BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Pengertian sistem menurut Gordon B. Davis menyatakan, bahwa : Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. 1 Dari definisi diatas maka dapat diketahui manfaat sistem yaitu untuk menyatukan atau mengintegrasikan semua unsur yang ada dalam suatu ruang lingkup, dimana komponen-komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri. Komponen atau subsistem harus saling berintegrasi dan saling berhubungan untuk membentuk satu kesatuan sehingga sasaran dan tujuan dari sistem tersebut dapat tercapai. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen-elemen merupakan definisi yang lebih luas dibandingkan dengan pendekatan sistem yang prosedural. 2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi bentuk yang mudah dipahami oleh penerimanya dan informasi ini menggambarkan kejadian-kejadian nyata untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. 1 Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Edisi I, Andi Offset, 2004 halaman 10.
6 Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu : a. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat waktu (timelines) Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. c. Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dan lainnya pasti berbeda. 2.2.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2 Manfaat adanya sistem informasi yaitu: a) Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan. b) Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian. c) Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan. masukan Input Pengolahan keluaran Output Yang dikumpulkan (processing) Yang disajikan Gambar 2.1 Diagram Umum Sistem Informasi 2 Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Edisi I, Andi Offset, 2004 halaman 36.
7 Hardware (Perangkat Keras) Software (Perangkat Lunak) Procedures People DATA (Prosedure) (Manusia) Gambar 2.2 Lima Komponen Sistem Informasi Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut : a) Hardware dan Software yang berfungsi sebagai mesin b) People dan procedures yang merupakan manusia dan tatacara menggunakan mesin. c) Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data. 2.3. Perancangan Terstruktur Metodologi perancangan adalah pendekatan terstruktur yang menggunakan prosedur-prosedur, tehnik-tehnik, kakas-kakas dan dokumentasi untuk mendukung dan memberikan fasilitas proses perancangan. 3 Produk yang dihasilkan dari perancangan terstruktur pada dasarnya sama dengan yang dihasilkan pada analisa terstruktur, hanya di tambah dengan Diagram Aliran Data/Data Flow Diagram (DAD/DFD). Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan, urutannya sebagai berikut : A. Diagram Konteks Adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. B. Diagram Nol (Overview Diagram) Adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagram. 3 Hariyanto, Bambang, Sistem Manajemen Basis Data, Cetakan Pertama, Penerbit Informatika Bandung, 2004, halaman 213.
8 C. Diagram Rinci (Level Diagram) Adalah diagram yang menguraikan proses yang ada dalam diagram Nol. Elemen-elemen dasar yang digunakan dalam proses Diagram Aliran Data adalah: Tabel 2.1 Simbol Diagram Arus Data (DAD) SIMBOL NAMA KETERANGAN Kesatuan Luar (External Entity) Arus Data (Data Flow) Proses (Process) Simpanan Data (Data Store) Sesuatu yang berada diluar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau menerima data dari sistem. External Entity tidak termasuk bagian dari sistem Tempat mengalir informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ini mengalir diantara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem. Apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan Tempat penyimpanan data yang ada dalam sistem, yang disimbolkan dengan sepasang garis sejajar dengan sisi samping terbuka
9 2.4. Sistem Basis Data Dalam pengertian/mendefinisikan basis data menurut para ahli berbedabeda, diantaranya : 4 Menurut Chou mendefinisikan : Basis data sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan kedalam tatacara yang khusus. Menurut Fabbri dan Schwab menyatakan : Basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Elemen elemen dalam Basis Data diantaranya: 1) Diagram Hubungan Antara Entitas (Entity Relatioship Diagram) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur struktur dan relationship data. Elemen-eleman dari Diagram Hubungan Entitas antara lain : Tabel 2.2 Simbol Diagram Hubungan Entitas (ERD) SIMBOL NAMA KETERANGAN Entitas Relasi Digambarkan dengan bentuk persegi panjang. Entitas adalah sesuatu apa saja yang ada dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data disimpan atau dimana terdapat data. Digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relasi adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. 4 Kadir, Abdul, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Edisi I, Cetakan Pertama, Andi Offset, 1999, halaman 9.
10 Atribut Garis lurus Adalah sifat atau karakteristik dari tiaptiap entitas dan relasi atau elemen data dari entitas dan relasi. Atribut ini digunakan untuk penamaan dari bagianbagian yang terdapat dalam entitas. Menghubungkan antara entitas satu dengan entitas yang lainnya. a) Cardinality, adalah merupakan tingkat hubungan yang terjadi antara entity didalam sebuah sistem, dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas tersebut, terdapat 3 macam cardinality yaitu : (1) One to one 1 1 Bentuknya: Gambar 2.3 Cardinality One to One Adalah tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas kedua atau sebaliknya. (2) One to Many Bentuknya: 1 M Gambar 2.4 Cardinality One to Many Adalah tingkat hubungan satu ke banyak atau sama dengan banyak ke satu. Tergantung pada arah mana hubungan itu dilihat. (3) Many to Many Bentuknya: M N Gambar 2.5 Cardinality Many to Many Adalah tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entity ke pertama maupun dilihat dari sisi entity ke kedua.
11 b) Kunci (Key) merupakan suatu atribut yang unik yang dapat digunakan untuk membedakan suatu entitas dengan entitas yang lainnya dalam suatu himpunan entitas. Dari sudut pandang basis data, perbedaan diantara mereka harus dicerminkan lewat perbedaan dalam nilai atributnya. Nilai nilai atribut kunci dapat secara unik mengidentifikasi suatu entitas terhadap entitas yang lainnya. Dengan kata lain, tidak ada lebih dari satu entitas memiliki nilai nilai yang sama untuk semua atributnya. Macam macam jenis kunci (Key) diantaranya: (1) Primary Key (Kunci Primer) Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Primary Key mempunyai tiga kriteria yakni: (a) Key tersebut lebih natural digunakan sebagai acuan. (b) Key tersebut lebih sederhana. (c) Key tersebut terjamin keunikannya. (2) Foreign Key (Kunci Tamu) Merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada Primary Key pada tabel yang lain. Foreign Key terjadi pada suatu relasi yang memiliki Cardinality one to many atau many to many. Foreign Key biasanya selalu diletakan pada tabel/relasi yang mengaruh ke banyak. 2) LRS (Logical Record Structure) LRS di bentuk dengan nomor dari tipe record. Beberapa tipe record di gambarkan oleh kotak empat persegi panjang dengan nama yang unik. LRS juga terdiri dari hubungan diantara tipe record. Dua metode yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode lain di mulai dengan ER dan langsung dikonversikan ke LRS. 3) Normalisasi Yaitu Proses untuk mengorganisasi file dengan menghilangkan groupgroup elemen yang berulang.
12 Tahap-tahap dalam normalisasi yaitu : i. Bentuk Normal Pertama (1NF) Bentuk normal pertama biasa dikenakan pada tabel yang belum ternormalisasi. Tabel yang belum ternormalisasi adalah tabel yang memiliki atribut yang berulang. ii. Bentuk Normal Kedua (2NF) Bentuk normal kedua didefinisikan berdasarkan dependensi fungsional. Dalam ungkapan yang lebih praktis, bentuk normal kedua mensyaratkan setiap atribut bergantung pada kunci primer. iii. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika sudah dalam bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer. iv. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) Suatu relasi disebut memenuhi bentuk normal BCNF jika dan hanya jika semua penentu (determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik). 4) Struktur Database/Spesifikasi file Spesifikasi proses memberikan suatu penjelasan yang mendasari kebijaksanaan pengolahan suatu fungsional primitif yang mentransformasikan data keluaran. Dapat diartikan pula sebagai penggambaran dari kebijaksanaan dan prosedur yang mentransformasikan data juga sebagai alat yang efisien untuk menggambarkan algoritma.
13 2.5. Bahasa Pemrograman Borland Delphi 6.0 Bahasa yang digunakan penulis adalah Borland Delphi 6.0 yang merupakan salah satu program visual yang dikembangkan oleh borland dan diambil dari bahasa pascal. Delphi mempunyai kemampuan manajemen data yang handal. Dengan Delphi, kita dapat menciptakan perangkat lunak yang beroperasi dengan hampir semua jenis basisdata xbase seperti Paradox, dbase atau MS Access. Selain itu, dapat juga menggunakan Delphi untuk membangun solusi dalam pengembangan client-server. Komponen-komponen penting yang ada dalam Borland Delphi 6.0 dapat dikelompokkan sebagai berikut : a. Menu Bar Pada bagian Menu Bar terdapat sebelas menu utama sebagai default dari Dephi 6.0. b. Toolbar Toolbar fungsinya sama seperti fungsi dari menu, hanya saja pada tollbar pilihan-pilihan berbentuk icon. c. Component Palette Component Palette adalah tempat di mana kontrol-kontrol dan komponen diletakkan yang berfungsi membantu user dalam membangun suatu aplikasi. d. Object TreeView Object TreeView adalah tempat untuk melihat daftar dari objek-objek apa saja yang terdapat pada program aplikasi. e. Object Inspector Didalam Object Inspector terdapat property dan event dari setiap objek yang ada pada form sebagai alat untuk mengontrol. f. Project Options Project Options adalah tempat untuk melihat kumpulan form, unit dan beberapa hal yang merupakan komponen penting yang terkait dalam pembangunan program. g. Form Form adalah tempat untuk mendesain suatu tampilan dari program yang akan dibuat atau tampilan interface yang akan dihasilkan oleh program pada saat dijalankan.
14 h. View Unit View Unit adalah tempat untuk melihat kumpulan unit yang dibuat dalam satu program, satu program dapat mempunyai lebih dari satu unit yang akan dijalankan. Dalam Borland Delphi, setiap kali membuat satu form maka otomatis pula di buat satu unit. i. Code Editor Code Editor merupakan sebuah objek yang digunakan untuk menuliskan kode program, berisi algoritma-algoritma, rumus-rumus yang akan dijalankan pada Delphi dan akan membentuk suatu aplikasi. j. Properties Properties digunakan untuk menentukan setingan suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai beberapa properties yang dapat di atur langsung dari lembar properties pada jendela Object Inspector maupun di atur melalui kode program. k. Events Events adalah peristiwa atau kejadian yang di terima oleh suatu objek, misalnya klik, drag, tunjuk dan lain-lain. Events yang di terima objek akan memicu Borland Delphi untuk menjalankan kode program yang ada di dalamnya.
15 Object TreeView Toolbar Menu Bar Form Component Palette Code Editor Properties Events Project Options View Unit Object Inspector Gambar 2.6 Tampilan Delphi 6.0