terbentuknya Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional, provinsi dan kabupaten dengan tujuan untuk menjamin keberlanjutan penyediaan dan pelayanan air minum dan sanitasi. Asosiasi ini memiliki peran utama sebagai forum berbagi pengetahuan dan diskusi mengenai masalah teknik dan juga sebagai kolaborasi manajemen diantara BP-SPAMS untuk saling berkomunikasi dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan juga berperan untuk mendapat dukungan dari pemerintah dan pihak lain yang tertarik dengan pengembangan air minum perdesaan. Sesuai dengan Surat No Objection Letter (NOL) Bank Dunia tanggal 21 Januari 2014, CPMU PAMSIMAS akan menyelenggarakan Program Penguatan Kelembagaan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan ini sebagai bagian dari strategi keberlanjutan untuk membantu asosiasiasosiasi yang telah terbentuk agar dapat berkembang sebagai salah satu lembaga yang memiliki peran penting dalam pengelolaan air minum di perdesaan pada tingkat kabupaten. Program ini memberikan bantuan teknis serta dukungan pelaksanaan bagi asosiasi, termasuk kegiatan pengembangan kapasitas dalam bentuk Program Dasar dan Program Intensif. Prosedur Operasional Baku (POB) ini disusun dalam rangka menjamin akuntabilitas program pemanfaatan bantuan dukungan pelaksanaan bagi asosiasi untuk pencapaian hasil sesuai yang diharapkan. 2. Tujuan dan Pengguna Prosedur Operasional Baku (POB) Pengelolaan Keuangan 2.1 Tujuan Prosedur Operasional Baku pengelolaan keuangan asosiasi ini bertujuan untuk: a. Menjadi acuan bagi Asosiasi Kabupaten dalam mencatatkan penerimaan dan penggunaan keuangan secara transparan dan bertanggungjawab. b. Merupakan alat pengembangan kapasitas Asosiasi Kabupaten dalam pengelolaan keuangan. Asosiasi dapat memanfaatkan pedoman pengelolaan keuangan ini sebagai acuan untuk pencatatan pengelolaan keuangan dari sumber lainnya selain bantuan Pamsimas sepanjang memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh donor atau anggota. 2.2 Pengguna Pedoman pengelolaan keuangan ini akan digunakan oleh Asosiasi sebagai panduan pengelolaan keuangan untuk pemanfaatan dan pencatatan bantuan pelaksanaan kegiatan Pamsimas. Pamsimas mendorong Asosiasi untuk menerapkan prosedur pengelolaan keuangan pada pedoman ini dalam melakukan pencatatan penerimaan dan penggunaan dana dari sumber lainnya guna mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan bagi anggota dan donor lain. Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 3

3. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi dalam Pamsimas adalah sebagai berikut: a. Acuan pengelolaan dana adalah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan. RKA yang menjadi prasyarat pencairan dana adalah RKA Asosiasi yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bappeda. b. Akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota. c. Penggunaan dana yang dikelola oleh Asosiasi harus disepakati oleh setiap anggotanya. 4. Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi Prosedur Operasional Baku ini dapat digunakan untuk bantuan yang berasal dari sumber dana lain selain dari program Pamsimas. Melalui pelaksanaan program Pamsimas, CPMU akan memberikan dukungan penguatan kepada Asosiasi tingkat Kabupaten/Kota dengan sumber dana hibah luar negeri IBRD Grant TF 094792 dan Rupiah Murni Pemerintah R.I. 4.1 Pengenalan Bantuan Pembiayaan bantuan untuk mendukung kegiatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan dapat berasal dari berbagai sumber pendanaan seperti berikut ini: a. Iuran anggota, misalnya iuran yang diperoleh dari anggota asosiasi baik yang dilakukan secara rutin maupun sewaktu-waktu. b. Sumber lain yang sah, seperti bantuan operasional atau kegiatan dari donor, pemerintah pusat atau pemerintah daerah, badan usaha/swasta, serta lembaga/institusi lainnya. c. Pendapatan atau penerimaan yang diperoleh dari pelayanan yang disediakan oleh asosiasi, misalnya pendapatan dari penyediaan jasa terkait pelayanan terhadap anggota. Bentuk dukungan penguatan asosiasi meliputi 3 jenis program yaitu: A. Program Dasar Pamsimas memberikan bantuan dukungan untuk Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan berupa uang dengan nilai antara Rp 15 juta s/d 25 juta untuk pelaksanaan sebagian kegiatan seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Dana ini merupakan stimulan dan tidak dimaksudkan sebagai sumber utama pembiayaan kegiatan asosiasi. Sumber dana bantuan program dasar ini berasal dari IBRD Grant TF. 094792 dan hanya diberikan 1 (satu) kali kepada setiap Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan yang telah dibentuk. Dana ini akan disalurkan melalui Kontrak ROMS dan dibagikan kepada setiap Asosiasi berdasarkan skala besaran dana bantuan sesuai pagu alokasi yang ditetapkan oleh CPMU dengan mempertimbangkan jumlah BPSPAMS yang menjadi binaan Asosiasi Kabupaten (lihat Tabel 1). Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 4

Tabel 1. Skala Besaran Dana Bantuan Penguatan Dasar bagi Asosiasi Kabupaten/Kota No. Range Jumlah Desa/Anggota Asosiasi Besar Dana Bantuan (Rp.) 1 < 29 15,000,000 2 29 sd 44 17,500,000 3 45 sd 60 20,000,000 4 61 sd 76 22,500,000 5 > 76 25,000,000 Asosiasi yang mendapatkan bantuan Program Dasar Pamsimas diminta untuk dapat meningkatkan kinerja desa-desa yang mempunyai kinerja SPAMS rendah ( tidak berfungsi dan berfungsi sebagian/tidak optimal dalam Management Information System (MIS) Pamsimas). Pamsimas mendorong asosiasi untuk mandiri dan dapat membiayai seluruh kegiatan dalam RKA dengan pembiayaan dari berbagai sumber. Jumlah asosiasi yang telah terbentuk sampai dengan akhir desember 2013 dan memenuhi syarat menerima program dasar adalah 110 asosiasi kabupaten. Untuk tahun-tahun berikut, jumlah asosiasi yang dapat menerima bantuan ini disesuaikan dengan rencana kerja Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional. B. Program Intensif Pamsimas memberikan dana bantuan tambahan bagi 10 Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan yang terpilih untuk menjadi contoh pelaksanaan RKA. Dana bantuan tambahan ini dapat diberikan lebih dari 1 (satu) kali kepada Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan yang memenuhi syarat. Asosiasi yang berpartisipasi dalam Program Intensif ini dipilih berdasarkan keunikan dan potensi pembelajaran yang dapat disebarluaskan kepada seluruh asosiasi pada tahun berikutnya, serta dapat menunjukkan adanya komitmen kerjasama antara asosiasi dengan Pemerintah Kabupaten, yang dituangkan dalam RKA. Besaran dana bantuan program dasar dan program intensif bagi asosiasi yang terpilih setinggi-tingginya sebesar Rp 30 Juta. Nilai bantuan diberikan berdasarkan evaluasi CPMU Pamsimas terhadap RKA. Sumber dana bantuan untuk asosiasi ini berasal dari IBRD Grant TF. 094792 dan akan disalurkan melalui kontrak ROMS sehingga pertanggungjawaban penggunaan dana bantuan dilakukan melalui verifikasi oleh District Financial Management Assistant (DFMA) di Kabupaten/Kota dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten. C. Program Hibah Khusus Asosiasi yang terpilih untuk berpartisipasi dalam program intensif akan diberi kesempatan untuk meningkatkan kinerja BP-SPAMS anggotanya, termasuk untuk meningkatkan keberfungsian SPAMS desa. Mekanisme penyaluran dana hibah khusus ini mengikuti mekanisme Hibah Khusus Pamsimas (HKP). Dana bantuan akan disalurkan langsung kepada LKM/ KKM Desa sasaran. Sumber dana HKP pada tahun 2014 berasal dari Rupiah Murni Pemerintah R.I. Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 5

4.2 Pemanfaatan Bantuan a. Bantuan dukungan pelaksanaan kegiatan dimaksudkan untuk membantu Asosiasi dalam pelaksanaan sebagian kegiatan sesuai RKA untuk satu tahun pelaksanaan (tertanggal sesuai dengan jadwal kegiatan yang termuat dalam RKA). b. Pembiayaan untuk satu kegiatan yang berasal dari beberapa sumber dana dapat dilakukan selama pertanggungjawaban terhadap pengeluaran dan hasil kegiatannya jelas. Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Dasar Pamsimas adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan basis data untuk keanggotaan asosiasi serta pemantauan kinerja dan pengembangan kapasitas anggota. 2. Pemetaan kapasitas dan kebutuhan: a. Kinerja anggota b. Kebutuhan pengembangan kapasitas c. Ketersediaan sumber daya terkait keberlanjutan pengelolaan air minum dan sanitasi perdesaan d. Pengelola air minum perdesaan non-pamsimas 3. Pelayanan terkait dengan upaya untuk pengembangan kinerja anggota, misal dari berfungsi sebagian menjadi berfungsi (sesuai dengan target yang tertulis dalam RKA). 4. Kegiatan berbagi pengalaman dan pengetahuan sesama anggota dan narasumber yang kompeten, pembelajaran melalui praktik (hands-on learning) untuk anggota, dan sejenisnya. Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Intensif Pamsimas adalahsebagai berikut: 1. Pembelanjaan barang untuk kegiatan optimalisasi atau pengembangan SPAMS desa yang hasilnya dapat bermanfaat langsung terhadap kualitas dan kuantitas layanan. Nilai pembelanjaan barang ini tidak boleh lebih dari 5juta rupiah secara total keseluruhan. 2. Pelatihan dengan mendatangkan narasumber dari pihak luar (selain anggota dan pengurus asosiasi). 3. Pengembangan produk layanan asosiasi. Contoh komponen pembiayaan yang dapat ditagihkan melalui dana bantuan pelaksanaan kegiatan Pamsimas, yaitu: 1. Sewa ruangan dan konsumsi untuk kegiatan pelatihan. 2. Pembiayaan narasumber/tenaga ahli. 3. Komunikasi antar anggota. 4. Rapat atau pertemuan dengan anggota dan pihak donor serta pendukung kegiatan. 5. Perjalanan dinas dalam rangka kegiatan. 6. Penggandaan dan dokumentasi. Daftar penggunaan dana yang tidak diperbolehkan (negative list) untuk dibiayai dengan dana bantuan pelaksanaan kegiatan Asosiasi melalui program Pamsimas, meliputi: 1. Pembayaran honor anggota asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan dengan Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit (PPMU)/District Project Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator. 2. Penggunaan dana bantuan yang tidak sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD). 3. Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya). 4. Pembayaran sewa kantor/sekretariat. Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 6

5. Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi 5.1 Pembukaan Rekening Asosiasi akan membuka rekening tabungan atas nama asosiasi sebagai prasyarat untuk menerima transfer dana bantuan. Rekening ini akan digunakan untuk menyimpan iuran anggota, bantuan Pamsimas, dan bantuan dari donor lainnya. Rekening dibuka dengan tiga spesimen tanda tangan: (1) ketua asosiasi, (2) perwakilan anggota asosiasi, dan (3) bendahara asosiasi. 5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD) 1. Asosiasi membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD akan mencakup rencana kegiatan besar dan rencana setiap kegiatan secara detail. Format RPD dapat dilihat pada Lampiran 1. 2. RPD menjadi dokumen utama bagi asosiasi untuk permintaan penarikan dana dari anggaran asosiasi. 3. Penyusunan RPD mengacu kepada RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) Asosiasi. RPD yang memuat kegiatan-kegiatan yang tidak termasuk ke dalam RKA tidak akan diterima untuk diproses lebih lanjut. 5.3 Permintaan Pencairan Dana 1. Asosiasi dapat melakukan penarikan dana bantuan Pamsimas dengan mengajukan permintaan pencairan dana kepada ROMS. Surat Permintaan Pencairan Dana dapat dilihat pada Lampiran 2. 2. Jumlah dana yang dimintakan harus sesuai dengan kegiatan yang terdapat didalam Rencana Penggunaan Dana (RPD). Bersama dengan RPD, permintaan penarikan dana ini harus diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten. Lembar verifikasi dapat dilihat pada Lampiran 3. 3. Berdasarkan hasil verifikasi, Koordinator Kabupaten dapat menyampaikan surat tagihan kepada ROMS untuk mentransfer dana kepada asosiasi. Lembar surat tagihan dapat dilihat pada Lampiran 4. 4. RKA asosiasi yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) menjadi Lampiran bagi RPD untuk permintaan pencairan dana tahap I. Setiap RPD yang tidak disertai dengan RKA tidak dapat diproses untuk pencairan dana. Hal ini berlaku untuk seluruh asosiasi, termasuk asosiasi yang menjadi peserta program intensif. 5. Khusus untuk Program Intensif, penetapan besaran bantuan dana dan asosiasi penerima bantuan akan ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) mengenai daftar asosiasi penerima bantuan dana intensif program penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan berdasarkan penilaian terhadap proposal/rka Asosiasi oleh Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Nasional bersama CPMU Pamsimas. 5.4 Tahapan Pencairan Dana 1. Program Dasar Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 15 juta s/d Rp 25 Juta untuk setiap asosiasi. Dana program dasar dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu: Tahap I sebesar 30% Tahap II sebesar 50% Tahap III sebesar 20% Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 7

2. Program Intensif Untuk asosiasi yang sekaligus memperoleh Bantuan Program Dasar dan Intensif, pencairan dana dapat dilakukan secara bersamaan. Dana bantuan intensif untuk 10 (sepuluh) asosiasi yang termasuk ke dalam Program Intensif dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu: Tahap I sebesar 30% Tahap II sebesar 50% Tahap III sebesar 20% Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 30 juta s/d Rp 50 Juta untuk setiap asosiasi disesuaikan dengan RKA yang disetujui. ROMS akan menerima dana Bantuan Dasar dan Intensif sesuai kontrak ROMS berdasarkan syarat-syarat sebagai berikut: 1. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah menyusun RKA yang sudah diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten serta ditandatangani oleh Kepala Bappeda. 2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah membuka rekening bank. 3. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota mengirimkan surat pemberitahuan kesiapan menerima dana hibah kepada Sekretariat Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Nasional dengan alamat Jalan Danau Jempang B3/75 Jakarta Pusat 10210. No Fax 021-57900640. 4. Sekretariat Asosiasi mengajukan permintaan pembayaran bantuan program dasar dan/atau program intensif kepada CPMU dengan melampirkan lembar pengesahan RKA sebagaimana dimaksud dalam butir bukti no.1 di atas, dan copy rekening bank Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kab/Kota. 5. CPMU memerintahkan Satker Pembinaan Pamsimas Pusat untuk pembayaran sekaligus dana bantaun program dasar dan/atau program intensif kepada ROMS, setelah dana tersedia pada DIPA Satker Pembinaan Pamsimas Pusat. Setiap dana yang diterima oleh asosiasi harus dilengkapi dengan kuitansi dari ROMS. Format kuitansi dapat dilihat pada Lampiran 5. 5.5 Prosedur Pencairan Dana Prosedur pencairan masing-masing tahap dijelaskan sebagai berikut: A. Tahap I Langkah-langkah pencairan dana tahap I dari ROMS kepada Asosiasi adalah sesuai Tabel berikut: Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 8

Tabel 2. Langkah-langkah Pencairan Tahap I dana Program Penguatan Asosiasi Langkah Uraian Persyaratan Pelaku Mengajukan permintaan pencairan dana tahap I Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap I Pencairan dana tahap I Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I kepada ROMS melalui Koordinator Kabupaten. Koordinator Kabupaten memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan pencairan tahap I dan membuat surat tagihan pembayaran kepada Manajemen ROMS bilamana telah memnuhi syarat. Dana bantuan tahap I ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan. 1. SPPD (Lampiran 2) tahap I dilengkapi: 2. RKA yang sudah ditandatangani Kepala Bappeda 3. Rencana Penggunaan Dana (RPD) tahap I (Lampiran 1) 4. Fotokopi rekening Bank asosiasi 5. Kwitansi (Lampiran 5) Lembar Verifikasi (Lampiran 3), SPPD tahap I (Lampiran 2) dan kelengkapan lainnya. Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 3). Asosiasi Koordinator Kabupaten dan DFMA Manajemen ROMS Pemberitahuan pencairan dana tahap I Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan asosiasi. 1. Fotokopi bukti transfer 2. Kuitansi bermaterai asli Koordinator Kabupaten Koordinator Kabupaten meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap I. Pengarsipan, penyusunan dan penyerahan laporan Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS. Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap I, fotokopi SPPD I, dan fotokopi Rekening Bank asosiasi. Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb. LPPD tahap I dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan (diketahui oleh Kepala Bappeda) Asosiasi Melakukan pengecekan laporan Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I kepada Koordinator Kabupaten. DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap I, Koordinator Kabupaten memberikan persetujuan atas LPPD tahap I dengan diketahui oleh Kepala Bappeda. LPPD tahap I yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten dan diketahui oleh Kepala Bappeda DFMA, Koordinator Kabupaten, dan Kepala Bappeda Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 9

B. Tahap II Syarat pencairan tahap II adalah dana tahap I telah digunakan minimal sampai dengan 90%. Tabel 3. Langkah-langkah Pencairan Tahap II dana Program Penguatan Asosiasi Langkah Uraian Persyaratan Pelaku Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Asosiasi Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II kepada Koordinator Kabupaten. Mengajukan permintaan pencairan dana tahap II Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap II Pencairan dana tahap II Koordinator Kabupaten membuat dan mengajukan surat tagihanpembayaran kepada Manajemen ROMS setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan. Dana bantuan tahap II ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan. 1. SPPD (Lampiran 2) tahap II dilengkapi: 2. Ringkasan RKA 3. Rencana Penggunaan Dana (RPD - Lampiran 1) tahap II 4. Fotokopi rekening Bank asosiasi 5. LPPD tahap I yang menyatakan 90% dana tahap I telah digunakan (dilampiri dengan bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan) Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 3) SPPD tahap II dan Lampirannya Surat Tagihan dilengkapi dengan SPPD tahap II dan Lampirannya Koordinator Kabupaten dan DFMA Manajemen ROMS Pemberitahuan pencairan dana tahap II Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS. Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan asosiasi. 1. Fotokopi bukti transfer 2. Kuitansi bermaterai asli Koordinator Kabupaten Koordinator Kabupaten meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap II. Pengarsipan, penyusunan dan penyerahan laporan Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS. Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap II, fotokopi SPPD II, fotokopi rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap II Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb. LPPD tahap II dilengkapi dengan dokumen pendukung (bukti-bukti pengeluaran dan laporan kegiatan (yang diketahui oleh Kepala Bappeda) Asosiasi Melakukan pengecekan laporan Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II kepada Koordinator Kabupaten DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap II, Koordinator Kabupaten memberikan persetujuan atas LPPD tahap I dengan diketahui oleh Kepala Bappeda LPPD tahap II yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten dan diketahui oleh Kepala Bappeda DFMA, Koordinator Kabupaten, dan Kepala Bappeda Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 10

Tahap III Pencairan Tahap III adalah tahap dana II yang telah dicairkan, dan telah digunakan minimal sampai dengan 90%. LPPD terakhir dari tahap III merupakan laporan 100% penggunaan dana. Tabel 4. Langkah-langkah Pencairan Tahap III dana Program Penguatan Asosiasi Langkah Uraian Persyaratan Pelaku Mengajukan permintaan pencairan dana tahap III Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap III Pencairan dana tahap III Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap III kepada Koordinator Kabupaten Koordinator Kabupaten membuat dan mengajukan surat tagihan pembayaran kepada Manajemen ROMS setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan Dana bantuan tahap III ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan. Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS 1. SPPD (Lampiran 2) tahap III dilengkapi: 2. Ringkasan RKA 3. Rencana Penggunaan Dana (RPD Lampiran 1) tahap III 4. Fotokopi rekening Bank asosiasi 5. LPPD tahap II yang menyatakan 90% dana tahap II telah digunakan (dilampiri dengan bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan) Surat Tagihan dilengkapi dengan SPPD tahap III dan Lampirannya Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan lembar verifikasi (Lampiran 3) SPPD tahap III dan Lampirannya Asosiasi Koordinator Kabupaten dan DFMA Manajemen ROMS Pemberitahuan pencairan dana tahap III Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan asosiasi 1. Fotokopi bukti transfer 2. Kuitansi bermaterai asli Koordinator Kabupaten Koordinator Kabupaten meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap III. Pengarsipan, penyusunan dan penyerahan laporan Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS. Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap III, fotokopi SPPD III, fotokopi rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap III Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb. LPPD tahap III dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan (diketahui oleh Kepala Bappeda) Asosiasi Melakukan pengecekan laporan Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap III kepada Koordinator Kabupaten DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap III, Koordinator Kabupaten memberikan persetujuan atas LPPD tahap III dengan diketahui oleh Kepala Bappeda LPPD tahap III yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten dan diketahui oleh Kepala Bappeda DFMA, Koordinator Kabupaten, dan Kepala Bappeda Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 11

6. Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi 6.1 Ketentuan Umum 1. Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi untuk pengelolaan dan pembukuan keuangan asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I ditandatangani. Coaching dilakukan oleh Fasilitator Keberlanjutan (FK) kepada asosiasi dengan biaya operasional Fasilitator. 2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai sejak diterimanya dana bantuan. 3. Pemeriksaan pembukuan asosiasi dilakukan oleh DFMA setiap bulan sebagai bagian dari rangkaian uji petik Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan. 4. Kegiatan administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas dan cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata. 5. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca bantuan Pamsimas. 6. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan harus menyusun Laporan Keuangan Bulanan setiap bulan dan diumumkan melalui papan informasi (lihat Lampiran 11) pada sekretariat Asosiasi atau Kantor Bappeda/DPMU, serta menyampaikan salinan ringkasan LPPD kepada anggota. 7. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan mempertanggungjawabkan penggunaan dana kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat dipertanggungjawabkan, sebelum melakukan pengajuan pencairan dana bantuan tahap/termin berikutnya. 8. Transaksi diatas Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) harus dilakukan melalui mekanisme Transfer. 9. Uang tunai di Kas Bendahara Asosiasi tidak boleh lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah) dan mengendap terlalu lama (maksimal 5 hari). 10. Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup pengeluaran yang dibiayai dari dana Bantuan Pamsimas dan tidak perlu mencakup pengeluaran dari sumber pembiayaan lainnya. Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 12

6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan Rencana Penggunaan Dana - RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan. RPD (Lampiran 1) RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan dan nilaiyang akan dibelanjakan pada rencana kegiatan. Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD (Lampiran 2) Lembar Verifikasi (Lampiran 3) Surat Tagihan (Lampiran 4) Kuitansi (Lampiran 5) Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (Lampiran 6) Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh Koordinator Kabupaten, diverifikasi oleh DFMA (dengan paraf). RPD dilampiri dengan RKA yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bappeda. Tanpa RKA tersebut maka Asosiasi tidak dapat mengajukan RPD. SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk setiap tahapan pengajuan pencairan dana Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan check-list dan kertas kerja saat melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan Surat tagihan dibuat sebagai dasar permintaan pencairan dana untuk setiap tahap pencairan dana bantuan. Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan dana sesuai dengan SPPD Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen ROMS Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen ROMS dan fotokopi kuitansi disimpan oleh asosiasi dan Koordinator Kabupaten. Salinan kuitansi dikirimkan kepada Kepala Bappeda. LPPD disusun oleh Bendahara asosiasi dan diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten dengan diketahui oleh Kepala Bappeda. LPPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih dari 90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk mencairkan dana selanjutnya. LPPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap. LPPD wajib dilampiri dengan laporan pelaksanaan kegiatan yang diketahui oleh Kepala Bappeda Salinan LPPD wajib disampaikan kepada RPD merupakan dokumen yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS SPPD merupakan surat pengantar yang dibuat oleh asosiasi dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS Lembar verifikasi merupakan kertas kerja yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS Surat tagihan merupakan surat pengantar yang dibuat oleh Koordinator Kabupaten dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS Kuitansi merupakan tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen ROMS LPPD merupakan dokumen pertanggunjawaban asosiasi atas penggunaan dana bantuan Pamsimas LPPD digunakan sebagai dokumen pencairan tahapan selanjutnya Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 13

Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan seluruh anggota baik melalui rapat anggota maupun per surat. Buku Bank (Lampiran 7) Buku Penerimaan dan Pengeluaran (Lampiran 8) Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) Buku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan dana bantuan Pamsimas, iuran, hibah donor, dana dari pendapatan lainnya, bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi bank Pencatatan buku bank dilakukan oleh bendahara asosiasi setiap ada transaksi melalui rekening bank Saldo di buku Bank harus sama dengan saldo di Rekening Bank asosiasi Buku Bank ditutup setiap tanggal 25. Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi, diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai (in-cash) maupun natura (in-kind) dicatat dalam buku penerimaan dan pengeluran. Pencatatan dilakukan oleh Bendahara asosiasi Buku penerimaan dan pengeluran ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar setelah tutup buku masih ada waktu untuk membuat Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) untuk menjadi bahan rapatfasilitator Keberlanjutan (FK) dengan DPMU dan Konsultan kabupaten/kota pada akhir bulan. Buku Penerimaan dan Pengeluaran setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua asosiasi, DFMA, dan Koordinator Kabupaten. Buku Penerimaan dan Pengeluaran mencatat seluruh pengeluaran untuk berbagai komponen kegiatan, termasuk komponen pembiayaan yang tidak termuat ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa sekretariat. Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh Bendahara asosiasi setiap akhir bulan setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua Asosiasi untuk ditempel pada papan informasi. Laporan Keuangan Bulanan merupakan kumulasi dari seluruh penerimaan dan pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan oleh Asosiasi, dibagi berdasarkan kategori kegiatan sesuai RKA. Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan wajib disampaikan kepada seluruh anggota, baik dalam rapat anggota atau disampaikan per surat. Slip setor, fotokopi bukti transfer, fotokopi kuitansi Rekening Bank asosiasi dicetak setiap bulan Tanda bukti harus diberi nomor urut Bukti transaksi harus disimpan sesuai tanggal dan diatur sedemikian rupa sehingga tidak tercecer Bukti pembelian dicatat setiap transaksi dilakukan. Nota asli dari toko harus mencantumkan informasi: nama toko, alamat, jenis barang, harga satuan, total harga, dan cap/stempel dari toko. Tanda bukti harus diberikan nomor urut sesuai tanggal transaksi. Biaya pertemuan dan rapat harus didukung dengan Berita Acara atau Notulen dan daftar hadir. Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat Perintah Tugas (SPT - Lampiran 10), laporan kunjungan lapangan dan bukti pengeluaran perjalanan. Laporan Keuangan Bulanan dibuat dan dipublikasikan setiap bulan Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 14

L A M P I R A N Lampiran 1. Contoh Format RPD Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 15

Lampiran 1: Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD) PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN PROGRAM DASAR PROGRAM INTENSIF NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: Penarikan dana tahap : I II III Jumlah dana yang diminta untuk penarikan tahap ini Jumlah total dana bantuan Dana tersisa setelah penarikan : Rp. : Rp. : Rp. Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir. TEMPAT TGL BLN TAHUN Disusun oleh: Bendahara Asosiasi Diajukan oleh: Ketua Asosiasi Diverifikasi oleh: Disetujui oleh: District FMA KoordinatorKabupaten Diketahui oleh: Kepala Bappeda Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 16

DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP: NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan Koordinator Kabupaten) No. 1. 2. Nama Kegiatan Rujukankepada RKA Sumber Dana Alokasi Anggaran (Rp.) Komponen Pembiayaan PerkiraanKebutuhan Dana Jml Unit Harga Satuan (Rp.) Jumlah Dana (Rp.) Transportasi 5 kali 100,000 500,000 Pemetaan dan pengkajian Bantuan 1,000,000 Fotocopy 50 lembar 200 10,000 kondisi SPAMS Desa Pamsimas Uangmakan 2 kali 30,000 60,000 Total 1,000,000 570,000 Monitoring kinerja dan pelayanan untuk BPSPAMS Bantuan Pemda Bantuan Pamsimas 500,000 Transportasi 5 kali 100,000 500,000 750,000 Komunikasi (voucher telepon) 1 buah 100,000 100,000 Total 1,250,000 600,000 3. Kegiatan TOTAL 2,250,000 1,170,000 TOTAL hanya untuk BANTUAN PAMSIMAS 1,750,000 670,000 Disusun oleh: Diajukan oleh: Diverifikasi oleh: Disetujui oleh: Keterangan Tidak termasuk kedalam penarikan dana Pamsimas Diketahui oleh: BendaharaAsosiasi Ketua Asosiasi District FMA Koordinator Kabupaten KepalaBappeda (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 17

Lampiran 2: Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA Nomor :... Kepada Yth. Direktur PT... (ROMS...) Di Tempat Dengan memperhatikan Surat Keputusan Direktur Pengembangan Air Minum nomor...tahun...tentang ketetapan pemberian dana asosiasi, bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Dana Bantuan Program Dasar/Intensif sebagai berikut: a) Dana Bantuan :... b) Tahun Anggaran :... c) Dasar pengeluaran : SK/Surat.../... d) Jumlah Dana Bantuan : Rp... (terbilang...) e) Jumlah Sisa Dana :... f) Jumlah Dana yang diminta: Tahap... sebesar : Rp... g) Nama dan nomor rekening Asosiasi:.., 201x Ketua Asosiasi (..) Diverifikasi oleh: District FMA Kabupaten... Koordinator Kabupaten.. (..) (..) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 18

Lampiran 3: Contoh Format LembarVerifikasi LEMBAR VERIFIKASI DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS Nama Asosiasi :... Kabupaten/Kota :... Provinsi :... A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen No. 1 2 3 Item Pemeriksaan Kelengkapan RPD: RKA yang sudah ditandatangani Kepala Bappeda RPD memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan Pamsimas LPPD Dilengkapi dengan bukti pengeluaran/pembayaran setiap komponen pembiayaan Kelengkapan Dokumen YA TIDAK Keterangan/ Catatan 4 LPPD dilengkapi dengan laporan kegiatan/beritaacara kegiatan yang ditandatangani Kepala Bappeda 5 SPT (untuk kegiatan monitoring atau perjalanan) 6 Surat undanganpelatihan dan daftar hadir (jika ada) B. Rekomendasi Verifikator No. Level Nama, Tanda Tangan & Cap Lembaga/Instansi Tanggal Keterangan/Catatan 1 District FMA 2 Koordinator Kabupaten Catatan: 1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk kegiatan program dasar atau program intensif. 2) Yang melakukan verifikasi adalah District FMA dan disetujui Koordinator Kabupaten. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 (satu) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak ada kesalahan). 3) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan program dasar dan program intensif Asosiasi oleh ROMS adalah 2 (dua) hari kerja terhitung sejak persetujuan KoordinatorKabupaten. Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 19

Lampiran 4: Contoh Surat Tagihan SURAT TAGIHAN Kepada Yth Bpk/Ibu Direktur PT.(ROMS ) Sehubungan dengan Surat Permintaan Pencairan Dana Nomor tanggal, dan dokumen telah diverfikasi dengan hasil memenuhi syarat, mohon dibayarkan kepada: Nama Asosiasi Sebesar :.. : Rp (terbilang ) Ke nomor rekening :...a.n.....,.201x KoordinatorKabupaten.. (..) # diverifikasi dengan paraf District FMA Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 20

Lampiran 5: Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS KWITANSI Telah terima dari Jumlah uang : PT...(ROMS) : Rp... (terbilang...) Untuk keperluan : pembayaran Tahap... (...) dana bantuan Program dasar/intensif(clinic) Pamsimas tahun..., untuk Asosiasi Kab/Kota......, tanggal...201x Ketua Asosiasi... Meterai (...) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 21

Lampiran 6: Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN DANA (LPPD) PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN PROGRAM DASAR PROGRAM INTENSIF NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: LaporanPenggunaan Dana Tahap : I II III Jumlah dana yang dipertanggungjawabkan : Rp. Jumlah dana yang sudah ditarik : Rp. Jumlah total dana bantuan yang sudah ditarik (akumulasi) : Rp. Jumlah total dana bantuan : Rp. Sisa Dana Bantuan : Rp. Daftar kegiatan dan pertanggungjawabandana terlampir. TEMPAT TGL BLN TAHUN Disusun oleh: Bendahara Asosiasi Diajukan oleh: Ketua Asosiasi (Nama Lengkap dan TandaTangan) Diverifikasi oleh: Disetujui oleh: District FMA (Nama Lengkap dan TandaTangan) KoordinatorKabupaten (Nama Lengkap dan TandaTangan) Diketahui oleh: KepalaBappeda Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 22

No. Jenis Kegiatan DAFTAR KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA TAHAP: NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar pertanggungjawaban dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC) Rujukan dalam RKA Sumber Dana Alokasi Anggaran (Rp.) Dana yang sudah ditarik (Rp.) Komponen Pembiayaan (*) Penggunaan Dana Jumlah Dana (Rp) Dokumen Pertanggung jawaban (dilampirkan) Sisa Penggunaan Dana (Rp.) Sisa Alokasi Anggaran (Rp.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9=(5-7) 10=(4-7)+9 1. 2 Pemetaan dan pengkajian kondisi SPAMS Desa Monitoring kinerja dan pelayanan untuk BPSPAMS Bantuan Pamsimas 1,000,000 570,000 Transportasi 500,000 Uang makan 50,000 Fotocopy 10,000 Kwitansi untuk masingmasing komponen kegiatan, laporan hasil kegiatan 10,000 450,000 Sub Total 1,000,000 570,000 560,000 10,000 450,000 BantuanPem Transportasi da 500,000 500.000 250,000 250,000 250,000 Bantuan Pamsimas 750,000 100.000 Komunikasi (voucher telepon) 100,000 Kwitansi, laporan hasil kunjungan Bon pembelian voucher, laporan hasil kegiatan 0 650,000 Sub Total 1,250,000 600,000 350,000 250,000 850,000 Total 2,250,000 1,170,000 910,000 260,000 1,300,000 Total hanya untuk 10,000 1,100,000 1,750,000 670,000 660,000 Bantuan Pamsimas Disusun oleh: BendaharaAsosiasi Diajukan oleh: KetuaAsosiasi Diverifikasi oleh: District FMA Disetujui oleh: KoordinatorKabupaten Diketahui oleh: KepalaBappeda (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 23 (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Lampiran 7: Contoh Format Buku Bank Asosiasi. Buku Bank No. Rek.. Periode : Kabupaten/Kota : No Urut Tanggal Uraian No Bukti Penerimaan Pengeluaran Saldo 1 2 3 4 5 6 7 {(7+5)-6} Saldo Awal 2.500.000 1 12 Mei 2014 Penerimaan T1 Prog. Dasar 001/2014 5.000.000 7.500.000 2 15 mei 2014 Bunga bank 003/2014 20.000 7.520,000 3 15Mei 2014 Admin bank 001/pengl/2014 5,000 7.515,000 4 15Mei 2014 Tarik tunai - RPD 1 4.000.000 3.515.000 Jumlah 5.020.000 4.005,000 3.515.000.,. /. / (tempat,tanggal/bulan/tahun) Disusun oleh: Bendahara Asosiasi Diajukan oleh: Ketua Asosiasi Diverifikasi oleh: Disetujui oleh: District FMA Koordinator Kabupaten Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 24

Lampiran 8: Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran Asosiasi. Buku Penerimaan dan Pengeluaran No. Tanggal Uraian Iuran Anggota Bantuan Pamsimas (BP) Bantuan Pemda In-Kind Lainnya (ditambahkan kolomnya sesuai dengan jumlah donor) BO P Kegiatan 1 (Assessm ent) Kegiatan 2 (Pelatihan) Kegiatan 3 (Monitor ing) Pengeluaran Rp.) Lainnya (ditambahkan kolomnya sesuai dengan jumlah kegiatan) Jumlah Pengeluaran Kumulatif Pengeluaran 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 30/04/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 1,000,000-001/IURAN/2014 - - - - - - - - 2 30/05/2014 Terima transfer tahap I - 5,000,000 - - - 15,000,000-001/BP/2014 - - - - - - - - 3 30/05/2014 Terima transfer Pemda - - 5,000,000 - - 20,000,000-001/PEMDA/2014 - - - - - - - - 4 30/05/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 21,000,000 002/IURAN/2014 - - - - - - - - 5 01/06/2014 Tarik Tunai 5 juta - - - - - 21,000,000 5,000,000 001/KAS/2014 - - - - - - - 5,000,000 6 01/06/2014 Sewa Kantor - - - - - 21,000,000-002/KAS/2014 250,000 - - - - 250,000 250,000 4,750,000 7 05/06/2014 Transport perjalanan dinas - - - - - 21,000,000-003/KAS/2014-100,000-100,000-200,000 450,000 4,550,000 8 20/06/2014 Sewa ruangan pelatihan - - - - - 21,000,000-004/KAS/2014 - - 500,000 - - 500,000 950,000 4,050,000 9 20/06/2014 Penerimaan sumbangan konsumsi snack pelatihan - - - 300,000-21,300,000-001/INKIND/2014 - - - - - - - 4,350,000 10 20/06/2014 Pengeluaran sumbangan 001/INKIND/U/20 - - - - - 21,300,000 - konsumsi snack pelatihan 14 - - 300,000 - - 300,000 1,250,000 4,050,000 11 20/06/2014 Honor narasumber - - - - - 21,300,000-005/KAS/2014 - - 600,000 - - 600,000 1,850,000 3,450,000 12 20/06/2014 Penggandaan dan dokumentasi - - - - - 21,300,000-006/KAS/2014 - - 450,000 - - 450,000 2,300,000 3,000,000 13 20/06/2014 Konsumsi pelatihan - - - - - 21,300,000-007/KAS/2014 - - 1,200,000 - - 1,200,000 3,500,000 1,800,000 14 25/06/2014 Terima transfer PT xxx - - - - 6,000,000 27,300,000-001/DONOR/2014 - - - - - - - 1,800,000 15 27/06/2014 Tarik Tunai - - - - - 27,300,000 6,000,000 008/KAS/2014 - - - - - - - 7,800,000 16 27/06/2014 Pembelian komputer - - - - - 27,300,000-009/KAS/2014 5,500,000 - - - - 5,500,000 5,500,000 2,300,000 17 27/06/2014 Pembelian ATK sekretariat - - - - - 27,300,000-010/KAS/2014 200,000 - - - - 200,000 200,000 2,100,000 18 30/06/2014 Terima transfer tahap 2-10,000,000 - - - 29,300,000-002/BP/2014 - - - - - - - 2,100,000 dan seterusnya. Penerimaan (Rp.) Kumulatif Penerimaan Kas yang ditarik dari Bank (Rp) Nomor Bukti Saldo Jumlah 1,000,000 15,000,000 5,000,000 300,000 10,000,000 Jumlah 5,950,000 100,000 3,050,000 100,000-9,200,000 (21) Total Penerimaan dalam bentuk kas (4+6+8+9) 29,000,000 (23) Total Pengeluaran (Kas dan Non-Kas) 9,200,000 (22) Total Penerimaan dalam bentuk kas dan in-kind(4+6+7+8+9) 29,300,000 (24) Total Pengeluaran Non-Kas / in kind 300,000 (25) Total Pengeluaran Kas (26) Total Pengeluaran yang dibiayai oleh Bantuan PAMSIMAS 8,900,000 3,150,000 (27) Saldo Kas 2,100,000 Disusun oleh: Bendahara Asosiasi Diajukan oleh: Ketua Asosiasi Diverifikasi oleh: District FMA Disetujui oleh: Koordinator Kabupaten Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 25

Lampiran 9: Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) Asosiasi. Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) Periode A. Saldo Tanggal Bank Kas Jumlah B. Penerimaan Iuran Anggota Bantuan Pamsimas Bantuan Pemda Donor Lain (Sebutkan) Jumlah Penerimaan C. Jumlah Kas dan Bank (A+B) D. Penggunaan 1. Kegiatan dalam RKA Kegiatan (1) Assessment Kegiatan (2) Pelatihan Kegiatan (3) Monitoring Jumlah 2. Kegiatan non RKA Honor Sewa kantor Pembelian Peralatan Jumlah Jumlah (1+2) E. Sisa Dana Penggunaan (C-D) F. Saldo Bank Saldo Kas di Bendahara Jumlah Saldo Kas dan Bank G. Selisih (E-F)(*) (*) Jika ada selisih maka harus disediakan penjelasan Disusun oleh: Bendahara Asosiasi Disetujui oleh: Ketua Asosiasi (Nama Lengkap dan TandaTangan) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 26

Lampiran 10: Contoh Surat Perintah Tugas (SPT) SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) Nomor Yang bertandatangan di bawah ini: Nama Jabatan : : Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kab/Kota. 1. Nama :.. Jabatan di Asosiasi :.. Memerintahkan kepada: 2. Nama :.. Jabatan di Asosiasi :.. Untuk melakukan kegiatan (merujuk kepada RKA) pada tanggal sampai dengan tanggal, ke : 1. BP-SPAMS.Desa, tanggal: 2. BP-SPAMS.Desa, tanggal: dan menyusun dan menyampaikan laporan kepada Ketua Asosiasi selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan tugas ini. Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan. Ibukota Kab/Kota, 20xx Ketua Asosiasi SPAMS Perdesaan Kab/Kota. Nama. PARAF KOORDINASI: LOKASI: Tiba Pulang Diketahui: Desa A.. (Kades/Ketua BP-SPAMS) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 27