PETUNJUK TEKNIS INPUT DATA TERBITAN BERKALA MAJALAH/ JURNAL/ BULETIN/ TERBITAN BERKALA LAINNYA Untuk Tingkat Deskriptor Pustaka Oleh : Agustiawan Perpustakaan ISI Yogyakarta sebagai unit penunjang Tri Darma Perguruan Tinggi mempunyai koleksi terbitan berkala seperti majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya dalam bidang seni dan budaya maupun bidang lain yang mempunyai korelasi dengan bidang seni dan budaya. Dengan banyaknya koleksi yang dimiliki maka seorang pustakawan dituntut untuk dapat memberikan layanan prima dalam temu kembali informasi kepada pengguna perpustakaan. Pustakawan harus dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk dapat melakukannya maka dibutuhkan sarana dan prasarana yang memadai diantaranya dengan melaksanakan sistem automasi perpustakaan. Dalam tulisan ini akan membahas mengenai automasi perpustakaan dengan beberapa tahapan kegiatan diantaranya membuat lembar kerja, memasukkan data terbitan berkala ke dalam data base komputer dimana dalam kegiatan ini menggunakan program DUTAVIPOP (Duta Wacana Visual Program Otomasi Perpustakaan), selving bahan psutaka ke dalam rak, dan menyajikan layanan penelusuran data koleksi terbitan berkala dengan OPAC (Online Public Access Catalog). Dibawah ini akan kami jelaskan rincian kegiatan pengolahan bahan pustaka terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta yang meliputi: I. Mengisi Lembar Kerja Lembar kerja atau kertas kerja disesuikan dengan format yang ada di dalam data base komputer. Lembar kerja ini harus diisi secara manual oleh petugas perpustakaan sebelum dimasukkan ke dalam data base komputer. Lembar kerja ini terdiri dari 2 bagian yakni lembar kerja 1 yang berisi identitas dan informasi tentang bahan pustaka dan lembar kerja 2 berisi artikel yang ada dalam bahan pustaka. Lembar kerja ini akan dikoreksi oleh petugas korektor sebelum dimasukkan ke dalam data base komputer. Untuk mengetahui secara rinci isi lembar kerja ini dapat dilihat di bawah ini : 1
No Urut No Inventaris Call number Judul Majalah Judul Utama Nomor Majalah Harga Deskripsi fisik Tanggal terima Jenis bahan LEMBAR KERJA 1 : TERBITAN BERKALA MAJALAH/ JURNAL/ BULETIN/ TERBITAN BERKALA LAINNYA *) :.. :.. : : : :.. :. :.. :.. : Bahasa : Indonesia, Daerah, Asing, Campuran *) Penerbit Asal media ISSN Kala terbit Jenis Tahun terbit Keyword Keterangan : :. :. :. :. :. :.. :..... Barcode : Pengisi data Pengoreksi ( ) (. ) * ) coret yang tidak perlu 2
KETERANGAN ISI KOLOM LEMBAR KERJA 1 : 1. Nomor Urut Merupakan nomor urut jumlah lembar kerja yang telah dikerjakan oleh masing-masing petugas. Contoh : 1, 2, 3,.dst 2. Nomor Inventaris Adalah nomor yang diambil dari daftar nomor urut inventaris dalam buku inventaris 3. Call Number (nomor panggil pustaka) Call number ini diisi jika bahan pustaka merupakan kumpulan dari beberapa eksemplar dan dijilid menjadi satu sehingga mempunyai informasi yang lengkap. Dalam menentukan call number terdiri dari nomor klasifikasi, tiga huruf dari abjad nama (majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya), kemudian informasi edisi, volume, nomor dari majalah/jurnal/buletin/ terbitan berkala lainnya, dan copy ke berapa. Contoh : Majalah PC Media edisi januari 2009 sampai dengan desembar 2009 dijilid menjadi satu eksemplar maka baru dapat diberikan call number. 4. Judul Majalah Merupakan kata-kata, frasa maupun angka yang memberi nama pada karya tersebut dalam hal ini majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya. 5. Judul utama Merupakan judul yang diberikan setelah judul pertama sebagai tambahan penjelasan maupun sebagai judul kedua. 6. Nomor Majalah Adalah nomor urut majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya yang terbit setiap mingguan, 2 mingguan, bulanan, 3 bulanan, 4 bulanan, 6 bulanan dan tahunan. Di dalam bahan pustaka ini akan diberikan keterangan mengenai edisi, volume, dan nomor majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya. 7. Harga Berisi keterangan harga bahan pustaka pada waktu pembelian dan ditulis dengan kurs rupiah 8. Deskripsi fisik Memuat jumlah halaman, pernyataan ilustrasi(jika disertai gambar, foto, denah, grafik, tabel, peta, dll), pernyataan lampiran (indek), dan ukuran tinggi pustaka. Masing-masing keterangan dipisahkan dengan tanda titik dua (:) kecuali ukuran tinggi pustaka diawali dengan titik koma (;). Contoh : vi, 290 hal. : il. : ind. ; 21 cm 9. Tanggal terima Merupakan saat pustaka tersebut diterima oleh perpustakaan/masuk dalam proses inventarisasi. Jika di dalam bahan pustaka tidak ada keterangan tanggal terima maka tanggal tersebut dapat dilihat pada buku inventaris. 3
10. Jenis bahan Dalam menetukan jenis bahan dibedakan menjadi karya tercetak(kertas), karya terekam (CD, piringan hitam, dan bentuk digital lainnya) 11. Bahasa Merupakan bahasa yang dipergunakan dalam penyampaian isi dalam pustaka tersebut yang dibedakan atas bahasa Indonesia (I), bahasa daerah (D), bahasa asing (A), dan campuran (C). 12. Penerbit Merupakan badan/lembaga yang menerbitkan suatu karya. Dalam kolom penerbit ini memuat tempat atau kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit. Bila dalam karya tulis tidak dicantumkan tempat/kota terbit maka ditulis dengan [s.l.] sono loco, jika tidak ada nama penerbit maka ditulis dengan [s.n.] sono nominee, dan jika tidak ada angka atau tahun terbit maka ditulis dengan [s.a.] sine anua atau [t.th] tanpa tahun Contoh : Yogyakarta : FSR ISI Yogyakarta, 2010 13. Asal media Berisi keterangan dari mana karya tulis tersebut berasal yang ditulis dengan kode tertentu P : Pembelian S : Sumbangan T : Titipan 14. ISSN (International Standar Serial Number) Merupakan nomor buku standar internasional untuk pustaka yang diterbitkan secara berkala. 15. Kala terbit Adalah periodesasi waktu majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya akan terbit, dalam hal ini dapat dibedakan menjadi mingguan, 2 mingguan, bulanan, 3 bulanan, 4 bulanan, 6 bulanan dan tahunan. 16. Jenis Pengkategorian jenis bahan pustaka yang terdiri dari : Majalah Nasional Majalah Internasional Jurnal Nasional Jurnal Internasional Buletin Nasional Buletin Internasional Terbitan berkala lain 17. Tahun terbit Tahun saat diterbitkannya majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya.. 18. Key word (Kata kunci) Merupakan suatu kata yang digunakan sebagai pedoman pencarian topik maupun subjek. Penentuan kata kunci ini diperoleh dari kata-kata yang terdapat dalam judul pustaka (key word in 4
context), berdasarkan tajuk subjek (key word and context), dan diambil dari luar judul/naskah (key word out context). Contoh majalah : PC Media Key word : komputer, software, hardware, virus, browser, email 19. Kerterangan Berisi informasi lain yang tidak ada dalam file cantuman yang ada di atas. Contoh : Majalah PC Media edisi bulan desember 2009 disertai CD program dan buku saku perancangan website. 20. Barcode Adalah garis-garis hitam yang dibuat menurut kode tertentu, Kode tersebut berbentuk batangan balok dan berwarna hitam putih yang mengandung satu kumpulan kombinasi batang yang berlainan ukuran yang disusun sedemikian rupa umumnya digunakan sebagai identifikasi terhadap suatu objek atau barang. Kode tersebut dapat dibaca dengan menggunakan alat pengimbas (Barcode reader) yang akan menterjemahkan kode ini kepada data/informasi yang mempunyai arti. Untuk koleksi terbitan berkala akan diawali dengan huruf TB yang diikuti dengan 6 digit angka. Contoh : TB200100 21. Pengisi data Merupakan petugas yang mengisi lembar kerja tersebut. 22. Pengoreksi Merupakan petugas yang mengoreksi kebenaran isi lembar kerja dan memasukkan data ke dalam data base komputer. 5
LEMBAR KERJA 2 : ARTIKEL TERBITAN BERKALA MAJALAH/ JURNAL/ BULETIN/ TERBITAN BERKALA LAINNYA *) Judul :. Pengarang : Halaman :.. Editor : Kata kunci :. Sinopsis/Abstraksi :..... Pengisi data Pengoreksi ( ) (. ) * ) coret yang tidak perlu 6
KETERANGAN ISI KOLOM LEMBAR KERJA 2 : 1. Judul Merupakan kata-kata, frasa maupun angka yang memberi nama pada artikel tersebut dalam hal ini daftar isi artikel dalam majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya. 2. Pengarang Berisi nama pengarang atau penulis artikel tersebut dengan membalik nama belakangnya ditulis didepan kemudian diberi tanda koma (, ) baru nama depannya. Penulisan ini juga sesuai peraturan berdasarkan AACR2 dimana nama utama diketik dengan huruf besar semua, sedangkan nama tambahan hanya huruf depannya saja yang besar. Contoh : PARDEDE, Anton R. 3. Halaman Adalah keterangan halaman dimana artikel tersebut dimuat di dalam majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya 4. Editor Merupakan penyunting dari suatu tulisan atau artikel yang bukan tulsannya sendiri untuk diterbitkan 5. Key word (Kata kunci) Merupakan suatu kata yang digunakan sebagai pedoman pencarian topik maupun subjek. Penentuan kata kunci ini diperoleh dari kata-kata yang terdapat dalam judul pustaka (key word in context), berdasarkan tajuk subjek (key word and context), dan diambil dari luar judul/naskah (key word out context). Contoh artikel di majalah PC Media edisi 05/2009 : Layanan 3G-HSDPA di Indonesia Key word : seluler, handphone, jaringan, wireless, sinyal, operator 6. Sinopsis/abstraksi Ringkasan, inti sari, ikhtisar dari artikel di dalam isi majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya 7. Pengisi data Merupakan petugas yang mengisi lembar kerja tersebut. 8. Pengoreksi Merupakan petugas yang mengoreksi kebenaran isi lembar kerja dan memasukkan data ke dalam data base komputer. II. Memasukkan data ke dalam data base komputer dan menempel barcode pada koleksi bahan pustaka dengan tahapan sebagai berikut : a. Buka shortcut majalahisi b. Klik SETUP Data Majalah dan isikan kode (2 digit huruf dan 2 digit angka) yang masing- masing petugas berbeda kodenya kemudian klik Proses. contoh : AT10 (harap diingat kode ini karena masing-masing individu berbeda) 7
AT10 c. Isikan data sesuai lembar kerja yang telah dipersiapkan (Lembar kerja 1) Klik Tambah d. Kalau sudah selesai mengisi data kemudian klik Simpan e. Masukkan barcode yang berkode awal TB dengan klik pada gambar barcode. Jika sudah selesai klik keluar Gambar barcode Masukkan barcode dengan kode TB Klik keluar 8
f. Memasukkan semua daftar artikel yang ada dalam majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya dengan klik Daftar isi kemudian klik tambah Klik Daftar isi Klik Tambah g. Isikan semua artikel yang ada dalam majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya sesuai dengan lembar kerja 2 yang telah dipersiapkan. Setelah selesai mengisikan klik Selesai kemudian klik Keluar. Klik Keluar III. Pembuatan dan penempelan label Label majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya dibuat jika bahan pustaka tersebut telah mempunyai call number dan merupakan koleksi yang telah dijilid lengkap. Label ini berisi identitas bahan pustaka yang ditempel pada punggung bahan pustaka sebagai pedoman dalam pengerakan, penelusuran/pencarian pada jajaran bahan pustaka yang ditempatkan di rak. Label ini memuat data informasi berupa nomor klasifikasi, tiga huruf dari abjad nama (majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya), kemudian informasi edisi, volume, nomor dari majalah/jurnal/buletin/ terbitan berkala lainnya, dan urutan jumlah copy bahan pustaka. Bahan yang digunakan kertas HVS dengan ukuran 9
5x5 cm. Untuk penempelan label agar lebih rapi maka penempelan label diukur dari bawah bahan pustaka 4 cm dan supaya lebih melekat diberikan isolasi. Contoh : UPT PERPUSTAKAAN ISI YOGYAKARTA KETERANGAN : 005 : nomor klasifikasi Pcm 005 Pcm I-XII c.1 : 3 huruf nama majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya 1-12 : informasi edisi, volume, nomor dari majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya c. 1 : urutan jumlah copy bahan pustaka IV. Selving bahan pustaka ke dalam rak Kegiatan ini adalah menempatkan majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya yang telah diolah ke dalam rak yang ditempatkan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. V. Penelusuran data koleksi majalah/jurnal/buletin/terbitan berkala lainnya Untuk memudahkan dalam penelusuran informasi maka dapat menggunakan 2 cara yakni : 1. Melalui OPAC Majalah (Multiple Search) Klik OPAC Majalah (Multiple Search) Setelah di klik OPAC (Multiple Search) maka muncul tampilan seperti di bawah ini. Kemudian silahkan pilih titik pencarian (searching point) apakah penelusuran akan berdasarkan judul dan kata kunci (title+keyword), pengarang (author) atau penerbit (publisher). Langkah selanjutnya yaitu mengisi kata kunci dengan kata yang sesuai dengan judul, kata kunci, pengarang atau penerbit yang diinginkan. Untuk mengetahui informasi secara rinci silahkan double klik (klik dua kali) pada salah satu no.ref, pengarang, judul, atau penerbit yang ada dalam daftar di tampilan. titik pencarian (searching point) Kata kunci Double klik disini 10
Apabila telah di double klik maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Untuk mengetahui informasi artikel yang ada secara detail silahkan klik daftar isi. Klik Daftar isi Untuk mengetahui informasi isi artikel secara lebih detail maka double klik pada artikel yang di inginkan Double klik Setelah selesai untuk mengakhiri klik selesai. Selesai 11
2. Melalui OPAC Artikel (Multiple Search) Klik OPAC Artikel (Multiple Search) Setelah di klik OPAC Artikel (Multiple Search) maka muncul tampilan seperti di bawah ini. Kemudian silahkan pilih titik pencarian (searching point) apakah penelusuran akan berdasarkan judul dan kata kunci (title+keyword), pengarang (author) atau penerbit (publisher). Langkah selanjutnya yaitu mengisi kata kunci dengan kata yang sesuai dengan judul, pengarang atau penerbit yang diinginkan. Untuk mengatahui informasi secara rinci silahkan double klik (klik dua kali) pada salah satu no.ref, pengarang, judul, atau penerbit yang ada dalam daftar di tampilan. Untuk mengetahui informasi isi artikel secara lebih detail maka double klik pada artikel yang di inginkan titik pencarian (searching point) Kata kunci Double klik disini Jika ingin mengakhiri klik selesai. Klik Selesai 12
DAFTAR PUSTAKA LASA, HS. Kamus istilah perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius, 1990 MISWAN, Klasifikasi dan Katalogisasi: Sebuah Pengantar. Purwokerto : BP Stain, 2003 Puspindika. Duta Vipop (Duta Wacana Visual Program Otomasi Perpustakaan), Yogyakarta : Puspindika, [s.a] SUTARNO, NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktis. Jakarta : Sagungseto, 2006 13
14
15
16
17
18