Kerangka Acuan Kegiatan Profesionalisasi Pengadaan Mentor ULP untuk Manajemen Sumber Daya Manusia Pengantar Amerika Serikat yang bertindak melalui Millennium Challenge Corporation ("MCC") dan Pemerintah Republik Indonesia ("Pemerintah") telah menandatangani Compact senilai US$600.000.000,- yaitu bantuan Millennium Challenge Account untuk membantu memfasilitasi pengurangan kemiskinan melalui pertumbuhan ekonomi di Indonesia melalui tiga proyek: Kemakmuran Hijau; Kesehatan dan Gizi Berbasis Masyarakat untuk Mencegah Anak Pendek, dan Modernisasi Pengadaan. Pemerintah Indonesia, yang bertindak melalui Millennium Challenge Account Indonesia ("MCA-Indonesia") bermaksud untuk menggunakan sebagian dari dana MCC untuk pembayaran yang memenuhi syarat sesuai kontrak yang menjadi tujuan dikeluarkannya Persyaratan Kualifikasi. Setiap pembayaran yang dilakukan menurut kontrak yang diusulkan, dalam segala hal, harus sesuai dengan syarat dan kondisi dari Kontrak dan dokumen terkait, termasuk pembatasan penggunaan dan distribusi dana MCC. Tidak ada pihak lain selain Pemerintah dan MCA-Indonesia yang akan memperoleh hak dari Kontrak atau berhak mengklaim hasil dana MCC. 1
Tujuan Proyek Modernisasi Pengadaan adalah untuk meningkatkan efisiensi dan penghematan pengadaan barang dan jasa, di sisi lain menjamin kualitasnya dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, dan menyediakan pelayanan publik sesuai yang direncanakan. Melalui penghematan ini akan diperoleh penyediaan barang dan jasa yang lebih banyak dan berkualitas sehingga berdampak positif terhadap pertumbuhan ekonomi. Selanjutnya, Proyek Modernisasi Pengadaan akan membantu mendukung pelaksanaan reformasi hukum dan kelembagaan Perpres 54, Keputusan Presiden yang baru diundangkan mengenai Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah di Indonesia. Peraturan ini mensyaratkan bahwa Unit Layanan Pengadaan yang permanen dan mandiri dibentuk oleh pemerintah, di tingkat Pemerintah Pusat dan Daerah. Sementara lebih dari 100 ULP baru telah didirikan di Indonesia, sebagai tanggapan atas Perpres 54, namun masih perlu ditetapkan cara yang lebih jelas untuk membangun ULP di tingkat pusat dan daerah, yang menjelaskna batas-batas organisasi, serta menentukan peran dan tanggung jawab ULP dalam struktur unit pembiayaan. Langkah selanjutnya yang paling penting dalam agenda reformasi pengadaan untuk Indonesia adalah membangun pengelola pengadaan barang dan jasa pemerintah yang professional, menciptakan peran dan struktur institusional 2
yang memberikan kewenangan yang cukup untuk melaksanakan praktik pengadaan yang baik, dan untuk menyediakan jalur karir untuk mendorong kepatuhan kearah praktik pengadaan terbaik. Untuk tujuan ini, Proyek Modernisasi Pengadaan yang didanai MCC akan dilaksanakan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melalui dua kegiatan utama: (1) Mengembangkan fungsi pengadaan dengan meningkatkan kapasitas dan profesionalisasi fungsi pengadaan ("Kegiatan Profesionalisasi Pengadaan") dan (2) Mendukung pengembangan kebijakan dan prosedur pengadaan untuk Kerjasama Pemerintah Swasta ("KPS") dan pengadaan yang berkelanjutan baik secara sosial maupun lingkungan ("Kegiatan Kebijakan dan Prosedur"). Kegiatan Profesionalisasi Pengadaan meliputi sub-kegiatan yaitu meningkatkan Struktur Kelembagaan dan Profesionalisasi ULP. Hal ini akan dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama, pada tahun pertama hingga ketiga dari periode Compact, akan mendukung hingga tiga puluh (30) ULP ( ULP Pecontohan") yang akan menerima pengembangan kapasitas yang menyeluruh melalui pelatihan formal dan pendampingan (mentoring) organisasi dan teknis, serta sistem informasi manajemen pengadaan yang otomatis ("Tahap Satu"). Tahap kedua yang berlangsung selama sisa waktu 3
periode Compact, yaitu akan meningkatkan skala dari Tahap Satu dan penyesuaian desain, jika perlu, untuk mencapai hasil terbaik bagi Proyek ini ("Tahap Dua"). Sebagai bagian dari sub-aktivitas (i) Struktur Kelembagaan dan Profesionalisasi ULP, LKPP akan memberikan pendampingan organisasi untuk tiap-tiap 30 ULP Percontohan dalam upayanya untuk (1) menetapkan ULP permanen dan mandiri sesuai dengan ketentuan pemerintah pusat dan daerah, (2) memprofesionalkan jalur karir dan struktur Sumber Daya Manusia (SDM) bagi pengelola pengadaan, (3) membangun dan memelihara program advokasi hukum yang memadai untuk melindungi pegawai dan proses pengadaan, (4) mengembangkan dan menyampaikan program penjangkauan dan pembelajaran kepada masyarakat tentang proses pengadaan dan manfaat dari kegiatan reformasi pengadaan,(5)memberikan bantuan teknis tambahan yang diperlukan di tempat kerja. Dalam Persyaratan Kualifikasi ini, MCA-Indonesia (MCA-I) mencari konsultan senior untuk membantu MCA-I dalam memberikan mentoring SDM untuk masing-masing Pilot ULP. Lingkup Kerja Ruang lingkup layanan Konsultan akan mencakup, namun tidak terbatas pada, pengembangan posisi yang jelas bagi para profesional pengadaan di setiap ULP Percontohan, termasuk 4
pengembangan penilaian yang menyeluruh, strategi, rencana tindakan, dan materi-materi pendukung yang diperlukan untuk setiap organisasi untuk menetapkan jabatan fungsional permanen bagi para profesional pengadaan di setiap ULP Percontohan. Tugas Tugas Konsultan harus melingkupi tugas-tugas berikut: Langkah 1. Materi Reviu Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah 1. Mereviu materi Proyek Modernisasi Pengadaan dan mendapatkan pengarahan dari MCA-I dan LKPP tentang peraturan dan bahan pelaksanaan jabatan fungsional terkait pengadaan barang dan jasa Pemerintah di Indonesia. Langkah 2. Penilaian Diagnostik dan Analisis Struktur Saat Ini 1. Melakukan penilaian SDM secara menyeluruh status saat ini mengenai pembentukan jabatan fungsional pengadaan di setiap ULP Percontohan yang meliputi: Melakukan inventarisasi semua posisi yang saat ini sedang ditetapkan atau dipertimbangkan bagi 5
profesional pengadaan permanen di setiap ULP termasuk jenis posisi, klasifikasi jenis posisi, tanggung jawab, kualifikasi, dan jalur pengembangan karir yang ditetapkan untuk setiap posisi. Mengidentifikasi mekanisme administratif yang direncanakan atau digunakan untuk menetapkan posisi pengadaan yang permanen, dan mengevaluasi kesesuaiannya dengan undang-undang dan peraturan tenaga kerja berlaku di pemerintah pusat dan daerah, serta mengidentifikasi potensi masalah/ risiko yang terkait dengan struktur yang ada. Mereviu dan menilai sistem evaluasi dan kompensasi kinerja individu yang diusulkan untuk setiap posisi, dengan penekanan khusus pada ULP Percontohan di pemerintah daerah, dan penyelarasannya dengan sistem kinerja individu dengan tujuan organisasi terhadap pelaksanaan praktik pengadaan yang efektif dan efisien. Menilai jalur pengembangan karir untuk setiap posisi. Langkah 3. Mengembangkan Strategi dan Rencana Tindakan untuk Posisi Profesi yang Permanen 6
2. Mengembangkan rencana strategis untuk setiap ULP Percontohan dan Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah/ Institusi Lainnya (K/L/D/I) dari ULP Percontohan untuk membangun posisi pengadaan profesional yang permanen (klasifikasi, kategori, kualifikasi, dan jalur pengembangan karir), termasuk rekomendasi untuk desain evaluasi kinerja dan sistem alokasi kinerja yang selaras dengan dan mendukung tujuan organisasi untuk pencapaian hasil praktik pengadaan yang efektif dan efisien. Rencana strategis harus dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan khusus dari masingmasing ULP, dan mendefinisikan semua kegiatan, kebijakan, dan sumber daya yang diperlukan untuk setiap K/L/D/I ULP Percontohan dalam membangun posisi pengadaan profesional yang permanen. 3. Memastikan bahwa pemangku kepentingan di setiap K/L/D/I ULP Percontohan memahami kesimpulan dari penilaian SDM yang menyeluruh dan kebutuhan terhadap ULP Percontohan dan K/L/D/I ULP Percontohan untuk mengambil tindakan tambahan untuk memprofesionalkan posisi pengadaan. 7
4. Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan SDM dan tindakan korektif terkait dengan pelaksanaan rancangan peraturan jabatan fungsional bagi para profesional pengadaan, serta penyelarasannya dengan profesionalisasi pengadaan di ULP independen. Langkah 4.Melakukan Pendampingan (Mentoring) 5. Memberikan dukungan pendampingan dan materinya di lokasi untuk membantu masing-masing K/L/D/I ULP Percontohan mengambil tindakan yang diperlukan untuk kemajuan ke arah profesionalisasi posisi pengadaan di ULP, termasuk bantuan dalam pengembangan kebijakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah hukum, peraturan, atau masalah kesesuaiannya dengan sistem SDM. 6. Memulai dan mengatur pertemuan dan lokakarya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan pengembangan organisasi yang berkaitan dengan pembentukan posisi pengadaan profesional. Langkah 5. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dan Koordinasi Pengetahuan 8
7. Mengembangkan prosedur dan pedoman standar terkait penetapan jabatan fungsional permanen sesuai ketentuan bagi para profesional pengadaan sesuai dengan lingkup kerja hukum dan peraturan pusat dan daerah, termasuk mekanisme evaluasi dan alokasi kinerja yang sejalan dengan dan mendukung pelaksanaan pengadaan yang efektif dan efisien, dan sesuai dengan kebutuhan ULP di setiap tingkatan pemerintahan (K/L/D/I). 8. Memastikan program pendampingan meliputi manajemen pengetahuan dan pertukaran informasi yang berkelanjutan. 9. Menjamin terpeliharanya dokumenn proyek secara terorganisir. 10. Memastikan koordinasi dengan LKPP pada pelaksanaan Proyek Modernisasi Pengadaan. 11. Tugas-tugas lain dapat diberikan terkait dengan ruang lingkup tugas ini. Hasil Konsultan akan memberikan hasil hal-hal berikut: 9
A. Rencana Mobilisasi dan Metodologi untuk Penilaian, meliputi: 1. Rencana mobilisasi untuk Kunjungan Penilaian (termasuk rencana kerja dengan kunjungan lokasi yang diusulkan dan jadwal untuk menyelesaikan Penilaian Menyeluruh, Strategi Peningkatan, dan Mentoring) 2. Metodologi untuk Penilaian yang mencakup instrumen survei B. Laporan perkembangan bulanan yaitu: a) menyampaikan kondisi terkini pelaksanaan Penilaian Menyeluruh di ULP Percontohan, termasuk Laporan Penilaian yang sudah selesai, b) menyampaikan pemutakhiran kegiatan yang termasuk dalam Strategi Peningkatan, seperti Peningkatan Strategi yang sudah selesai; c) mengidentifikasi dan memberikan tanggapan terhadap permasalahan-permasalahan yang perlu dipertimbangkan atau ditangani, d) rekomendasi untuk mengatasi permasalahan dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan sumber daya manusia kelembagaan. Laporan Penilaian Sumber Daya Manusia Kelembagaan yang Menyeluruh dan Strategi Peningkatan untuk 10
setidaknya sepuluh (10) ULP Percontohan yang meliputi: A. Laporan Penilaian SDM secara Menyeluruh: Melakukan penilaian SDM secara menyeluruh terhadap status pembentukan posisi pengadaan profesional saat ini di setiap ULP Percontohan meliputi: Melakukan inventarisasi semua posisi yang saat ini sedang didirikan atau dipertimbangkan untuk profesional pengadaan permanen di setiap ULP termasuk jenis posisi, klasifikasi jenis posisi, tanggung jawab, kualifikasi, dan jalur pengembangan karir saat ini yang ditetapkan untuk setiap posisi. Mengidentifikasi mekanisme administratif yang direncanakan atau digunakan untuk menetapkan posisi pengadaan permanen, dan mengevaluasi kesesuaiannya terhadap undangundang dan peraturan tenaga kerja di pusat dan daerah, dan mengidentifikasi potensi 11
masalah/risiko yang terkait dengan struktur yang ada. Meninjau dan menilai evaluasi dan sistem kompensasi kinerja individu yang diusulkan untuk setiap posisi, dengan penekanan khusus pada ULP Percontohan daerah, dan penyelarasan sistem kinerja individu dengan tujuan organisasi terhadap praktik pengadaan yang efektif dan efisien. Menilai jalur pengembangan karir untuk setiap posisi. B. Strategi Peningkatan: Mengembangkan rencana strategis untuk setiap ULP Percontohan untuk membangun posisi pengadaan profesional yang permanen (klasifikasi, kategori, kualifikasi, dan jalur pengembangan karir), termasuk rekomendasi untuk desain evaluasi kinerja dan sistem alokasi kinerja yang selaras dengan dan mendukung tujuan organisasi untuk pencapaian hasil pengadaan yang efektif dan efisien. - Rencana strategis harus dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan khusus 12
dari masing-masing ULP, dan mendefinisikan semua kegiatan, kebijakan, dan sumber daya yang diperlukan untuk masing-masing institusi untuk menetapkan posisi pengadaan permanen profesional. Memastikan bahwa para pemangku kepentingan di setiap K/L/D/I ULP Percontohan memahami kesimpulan dari penilaian sumber daya manusia kelembagaan yang menyeluruh dan kebutuhan lembaga untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk memprofesionalkan posisi pengadaan. Mengidentifikasi permasalahanpermasalahan SDM dan tindakan korektif yang terkait dengan pelaksanaan rancangan peraturan jabatan fungsional bagi para profesional pengadaan, serta penyelarasannya dengan profesionalisasi pengadaan di ULP yang mandir. C. Buku Pedoman dan Prosedur Standar bagi institusi untuk membangun posisi pengadaan profesional permanen yang sesuai dengan sistem evaluasi kinerja yang mendukung tujuan 13
pengadaan organisasi yang efektif dan efisien, dan jalur karir, yang sesuai dengan ruang lingkup hukum dan peraturan pusat dan daerah dan sesuai dengan kebutuhan akan ULP pada setiap tingkat pemerintahan K/L/D/I. D. Laporan Akhir: laporan ini akan mencakup: a) pengamatan akhir dan rekomendasi dari Konsultan yang menekankan setiap analisis tambahan yang mungkin diperlukan untuk memastikan kemajuan Kegiatan Pengembangan Kelembagaan secara keseluruhan; Jadwal laporan adalah sebagai berikut: LAPORAN Rencana Mobilisasi dan Metodologi untuk Penilaian, PERKIRAAN TANGGAL Tiga puluh hari sejak diberlakukannya kontrak Strategi Pengembangan, dan Pendampingan (termasuk Rencana Kerja) Laporan bulanan dengan Pada tanggal 10 setiap Laporan Penilaian bulannya Menyeluruh dan Strategi Pengembangan (jika selesai) untuk tiap-tiap ULP 14
LAPORAN PERKIRAAN TANGGAL Percontohan, dan kondisi terkini pengembangan perkembangan Laporan Penilaian dan Strategi Pengembangan yang sedang dikembangkan Prosedur Standar untuk Lima bulan setelah penetapan fungsional permanen Laporan Akhir jabatan pengadaan penandatanganan kontrak Satu bulan sebelum akhir dari periode dasar (base period), dan tiap-tiap periode pilihan (option period) Semua laporan harus dalam bahasa Inggris dan harus disajikan rangkap tiga (3) dan satu (1) softcopy. Periode dan Tempat Kerja Kerja diharapkan menjadi minimal 3 hari dalam seminggu selama minimal enam bulan dengan opsi perpanjangan melalui masa Kontrak jabatan lima tahun penuh jika diperlukan. Kerja ini diperkirakan akan memerlukan banyak perjalanan ke 15
lokasi ULP Percontohan di seluruh Indonesia, dimulai dengan setidaknya 10 ULP Percontohan. Perjalanan kembali ke Jakarta akan diperlukan secara berkala untuk berkoordinasi dengan LKPP dan memberikan pembaruan yang terkait dengan Kerangka Acuan. Kualifikasi Konsultan harus memiliki kualifikasi wajib berikut ini: Meraih gelar tingkat Sarjana (sudah selesai atau dalam proses penyelesaian) di bidang Sumber Daya Manusia, Manajemen Personalia, Administrasi Publik, Administrasi Bisnis atau bidang yang relevan dengan tugas-tugas ini. Harus memiliki minimal 5 tahun pengalaman dengan sistem Manajemen Personalia atau sistem Manajemen Sumber Daya Manusia di organisasi pemerintah pusat atau daerah di Indonesia. Harus memiliki pengalaman kerja profesional dalam tugas-tugas yang relevan dengan tugas ini dan yang menunjukkan bahwa konsultan memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan tugas ini dengan sukses. 16
Harus telah menunjukkan kemampuan untuk melaksanakan analisis sistem SDM atau pegawai untuk organisasi yang kompleks, termasuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan para pemangku kepentingan, membantu mengidentifikasi kebutuhan, dan mencapai hasil. Pengalaman berkomunikasi (lisan dan tertulis) dan berinteraksi secara efektif dengan berbagai pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan mencapai hasil yang diinginkan. Fasih dalam Bahasa Indonesia (berbicara, membaca dan menulis) Memiliki kemampuan membaca dan menulis dalam bahasa Inggris. Selain kualifikasi di atas, kualifikasi berikut ini diutamakan: Pengalaman mengembangkan atau menganalisis jabatan fungsional dalam sistem pemerintah di Indonesia diutamakan. Pengetahuan tentang sistem dan struktur pengadaan Indonesia diutamakan. 17
Kemampuan untuk berbahasa Inggris dengan lancar diutamakan. Koordinasi Proyek Direktur Proyek Modernisasi Pengadaan di MCA-I, atau yang ditugaskan berfungsi sebagai manajer proyek. Laporan Konsultan dan penyampaiannya akan diserahkan ke bagian yang telah ditunjuk dalam Millennium Challenge Account - Indonesia (MCA-I). Layanan dan Fasilitas yang disediakan oleh MCA-Indonesia - Ruang kantor akan disediakan bagi konsultan jika di Indonesia. - Tiket pesawat untuk perjalanan domestik di Indonesia, ketika perjalanan diperlukan oleh LKPP atau MCA-I. - Pajak airport yang terkait dengan perjalanan domestik - Biaya-biaya Penginapan di luar wilayah Jakart, ketika perjalanan domestik diperlukan oleh LKPP atau MCA-I Fasilitas yang disediakan oleh Konsultan - Konsultan menyediakan semua peralatan dan biaya lainnya yang diperlukan untuk melaksakan pelayanan kecuali secara khusus dinyatakan akan disediakan oleh MCA-I. Ini 18
termasuk namun tidak terbatas pada: komputer, perjalanan ke Indonesia, penginapan sementara di Jakarta, transportasi lokal (kecuali biaya penerbangan domestik. 19