MANAJEMEN UMUM Disampaikan Oleh : SALMANI TUJUAN PEMBELAJARAN SETELAH MENGIKUTI PELATIHAN PESERTA DIHARAPKAN MAMPU MEMAHAMI ASPEK-ASPEK YANG BERKAITAN DENGAN MANAJEMEN DAN IMPLEMENTASINYA DI LAPANGAN 1
PENDAHULUAN PENGERTIAN : bahasa inggris : management dari kata manage***atau bahasa latin manus artinya memimpin, membimbing dan mengatur 14 azas MANEJEMEN (henry fayol) 1. PEMBAGIAN TUGAS 2. WEWENAMG DAN TANGGUNG JAWAB 3. DISIPLIN 4. KESATUAN PERINTAH 5. KESATUAN PENGARAHAN 6. PENGUTAMAAN KEPENTINGAN UMUM DARI PADA PRIBADI*** 7. PENGGAJIAN PEGAWAI 8. PEMUSATAN WEWENANG 9. JENJANG KARIER 10. KETERTIBAN 11. KEADILAN 12. STABILITAS MASA JABATAN 13. PRAKARSA 14. JIWA KORPS 2
PENGERTIAN MANAJEMEN PROSES MENGINTEGRASIKAN, MENGKOORDINASIKAN DAN MENSINKRONISASIKAN SUMBER DAYA SUMBER DANA DAN SUMBER-SUMBER LAINNYA UNTUK MENCAPAI TUJUAN DAN SASARAN MELALUI TINDAKAN-TINDAKAN PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PENGGERAKAN,PENGAWASAN DAN PENILAIAN SUMBERDAYA ( 5M )*** MAN MATERIAL MACHINES METHODS MONEY = manusia = bahan = mesin dan peralatan = metoda = biaya 3
TUJUAN DAN SASARAN OBYECTIVE : tujuan, lebih abstrak terkait dengan proses TARGET : sasaran, lebih kongkrit terkait dengan produk FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PLANNING ( perencanaan) ORGANIZING (pengorganisasian) ACTUATING (penggiatan) CONTROLING (pengawasan) 4
PERENCANAAN*** AKTIVITAS MENETAPKAN SASARAN DAN TINDAKAN UNTUK MENCAPAI SASARAN; Apa yang akan dicapai Dengan cara apa mencapainya Dasar-dasar atau pertimbangan apa yang dipakai dalam menentukan cara untuk mencapainya Kapan penyelesaiannya Bagaimana tahapan penyelesaiannya Siapa yang akan melaksanakannya Kapan dan bagaimana penialain terhadap hasil pelaksanaannya Kemungkinan apa yang akan mempengaruhi pelaksanaannya Bagaimana mengadakan perubahan dan penyesuaian RENCANA PENGORGANISASIAN Serangkaian kegiatan membagi-bagikan pekerjaan meliputi komponen-komponennya kepada anggota kelompok mencakup: Pengetahuan,ketrampilan apa yang diperlukan Sumberdaya didapat dari mana Bagaimana seleksi dilakukan Bagaimana penempatannya Penghargaan apa yang harus diberikan Bagaimana pembinanaannya 5
PENGGIATAN Upaya untuk merangsang anggota kelompok supaya dapat melaksanakan tugasnya dengan penuh semangat : Memberikan informasi yang jelas Mengeluarkan instruksi Memberikan contoh sikap dan cara kerja PENGAWASAN Merupakan tindakan yang sifatnya mengkaji atau mengevaluasi apakah kegiatan yang dilakukan sesuai rencana ; Melakukan pengawasan/pemeriksaan secara berkesinambungan Mengidentifikasi kemajuan dan kesalahan Mengoreksi kekurangan dan menghilangkan hambatan 6
II.KEPEMIMPINAN DAN MOTIVASI PENGERTIAN KEPEMIMPINAN TEORI KEPEMIMPINAN PERANAN PEMIMPIN TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN PROSES MEMIMPIN PENGERTIAN PEMIMPIN ORANG YANG MEMPUNYAI TANGGUNG JAWAB DALAM PENCAPAIAN TUJUAN USAHA YANG DIPIMPINNYA*** 7
TEORI KEPEMIMPINAN TEORI SIFAT Untuk menjadi pemimpin diperlukan syarat syarat dan sifat-sifat kepemimpinan tertentu yang dianggap sebagai pembawaan yang sukar diperoleh hanya dengan pembentukan dan pembinaan dari luar saja TEORI SITUASI Menganggap bahwa kepemimpinan bukan prioritas orang-orang tertentu saja,tetapi setiap orang bisa menjadi pemimpin yang akan timbul pada situasi-situasi tertentu PERANAN PEMIMPIN TIMBULNYA KEPEMIMPINAN KELEBIHAN PEMIMPIN PEMIMPIN SEBAGAI PENDIDIK 8
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN OTOKRATIS; memerintah dan menentukan sendiri*** DEMOKRATIS:usaha dan tanggung jawab dilakukan bersama PSEUDO DEMOKRATIS: demokrasi palsu LEISSEZ-FAIRE: biarkan saja berjalan (demokrasi yang salah)*** PROSES MEMIMPIN Suatu proses mempengaruhi kelompok yang dipimpinnya dengan menggunakan macam-macam alat yang tersedia, antara lain; kepribadiannya, skillnya,pengalaman dan bakat kepemimpinannya. Kegiatan memimpin: Mengambil keputusan Terpusat pada sasaran Menyusun kebijakan Mengorganisasikan Komunikasi Membimbing dan supervisi Mengawasi 9
MOTIF DAN MOTIVASI MOTIF*** Kondisi seseorang yang mendorong untuk mencari suatu kepuasan atau mencapai suatu tujuan (daya gerak untuk berbuat) Timbul karena kebutuhan: primer (phisiologis), sekunder (rohani) MOTIVASI:*** Kegiatan memberikan dorongan untuk mengambil suatu tindakan yang dikehendaki (membangkitkan motif) = perkataan yang halus/pujian, memberi contoh, memberi reward III. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PENGERTIAN PRODUKTIVITAS PENGORGANISASIAN UNTUK PENINGKATAN PRODUKTIVITAS PENGAWASAN 10
PENGERTIAN Manjemen sumber daya manusia: suatu proses pengendalian sejumlah manusia sebagai tenaga kerja,agar menimbulkan kesadaran dari dalam diri tenaga kerja yang bersangkutan untuk mewujudkan pekerjaan secara terus menerus dan terarah pada pencapaian tujuan perusahaan..herbert J Chruden PRODUKTIVITAS Kemampuan untuk menghasilkan sesuatu yang bersifat material maupun non material Sumber-sumber produktivitas:*** Penggunan Pikiran Penggunaan tenaga jasmani/fisik Pengguanaan waktu Penggunaan ruangan Penggunaan material / bahan dan uang 11
PENGORGANISASIAN KARYAWAN UNTUK PENINGKATAN PRODUKTIVITAS DINAMIKA KERJA Bekerja secara kreatif dan penuh inisiatif Selalu bersedia menerima penambahan dan pengurangan beban kerja Menerima perubahan posisi secara wajar Pendaya gunaan/pembinaan karyawan: Seleksi dan penerimaan Mutasi, promosi dan penghentian Pemanfaatan sumber-sumber tenaga kerja Kesempatan diklat Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab PENGAWASAN KARYAWAN Merupakan kegiatan mengukur produktivitas kerja karyawan,dengan atau tanpa alat dalam mewujudkan volume dan beban kerjanya dalam rangka pencapaian target perusahaan 12
Kaitannya dengan pelaksanaan di lapangan/proyek IMPLEMENTASI MANAJEMEN DI LAPANGAN / PROYEK I. STRUKTUR DAN ORGANISASI PROYEK MENGORGANISIR PROYEK STRUKTUR ORGANISASI ORGANISASI PROYEK 13
MENGORGANISIR PROYEK Mengatur dan memberdayakan semua unsur sumberdaya yang dimiliki perusahaan dalam rangka mewujudkan tujuan perusahaan secara efisien dan efektif. Mencakup beberapa kegiatan: Mengidentifikasi dan mengklasifikasi seluruh pekerjaan Mengelompokan pekerjaan menjadi beberapa bagian Menyiapkan pihak-pihak yang akan menerima tugas Menyusun mekanisme koordinasi STRUKTUR ORGANISASI Menggambarkan hubungan formal setiap bagian yang menunjukan: macam-macam pokok kegiatan organisasi,pembagian menjadi kelompok atau sub sistem,adanya hirarkhi dan wewenang serta tanggung jawab bagi kelompok,adanya pimpinan,pengaturan kerjasama,jalur pelaporan dan komunikasi baik vertikal maupun horisontal 14
CIRI-CIRI ORGANISASI FUNGSIONAL Memiliki struktur piramidal dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat: Prinsip komando tunggal Setiap personil mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang jelas Arus inforamsi dan pelaporan bersifat vertikal Hubungan kerja horisontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan dan juklak. Mekanisme koordinasi antar unit bila perlu dilakukan dengan rapat atau panitia perwakilan KEUNGGULAN STRUKTUR ORGANISASI Fungsional Memudahkan pengawasan dan penyeliaan,karena personil hanya melapor kepada satu atasan Adanya potensi meningkatkan ketrampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya Konsentrasi personil terpusat pada bidang yang bersangkutan Penggunaan sumberdaya semakin efisien.akibat pekerjaan sejenis dan berulang Memudahkan pengendalian personil,biaya,jadual dan mutu produk 15
KETERBATASAN STRUKTUR FUNGSIONAL Cenderung memprioritaskan kinerja dari pada out put Makin besar organisasi makin panjang prosedur pengambilan keputusan Sulit mengkoordinasikan dan mengintegrasikan pekerjaan yang multi disiplin Kurangnya jalur komunikasi horisontal ORGANISASI PROYEK PEMBENTUKAN ORGANISASI PROYEK; Arus horisontal dan vertikal Penanggung jawab tunggal Pendekatan sistem perencanaan dan implementasi JENIS ORGANISASI PROYEK Organisasi proyek fungsional Organisasi proyek koordinator Organisasi proyek murni Organisasi proyek matrik 16
II.PEMBUATAN PROGRAM PELAKSANAAN PROYEK TUJUAN DAN DASAR PROGRAM PEMBUATAN PROGRAM KERJA TUJUAN PROGRAM KERJA** ALAT KOORDINASI BAGI PIMPINAN PEDOMAN KERJA PARA PELAKSANA PENILAIAN KEMAJUAN PEKERJAAN ALAT EVALUASI PEKERJAAN 17
DASAR PROGRAM KERJA KEADAAN LAPANGAN LOKASI PROYEK KEMAMPUAN TENAGA KERJA PENGADAAN MATERI KONSTRUKSI PENGADAN ALAT PEMBANGUNAN GAMBAR KERJA KONTINUITAS PELAKSANAAN PEKERJAAN PEMBUATAN PROGRAM KERJA Menetapkan sasaran Identifikasi kegiatan Menguraikan setiap kegiatan menjadi pekerjaan Memilih, memilah dan mengelompokan pekerjaan menurut jenisnya Menganalisis ketergantungan setiap jenis pekerjaan Menganalisis volume dan waktu penyelesaian setiap jenis pekerjaan Menganalisis penggunaan dan waktu pemakaian peralatan Menetapkan penanggung jawab setiap jenis pekerjaan Menetapkan jumlah pekerja untuk setiap jenis pekerjaan Menetapkan metoda kerja untuk setiap jenis pekerjaan Menuliskan program kerja kedalam tabel (jika bentuk tabel) 18
III. PEMBUATAN JADUAL PELAKSANAAN PROYEK FUNGSI: Dapat menujukkan kapan berlangsungnya setiap kegiatan, sehingga dapat digunakan pada waktu merencanakan kegiatan-kegiatan maupun untuk pengendalian pelaksanaan proyek secara keseluruhan CARA BAGAN BALOK CARA JEJARING KERJA 19