APLIKASI PENCATATAN AKTIVA TETAP PADA PT. PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) CABANG CIREBON ========================Nisa Ul Kholqiah 1, Nining R 2 ========================= Abstraks PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa bongkar angkut. Di perusahaan ini terdapat permasalahan dalam penctatan penyusutan aktiva tetap. Untuk membantu mencatat penyusutan aktiva tersebut harus memiliki suatu aplikasi yang dapat mengalokasikan biaya penyusutan aktiva, sehingga dapat melakukan pencatatan dengan benar. Untuk itulah dibangun suatu aplikasi pencatatan penyusutan aktiva yaitu aplikasi yang dapat di akses oleh perusahaan tersebut. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan proses pencatatan aktiva menjadi efisien dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan masalah yang di dapat pada PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon mengenai sistem pencatatan penyusutan aktiva tetap antara lain : Proses pencatatan data aktiva tetap pada PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon berjalan lambat, belum adanya aplikasi dalam pencatatan penyusutan aktiva tetap PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon, penyimpanan data penyusutan masih dalam bentuk arsip. penelitian yang penulis bahas adalah untuk mempercepat proses pencatatan penyusutan aktiva, menghasilkan aplikasi untuk mempermudah pengelolaan data penyusutan aktiva, menghasilkan database tentang penyusutan aktiva tetap untuk mempermudah pencarian data penyusutan aktiva. Kata kunci : Aplikasi, pencatatan, aktiva tetap A. Latar belakang penelitian Dalam menghadapi perkembangan usaha yang semakin maju, sebuah perusahaan yang didirikan harus memiliki suatu tujuan agar dapat membuat perusahaan hidup dalam jangka panjang, artinya perusahaan harus mempertahankan kelangsungan hidupnya melalui pencapaian tujuan. Suatu tujuan akan tercapai apabila perusahaan dikelola dengan baik, sehingga sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan perusahaan. Tujuan suatu perusahaan adalah untuk memperoleh laba yang optimal atas investasi yang ditanamkan dalam perushaan. Salah satu bentuk investasi tersebut adalah aktiva tetap yang digunakan dalam kegiatan normal perusahaan yaitu aktiva yang mempunyai umur ekonomis lebih sari satu tahun. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan yang aktif dan kebutuhan yang tepat dalam penggunaan, pemeliharaan dan pencatatan. PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa bongkar angkut. Di pwrusahaan ini terdapat permasalahan dalam penctatan penyusutan aktiva tetap. Untuk membantu mencatat penyusutan aktiva tersebut harus memiliki suatu aplikasi yang dapat mengalokasikan biaya penyusutan aktiva, sehingga dapat melakukan pencatatan dengan benar. Untuk itulah dibangun suatu aplikasi pencatatan penyusutan aktiva yaitu aplikasi yang dapat di akses oleh perusahaan tersebut. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan proses penctatan aktiva menjadi efisien dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Semua jenis aktiva tetap kecuali tanah, dalam memberikan jada kemampuannya akan terus menurun dari waktu ke waktu sehingga harus diidentifikasikan sebagai biaya penyusutan. aktiva tetap ini terjadi karena pemakaian aktiva tetap berwujud Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 38
untuk jangka waktu yang lebih satu dari satu tahun, sehingga akan mengakibatkan nilai aktiva tetap sangat dperlukan pada laporan rugi laba perusahaan untuk tahun yang bersangkutan. Berdasarkan uraian-uraian diatas, penulis akan mengambil judul : Aplikasi penyusutan aktiva tetap pada PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon. PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa bongkar angkut. Di perusahaan ini terdapat permasalahan dalam pencatatan penyusutan aktiva tetap. Untuk membantu mencatat penyusutan aktiva tersebut harus memiliki suatu aplikasi yang dapat mengalokasikan biaya penyusutan aktiva, sehingga dapat melakukan pencatatan dengan benar. Untuk itulah dibangun suatu aplikasi pencatatan penyusutan aktiva yaitu aplikasi yang dapat di akses oleh perusahaan tersebut. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan proses pencatatan aktiva menjadi efisien dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan B. Perumusan masalah Sebagaimana yang telah dijelaskan pada latar belakang perumusan masalah yang di dapat pada PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon mengenai sistem pencatatan penyusutan aktiva tetap antara lain : 1. Proses pencatatan data aktiva tetap pada PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon berjalan lambat. 2. Belum adanya aplikasi dalam penctatan penyusutan aktiva tetap PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon 3. Penyimpanan data penyusutan masih dalam bentuk arsip. C. Tujuan penelitian Tujuan penelitian yang akan penulis bahas adalah : 1. Mempercepat proses pencatatan penyusutan aktiva 2. Menghasilkan aplikasi untuk mempermudah pengelolaan data penyusutan aktiva 3. Menghasilkan database tentang penyusutan aktiva tetap untuk mempermudah pencarian data penyusutan aktiva. D. Manfaat produk Adapun manfaat yang diharapkan dari diadakannya penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagi perusahaan Dengan adanya sistem apliksi pencatatan penyusutan aktiva tetap di harapkan kinerja perusahaan meningkat secara cepat, tepat dan akurat. b. Bagi penulis Membuat suatu sistem aplikasi penctatan penyusutan aktiva tetap dengan menggunakan Microsoft Visual Fox Pro, dan agar penulis lebih memahami cara pembuatan aplikasi untuk akuntansi. c. Bagi pengembang ilmu Bisa dijadikan sebagai referensi bagi yang membutuhkan. E. Tinjauan pustaka Pengertian aplikasi Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. (Kristanto, 1994, Hal 60) Definisi istilah aplikasi dianggap berkaitan erat dengan pengertian berikut : Program aplikasi merupakan program yang siap pakai, program yang dibuat sedemikian rupa untuk melaksanakan satu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain. Definisi akuntansi dan aktiva tetap Menurut Harahap (1994:1) : Akuntansi adalah suatu proses mengidenfikasi dan menyampaikan informasi dalam hal pertimbangan dalam mengambil kesimpulan oleh para pemakiannya. Menurut Sugiarto (1987:77) Aktiva tetap adalah aktiva yang mempunyai sifat tetap. Tetap dalam arti ini adalah istilah teknis akuntasi yang mempunyai pengetian tertentu, yaitu aktiva yang dapat dipakai berulang-ulang dan mempunyai umur relatif panjang. Selain itu aktiva tetap merupakan aktiva yang di dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk tidak dijual, akan tetapi aktiva tetap dipakai untuk menjalankan kegiatan usaha perusahaan. Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 39
Pengetian penyusutan Dr. Erhans Anggawirya adalah alokasi jumlah suatu aktiva yang dapat disusutkan sepanjang masa manfaat yang diestimasi (PSAK No. 17 tahun 2002). Jumlah aktiva yang dapat disusutkan adalah biaya perolehan dikurangi nilai residu. Jika nilai residu tidak ada, maka jumlah aktiva yang dapat disusutkan sebesar biaya perolehan. sering disebut belum penyusutan. Pengertian sistem akuntansi Jusuf haryono (2001:395) :Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dioordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Depdikbud, 1991:4). Sistem akuntansi terdiri atas dokumen-dokumen bukti transaksi, alatalat penctatan, laporan-laporan, dan prosedurprosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasil-hasilnya. Pengetian Data dan Informasi A) Data primer adalah data yang diambail langsung dari tanpa perantara dari sumbernya (mansyur dan Rostiah, 2001:6). Data primer yang diperlukan disini dapat diperoleh melalui wawancara dan observasi. B) Menurut mansyur dan rostiah dalam bukunya observasi lapangan (2001:6), data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya, biasanya diambil dari dokumen atau informasi dari orang lain yang tidak terlibat dengan kegiatan tersebut. Data sekunder tersebut dapat diperoleh dari studi pustaka dan internet mengenai informasi yang diperlukan. Pengertian kualitas informasi Suatu informasi dapat dikatakan memiliki manfaat dalam proses pengambilan keputusan apablia informasi tersebut mempunyai kulaitas dan nilai, Kriteria nilai informasi adalah : 1. Akurat, yang berarti informasi harus tidak biasa atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan 2. Tepat waktu, yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Misalnya nilai informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat, misalnya nilaiinformasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknolog mutahkir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya. F. Metode pengembangan sistem Siklus Hidup Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan yaitu SDLC ( System Development Life Cycle) menggunakan model Waterfall. Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.[7] Sistem ini dikembangkan melalui sebuah proses formal. SDLC terdiri atas lima aktivitas yang secara logis, dan dapat diterima oleh para ahli dalam komunitas sistem. Kelima aktivitas tersebut adalah seperti diuraikan berikut ini. 1) Perencanaan Sistem Pengembangan sistem idealnya dilaksanakan dalam suatu kerangka rencana induk sistem yang mengkoordinasikan proyek pengembangan sistem ke dalam rencana strategis perusahaan. Rencana strategis disusun dengan memperhitungkan kebutuhan sistem. Dengan demikian, dalam perumusan sasaran strategis, baik di bidang pemasaran, produksi, pengembangan produk baru, atau pembukaan bisnis baru, semuanya harus didukung dengan sistem informasi yang ideal dan efisien. Untuk memahami secara jelas terhadap sistem yang akan di kembangkan, maka dilakukan studi berikut ini : a. Menyampaikan pertanyaan mendalam kepada pemakai sesungguhnya apa yang Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 40
menjadi kebutuhan utama mereka dari sistem yang dikembangkan tersebut. b. Melakukan penganalisisan terhadap sistem yang ada dan bagaimana penggunaan sistem saat ini. c. Membuat prototipe desain sistem untuk membentuk apa yan g diinginkan pemakai dari sistem yang ingin dibangun. 2) Analisis Sistem Analisis sistem adalah proses kerja untuk menguji sistem informasi yang sudah ada dengan lingkungannya sehingga diperoleh petunjuk berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan dalam meningkatkan kemampuan sistem. Melakukan analisis sistem harus diawali dengan tindakan survei terhadap sistem yang sudah ada dan langkah berikutnya adalah menganalisis kebutuhan pemakai. Dengan demikian, alasan dilakukannya analisis sistem pada dasarnya berkisar pada hal berikut ini : a. Sistem yang ada sudah tidak kondusif dan tidak memenuhi kebutuhan pengguna. b. Mendesaknya keperluan informasi baru yang lebih cepat dan relevan. c. Kemunculan teknologi baru yang lebih efisien dan ekonomis. Selama terjadinya analisis terhadap sistem yang ada, semua informasi yang dibutuhkan untuk penyediaan dan pengembangan sistem baru dikumpulkan sebanyak-banyaknya. Kemudian informasi dianalisis untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan dalam proses pengembangan sistem yang diprioritaskan. Apabila proyek disetujui dalam tahap awal, sistem yang ada akan disurvei untuk menetapkan sifat dan lingkup kegiatan, serta mengidentifika si kekuatan dan kelemahan sistem lama, kemudian dilakukan studi mendalam untuk menetapkan kelayakannya. 3) Desain Sistem Dalam tahap desain, penyusun akan menerjemahkan saran yang dihasilkan dari analisis sistem ke dalam bentuk yang dapat diimplementasikan. Desain sistem dapat dilakukan dalam dua tahap : a. Desain konseptual (tahap desain pendahuluan) Desain konseptual (survei pendahuluan); akan memutuskan prosedur untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi desain alternatif yang tepat. Sistem yang akan dikembangkan merupakan sistem yang dapat memenuhi tujuan perusahaan dan mampu dikendalikan. b. Desain fisik Desain fisik; menjelaskan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk pengkodean serta menguji program komputer tersebut. Proses dalam desai n fisik adalah dokumen input dan output yang dirancang, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedure dikembangkan, dan pengendalian dipersiapkan untuk bisa terintegrasi ke dalam sistem baru yang sedang dikembangkan. 4) Implementasi Sistem Semua aktivitas pengembangan sistem dilakukan dan pada akhir kegiatan semua elemen dan aktivitas sistem disatukan, diantaranya hardware dan software baru dipasang, instalasi peralatan dan pengkodean program sudah disetujui untuk diujicobakan. Standar dan pe ngendalian sistem beserta dokumentasi sistem terpasang baru harus dibuat. Aktivitas organisasi telah berubah ke sistem baru. Setelah sistem baru terpasang semua dan beroperasi secara normal, penyesuaian dan evaluasi setelah penerapan sistem baru dilakukan untuk mendeteksi dan memperbaiki kelemahan desain sistem. Jika pengembangan sistem telah selesai melalui tahap uji coba, maka sistem operasional diserahkan kepada perusahaan. 5) Operasional dan Pemeliharaan Selama pengoperasiannya, sistem secara periodik aka n ditinjau ulang oleh tenaga ahli. Tenaga ahli ini akan memberikan rekomendasi terkait dengan perubahan yang dibuat. Jika timbul atau jika muncul kebutuhan baru terhadap sistem yang berjalan, maka selanjutnya organisasi akan memprogramkan pengembangan sistem yang Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 41
sudah ada. Adakalanya perusahaan menambah peralatan sendiri tanpa mempertimbangkan implikasi dari teknologi tersebut, akibatnya tenaga ahli kesulitan menangani dengan berbagai hardware dan software yang dimiliki oleh perusahaan. Idealnya, setiap pe rusahaan diharuskan menstandarkan sistem mereka ke dalam bentuk jaringan. Jika hal ini diterapkan, maka akan terdapat kesesuaian antara semua sistem dan berkurangnya biaya secara signifikan. Gambar 1 : Operasional dan Pemeliharaan Keterangan : 1. Rekayasa sistem dan analisis (Sistem Engineering and Analysis) Karena perangkat lunak adalah bagian dari sistem yang lebih besar, pekerjaan dimulai dari pembentukan kebutuhankebutuhan untuk seluruh elemen sistem dan kemudian memilah mana yang untuk pengembangan perangkat lunak. Hal ini penting, ketika perangkat lunak harus berkomunikasi dengan hardware, orang dan basis data. 2. Analisis kebutuhan perangkat lunak (Software Requirements Analysis) Pengumpulan kebutuhan dengan fokus pada perangkat lunak, yang meliputi : Domain informasi, fungsi yang dibutuhkan, unjuk kerja/performansi dan antarmuka. Hasilnya harus didokumentasi dan di review ke pengguna. Untuk perancangan sistem ini tahapantahapannya yaitu : a. Perencanaan sistem (rekayasa sistem), pada tahapan ini dilakukan pengumpulan kebutuhan pada level sistem yaitu kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, orang dan basis data. Pengumpulan kebutuhan ini penting dilakukan karena sistem informasi (PL) yang akan dibangun merupakan bagian dari sistem komputer. b. Analisa kebutuhan sistem informasi, pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan untuk sistem informasi (PL) yang berupa data input,proses yang terjadi dan output yang diharapkan dengan melakukan wawancara dan observasi. c. Design, pada tahap ini menterjemahkan analisa kebutuhan ke dalam bentuk rancangan sebelum penulisan program yang berupa perancangan antarmuka (input dan output), perancangan file-file atau basis data dan merancang prosedur (algoritma). d. Coding, hasil rancangan di atas diubah menjadi bentuk yang dimengerti oleh mesin dalam bentuk bahasa pemrograman. Jika rancangannya rinci maka penulisan program dapat dilakukan dengan cepat. e. Testing, sebelum sistem informasi (PL) dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu. Pengujian difokuskan pada logika internal, dan mencari semua kemungkinan kesalahan, dan memeriksa apakah sesuai dengan hasil yang diinginkan. d. Maintenance, pada tahap ini sistem informasi (PL) yang telah diuji (bebas dari kesalahan) (error) maka dilakukan perbaikan atau adanya penambahan fungsi. Sehingga faktor pemeliharaan ini penting dan dapat berpengaruh pada semua tahap yang dilakukan sebelumnya. G. Hasil Dan Pembahasan Perancangan sistem baru 1) Data data bukti fisik berupa faktur penjualan dalam berita acara yang diberikan oleh pihak penjual diinputkan kedalam dorm aset tetap perusahaan kedalam komputer dengan menggunakan aplikasi Visual Fox Pro 9.0 2) Secara otomatis laporan penyusustan aset perusahaan tercetak pada halaman laporan. Diagram Konteks Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 42
Data tidak lengkap Data master kapal Aplikasi penyusutan Aplikasi penyusutan aktiva tetap aktiva tetap Data faktur penjualan Akuntans Akuntans Data Data lengkap 1.1 1.1 Data kapal 1.2 1.2 Periksa data Periksa data 1.3 1.3 Simpan Simpan Gambar 2: Diagram konteks Data Master kapal valid Keterangan: 1. Pihak penjual memberikan data faktur penjualan berupa berita acara 2. Pemasukan data faktur penjualan kedalam database oleh bagan akuntansi 3. Pemanggilan database aktiva berupa laporan data penyusutan aktiva tetap yang bisa dilihat oleh bagian akuntansi. Data master kapal valid 1.4 1.5 1.6 1.4 1.5 1.6 Gambar 3: DFD Level 1 Entry Data DFD Level 0 Sistem pencatatan penyusutan DFD Level 1 Data tidak lengkap Data master kapal 1.0 1.0 Entry Data Entry Data Data transaksi Data lengkap Data master kapal 2.1 2.1 2.2 2.2 Periksa Periksa 2.3 2.3 Aktiva Tetap Aktiva Tetap 2.0 2.0 Aktiva tetap Aktiva tetap Aktiva tetap 2.4 2.4 2.5 2.5 2.6 2.6 Ttutp Ttutp Akuntan Akuntan 3.0 3.0 Gambar 4: DFD Level 1 Gambar 3: DFD Level 0 Sistem pencatatan penyusutan DFD Level 1 Data Master H. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Dari hasil penelitian, perancangan dan implementasi yang telah dilakukan ada beberapa kesimpulan yang dapat dikemukakan sebagai berikut: 1. Aplikasi penyusutan data aktiva ini dirancang sebagai solusi bagi pihak PT. Pelabuhan Indonesia II Cabang Cirebon Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 43
untuk mengelola inventaris dalam penyajian laporan penyusutan data kapal lebih cepat, tepat dan akurat dibandingkan dengan secara manual maupun menggunakan program excel pada komputer yang pernah digunakan sehingga kinerja dalam mencapai pekerjaan dapat diwujudkan secara lebih maksimal. 2. Dengan aplikasi ini diharapkan mempermudah bagian inventaris dalam pengolahan pembuatan laporan penyusutan data aktiva. Saran Dalam aplikasi ini disadari masih banyak kekurangan dan kelemahan oleh karena itu untuk pengembangan selanjutnya disarankan: I. Daftar Pustaka 1) Al. Haryono, 1999, Pengantar akuntansi : Salemba Empat 2) Andi, 2003, Menggunakan Visual Fox Pro 9.0 3) Buku panduan PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) cabang Cirebon 4) Hadi, Mulya, 2007, Belajar Microsof Visual Fox Pro jakarta: Star Djaya 5) Harahap, S. Syafi, 1994, Akuntansi aktiva Tetap: jakarta, PT. Raja Persada 6) Mansyur dan rostiah, 2001, Sistem Informasi, Semarang : Podika Jaya 7) Sukmajaya, Asyarie, 2006, Buku Teks Ilmu Komputer basis Data, Informatika: Bandung 1) Aplikasi yang dibuat ini masih terbatas pada pelaporan penyusutan aktiva tetap. Untuk pengembangan selanjutnya diharapkan dapat memberikan informasi atau laporan data yang lebih luas cakupan inventarisasi di PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Cirebon. 2) Hendaknya dalam penginputan data aktiva diperhatikan ketelitiaannya sehingga tidak terdapat kesalahan dalam pelaporan kepada pihak yang memerlukannya. Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 4 No. 2 Edisi Desember 2011 44