BAB 7 PENGANTAR PERANGKAT LUNAK BASIS DATA POKOK BAHASAN: Pengantar Dasar Basis Data Pengenalan Tabel, Relasi, ER Diagram Pengenalan SQL Query Pengenalan Microsoft Access Pembuatan Tabel, Form dan Report Access TUJUAN PEMBELAJARAN: Setelah mempelajari materi dalam bab ini, mahasiswa diharapkan mampu: Mengenal dan memahami konsep dasar basia data Mengenal dan memahami tentang tabel, relasi dan diargam ER Diagram Mengenal dan memahami perintah SQL Mengenal MS Access sebagai DBMS Membuat tabel, form dan report dalam MS Access
1.1 Pendahuluan Segala aktivitas dalam suatu organisasi pasti berhubungan dengan suatu data. Kesuksesan suatu organisasi bergantung pada kemampuannya menangkap data secara akurat dan tepat waktu, dalam hal pengoperasian, pengaturan data secara efektif, maupun penggunaan data untuk keperluan analisis. Kemampuan untuk mengatur atau mengolah sejumlah data, dan kecepatan untuk mencari informasi yang relevan, adalah aset yang sangat penting bagi suatu organisasi. Untuk mencapai informasi dengan mudah dan sesuai dengan harapan, dibutuhkan adanya sistem manajemen data serta aplikasi yang baik. Dalam memanajemen data dibutuhkan sistem basis data yang terorganisir dengan baik. 1.2 Konsep Basis Data Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang, seperti: Suatu himpunan kelompok data yang saling berhubungan, yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan mudah dan cepat. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama, tanpa adanya data yang besifat redudansi (berulang), untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan, yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. Jadi, dapat disimpulkan bahwa basis data adalah sekumpulan file atau data yang saling berhubungan. Beberapa istilah dalam basis data yang perlu diketahui, yaitu: File : - sekumpulan record-record yang serupa yang tersimpan dalam peralatan penyimpanan komputer. - Sekumpulan record-record yang mempunyai format field yang sama. Record : sekelompok field yang saling berhubungan, yang terdiri atas data elementer. Field : suatu tempat dalam file yang digunakan untuk menyimpan sebuah item informasi. Berjenis unik tergantung kegunaan dan isinya.
Data : fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu. DBMS : kumpulan program untuk membangun (create) dan mengawasi (maintain) basis data. Misalnya: Oracle, My SQL, SQL Server, Microsoft Access, Fox Pro, DB2, Ingres, dbase Terdapat tiga operasi dasar yang harus dilakukan dalam sistem manajemen data, yaitu: 1. Data Entry Sistem harus menyediakan suatu struktur dimana data dapat disimpan. Sistem harus meliputi adanya pemeriksaan data, membuat perubahan, dan koreksi data dalam rangka memelihara validitas informasi. Contoh, formulir pendaftaran adalah struktur data yang dibuat dengan kertas dan tinta. 2. Data Organisasi Begitu data dimasukkan, diperlukan program dengan fungsi-fungsi yang prowerful dalam mengorganisasi dan mengubah data. Termasuk dalam pengurutan data, pemilihan data dan perhitungan matematis. 3. Report Generation Dari waktu ke waktu, informasi dalam basis data perlu disusun dan simpulkan untuk kebutuhan dalam perencanaan selanjutnya. Proses demikian berupa pembuatan laporan (report), yang tidak hanya merefleksikan isi basis data, akan tetapi juga memperlihatkan analisisnya. Misal. Pembuatan neraca adalah mirip dengan report generation. Para pemakai basis data, meliputi: Administrator basis data Perancang basis data Programmer dan analis sistem Pemakai aplikasi
Tujuan dari manajemen sistem bass data yang baik, adalah: Efisiensi Dapat menangani data dalam jumlah besar Reliable Informasi dapat dipakai bersama Meniadakan adanya duplikasi dan inkonsistensi data Keamanan Menjaga konsistensi basis data, saat terjadi penggunaan akses data secara bersamaan (misal. Dalam transaksi) Abstraksi data, meliputi: 1. physical level 2. conceptual evel 3. view level Model-model data, meliputi: 1. Object-based logical model 2. Record-based logical model 3. physiscal data model 4. Relational model 1.3 Entitiy Relationship Diagram (ER Diagram) Pada sistem basis data relasional, penggambaran diagram basis data dengan menggunakan model ER-Diagram (Entity Relationship Diagram). ER model dibuat berdasarkan persepsi atau pengamatan dunia nyata yang terdiri dari entitas dan relasi antar entitas-entitas tersebut. ER model tidak dimaksudkan untuk
mendeskripsikan cara bagaimana data disimpan di dalam komputer, akan tetapi menggambarkan diagram sistem basis data yang terstruktur. Dalam ER diargam terdapat beberapa notasi diagram yang perlu diketahui, yaitu: 1.3.1 Notasi Keterangan Entitas Entitas lemah Relasi Atribut atomik Key Atribut / Atribut Kunci Atribut multi-value Atribut komposit Atribut relasi
Partisipasi total Partisipasi true-partial (min. N = 1) Partisipasi false-partial (min. N = 0) Keterangan: Atribut adalah Keterangan dari entitas, misalnya Entitas Mahasiswa mempunyai atribut Nrp, Nama, Alamat, Nilai dan sebagainya. Setiap atribut mempunyai jangkauan. Relasi adalah hubungan antar Entitas. 1.3.2 Entitas Entitas merupakan obyek yang eksis dan dapat dibedakan dengan obyek yang lain. Entitas bisa berupa hal yang konkrit, seperti mobil, pegawai, rumah, buku dan sebagainya. Akan tetapi bisa juga bersifat abstrak, seperti suatu konsep, misal: perusahaan, departemen, mata kuliah, dan lain sebagainya. Setiap entitas memiliki atribut. Contoh, atribut untuk entitas mahasiswa yaitu: nrp, nama, alamat, dan alin sebaginya. Dan salah satu atribut tersebut ada yang bersifat unik, yang disebut atribut kunci (key attribute). Misal. untuk entitas mahasiswa, atribut kuncinya adalah nrp. Suatu entitas memiliki satu atau lebih atribut kunci (key attribute). Atribut kunci tersebut merupakan identifier unik dari entitas. 1.3.3 Relasi Relasi merupakan hubungan antara beberapa entitas. Relasi bisa berupa relasi binary ataupun relasi ternary. Relasi biner (binary) antara dua entitas mempunyai beberapa kemungkinan, yaitu:
- 1 : 1 : One-to-One PEGAWAI MANAGE DEPARTEMEN p1 p2 p3 p4 r1 r2 r3 d1 d2 d3-1 : N : One-to-Many PEGAWAI BEKERJA_PADA DEPARTEMEN p1 p2 p3 p4 r1 r2 r3 r4 d1 d2 d3 - M : N : Many-to-Many PEGAWAI BEKERJA_DI PROJECT p1 p2 p3 p4 r1 r2 r3 r4 d1 d2 d3 1.4 SQL (Structured Query Language) Query dalam basis data antara lain digunakan dalam: - Mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. - Meng-update atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang sama. - Menjalankan perhitungan pada sekelompok data. Bahasa yang digunakan dalam pengoperasian basis data yaitu SQL (Structured Query Language). Sintaks dasar dari SQL adalah:
select field1, field2, from tabel1, tabel2, [where.] 1.5 Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi basis data atau DBMS (Database Management System). Dengan MS Access, kita dapat mengelola seluruh data ke dalam file database. Tabel dalam MS Access terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, page, makro dan modul yang semuanya saling terkait. Database MS Access disimpan dalam sebuah file ber-ekstensi *.mdb. File database tersebut terdiri dari bagian-bagian yaitu: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros dan Modules. Gambar 7.1. Bentuk Aplikasi Basis Data Microsoft Access
1.6 Tabel Setelah file database kosong terbentuk, maka yang harus dilakukan adalah merancang dan membuat tabel pada database tersebut. Tabel adalah sekumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu. Secara fisik, tabel berupa suatu grid yang terdiri dari unsur baris dan unsur kolom. Baris menunjukkan record data dan kolom menunjukkan field data. Tabel bisa dipandang sebagai sebuah komponen utama dalam sebuah basis data, karena tabel merupakan dasar untuk menyusun komponen lainnya dalam basis data seperti form, query maupun Report. Gambar 7.2. Tampilan Fields dan Record tabel 1.7 Form Forms, digunakan untuk: - Menampilkan data dari tabel - Mengisi data ke dalam tabel - Mengubah data yang ada di dalam tabel - Menghapus data yang ada di dalam tabel
1.8 Report Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Dengan report, kita dapat mencetak laporan data tertentu sesuai yang ktia harapkan, seperti: data yang telah dikelompokkan, dihitung subtotal, total by kriteria tertentu, bahkan laporan yang mengandung grafik atau label.
1.9 Latihan Soal 1. Yang termasuk dalam tool DBMS: a. Ingres, MS Office, MS Access b. dbase, MS Access, Fortran c. Oracle, Ingres, DB2 d. DB3, My SQL, SQL Server 2. Siapa saja para pemakai basis data. a. Sistem analis dan programmer b. Sekretaris dan administrator c. Designer dan Implementator d. Teknisi dan Programmer 3. Yang termasuk dalam entitas bersifat abstrak. a. Pegawai, divisi, buku b. Mahasiswa, dosen, mata kuliah c. Mobil, sopir, polisi d. Departemen, divisi, mata kuliah 4. Bentuk-bentuk rasio kardinalitas dalam relasi, meliputi: a. 1:1, 1:M, N:1 b. M:N, M:1, M:0 c. N:1, 0:1, 1:1 d. 1:N, N:1, I:M 5. Apa yang dimaksud dengan entitas, atribut dan relasi. 6. Buatkan contoh untuk bentuk relasi kardinalitas untuk bentuk 1:1, 1:N dan M:N. 7. Buatkan ER Diagram sederhana untuk sistem basis data Peminjaman Buku (Perpustakaan).