SISTEM INFORMASI PENEMPATAN KARYAWAN BERDASARKAN KEPRIBADIAN MENGGUNAKAN METODE EDWARD'S PERSONAL PREFERENCE SCHEDULE (EPPS) (STUDI KASUS : X.O GROUP SURABAYA) IVANA 1) 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya, email : gwe.ivana@gmail.com Abstract : Selection and placement process of employees is a important process in the company. Shortness of consider the personality characteristics of employees make management difficult to choose most suitable employee. Labor department of X.O Group Surabaya need a system which can provide the most appropriate staff recommendation to occupy a position. This is because the Labor department of X.O Group Surabaya is still use the manual process and repeatedly in selection and placement of employees, so it s become a long process. Implementation of Information System Employee Placement Based on Personality Using Edward's Personal Preference Schedule. Method to solve the problem. This Information System generate recommendations for new employee and promoted employee based on personality and promoted on the basis of other factors required by the position, namely the hardskill ability and general criteria and employee performance. Based on the results of experiments performed, it could be concluded that the application made to produce recommendations of new employee and promoted employee which can help decision makers to determine the most appropriate employee to occupy a position. Keyword: Employee, Personality, Edward's Personal Preference Schedule X.O Group merupakan Restaurant yang didirikan pada tahun 2005 di Surabaya. X.O Group menyajikan 4 (empat) macam konsep menu Chinese Food dan Grilled, yaitu Suki, Grilled, Cuisine, dan Dim Sum. Perusahaan ini memiliki 3 (tiga) bidang pekerjaan yaitu Office, Service dan Kitchen. Karena banyaknya calon pelamar yang masuk dan bidang yang tersedia, maka pihak Manager Departemen Tenaga Kerja dituntut mampu memilih dan menentukan bidang pekerjaan karyawan secara cepat dan tepat. Dalam proses pemilihan karyawan, faktor penilaian terdiri dari 2 (dua) aspek, yaitu Hardskill dan Softskill. Hardskill menekankan kepadana IQ (Intelligence Quotient) yang merupakan kemampuan dalam menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dan keterampilan teknis yang berhubungan dengan bidang ilmu. Sedangkan softskill menekankan kepada EQ (Emotional Quotient) seseorang yang dapat dikategorikan menjadi kehidupan sosial, komunikasi, bertutur bahasa, kebiasaan, dan keramahan (Wicaksana, 2010). 1
Selama ini, proses pemilihan calon karyawan di X.O. Group Surabaya berdasarkan pada kemampuan hardskill, kriteria umum dan hasil wawancara, sedangkan pemilihan karyawan naik jabatan berdasarkan kemampuan hardskill dan hasil absensi karyawan, tanpa mempertimbangkan karakteristik kepribadian karyawan dan calon karyawan. Menurut Strauss (1986: 53), kepribadian merupakan suatu faktor kritis dalam prestasi pekerjaan bagi sejumlah besar kedudukan. Munandar (2008: 51) menambahkan bahwa dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik, maka setiap pekerjaan memerlukan pengetahuan, keterampilan, kecakapan dan kepribadian tertentu. Kurangnya pertimbangan karakteristik kepribadian karyawan dan calon karyawan mengakibatkan management merasa kesulitan dalam memilih karyawan atau calon karyawan yang paling sesuai menempati suatu jabatan. Selain itu, proses penilaian calon karyawan dilakukan secara manual dan berulang-ulang, sehingga memperlambat proses pemilihan dan penempatan calon karyawan. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut maka X.O. Group Surabaya menggunakan sistem informasi penempatan karyawan berdasarkan kepribadian membantu departemen tenaga kerja dalam memilih karyawan yang tepat. Banyak solusi yang bisa digunakan dalam menentukan kepribadian karyawan. Menurut Tim Psikologi dalam Ferdiansyah (1998), salah satunya adalah dengan menggunakan metode Edwards Personal Preference Schedule (EPPS). Metode ini dapat menghasilkan 15 (lima belas) variabel kepribadian secara serempak sehingga dapat dilihat profil kepribadian seseorang (Lubis, 2004: 23). Diharapkan dengan adanya penerapan aplikasi ini, dapat membantu pengambil keputusan menentukan pilihan karyawan yang paling tepat menempati suatu bidang pekerjaan. LANDASAN TEORI Seleksi Menurut Hasibuan (2009: 47), seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak menjadi karyawan perusahaan. Seleksi ini didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari perusahaan yang bersangkutan. Sedangkan Menurut Dale Yoder dalam Hasibuan (2009), seleksi merupakan suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian, yaitu diterima dan ditolak. Proses seleksi karyawan harus berdasarkan dan berpedoman kepada spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam spesifikasi, telah ditetapkan persyaratan dan kualifikasi 2
minimum dari orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut. Jabatan atau pekerjaan apa pun yang akan diisi hendaknya diseleksi berdasarkan atas spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut. Penempatan Karyawan Penempatan karyawan adalah tindak lanjut dari seleksi, yaitu menempatkan calon karyawan yang diterima atau lulus seleksi pada jabatan atau pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada calon karyawan tersebut. Penempatan karyawan harus didasarkan pada job description dan job specification yang telah ditentukan serta berpedoman kepada prinsip Penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat jabatan yang tepat (Hasibuan, 2009: 63). Hasibuan (2009: 63) juga mengungkapkan, prinsip penempatan yang tepat harus dilaksanakan secara konsekuen supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan keahliannya masing-masing. Tes Psikologi Psikodiagnostik atau Personality Assesment didefinisikan sebagai suatu cara menegakkan diagnosa yang akhirnya menjadi suatu diagnosa kepribadian. Dari pengertian yang dikemukakan tampak bahwa psikodiagnostik mempersyaratkan suatu media bantu melalui pengamatan atau observasi atas tingkal laku atau gerak gerik dan konstitusi tubuh seseorang memberi penilaian atas diri individu. Dalam kenyataannya, media bantu ini tidak hanya terbatas pada metode pengamatan, tetapi meluas dengan apa yang kemudian dikenal sebagai tes atau psikotes (Sumintardja, 1991: 1). Menurut Sundberg dalam Sumintardja (1991: 1), Tes adalah suatu metode menjaring data berupa perilaku individu, yang berlangsung dalam suatu situasi yang baku. Yang dimaksud dengan situasi yang baku adalah sedapat mungkin situasi tes itu sama setiap orang yang dites. Selain itu juga harus ada ketentuan yang baku melaksanakannya. Metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS) Edward's Personal Preference Schedule (EPPS) disusun oleh Edward didasarkan pada Teori Murray. Tes EPPS digunakan mengukur variabel kepribadian yang relatif normal. Tim Psikologi dalam Ferdiansyah (1998) mengungkapkan, tes ini bersifat ipsative, yaitu hasil yang dicapai individu hanya bisa dibandingkan dengan individu yang bersangkutan. EPPS merupakan salah satu tes yang berbentuk inventory. Inventory merupakan sejumlah pernyataan yang berupa cerita singkat yang harus diisi oleh individu dengan cara memilih salah satu 3
jawaban yang paling sesuai dengan diri individu. Menurut Tim Psikologi dalam Ferdiansyah (1998) terdapat 15 (lima belas) yang mewakili sifat individu, yang dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Kebutuhan Sifat EPPS No Sifat Menggambarkan 1. Achievement (Ach), yaitu berprestasi a. Keinginan maju, mencapai prestasi tinggi. b. Ingin berhasil atas usaha sendiri. c. Menyukai pekerjaan yang mengandung tantangan. d. Keinginan memecahkan masalah yang sulit. e. Keinginan lebih 2. Deference (def), yaitu mentaati perintah dan peraturan 3. Order (ord), yaitu bekerja secara teratur 4. Exhibition (exh), yaitu dari a. Butuh sugesti dari b. Mengikuti pendapat c. Berusaha menyenangkan orang d. Lebih suka dipimpin daripada memimpin. e. Suka pada hal yang rutin. f. Tidak suka mengambil keputusan sendiri. g. Suka menceritakan keberhasilan orang lain/ menyanjung orang lain a. Menyukai sesuatu yang bersifat teratur. b. Melakukan tindakan sesuai dengan rencana. c. Tertib dan teliti dalam mengerjakan sesuatu. d. Disiplin terhadap waktu. e. Menyukai pekerjaan detil. f. Tidak suka berganti pekerjaan. g. Teratur dalam hidup. a. Suka memamerkan kelebihan. b. Ingin menjadi pusat perhatian. menonjolkan diri 5. Autonomy (aut), yaitu berdiri sendiri 6. Affiliation (aff), yaitu bersekutu dengan orang lain 7. Intraception (int), yaitu campur tangan 8. Succorance (suc), yaitu c. Suka menguji kebenaran pendapat. d.suka bergaul, bergurau, dan berpetualang. e. Suka memberikan komentar pada orang lain sebagai pernyataan dirinya mampu. f. Suka membuat pertanyaan yang sulit dijawab a. Keinginan bebas dan mandiri. b. Suka mengerjakan hal yang tidak biasa. c. Mengatakan apa yang ingin dikatakan atau melakukan apa yang ingin dilakukan. d. Sering menolak sesuatu yang biasanya orang lain menerima. e. Suka mengkritik orang. f. Tidak suka terikat. g. Menolak jasa baik da pertolongan a. Kesetiaan kepada teman. b. Butuh kehadiran orang c. Suka berpartisipasi pada kelompok. d. Suka berbuat e. Suka membentuk ikatan interpersonal. f. Kemauan melakukan partisipasi sosial. g. Tidak suka menyendiri. a. Menganalisa perasaan ornag. b. Empati kepada orang c. Menilai orang lain pada mengapa mereka melakukan, bukan dari apa yang dilakukannya. d. Memahami problema yang dihadapi e. Mencoba meramalkan kemampuan f. Suka memperhatikan a. Suka mengharapkan bantuan orang lain saat menemui kesulitan. b. Butuh banyak 4
mendapatkan bantuan orang lain 9. Dominance (dom), yaitu menguasai orang lain 10. Abasement (aba), yaitu bisa mengalah 11 Nurturance (nur), yaitu bisa menyenangkan orang lain 12 Change (chg), yaitu mengadakan perubahan dorongan afeksi orang c. Suka mengharap belas kasihan. d. Meminta orang lain memahami kesulitannya. e. Butuh banyak perlindungan. f. Mudah mengeluh dan merasa sengsara. a. Ingin senantiasa mempertahankan pendapatnya. b. Lebih suka memutuskan sesuatu dilaksanakan orang c. Suka diunggulkan dalam persaingan. a. Mudah merasa bersalah bila terjadi kegagalan pada orang b. Mudah prihatin atas penderitaan c. Rela menerima hukuman demi orang d. Mudah tertekan bila terjadi kegagalan. e. Lebih suka mengalah dan menghindari pertikaian. f. Rendah diri di hadapan orang yang lebih tua. a. Suka membantu dan membela teman. b. Mudah memaafkan kesalahan c. Sangat memperhatikan orang yang mengalami kesulitan. d. Memperlakukan orang lain dengan ramah dan simpatik. e. Suka berkarya f. Mudah terlibat perasaan pada persoalan a. Suka mengerjakan sesuatu yang baru. b. Mudah mengikuti perubahan yang terjadi. c. Suka berpindah tempat dan menikmati suasana yang baru. d. Suka melakukan hal yang berbeda dengan 13 Endurance (end), yaitu mengatasi rintangan 14 Heterosexuality (het), yaitu berhubungan dengan lawan jenis 15 Aggresion (agg), yaitu menyerang orang lain Alur Proses e. Menghindari hal yang rutin. f. Suka berteman dengan orang-orang baru a. Melakukan pekerjaan sampai selesai. b. Tidak mudah berganti tugas setelah selesai. c. Tekun dan tidak ingin diganggu dalam bekerja. d. Memiliki ketekunan dan daya kerja tinggi. e. Mudah mengikuti hal yang bersifat rutin. a. Memiliki perhatian yang besar pada lawan jenis. b. Menyenangi aktifitas yang disukai lawan jenis. c. Suka menarik perhatian lawan jenis. d. Mudah menyatakan sesuatu yang berkaitan dengan seksual. a. Suka bertentangan dengan b. Suka mengkritik menjatuhkan c. Suka melakukan tindakan balas dendam. d. Menuduh orang lain berbuat salah. e. Mudah marah dan dendam. f. Menyukai kisah petualangan. Alur proses dari penempatan karyawan berdasarkan kepribadian adalah sebagai berikut: 1. Menentukan data komponen yang akan digunakan beserta persentase dari komponen tersebut. Komponen yang digunakan sesuai dengan level karyawan dan jenis karyawan. Adapun jenis karyawan terdiri dari karyawan baru dan karyawan naik 5
jabatan, sedangkan level karyawan adalah management team, supervision team dan operation team. 2. Menentukan kriteria berdasarkan komponen yang dinilai dan jabatan yang akan ditempati. Masing-masing komponen memiliki beberapa kriteria penilaian. 3. Menentukan nilai yang akan digunakan dalam proses penilaian. Nilai dari masing-masing nilai kriteria dinyatakan dalam bentuk angka dan keterangan yang ditunjukkan pada Tabel 3.1 Tabel 3.1 Nilai Nilai Keterangan 4 Sangat Baik 3 Baik 2 Kurang 1 Sangat Kurang 4. Melakukan penilaian tes kepribadian karyawan dengan metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS). Alur proses penilaian kepribadian dengan metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS) dapat dilihat pada Gambar 3.1. Gambar 3.1 Alur Proses Penilaian Kepribadian dengan Metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS) 5. Melakukan perhitungan nilai hardskill dan absensi karyawan periode tertentu. Pada proses ini, penilai akan menjumlahkan seluruh nilai tiap kriteria, lalu dibagi dengan jumlah item pada kriteria mendapatkan nilai rata-rata dari kriteria terbut. Setelah nilai rata-data tiap kriteria didapatkan, nilai tersebut akan dikonversikan menjadi nilai dan akan dikalikan dengan persentase kriteria. Hasilnya akan dijumlahkan dan menghasilkan nilai total kriteria. Kemudian nilai total kriteria tersebut akan dikalikan dengan persentase komponen dan menghasilkan nilai akhir komponen. 6. Melakukan perhitungan nilai softskill dan umum karyawan berdasarkan nilai sementara. Penilai akan mengambil data nilai 5 karyawan yang memiliki nilai 6
tertinggi pada perhitungan nilai sebelumnya. Proses perhitungan nilai sama dengan proses perhitungan pada nomor 5. 7. Melakukan perhitungan nilai masingmasing kriteria dan komponen calon karyawan. Proses perhitungan nilai sama dengan proses perhitungan pada nomor 5. 8. Hasil perhitungan nilai adalah nilai akhir yang kemudian akan menjadi rekomendasi bagi manager operasional. Gambar 2. Context Diagram Sistem Informasi Penempatan Karyawan dengan Metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS) HASIL DAN PEMBAHASAN Penilaian Karyawan Form ini digunakan proses penilaian masing-masing kriteria hardskill karyawan setiap kegiatan, seperti dapat dilihat pada Gambar 4. Hasil penilaian karyawan akan digunakan perhitungan pada proses berikutnya. Dalam context diagram sistem informasi penempatan karyawan terdapat 5 (lima) entitas yang terdiri dari 1(satu) Internal Entity dan 4 (empat) External Entity. Internal Entity dari sistem ini adalah Departemen Tenaga Kerja, sedangkan External Entity terdiri dari: 1. Karyawan, 2. Calon karyawan, 3. Manager operasional, dan 4. Pimpinan direksi. Context Diagram sistem informasi penempatan karyawan di X.O. Group Surabaya akan dijelaskan pada Gambar 2. Jawaban Wawancara CALON KARYAWAN KARYAWAN Jawaban Tes Keprb Soal Tes Kepribadian Data Karyawan 0 Data Calon Karyawan Jawaban Tes Soal Tes Kepribadian Kontrak Kerja Kontrak Kerja Jabatan Baru Sistem Informasi Penempatan Karyawan Laporan Karyawan Naik Jabatan Laporan Kary Naik Jabatan Laporan Kary Baru Rekomendasi Kary Naik Jabatan Rekomendasi Kary Baru Pilihan Calon Karyawan PIMPINAN DIREKSI Pilihan Karyawan Naik Jabatan MANAGER OPERASIONAL + Gambar 4. Form Penilaian Karyawan Perhitungan Nilai Karyawan Form ini digunakan proses perhitungan nilai karyawan, seperti dilihat pada Gambar 5. Pada proses perhitungan nilai karyawan digunakan melakukan konversi nilai kriteria dan menghitung nilai komponen karyawan yang akan naik jabatan. Hasil perhitungan akan tampil pada form dan kemudian akan disimpan kedalam tabel Hitung_Nilai_Komponen_K dan Hitung_Nilai_Kriteria_K. 7
Gambar 5. Form Perbandingan Nilai Karyawan Naik Jabatan Perhitungan Nilai Calon Karyawan Baru Form ini digunakan proses perhitungan nilai calon karyawan, seperti dilihat pada Gambar 6. Pada proses perhitungan nilai calon karyawan digunakan melakukan konversi nilai kriteria dan menghitung nilai komponen karyawan baru. Hasil perhitungan akan tampil pada form dan kemudian akan disimpan kedalam tabel Hitung_Nilai_Komponen_CK dan Hitung_Nilai_Kriteria_CK. Gambar 7. Pada proses penempatan karyawan digunakan melakukan konversi nilai kriteria dan menghitung nilai komponen. Hasil perhitungan akan tampil pada form dan kemudian akan disimpan kedalam tabel Hitung_Nilai_Komponen_K dan Hitung_Nilai_Kriteria_K. Gambar 7. Form Perhitungan Nilai Calon Karyawan Laporan Nilai Karyawan Baru Form laporan nilai calon karyawan digunakan menampilkan nilai tes per kriteria dan nilai akhir calon karyawan, seperti dapat dilihat pada Gambar 8. Gambar 6. Form Perhitungan Nilai Calon Karyawan Penempatan Karyawan Form ini digunakan melakukan proses penilaian kemampuan softskill dan lama bekerja penempatan karyawan, seperti dilihat pada Gambar 8. Laporan Nilai Calon Karyawan Laporan Nilai Karyawan Naik Jabatan Form laporan nilai karyawan digunakan menampilkan nilai tes per kriteria dan nilai akhir karyawan. Terdapat 8
fitur pencarian data id karyawan dan periode kinerja, seperti dapat dilihat pada Gambar 9. Gambar 9. Laporan Nilai Karyawan penilaian karyawan, penilaian calon karyawan dan penempatan karyawan terhadap data coba didapatkan hasil bahwa proses perhitungan dengan data yang ada telah berjalan dengan baik. Proses berhasil dilakukan dan menghasilkan nilai tes yang akurat, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2, Gambar 10, Gambar 11, dan Gambar 12. Tabel 2. Hasil penilaian tes Kepribadian Analisa Hasil Uji Coba Sistem Fitur Dasar Sistem Analisa hasil uji coba dari keseluruhan uji yang dilakukan akan menentukan kelayakan fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah ditetapkan. Fitur-fitur dasar sistem dinilai layak jika keseluruhan hasil uji coba ini sesuai dengan output yang diharapkan. Pada uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur dasar sistem seperti tampak pada Uji Coba No 1 sampai dengan Uji Coba No 77 dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik dan tidak terdapat error. Fungsi-fungsi tambah, ubah, simpan maupun tampil dapat berjalan sebagaimana mestinya. Gambar 10. Hasil Perhitungan Nilai Karyawan Analisa Hasil Uji Coba Perhitungan Proses perhitungan dinilai layak jika keseluruhan hasil uji coba ini sesuai dengan output yang diharapkan. Berdasarkan uji coba perhitungan nilai tes, Gambar 11. Hasil Penempatan Karyawan 9
Schedule (EPPS) mampu diimplementasikan dengan baik pada Sistem Informasi Penempatan Karyawan Berdasarkan Kepribadian Gambar 12. Hasil Perhitungan Nilai Calon Karyawan KESIMPULAN Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem dan pembuatan aplikasi Sistem Informasi Penempatan Karyawan Berdasarkan Kepribadian Menggunakan Metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS) ini serta dilakukan evaluasi hasil penelitiannya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Penempatan Karyawan mampu menghasilkan rekomendasi jabatan berdasarkan kepribadian sesuai dengan perhitungan metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS). 2. Sistem Informasi Penempatan Karyawan dapat membandingkan kriteria umum, hardskill, kinerja dan data wawancara mendapatkan rekomendasi akhir pemilihan karyawan dan calon karyawan. 3. Perhitungan nilai menggunakan metode Edward's Personal Preference SARAN Adapun saran-saran yang dapat digunakan mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi yang saat ini berbasis desktop dapat dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web. 2. Mengembangkan sistem terintegrasi antar bagian di restauran sehingga proses bisnis yang terjadi di restauran tersebut lebih efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA Ferdiansyah, Rahadi.2008. Rancang Bangun Aplikasi tes Kepribadian Berorientasi Obyek Menggunakan Metode Edward's Personal Preference Schedule (EPPS). Surabaya: Stikom Hasibuan, Malayu S.P.,2009.Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi. Jakarta: PT. Bumi Aksara Lubis, Arliza Juairiani. 2004. Gambaran Kebutuhan Pekerja Sosial Sebagai Caregiver Di Panti Sosial Berdasarkan Tes Epps. Jakarta: Universitas Indonesia Munandar, Ashar Sunyoto. 2008. Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. 10
Wicaksana, I Wayan Simri. 2010. Etika dan Profesi. Jakarta: Universitas Gunadarma Strauss, George dan Sayles, Leonard. 1986. Manajemen Personalia Jilid II. Jakarta: PT.Gramedia. 11