KODE ETIK Move Forward with Confidence
PENGANTAR Bureau Veritas terus berkembang sebagai sebuah bisnis global yang sesungguhnya, yang dibangun atas reputasi solid dan jangka panjang yang mungkin merupakan aset yang paling penting. Reputasi ini berasal dari aplikasi berkelanjutan nilai-nilai utama Bureau Veritas yang kuat dan dimiliki oleh semua karyawan dan yang dianut oleh masing-masing kita dalam Bureau Veritas Grup ("Bureau Veritas"). Nilai-nilai utama kita memperkuat persatuan dan kesatuan dan membantu mempromosikan strategi pertumbuhan yang menguntungkan. Nilai-nilai utama Bureau Veritas "Integritas dan Etika" dan "Kenetralan dan Kemandirian" adalah titik fokus pekerjaan yang dilakukan oleh profesi kita di tahun 2003, di bawah kepemimpinan Federasi Internasional Lembaga Inspeksi (IFIA), yang kemudian mengarah pada penyusunan kode Etik pertama Bureau Veritas, diterbitkan pada bulan Oktober 2003. Didier Michaud-Daniel Chief Executive Officer Sesuai dengan persyaratan profesi kita, Kode Etik menjelaskan nilai-nilai, prinsip-prinsip dan ketentuan yang berlaku untuk semua yang berada dalam Bureau Veritas, yang di atas hal tersebut Bureau Veritas telah bertumbuh dan membangun hubungan berdasarkan kepercayaan dengan klien, mitra bisnis dan para karyawan. Sementara itu, pelanggan kita menjadikan Bureau Veritas teladan atas integritasnya dalam kinerja layanan. Jelas bahwa pelanggan menempatkan nilai yang tinggi pada integritas, imparsialitas dan independensi yang berada di garis depan perhatian semua karyawan Bureau Veritas dari hari ke hari. Memang, saat ini, reputasi integritas layanan Bureau Veritas telah menjadi salah satu nilai jual utama yang harus dibanggakan setiap karyawan Bureau Veritas. 02 KODE ETIK
BAB 1 NILAI-NILAI UTAMA KAMI Oleh karena itu penting bahwa setiap karyawan Bureau Veritas bertindak sesuai dengan Kode Etik dan secara aktif menerapkan dan membela nilai-nilai, prinsip-prinsip dan aturannya. Kita semua bertanggung jawab untuk menjadikan kepatuhan sebagai bagian penting dari proses bisnis dan kesuksesan kita di masa mendatang, dalam rangka menjaga dan meningkatkan reputasi Bureau Veritas sebagai perusahaan yang memiliki tanggung jawab sosial. Semua karyawan Bureau Veritas harus memastikan bahwa keputusan yang mereka ambil setiap waktu sesuai dengan ketentuan Kode Etik. Mitra bisnis Bureau Veritas, terutama para perantara, mitra usaha patungan, subkontraktor, agen dan pemasok juga diwajibkan untuk bertindak sesuai dengan Kode Etik kami ketika berhadapan dengan, atau bertindak atas nama Bureau Veritas. Kita semua harus ingat bahwa setiap pelanggaran terhadap nilai-nilai, prinsip atau aturan Kode Etik adalah masalah serius yang dapat memiliki berakibat buruk (baik untuk individu atau untuk keseluruhan Bureau Veritas) dan juga dapat merusak reputasi Bureau Veritas. Semua manajer Bureau Veritas juga harus menerapkan dan mematuhi Manual Kebijakan Internal dan Prosedur Kode Etik secara ketat. Setiap karyawan harus: Meluangkan waktu untuk membaca dengan teliti, mempelajari dan menerapkan nilai-nilai, prinsip-prinsip dan aturan Kode Etik dalam kegiatannya sehari-hari, Mencari bantuan segera dari manajer langsungnya, kontak Kepatuhan setempat atau dari Pejabat Kepatuhan Grup ketika dia memiliki masalah atau pertanyaan tentang penerapan Kode Etik. Nilai-nilai utama kami memperkuat persatuan dan kesatuan PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI ATURAN YANG BERLAKU IMPLEMENTASI KODE ETIK BAB 2 BAB 3 BAB 4 Didier Michaud-Daniel Chief Executive Officer Andrew P. Hibbert Petugas Kepatuhan Grup KODE ETIK 03
"Kita semua diharuskan berprilaku sesuai dengan Kode Etik"
NILAI-NILAI UTAMA KAMI PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI BAB 1 BAB 2 BAB 3 ATURAN YANG BERLAKU BAB 4 IMPLEMENTASI KODE ETIK
NILAI-NILAI UTAMA KAMI Nilai-nilai Utama kami bersifat tetap dan absolut Nilai-nilai ini adalah inti Bureau Veritas yang sebenar-benarnya, yang dipatuhi oleh masingmasing kita. Nilai-nilai tersebut adalah: 1. Integritas dan etika Kami bertindak dengan itikad baik dan dengan kejujuran dan keadilan. Kami melakukan apa yang kami katakan akan kami lakukan. Kami memberikan layanan berdasarkan pada kontrak yang jelas ditetapkan dan tindakan yang didefinisikan dengan baik. Kami mengikuti kebijakan perusahaan dan prosedur. Kami menghormati kerahasiaan informasi bisnis dan pribadi. Kami menghormati dan menerapkan etika lokal dan internasional dan standar profesional. Kami memberikan informasi, instruksi dan pelatihan yang diperlukan untuk menjamin kesehatan dan keselamatan. Kami memenuhi tugas dan tanggung jawab kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. 2. Impartialitas dan kemandirian Kami memberikan saran profesional dan objektif. Kami menyusun laporan yang merupakan catatan akurat temuan sesuai dengan praktek terbaik kami. 06 KODE ETIK
NILAI-NILAI UTAMA KAMI BAB 1 NILAI-NILAI UTAMA KAMI 3. Menghormati semua individu Kami memperlakukan orang lain sebagaimana kami ingin diperlakukan. Kami selalu mempertimbangkan bagaimana tindakan kami akan mempengaruhi orang lain. Kami mengakui dan menghargai kontribusi individu dan memberikan umpan balik yang akurat dan konstan pada kinerja individu. Kami menghormati perbedaan, peduli terhadap orang lain dan tidak mendiskriminasikan orang lain atas dasar kebangsaan, asal etnis, usia, jenis kelamin atau keyakinan agama atau politik. 4. Tanggung jawab Lingkungan dan Sosial Komitmen tanggung jawab sosial Bureau Veritas dan karyawan yang bertumbuh menciptakan tantangan baru untuk menggabungkan profitabilitas dan akuntabilitas. Kami menghormati komunitas, masyarakat dan lingkungan di mana kami hidup dan bekerja dan kami selalu mempertimbangkan dampak tindakan kami terhadap komunitas, masyarakat dan lingkungan. KODE ETIK 07
"Hubungan kami berbasis kepercayaan dengan para klien, rekan bisnis dan para karyawan"
BAB 1 NILAI-NILAI UTAMA KAMI PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI ATURAN YANG BERLAKU BAB 2 BAB 3 BAB 4 IMPLEMENTASI KODE ETIK
PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI 1. Menerapkan Kode Etik dengan ketat Kami semua bertanggung jawab atas kepatuhan Perkembangan dan pertumbuhan kami juga dibangun di atas prinsip-prinsip utama kami yang berlaku, tanpa pengecualian, kepada seluruh karyawan Bureau Veritas dan mitra bisnis, terutama perantara, mitra usaha patungan, subkontraktor, agen dan pemasok. Penerapan Kode Etik kami memastikan prilaku yang pantas dari kegiatan bisnis kami seharihari. Setiap manajer dan karyawan Bureau Veritas harus mengetahui dan menerapkan Kode Etik kami. Tidak ada tujuan yang bisa membenarkan penyimpangan peraturan 2. Perilaku kami selalu diatur oleh prinsip-prinsip transparansi, kejujuran dan keadilan Banyak kegiatan tidak menjadi subjek hukum, peraturan atau persyaratan wajib lainnya. Dalam kasus tersebut, prinsip-prinsip transparansi, kejujuran dan keadilan akan melakukan dan mempengaruhi arah tindakan kami, setiap kali undang-undang atau peraturan tidak dengan jelas menyatakan apa yang harus kami lakukan. Menjadi tanggung jawab setiap karyawan Bureau Veritas untuk mengkaji setiap situasi terhadap standar ini. Tidak boleh ada karyawan yang dapat bertindak dengan cara yang melanggar nilai-nilai kami, prinsip-prinsip atau aturan Kode Etik, atau yang melibatkan setiap prilaku pelanggaran hukum atau peraturan yang berlaku, dengan alasan tindakan tersebut dilakukan untuk kepentingan Bureau Veritas. Tidak ada tujuan kinerja yang dapat diberlakukan atau diterima jika tujuan tersebut dicapai hanya dengan mengkompromikan hukum atau peraturan ini. 10 KODE ETIK
3. Kami berkomitmen untuk sepenuhnya mematuhi hukum dan peraturan Negaranegara di mana kami beroperasi PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI Reputasi integritas Bureau Veritas dibangun atas penghormatannya kepada, dan kepatuhan terhadap, hukum-hukum, peraturan atau persyaratan wajib serupa, yang berlaku untuk melakukan kegiatan usahanya. Menjadi tanggung jawab pribadi masing-masing karyawan Bureau Veritas untuk mematuhi sepenuhnya hukum dan peraturan Negara-negara di mana ia melakukan layanan. Kegiatan yang dapat melibatkan Bureau Veritas dalam praktek melanggar hukum tidak diperbolehkan. Kepatuhan terhadap Kode Etik memerlukan nilai-nilai etis selain hanya taat hukum atau peraturan. Namun, jika ketaatan terhadap Kode Etik atau prinsip-prinsip dan aturan aplikasi menyebabkan pelanggaran hukum dan peraturan setempat, maka hukum dan peraturan harus selalu diutamakan dan dipatuhi. 4. Memerangi praktek suap dan korupsi Bureau Veritas berkomitmen penuh untuk memerangi segala bentuk suap dan korupsi di setiap negara di mana ia beroperasi. Tidak ada karyawan Bureau Veritas yang akan berjanji, menawarkan atau membayar, baik secara langsung maupun tidak langsung, suap kepada siapapun untuk mendapatkan pesanan atau untuk mendapatkan manfaat lainnya demi Bureau Veritas. Tidak ada karyawan Bureau Veritas yang akan, dalam tugasnya, meminta atau menerima, baik secara langsung maupun tidak langsung, segala bentuk suap dari siapapun. Janji, penawaran, permintaan, pembayaran atau penerimaan suap dalam bentuk apapun merupakan pelanggaran terhadap kebijakan Bureau Veritas, dapat merupakan tindak pidana dan akan mengarah pada tindakan disipliner yang sesuai (termasuk berpotensi menghentikan kontrak kerja) yang dilakukan atas bertanggung jawab karyawan Bureau Veritas. Jangan bertindak dengan cara yang dapat merusak reputasi, atau yang dapat melibatkan Bureau Veritas dalam praktek melanggar hukum atau menimbulkan keraguan tentang etika Bureau Veritas Memberantas segala bentuk suap dan korupsi PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI BAB 2 KODE ETIK 11
"Kita semua bertanggung jawab untuk membuat kepatuhan menjadi bagian penting dari proses bisnis dan keberhasilan kita di masa depan"
BAB 1 NILAI-NILAI UTAMA KAMI BAB 2 PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI ATURAN YANG BERLAKU IMPLEMENTASI KODE ETIK BAB 3 BAB 4
ATURAN YANG BERLAKU 1. Integritas layanan kita Pekerjaan kita harus dilakukan secara profesional, independen dan tidak memihak" Kita harus menghindari situasi di mana profesionalisme, kemerdekaan atau kenetralan kita dapat dikompromikan. Kita berkomitmen untuk memeriksa dan berurusan dengan situasi seperti itu secara terbuka dan transparan. Pekerjaan kita harus dilakukan secara jujur dan profesional, independen dan imparsial, tanpa pengaruh toleransi sehubungan dengan penyimpangan baik dari metode yang kita setujui sendiri dan prosedur atau pelaporan hasil atau temuan yang akurat. Kita tidak boleh tunduk pada tekanan atau pengaruh untuk mengubah hasil atau temuan tersebut. Data, hasil tes dan fakta material harus dilaporkan dengan itikad baik. Laporan, hasil pengujian dan sertifikat kita harus secara akurat menyatakan temuan yang sebenarnya, pendapat profesional atau hasil yang diperoleh. Melalui proses dan kontrol, kita menjamin integritas layanan. "Setiap karyawan Bureau Veritas secara pribadi bertanggung jawab atas integritas dokumen dan informasi yang diberikan" 2. Integritas dokumen dan informasi yang diberikan Setiap karyawan Bureau Veritas secara pribadi bertanggung jawab atas semua informasi yang ia berikan dan untuk semua dokumen yang ia hasilkan, seperti, tetapi tidak terbatas, laporan, hasil pengujian dan sertifikat. Semua karyawan Bureau Veritas harus memastikan bahwa informasi dan dokumen yang disampaikan oleh mereka tersebut, termasuk melalui sistem TI, internal, atau, secara eksternal kepada pelanggan, berisi informasi yang dapat dipercaya, jujur dan lengkap. 14 KODE ETIK
ATURAN YANG BERLAKU Hal ini juga berlaku, antara lain, atas informasi dan dokumen terkait sumber daya manusia, keuangan, hukum, pajak, dan juga dokumen-dokumen yang diserahkan kepada instansi pemerintah atau pengawas. Integritas keuangan dan dokumen pembukuan Semua informasi keuangan dan akuntasi harus dicatat sepatutnya dan dengan benar dalam pembukuan dan akun Bureau Veritas dan harus, tidak dalam keadaan apapun, menjadi tidak lengkap, keliru atau merupakan tindakan penipuan. Semua catatan harus dijustifikasi oleh bukti yang sesuai, dengan itikad baik Semua dokumen harus disimpan sesuai dengan aturan yang berlaku dan kebijakan Bureau Veritas. Pengendalian internal atas informasi finansial dan akuntansi Tujuan pengendalian internal adalah untuk menjamin kualitas dan keandalan informasi keuangan dan akuntansi yang disediakan. Setiap unit bisnis atau manajer departemen Bureau Veritas bertanggung jawab atas pengendalian internal sesuai dengan prosedur Bureau Veritas. Para manajer Bureau Veritas harus memastikan bahwa data yang tercatat dalam sistem pelaporan khususnya pada setengah tahun dan akhir penutupan tahun, sejalan dengan informasi yang akan diterbitkan, dengan hasil periode dan dengan posisi keuangan pada akhir periode tersebut Semua transaksi harus dicatat sebagaimana mestinya dan dengan benar" "Tujuan pengendalian internal adalah untuk menjamin kualitas dan keandalan informasi keuangan dan pembukuan serta mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku" ATURAN YANG BERLAKU BAB 3 KODE ETIK 15
3. Memerangi suap dan korupsi Kami dengan tegas menolak segala bentuk suap dan korupsi dan berkomitmen untuk sepenuhnya mematuhi semua hukum dan larangan atas perilaku tersebut Dengan kebijakan dan prosedur anti suap dan anti korupsi kami: Kami memastikan karyawan semua Bureau Veritas mengetahui bahwa dilarang untuk meminta, menerima penawaran atau memberikan secara langsung atau tidak langsung semua bentuk suap dalam rangka pelaksanaan tugas mereka. Kami melarang operasi tertentu seperti pembayaran fasilitasi atau suap. Kami meminta persetujuan awal atas semua kontribusi politik, sumbangan amal dan sponsor. Kami mengatur tawaran atau penerimaan semua hadiah, hospitality atau biaya, jumlah berapapun dan tunduk kepada persetujuan terlebih dahulu hadiah, hospitality atau pengeluaran yang lebih dari 150 atau lebih dari 300 secara kumulatif per orang dalam satu tahun kalender. Kami menyelenggarakan pembukuan yang akurat dan catatan yang dengan benar dan adil mendokumentasikan semua transaksi keuangan. Tindakan setiap karyawan Bureau Veritas yang meminta atau menerima, baik langsung maupun tidak langsung, suap dalam bentuk apapun (uang, hadiah, jasa atau manfaat lain), yang mendorong karyawan tersebut untuk melakukan sesuatu yang seharusnya tidak ia lakukan, atau, untuk mendorong karyawan tersebut tidak melakukan sesuatu yang seharusnya ia lakukan, dalam rangka pelaksanaan tugas mereka dalam Bureau Veritas, akan dianggap melanggar kebijakan Bureau Veritas dan menurut hukum yang berlaku dapat merupakan tindak pidana. Merupakan tindakan yang melanggar kebijakan Bureau Veritas dan menjadi tindak pidana menurut hukum yang berlaku jika ada karyawan Bureau Veritas yang menjanjikan, menawarkan atau memberikan secara langsung atau tidak langsung, selama pelaksanaan tugas mereka, suap dalam bentuk apapun (uang, hadiah, jasa atau manfaat lain) kepada orang lain dengan maksud untuk membujuk mereka untuk melakukan, atau, tidak melakukan, sesuatu dalam lingkup, atau yang difasilitasi oleh, pekerjaan atau posisi mereka. Semua karyawan Bureau Veritas harus sepenuhnya mematuhi kebijakan dan peraturan hukum ini. Bureau Veritas berkomitmen penuh untuk memerangi segala bentuk suap dan korupsi di setiap 16 KODE ETIK
negara di mana ia beroperasi dan menerapkan undang-undang anti-suap dan anti-korupsi lokal dan internasional yang relevan di semua wilayah hukum di mana Bureau Veritas didirikan atau melakukan layanan. ATURAN YANG BERLAKU 4. Berhubungan dengan Mitra Bisnis Dengan kebijakan dan prosedur anti-suap dan anti-korupsi kami: Kami memonitor pemilihan dan perilaku etis dari mitra bisnis kami: para perantara, mitra usaha patungan, subkontraktor, agen, para pemasok utama. Kami mengharuskan mitra bisnis kami sepenuhnya mematuhi hukum dan peraturan antisuap dan anti-korupsi nasional dan internasional dan kami berusaha untuk memastikan bahwa pembayaran yang tidak wajar tidak disalurkan melalui perantara, mitra usaha patungan, subkontraktor, agen atau pemasok. Kami melakukan pengadaan dengan cara yang adil dan transparan. 5. Konflik Kepentingan Sebuah konflik kepentingan adalah situasi di mana kepentingan Bureau Veritas bertentangan dengan kepentingan pribadi, dengan kepentingan orang-orang dari keluarga dekat atau orangorang yang terlibat dengan kita dalam hubungan pribadi atau bisnis. Anda harus menghindari situasi seperti ini, yang dapat mempengaruhi penilaian Anda, bahkan jika Anda berpikir penilaian Anda tidak terpengaruhi. Sangat penting bagi Anda untuk menjadi independen dan melaporkan setiap komitmen atau keterkaitan yang dapat menciptakan potensi konflik kepentingan. Kami mengatur semua situasi yang dapat menimbulkan konflik tersebut. Juga termasuk larangan langsung dalam kasus-kasus tertentu, dan verifikasi terlebih dahulu, pemberitahuan atau otorisasi dalam kasus lain. Hindari situasi yang dapat menyebabkan konflik kepentingan" "Selalu pertimbangkan situasi Anda sendiri dari sudut pandang pihak eksternal untuk mencegah timbulnya konflik kepentingan KODE ETIK 17 ATURAN YANG BERLAKU BAB 3
Kita harus mematuhi hukum kompetisi" "Pemasaran kami dilakukan dengan cara yang benar, tidak menipu, atau yang tidak akan menyesatkan atau cenderung menyesatkan, serta konsisten dengan hukum yang berlaku 18 KODE ETIK Contoh situasi yang kami atur: Menawarkan atau mempengaruhi tawaran pekerjaan ke anggota keluarga atau seseorang yang memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan Anda, tanpa terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari orang tempat Anda melapor. Memiliki keluarga atau hubungan pribadi yang dekat dengan orang yang berada dalam lini pelaporan Anda tanpa menginformasikan secara tertulis baik kepada orang tempat Anda melapor dan pemimpin Divisi / Departemen Sumber Daya Manusia. Memiliki keluarga atau hubungan pribadi yang dekat dengan seseorang di subkontraktor, pemasok, atau klien Bureau Veritas yang terlibat langsung dengan Anda, tanpa menginformasikan secara tertulis baik kepada orang tempat Anda melapor dan pemimpin Divisi / Departemen Sumber Daya Manusia. Memiliki keluarga atau hubungan pribadi yang dekat dengan seseorang yang bekerja pada pesaing Bureau Veritas di area bisnis yang sama dengan area dimana Anda terlibat langsung, tanpa menginformasikan secara tertulis baik kepada orang tempat Anda melapor dan pemimpin Divisi / Departemen Sumber Daya Manusia. Meminta secara langsung atau tidak langsung suatu keuntungan pribadi diberikan kepada Anda sebagai karyawan Bureau Veritas. Menerima pengangkatan di luar Bureau Veritas saat menjadi atau masih menjadi Karyawan Bureau Veritas, tanpa memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari orang tempat yang Anda melapor. Memperoleh secara langsung atau melalui keluarga, teman atau perantara sebuah keuntungan dalam pemasok, pesaing atau klien, kecuali sebagaimana diatur dalam prosedur internal Bureau Veritas. Menggunakan barang atau sumber daya perusahaan yang mempekerjakan Anda, untuk kepentingan pribadi Anda. Jika ada keraguan, hentikan dan ajukan keraguan Anda kepada manajer langsung Anda, pejabat lokal yang bertanggung jawab atas Kepatuhan atau ke "Grup Petugas Kepatuhan". Semua pernyataan akan dirahasiakan dan diperlakukan dengan kerahasiaan dan rasa hormat. 6. Kompetisi yang adil Kami berkomitmen untuk bersaing secara adil dan sesuai dengan antitrust dan semua hukum yang berlaku lainnya. Undang-undang kompetisi atau anti-trust secara khusus melarang perjanjian di antara pesaing untuk menentukan harga atau ketentuan kompetitif lainnya, atau, untuk pembagian pasar atau bisnis. Sanksi perdata dan pidana yang berat dapat dikenakan jika hukum kompetisi atau
antitrust dilanggar oleh perusahaan dan / atau karyawan mereka. Semua karyawan Bureau Veritas harus benar-benar mematuhi semua hukum kompetisi atau antitrust yang berlaku. Jika ragu, setiap karyawan harus meminta saran Departemen Corporate Legal, Risiko dan Kepatuhan. Kami akan menampilkan Bureau Veritas dengan cara yang adil dan wajar serta memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan tidak mendua. ATURAN YANG BERLAKU Kita harus menggiatkan transparansi total ketika menyusun dokumen komersial dan mempromosikan kelebihan Bureau Veritas daripada menyoroti kekurangan atau kegagalan pesaing kita. Kita tidak boleh secara sengaja merendahkan, mencemarkan nama baik atau memfitnah pesaing kita ketika berdiskusi dengan klien, atau berkomitmen untuk menyediakan layanan yang tidak dapat kita berikan, atau mengklaim Bureau Veritas terakreditasi untuk layanan tertentu tanpa memeriksa terlebih dahulu. Beberapa informasi perlu dilindungi untuk menjaga hak-hak klien kita 7. Kepatuhan pada aturan kerahasiaan Perlindungan kerahasiaan informasi Semua informasi yang diterima dalam rangka penyediaan layanan kami harus diperlakukan sebagai, dan harus tetap diperlakukan, sangat rahasia, tergantung pada rilis resmi. Semua karyawan Bureau Veritas secara pribadi berkomitmen untuk melindungi informasi yang mereka miliki, dan untuk memastikan bahwa informasi tersebut dirahasiakan oleh karyawan yang bekerja di bawah kendali mereka, baik dengan memberikan ketentuan tertentu dalam kontrak perjanjian kerja mereka, atau dengan penandatanganan perjanjian kerahasiaan, atau dengan cara lain yang sesuai secara hukum. Karyawan Bureau Veritas akan tetap terikat oleh kewajiban kerahasiaan ini setelah meninggalkan pekerjaan mereka. Setiap orang harus memastikan bahwa perlindungan terhadap informasi rahasia tersebut terjamin dengan menerapkan langkah-langkah keamanan setempat yang memadai, memastikan akses dibatasi hanya untuk orang yang berwenang saja, dan dokumen disimpan di daerah aman yang ditentukan dan dibuang dengan cara yang aman. Jika ada keraguan Anda harus meminta saran dari manajer langsung Anda, pejabat setempat yang bertanggung jawab atas Kepatuhan atau "Petugas Kepatuhan Grup". Melindungi hak kekayaan intelektual Grup Setiap orang harus mengambil langkahlangkah yang diperlukan untuk melindungi kerahasiaan informasi dimana ia memiliki akses ke informasi tersebut selama kegiatannya KODE ETIK 19 ATURAN YANG BERLAKU BAB 3
Hak Kekayaan Intelektual dan Merek dagang Bureau Veritas Akses ke informasi dalam perusahaan menimbulkan kewajiban Informasi teknis komersial dan keuangan, perangkat lunak, metodologi, rahasia dagang, basis data, penemuan, ketrampilan teknik yang dikembangkan atau diakuisisi oleh Bureau Veritas dan informasi diatur oleh perjanjian ketidak-pengungkapan harus diperlakukan sebagai (dan harus tetap) sangat rahasia. Penggunaan informasi tersebut harus dibatasi untuk tujuan profesional yang diizinkan, dengan mengesampingkan keperluan pribadi dan harus dibagi dengan atau diberikan hanya kepada orang yang berwenang. Penggunaan merek dagang Bureau Veritas diatur melalui kebijakan internal khusus yang tersedia di Portal BV. Informasi dari dalam Aturan Pertukaran orang dalam Sebagai karyawan dari sebuah perusahaan terdaftar, kita harus memastikan kepatuhan terhadap peraturan mengenai perdagangan orang dalam (insider trading). Naskah yang dapat diterapkan menyediakan sejumlah mekanisme wajib yang bertujuan untuk mencegah insider trading. Ini termasuk, terutama, larangan yang dibuat untuk seseorang yang memiliki informasi dari dalam, untuk membuat transaksi apapun terkait dengan saham (opsi atau surat berharga lainnya) dari perusahaan terdaftar yang berhubungan dengan informasi tersebut. Ketika mengenai Bureau Veritas, informasi dari dalam ("Informasi Orang Dalam") didefinisikan sebagai informasi yang bersifat tepat dan belum dipublikasikan, yang berkaitan langsung atau tidak langsung dengan Bureau Veritas, atau Bureau Veritas SA, atau dengan saham Bureau Veritas SA atau Bureau Veritas, dan yang, jika dipublikasikan, cenderung memiliki pengaruh yang signifikan terhadap harga saham Bureau Veritas atau pada harga instrumen keuangan yang berhubungan dengan saham tersebut. Piagam Etika Pasar Bureau Veritas merinci kewajiban yang berlaku dan sanksi yang berlaku. Dalam pelaksanaan kegiatan Anda sehari-hari dalam Bureau Veritas Anda mungkin memiliki akses ke informasi orang dalam. Selama informasi ini tidak diungkapkan kepada publik, maka informasi tersebut harus tetap dan dijaga kerahasiaannya. Penggunaan informasi ini untuk 20 KODE ETIK
ATURAN YANG BERLAKU alasan pribadi, atau, pengungkapannya kepada orang yang tidak berhak menerimanya bisa melanggar undang-undang tentang sekuritas dan peraturan Bureau Veritas. Undang-undang menghukum orang-orang yang berdagang di saham Bureau Veritas saat memiliki Informasi orang dalam. Untuk mencegah risiko tersebut, tindakan pencegahan tertentu harus diambil setiap kali Anda memegang Informasi Orang Dalam: Anda harus menahan diri dari melakukan, secara langsung atau tidak langsung, untuk diri sendiri atau untuk orang lain, di dalam pasar atau di luar pasar, sebuah transaksi yang melibatkan saham Bureau Veritas, Anda harus tetap merahasiakan Informasi Orang Dalam, Anda hanya boleh mengungkapkan informasi itu kepada orang-orang berwenang untuk menerimanya, dan Anda harus menahan diri dari merekomendasikan kepada pihak ketiga untuk melakukan pembelian atau penjualan saham Bureau Veritas berdasarkan Informasi orang dalam ini. Komunikasi dengan media dan investor berada di bawah tanggung jawab eksklusif dari departemen pusat yang bertanggung jawab 8. Komunikasi dengan media dan investor Kami membangun komunikasi aktif untuk memperkuat citra Bureau Veritas bagi pelanggannya, analis, investor dan masyarakat. Namun, karena Bureau Veritas SA merupakan perusahaan terdaftar, komunikasi dengan media atau investor tersebut dapat mempengaruhi citra atau reputasi Bureau Veritas atau dapat berdampak pada harga saham Biro Veritas SA. ATURAN YANG BERLAKU BAB 3 Karena itu kehati-hatian harus dilakukan untuk memeriksa dan memverifikasi komunikasi tersebut. Hubungan media adalah tanggung jawab Departemen Komunikasi Perusahaan. Semua pernyataan kepada media atau tanggapan terhadap pertanyaan dari media harus ditangani baik melalui departemen ini atau dikoordinasikan olehnya. Dalam Departemen Corporate Finance, Departemen Hubungan Investor bertanggung jawab untuk semua komunikasi keuangan dengan para analis dan investor. Setiap komunikasi dari seorang analis atau investor yang meminta informasi berkaitan dengan Bureau Veritas harus diteruskan kepada Departemen Hubungan Investor Perusahaan guna ditangani disana. KODE ETIK 21
"Rekan, subkontraktor, agen dan pemasok disyaratjab ubtuk bertindak sesuai Kode Etik kami"
BAB 1 NILAI-NILAI UTAMA KAMI BAB 2 PRINSIP-PRINSIP UTAMA KAMI BAB 3 ATURAN YANG BERLAKU IIMPLEMENTASI KODE ETIK BAB 4
IMPLEMENTASI KODE ETIK Dokumentasi Bureau Veritas mengenai etika Dokumentasi berikut akan berlaku untuk semua karyawan Bureau Veritas: Kode Etik ini, Semua prosedur internal Bureau Veritas yang sesuai, terutama kebijakan dan prosedur anti-suap dan anti-korupsi ("Pedoman"), Setiap aturan lokal atau aturan internal teknis lainnya yang berkaitan dengan masalah etika Ruang Lingkup implementasi Kode Etik berlaku untuk semua karyawan Bureau Veritas yang diharapkan mematuhinya, bersamasama dengan mitra bisnis kami (yaitu perantara, mitra usaha patungan, subkontraktor, agen dan pemasok), yang harus mematuhi Kode Etik ini di urusan semua mereka dengan atau atas nama setiap perusahaan Bureau Veritas. Kami harus memastikan bahwa mereka menyadari isi Kode Etik ini dan mematuhinya. Organisasi Etik "Petugas Kepatuhan Grup" Bureau Veritas, yang ditunjuk oleh Chief Executive Officer, bertanggung jawab atas program Kepatuhan Bureau Veritas. Dia adalah bagian dari Komite Etika Grup, yang terdiri dari Chief Executive Officer dan Pejabat Kepala Grup Keuangan. Komite Etika Grup menangani masalah Kepatuhan dalam Bureau Veritas dan mengawasi pelaksanaan Kode Etik. "Petugas Kepatuhan Grup" mengacu pada jaringan Para Petugas Kepatuhan, yang mewakili fungsi Kepatuhan di berbagai daerah dan zona geografis, dan di divisi. Setiap manajer Unit Bisnis bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengelolaan Kode Etik dan Pedoman di wilayah tanggung jawabnya di bawah pengawasan manajer Regional, Wakil Presiden Zona Eksekutif dan / atau Wakil Presiden Divisi Eksekutif. Untuk itu, setiap manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua karyawan mengetahui dan menerapkan Kode Etik dan Pedoman tersebut, terutama dengan menyediakan salinan Kode Etik bagi karyawannya, dengan melatih mereka, dengan menginformasikan kepada mereka tentang tugas-tugasnya yang timbul dari kode Etik dan Pedoman dalam bahasa yang sederhana, praktis dan konkret, dan dengan memastikan mereka memahami bahwa setiap pelanggaran kode Etik ini akan merupakan pelanggaran serius terhadap kewajiban karyawan. 24 KODE ETIK
Kepatuhan pada prinsip-prinsip dan aturan Kode Etik Kepatuhan pada prinsip dan aturan Kode Etik disertakan dalam evaluasi tahunan setiap karyawan Bureau Veritas. Setiap karyawan Bureau Veritas akan memiliki kesempatan untuk memberikan masukan kepada pengembangan Kode Etik saat evaluasi kinerja, sesi pelatihan staf atau pertemuan tinjauan. Sebuah Pernyataan perorangan atas Kepatuhan Kode Etik telah ditambahkan dalam siklus Proses Manajemen Kinerja (PMK) mulai 2011-2012 untuk Manajer Band I sampai IV, di samping proses Deklarasi Kepatuhan Tahunan yang ditetapkan dalam Pedoman. Setiap karyawan Bureau Veritas yang tidak mematuhi Kode Etik akan dikenakan tindakan disipliner yang dapat mencakup penghentian kontraknya kerja. Dalam semua kasus, pelaku pelanggaran dalam hal apapun memiliki hak untuk didengar dan untuk membela dirinya sendiri sebelum tindakan disipliner dikenakan. Jika karyawan Bureau Veritas, dengan itikad baik, merasa bahwa aturan atau salah satu prinsip yang ditetapkan dalam Kode Etik atau Pedoman telah atau akan dilanggar, ia harus memberitahu atasannya, atau atasan dari atasannya, atau seorang auditor internal. Karyawan Bureau Veritas juga dapat memilih atas dasar sukarela dan sebagai alternatif saluran pelaporan biasa, untuk melaporkan pelanggaran tertentu atau dugaan pelanggaran Kode Etik, Pedoman, atau hukum dan peraturan yang berlaku melalui "Program Whistle Blower Bureau Veritas": Secara Langsung kepada Petugas Kepatuhan Grup Andrew P. Hibbert Legal, Risk and Compliance Department 67/71, boulevard du Château 92 571 Neuilly-sur-Seine Cedex France Tel.: +33 1 55 24 76 62 Fax: +33 1 55 24 70 56 Email: andrew.hibbert@bureauveritas.com Atau melalui jalur Pemberitahuan khusus Hubungi Manajer SDM setempat untuk mendapatkan detail informasi mengenai jalur Pemberitahuan di Negara Anda. IMPLEMENTASI KODE ETIK BAB 4 KODE ETIK 25
26 KODE ETIK Laporan yang diterima melalui Program Whistle Blower Bureau Veritas akan dipantau dan ditangani di Perancis oleh Petugas Kepatuhan Grup. Sesuai dengan hukum dan peraturan Perancis mengenai kerahasiaan data yang berlaku, Program Whistle Blower Bureau Veritas adalah sebagai berikut: Hanya boleh digunakan untuk melaporkan dugaan pelanggaran hukum anti-suap (terutama untuk memastikan integritas layanan kami) atau dugaan pelanggaran undang-undang kompetisi, keuangan, akuntansi atau perbankan; Hanya informasi obyektif, baik dengan hubungan langsung ke jenis pelanggaran aktual tertentu atau dugaan pelanggaran atau yang benar-benar diperlukan dalam verifikasi fakta yang dilaporkan, yang akan dipertimbangkan dalam mengevaluasi laporan yang diterima; Pelaporan Anonim diperbolehkan kecuali dilarang oleh hukum setempat, tapi tidak dianjurkan. Identifikasi whistle blower, bagaimanapun, akan diungkapkan hanya dalam program whistle blower dan sebaliknya akan dirahasiakan. Memberikan nama Anda ketika membuat laporan akan memungkinkan perusahaan untuk melindungi Anda terhadap tindakan pembalasan dan meminta informasi tambahan dari Anda; Orang yang diduga melakukan pelanggaran akan diberitahu tentang tuduhan terhadap mereka, meskipun tidak dengan nama si whistle blower, setelah Bureau Veritas telah menyelidiki tuduhan tersebut dan mengambil langkah-langkah untuk mencegah perusakan barang bukti terkait, dan Penjagaan laporan yang dibuat melalui Jalur Pemberitahuan akan ditangani sesuai dengan undang-undang atau peraturan yang berlaku. Tidak ada sanksi yang akan ditimpakan kepada karyawan Bureau Veritas yang telah melaporkan suatu pelanggaran dengan cara yang dibenarkan dan dengan itikad baik. Namun, siapa pun yang mengambil bagian dalam kegiatan yang dilarang dapat dikenakan tindakan indisipliner, bahkan jika ia adalah orang yang melaporkannya. Atas permintaan orang tersebut, anonimitas harus dilindungi sedapat mungkin. Implementasi Kode Etik Kepatuhan terhadap Kode Etik harus diperiksa secara teratur oleh auditor internal maupun eksternal, yang akan menyerahkan hasil kesimpulan mereka kepada Komite Etika Grup. Manajer Wilayah, Regional dan Divisi wajib menyiapkan laporan Kepatuhan sesuai dengan prosedur internal Bureau Veritas. Untuk pertanyaan atau masalah apapun tentang pelaksanaan atau penafsiran Kode Etik, setiap karyawan bebas untuk menghubungi orang yang bertanggung jawab atas Kepatuhan ditempatnya, atau mencari nasehat dari atasan langsungnya dengan segera. Atas permintaan, pertanyaan tersebut
IMPLEMENTASI KODE ETIK harus ditangani dengan kerahasiaan dan anonimitas harus dijaga sejauh memungkinkan untuk dilaksanakan. Pertanyaan, keluhan atau masukan dari pihak luar yang terkait dengan Kode Etik harus dikirim ke Petugas Kepatuhan Grup. Ketika Anda perlu mengambil keputusan yang meliputi aspek etika, Anda harus bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan berikut: 1. Apakah saya sesuai dengan semangat dan aturan hukum yang mungkin berlaku atas keputusan ini? 2. Apakah keputusan saya atau tindakan saya sesuai dengan nilai-nilai, prinsip-prinsip dan aturan Bureau Veritas? 3. Apakah saya akan senang jika keputusan saya atau tindakan saya dilaporkan kepada pers? 4. Apa yang akan keluarga, teman-teman atau kolega saya pikirkan tentang keputusan atau tindakan saya ini? 5. Akankah ada konsekuensi negatif langsung atau tidak langsung terhadap Bureau Veritas? 6. Apakah ada alternatif? Jika ada masalah yang timbul, berikut ini beberapa tips untuk membantu Anda: 1. Klarifikasi keterlibatan Anda dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Dalam hal apa Anda terlibat? Apa prinsip-prinsip atau aturan dilanggar? Siapa yang mengidentifikasi pelanggaran ini? Apakah hal itu terjadi di waktu dulu? Apakah kita sudah memecahkan masalah tersebut? Di mana pelanggaran ini terjadi? 2. Lalu, identifikasi bagaimana menangani masalah yang teridentifikasi : Jangan pernah mengabaikan keberadaan masalah, bahkan jika Anda tidak yakin tentang hal itu. Diskusikan masalah dengan orang yang Anda rasa paling nyaman di antara para contact person yang disebutkan di bawah ini. Jika menghadapi ketidakpastian tentang apa yang harus dilakukan, Anda harus selalu : Berhenti sejenak. Konsultasikan dokumentasi yang berlaku. Dan jika perlu bicaralah dengan atasan langsung Anda, atau, (jika Anda lebih suka), mintalah bantuan dari, baik orang lokal yang bertanggung jawab atas Kepatuhan atau Petugas Kepatuhan Grup, yang bebas Anda hubungi setiap saat. IMPLEMENTASI KODE ETIK BAB 4
Move Forward with Confidence www.bureauveritas.com Kode Etik Bureau Veritas sejalan dengan persyaratan Aturan Kepatuhan IFIA (www.ifia-federation.org) yang mencerminkan persyaratan Transparansi Internasional & Akuntabilitas Sosial melawan suap di seluruh dunia Edisi Kelima April 2012 Copyright 2012 Bureau Veritas - All rights reserved.