BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tinggi. Salah satu yang dikerjakan oleh perpustakaan pergurun tinggi adalah pemanfaatan koleksi. Pemanfatan koleksi merupakan kegiatan kerja pelayanan teknis. Kegiatan ini sangat penting dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1991: 51) dalam bukunya pengantar ilmu perpustakaan, mengatakan bahwa: Perpustakaan pergurun tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang bekerja sama dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utamanya membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya. Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi, merupakan sebagai pelaksana tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institut, maupun sekolah tinggi, misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat, juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi. 2.2 Tujuan dan Fungsi Perguruan Tinggi 2.2.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan merupakan sarana dalam melaksanakan tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, pengajar, penelitian ilmiah, serta pengabdian masyarakat. Tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991: 52) adalah:
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi. b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tinggkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan. d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. e. Menyediakan jasa informasi yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri local. Perpustakaan perguruan tinggi sebenarnya juga termasuk dalam kelompok perpustakaan khusus. Dalam berbagai terbitan berupa direktori perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan khusus. 2.2.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 2), Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: a. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademik, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengornganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. b. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
c. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, tenologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. d. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. e. Fungsi Publikasi Perpustakaan seharusnya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan stafakademik. f. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadai pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. g. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukankajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. 2.3 Pelayanan Pengguna 2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna yang berupa layanan bahan putaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging).
Menurut buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 71) Pelayanan pengguna adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna melalui layanan perpustakaan. Berdasarkan uraian di atas maka dapt disimpulkan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya. 2.3.2 Tujuan Pelayanan Pengguna Pelayanan pengguna merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan. Menurut pendapat Lasa, H.S ( 1994: 2 ), tujuan pelayanan pengguna adalah: a. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam dan dinantikan pada waktu pengembalian. c. Terjamin pengembalian peminjam dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjamin. d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. e. Apabila terjadi pelanggaran akan diketahui. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan pelayanan pengguna adalah untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga kerja dari staf perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dicari. 2.3.3 Fungsi Pelayanan Pengguna
Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 3), menyatakan bahwa perputakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan, pemanfaatan menyebarluasakan informasi. Fungsi pelayanan pengguna adalah membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. 2.3.4 Sistem Pelayanan Perpustakaan Menurut Soeatminah (1992: 130), dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua system pelayanan yang umum digunakan. Kedua system pelayanan ini adalah system pelayanan terbuka ( open access ) dan sistem pelayanan tertutup ( closed access ). Perpustakaan harus dapat menentukan sitem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan yang baik. Untuk menentukan system pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus diperhatikan kesesuaian koleksi dengn sistem pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah system pelayanan tertutup, tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka system yang baik diberlakukan adalah system pelayanan terbuka. 2.3.4.1 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access ) Sistem terbuka adalah suatu cara memungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui system pengelompokkan buku yang dianut oleh perpustakaan. Menurut Soeatminah (1992: 130) sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan penunjang perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka yang mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang. Keuntungan sistem ini adalah : a. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih sendiri.
b. Menghemat tenaga. Dalam system ini petugas tidak perlu mengambil buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu. c. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak. d. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam. e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan. f. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam. Kelemahan sistem ini adalah : a. Frekuensi kerusakan besar b. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan yang lain memerlukaan jarak yang longgar. c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving. d. Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering binggung. 2.3.4.2 Sistem Pelayanaan Tertutup ( Closed Access ) Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas, setelah pengguna mencatat nomor buku yang akan dipinjamkannya. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Menurut Soeatminah (1992: 137) Sistem pelayanan tertutup adalah suatu system pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya. Keuntungan sistem in adalah:
a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang lebih dekat. b. Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak. c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka. d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi. Kelemahan sistem ini adalah : a. Banyak tenaga yang terserap dibagian sirkulasi ini. b. Terdapat sejumlah koleksi bahan pustaka tidak pernah dipinjam. c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam. d. Antrian peminjaman dan pengembalian buku di bagian ini sering berjubel, keadaan ini membuang waktu 2.4 Jenis Pelayanan Pengguna 2.4.1. Pelayanan Sirkulasi Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 73) layanan yang lazim ditawarkan adalah layanan sirkulasi. layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan perpustakaan untuk dibawah keluar perputakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan lainnya. Pembahasan ini khusus membahas peminjaman buku. Kelancaran proses layanan iini tergantung kepada hal-hal berikut : 1. Sistem peminjaman yang dipilih 2. Petugas yang terampil 3. Peraturan peminjaman yang jelas Layanan peminjaman mengikuti azas sebagai berikut : 1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat 2. prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana 3. Kepuasan pengguna atas pelayanan, harus diperhatikan 4. Pencatatan peminjaman dengan tertib dan teratur
Pelayanan sirkulasi terdiri dari peminjaman, perpanjangan, penagihan,pemberian sanksi, dan surat keterangan bebas pustaka. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan yang baik antara petugas dan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung keperpustakaan. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Meminjamkan b. Mengembalikan c. Mencatat pemesanan d. Memperpanjang masa pinjam e. Penagihan f. Pemberian sanksi g. Memberikan keterangan bebas pinjaman Meminjamkan Bahan Pustaka Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 74), menurut jangka waktunya, cara peminjaman bahan perpustakanya dibedakan menjadi tiga macam : a. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. b. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. c. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. Prosedur peminjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan. 2. Petugas memberi tanda pengenal pengguna. 3. a. Pada perpustakaan yang menganut system tertutup, langka ketiga
berlangsung sebagai berikut : 1. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi. 2. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir. b. Pada perpustakaan yang menganut system terbuka, langkah ketiga berlangsug sebagai berikut : 1. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya. 2. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku. 3. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali. 4. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 4. Pengguna menbutuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan. 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna. 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut : a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan pustaka. 7. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor. Mengembalikan Buku Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 81), buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihat keadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya. Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja
layanan; cara kedua bila memungkinkan, diluar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam. b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal. c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal. d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku. e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman. f. Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman. g. Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak dapat diperbaiki di usulkan untuk disiangi. Mencatat Pemesanan Peminjaman Menurut Buku pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 82) melalui pemesanan peminjaman, pengguna diberikan kesempatan untuk meminta agar buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, dapat dipinjamkan kepadanya, setelah di kembalikan ke perpustakaan. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan di uraikan di bawah ini. Prosedur pemesanan peminjaman adalah sebagai berikut : a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi.
b. Memeriksa kartu buku dan katu peminjaman untuk mengetahui peminjaman buku itu dan waktu pengembaliannya. c. Menyinpan bahan yang di pesan dalam rak khusus. d. Memberitahu pemesanan bahwa bahan yang di pesan telah tersedia. Memperpanjang Masa Pinjam Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004: 83 ), prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara : a. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan. b. Petugas memeriksa formulir penempaham. c. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjaman dan girik buku. d. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan. Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam b. Kartu buku c. Stempel tanggal kembali Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri. Lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam. Tahap Penagihan
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 83) bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pad waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera di kembalikan. Penagihan di lakukan dalam beberapa tahap : a. Penagihan pertama b. Penagihan ke dua, jika penagihan pertama tidak diindahkan. c. Penagihan ke tiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan. Prosedur penagihan sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; Pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari. 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. Pemberian Sanksi Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 83) pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku 4. Menghilangkan bahan pustaka 5. Melanggar tata tertib perpustakaan
Sanksi yang dikenakan pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga di perlukan oleh orang lain, berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran. Dalam buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi Perguruan Tinggi ( 2004: 84 ), dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain: a. Denda b. Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu. c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur yang ditempuh, yaitu : 1. petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya. 3. Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan. 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. Dengan adanya prosedur pemberian sanksi di atas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimasukkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan sedikit. Surat Keterangan Bebas Pustaka Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 85), surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan
Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai administrasi pensiun. Prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut : 1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal. 3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman. 4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka. 5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Foto copy pertama diberikan kepada pengguna, foto copy kedua untuk pertinggal. Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari aktif menjadi data alumni. 2.4.2 Layanan Referensi Pada umumnya pelayanan referansi banyak terdapat diperpustakaan perpustakaan yang dapat memberikan penjelasan informasi dalam hal tertentu. Tujuan pelayanan referensi yang di kemukakan oleh Lasa, H.S (1994: 34) sebagai berikut : a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka di harapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut. b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. d. Mendaya gunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. e. Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004: 87 ) setiap jenis Referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya, yaitu : a. Umum Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi umum; ruang lingkupnya luas tanpa batasan subjek atau batasan lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu. b. Khusus Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok bahasan tertentu Menurut informasinya, bahan perpustakaan referensi terbagi atas : 1. Kamus Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan, mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut. 2. Ensiklopedi Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak manusia. 3. Buku Tahunan ( Almanak ),
Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun, sering disertai dengan statistik. 2.4.3. Pelayanan Bimbingan Pengguna Pelayanan bimbingan adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien. Pelayanan pengguna mempunyai peranan sangat penting karena tidak semua pengguna perpustakaan tahu bagaimana cara pemanfaatan perpustakaan. Pelayanan ini sangat baik diberikan kepada pengguna perpustakaan yang sama sekali belum tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sebenarnya. Menurut Sutarno (2006: 95) Suatu kegiatan yang bermaksud memberikan panduan, penjelasan tentang pengguna perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru perpustakaan. Hal itu dilakukan agar: a. Pemakai perpustakaan dapat mengenal dan memahami serta menggunakan sistem yang diberlakukan di perpustakaan tersebut. b. Menggunakan sarana temu balik informasi yang tersedia seperti kode / nomor klasifikasi, kartu katalog, dan penunjuk yang lain. c. Dengan cepat dan tepat menemukan apa yang di perlukan, tanpa banyak membuang waktu, tidak menemui kesulitan atau hambatan. Menurut Depdikbub (2004: 95) bimbingan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna atau calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien. Tujuan bimbingan pengguna menurut Depdikbub (2004: 95) adalah sebagai berikut : 1. meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri
2. Membekali pengguna dengan theknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan subjek tertentu. 3. Menigkatkan pemanfaatan sumber informasi dan pelayanan pustaka. 4. Mempromosikan layanan perpustakaan 5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk mencapai tujuan tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan sumber daya dan fasilitas perpustakaan secara optimal. 2. Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. 3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan atau fakultas. 4. Pendidikan dilakukan baik secara terprogram mupun sewaktu waktu Pelayanan bimbingan pengguna pada dasarmya ada dua macam yaitu : a. Bimbingan langsung b. Bimbingan tidak langsung