HOME DAFTAR ISI 6 Penyajian Laporan Obyektif Menggunakan jendela View untuk membuat sebuah laporan Melihat tampilan sebuah laporan di layar Menyimpan format view Menampilkan sebuah Histogram Membuat grafik dari perintah Histogram, Stratify, Classify, dan Age Menggunakan NOTIFY untuk membuat e-mail dari dalam sebuah batch 6.1. Format Laporan Presentasi hasil analisis Anda adalah penting. Anda dapat menggunakan fasilitas format yang ada dalam ACL untuk membuat laporan Anda mudah dimengerti dan di-review. Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 136
Anda dapat menghasilkan laporan dalam format tercetak (printed atau dalam format HTML (Hyper Text Markup Language) untuk digunakan pada halaman World Wide Web. Semua laporan ACL didasarkan pada view. Untuk mem-format sebuah view, Anda menggunakan sebuah campuran perintah-perintah, pilihanpilihan format, dan kadang-kadang menggunakan fungsi-fungsi. Beberapa fasilitas format hanya dapat diaplikasikan pada view tertentu; ada juga yang dapat diset secara global untuk diaplikasikan pada semua view dan laporan. Anda dapat memuat format sebanyak view-view yang Anda inginkan. Setiap format tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk sebuah laporan yang berbeda. Tidak semua perintah ACL menghasilkan output yang kemudian dapat diformat atau ditujukan untuk format global. Perintah yang menghasilkan output yang dapat diformat meliputi Report, Summarize, Histogram, Sample, Classify, dan Stratify. Pembukaan Dokumen Anda Untuk membahas materi ini: 1. Buka dokumen Workbook.ACL. Penjelasan lebih detail bagaimana membuka File document dan Input file definitions, lihat pembahasan The Overview Window pada Modul 2; 2. Dari jendela Overview buka Default View dari input file ap_trans yang dikaitkan dengan file data ap_trans.fil, seperti terlihat dalam gambar di bawah ini; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 137
Gambar 6.1 Tampilan Layar Jendela View: Default View 6.2 Menggunakan View untuk Membuat Laporan Pilihan yang ada dalam perintah Report meliputi Header, Footer, Line Spacing, Font size, Presorting, dan pembuatan sebuah ikhtisar laporan. Anda dapat juga membatasi data yang akan dimasukkan dalam laporan dengan memanfaatkan Setting local filters. Mem-format View Apabila Anda memformat field yang ada dalam view untuk membuat sebuah laporan, Anda dapat mengubah nomor format, lebar kolom dan judul kolom. Anda dapat juga menentukan apakah ACL harus mentotal jumlah yang ada dalam field-field numerik. Anda dapat menyimpan view yang sudah diformat dengan sebuah nama yang mengindikasikan bahwa view tersebut adalah sebuah view laporan. Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 138
Pemformatan yang Anda lakukan hanya berpengaruh terhadap view yang ada dalam definisi file masukkan (input file definition). Catatan: Apabila Anda menggunakan kotak dialog kolom Modify untuk memformat judul kolom, leber kolom, format numerik, dan totals suppression, Anda mempengaruhi format kolom yang ada dalam semua view dan laporan. Indikator Lebar Halaman Indikator lebar halaman (Page Width) akan menampilkan sebuah baris terputus-putus (dotted line) pada sebelah kiri view untuk mengindikasikan lebar halaman. Prosedur untuk menghidup matikan tampilan indikator lebar halaman: 1. Klik [Edit] menu bar, kemudian pilih [Preferences]. Jendela Edit ACL Preferences muncul, seperti tampak dalam gambar berikut; Gambar 6.2 Tampilan Layar Jendela EDIT ACL Preferences Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 139
2. Di dalam jendela tersebut, klik tombol [View Option]; 3. Untuk mematikan pilihan ini yang tersedia, jangan memberikan tanda pada checkbox Show Right Edge of Page; 4. Klik [OK] untuk merekam perubahan, atau untuk keluar dari pilihan ini dan kembali ke jendela View. Orientasi Halaman Secara default, orientasi Print Setup adalah portrait. Apabila Anda memiliki sebuah laporan yang lebar, mungkin Anda ingin mengaturnya dalam bentuk landscape. Anda dapat melihat seberapa banyak data yang berada di luar lebar halaman melalui indikator Page width. Prosedur mengubah orientasi Print Setup dari portrait ke landscape: 1. Dalam jendela View, klik tombol [Report], atau klik [Data] kemudian klik [Report] dari menu bar. ACL menampilkan kotak dialog Report; 2. Klik [Setup] untuk menampilkan kotak dialog Page Setup; 3. Dalam area [Orientation] klik tombol radio Landscape, lalu klik [OK]; 4. Klik [OK] lagi untuk menutup kotak dialog Report. Kotak dialog Print muncul; 5. Klik [OK] untuk mencetak laporan, atau [Cancel] untuk kembali ke view dalam format lanscape; Mengedit Variabel Margin Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 140
Nilai margin dapat diset baik dalam inch maupun centimeter. Sebagai contoh, 100 menunjukkan sebuah margin satu inch. Setting secara default adalah ½ inch pada semua sisi output pencetakan. Margin diukur dari bagian tepi area pencetakan, biasanya ¼ sampai 1/3 inch dari tepi kertas. Prosedur mengubah margin pada semua output pencetakan: 1. Klik [Edit] dari menu bar, kemudian klik [Preferences]; 2. Klik tombol [Print]; Untuk mengubah margin laporan Anda, masukkan sebuah nomor ke dalam semua kotak teks [Margin]: Left, Top, Right, dan Bottom. Catatan: Apabila Anda secara terus menerus menggunkan margin setting yang berbeda dari secara default, Anda dapat membuat sebuah batch margin yang Anda atur sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian pada saat Anda pertama-tama membuka dokumen Anda dapat mengaktifkan batch tersebut. Header dan Footer ACL secara otomatik mencetak tanggal, waktu, dan hal-hal lain yang Anda tentukan dalam Preference pada bagian atas laporan. Prosedur untuk mengatur Header dan Footer: 1. Dari jendela View klik tombol [Report] atau klik [Data] kemudian [Report] dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog Report; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 141
2. Ke dalam kotak teks [Header and Footer] ketikkan kata atau kalimat yang Anda inginkan. ACL secara otomatik memposisikan kata atau kalimat tersebut di tengah-tengah pada bagian atas setiap halaman laporan Anda. Anda dapat mengetikkan kata atau kalimat header dan footer sebanyak yang Anda inginkan, tidak ada batasan. Catatan: Semua perintah dalam ACL memiliki sebuah tombol di mana pilihan Output ditempatkan. Salah satu pilihan dalam tombol Output adalah untuk penambahan header dan footer. Apabila Anda klik tombol Outputnya yang ada dalam kotak dialog Report, Anda akan melihat kotak teks pilihan header dan footer. Kotak teks tersebut dikaitkan dengan kotak teks header dan footer yang ada dalam pilihan laporan utama (Main Report). Apabila Anda mengetikan header/footer dalam suatu lokasi. ACL secara otomatik mengubah header/footer pada lokasi lain. 6.3. Menampilkan Laporan di Layar Prosedur menampilkan laporan di layar: 1. Dalam jendela View, klik tombol Report atau klik [Data] kemudian [Report] dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog Report; 2. Klik [Preview] untuk menampilkan laporan di layar, termasuk header dan footer yang akan tampil pada saat dicetak di kertas; Gunakan Zoom In dan Zoom Out untuk memperkecil dan memperbesar tampilan; Gunakan Next, Previous, dan Last Page untuk berpindahpindah halaman; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 142
3. Klik Close untuk kembali ke jendela view. Mencetak Laporan Untuk menyakinkan bahwa Anda telah memasang printer dengan benar, Anda dapat klik [Setup] dalam kotak dialog Report. Pilihan Page Setup yang Anda set disimpan dengan laporannya. Pilihan Page Setup untuk seting printer Anda adalah identik dengan Page Setup untuk semua aplikasi Windows. 1. Klik [OK] untuk kembali ke kotak dialog Report; 2. Dalam kotak dialog Report, klik [OK]. ACL menampilkan kotak dialog pencetakan (Print); 3. Tentukan halaman mana yang akan Anda cetak, dan klik [Print] untuk mencetak laporan Anda. Menyimpan Laporan dalam Format HTML Anda dapat menyimpan sebuah laporan dalam format HTML (Hyper Text Markup Language) yang dapat Anda gunakan dalam halaman World Wide Web. Semua browser Web dapat membaca file dalam format HTML. Dengan fasilitas ini Anda dapat mennyiapkan laporan ACL untuk didistribusikan atau dipublikasikan pada Web. ACL membuat file HTML dalam format HTML 3.0. Prosedur membuat laporan dalam format HTML: 1. Dalam kotak dialog Report, klik tombol Output untuk menampilkan pilihan output; 2. Klik tombol radio [File] untuk menentukan output ke sebuah file 3. Klik dropdown [File Type] dan pilih [HTML Text File] sebagai output Anda; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 143
4. Ke dalam kotak teks [Name], ketikkan sebuah nama untuk file output HTML; 5. Klik [OK] untuk membuat file HTML. Catatan: Karena sebagian besar output laporan ACL dalam format tombolel, sebuah web browser yang mendukung tombolel, seperti Netscape 3 atau yang lebih tinggi, Internet Explorer 3 atau yang lebih tinggi, dan lain-lain, diperlukan untuk melihat output-nya. Spasi Baris Dalam keadaan secara default, semua laporan diset dalam spasi tunggal. Untuk mengubahnya dengan cara sebagai berikut: Dalam kotak dialog Report, pilih dua spasi (Double Spaced) atau spasi tiga (triple spaced) dari dropdown; Jendela View tidak akan mempengaruhi setting spasi baris. Anda dapat melihat spasinya pada saat Anda menampilkan laporan di layar atau mencetaknya. Field-Field Kunci Apabila Anda ingin menyortasi (sort) laporan tersebut, adalah suatu ide yang baik untuk mengaktifkan checkbox [Presort] pada saat fieldfield dalam view muncul untuk disortasi. Prosedur menentukan field-field kunci untuk dapat melakukan sebuah presort: 1. Klik ganda pada bagian atas kolom Vendor Number. Kotak dialog kolom Modify muncul; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 144
2. Cek checkbox [Sort Key Column] dalam rangka merancang Vendor Number sebagai sebuah field kunci; 3. Pilih tombol radio [Sort Ascending]; 4. Klik [OK] untuk menutup kotak dialog kolom Modify; 5. klik ganda pada bagian atas kolom Invoice Amount. Kotak dialog kolom Modify muncul; 6. Cek checkbox [Sort Key Column] dalam rangka merancang Invoice Amount sebagai sebuah field kunci; 7. Pilih tombol radio Sort Descending; 8. Klik [OK] untuk menutup kotak dialog kolom Modify. Kolom Pemisah Pada saat Anda menentukan sebuah field kunci, Anda juga mempunyai pilihan untuk menentukan bahwa field itu sebagai sebuah kolom pemisah (break column). Dengan penentuan sebuah kolom pemisah, ACL mencetak sebuah baris subtotal untuk semua kolom numerik pada masing-masing laporan setiap kali ada sebuah perubahan dalam isi kolom pemisah. Misalnya, apabila field lokasi Anda adalah sebuah kolom pemisah, setiap waktu perubahan lokasi Anda, ACL akan membuat subtotal semua kolom numerik untuk lokasi itu. Catatan: Kolom pemisah tidak dapat berupa field tipe numerik atau tanggal. Prosedur untuk memformat kolom Vendor Number sebagai kolom pemisah sehingga sebuah baris subtotal akan tercetak setiap kali ada perubahan nilai kolom: Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 145
1. Klik ganda pada judul kolom Vendor Number untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify; 2. Cek checkbox Break Colomn; 3. Clik [OK] untuk menutup kotak dialog kolom Modify; Sub total kolom pemisah Gambar 6.3 Tampilan Layar Jendela Command Log: Hasil Pemisahan Kolom Anda juga dapat merancang sebuah kolom pemisah dengan prosedur sebagai berikut: 1. Pindahkan kolom yang Anda jadikan sebagai sebuah kolom pemisah ke tepi kiri view Anda dengan klik bagian atas kolom tersebut dan menariknya ke tepi kiri; 2. Tarik pembuat field kunci (baris hitam tebal pada sisi kiri kolom dalam view) ke bagian kanan kolom untuk menjadikan dia sebagai sebuah kolom pemisah. Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 146
Prosedur untuk membuat sebuah laporan yang menunjukkan fied kunci yang sudah disortasi dan kolom pemisah: 1. Dalam View, klik tombol Report. Kotak dialog Report muncul; 2. Cek checkbox Report; 3. Klik tombol Output; 4. Pilih tombol radio Print; 5. Klik [OK]. Sekarang laporan anda akan dicetak. Anda akan mengetahui bahwa laporan Anda disortasi berdasarkan Vendor Number dari urutan kecil ke besar (ascending). Invoice Amount disortasi dari urutan besar ke kecil (descending). Pada saat semua faktur dari sebuah vendor tunggal didaftar, ACL mencetak sebuah subtotal untuk vendor tersebut. Hal ini karena Anda telah menentukan bahwa kolom Vendor Number sebagai sebuah field pemisah. 6.4 Menyimpan View yang Telah Diformat Anda dapat menyimpan view yang sudah diformat dengan sebuah nama baru, sehinggan memudahkan untuk mengidentifikasi view-view yang ada untuk membuat sebuah laporan. Prosedurnya adalah sebagai berikut: 1. Tutup jendela View. ACL meminta Anda untuk menyimpan perubahan-perubahan terhadap view; 2. Ketik nama baru, seperti Sorted Report, dan klik [OK]. Membuat Sebuah View Secara normal Anda membuat laporan berdasarkan atas sebuah view yang ada yang sudah Anda format dan menyimpannya dengan Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 147
sebuah nama baru. Tetapi Anda dapat mendasarkan sebuah laporan pada sebuah view yang betul-betul baru. Untuk membuat sebuah view baru lakukan salah satu dari prosedur berikut ini: 1. Dalam jendela Overview, klik [Views] dan kemudian klik tombol [New]; atau 2. Klik [Windows] dan [Open View] dari menu bar. Dalam kotak dialog [Select View], klik [New]. ACL menampilkan kotak dialog Add Colomn. Anda bisa dobel klik dalam kotak daftar Available Field untuk memilih dan memindahkan mereka ke kotak daftar Selected Field, atau klik Add All untuk menambah kolom-kolom ke view. Menentukan Batas Halaman ACL dapat membuat sebuah batas halaman setiap kali sebuah kolom pemisah mengubah nilai. Prosedur mencetak subtotal untuk kolom pemisah kemudian mencetak rincian untuk nilai berikutnya pada sebuah halaman baru: 1. Buka view [Sorted_Report] dari file input ap_trans; 2. Dobel klik judul kolom [Vendor Number] untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify; 3. Cek checkbox [Page Break] untuk mengaktifkan pilihannya; 4. Klik [OK] untuk menutup kotak dialog kolom Modify; 5. Klik tombol [Report]. Kotak dialog Report tampil. 6. Klik [OK]. Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 148
Laporan Anda akan dicetak dengan setiap vendor number pada sebuah halaman yang terpisah. Field numerik untuk setiap vendor number juga akan diberi subtotal dan dicetak. Menghilangkan Nilai Total Secara default, ACL mencetak total untuk semua field numerik pada laporan. Tetapi Anda dapat meminta ACL untuk menghilangkan total tersebut. Prosedur menghilangkan nilai total untuk sebuah kolom numerik pada saat mencetak laporan: 1. Klik ganda pada bagian atas kolom Invoice Amount untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify, atau klik judul kolomnya kemudian klik tombol kolom Modify. ACL menampilkan kotak dialog kolom Modify; 2. Aktifkan checkbox [Suppress Total]; 3. Kllik [OK]. Summarizing Secara default, sebuah laporan memasukkan baris detil, dan juga subtotal, untuk setiap field kunci yang Anda tentukan. Anda dapat menggunakan pilihan Summarize untuk menghasilkan sebuah laporan ikhtisar yang mengandung total dan subtotal untuk setiap field kunci, tetapi tidak ada baris detil. Prosedur menggunakan Summarize untuk mencegah tampilnya baris detil dalam laporan: Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 149
1. Dobel klik pada bagian atas Vendor Number untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify; 2. Klik checkbox [Page Break] untuk tidak mengaktifkan pilihan Page Break, sehingga semua record itu akan tampil secara terus menerus pada halamannya; 3. Klik [OK] untuk menutup kotak dialog kolom Modify; 4. Dobel klik pada bagian atas kolom Invoice Amount untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify; 5. Klik checkbox [Suppress Total] untuk tidak mengaktifkan pilihan ini sehingga totalnya tidak akan ditampilkan; 6. Klik [OK] untuk menutup kotak dialog kolom Modify; 7. Klik tombol [ Report]. Kotak dialog Report tampil; 8. Aktifkan checkbox [Summarize]. Juga yakinkan bahwa checkbox [Presor] dalam kondisi aktif; 9. Klik [OK] untuk mengeksekusi perintahnya. ACL menampilkan hasilnya, seperti tampak dalam gambar berikut. Gambar 6.4 Tampilan Layar Jendela Command Log: Hasil Pengikhtisaran (Summarizing) Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 150
Setelah prosedur ini dilakukan Anda dapat melihat bahwa hanya subtotalnya saja yang ditampilkan pada setiap Vendor Number. Baris detil untuk setiap Vendor Number tidak dimunculkan. Menggunakan Sebuah Filter dalam Sebuah Laporan Sebagaimana perintah-perintah ACL yang lain, Anda dapat menggunakan tombol If dalam kotak dialog Report untuk menentukan sebuah kondisi atau filter lokal sebuah laporan. Anda dapat juga menerapkan sebuah filter global untuk viewnya, kemudian menerapkan sebuah filter lokal untuk pada sebuah laporan tertentu. Sebagaimana firter lokal, kondisi itu hanya mempengaruhi isi dari laporan, tidak mempengarui view. Prosedur menggunakan sebuah filter untuk membatasi record yang tercetak: 1. Klik tombol [Report] untuk membuka kotak dialog Report; 2. Klik kotak teks [If]; 3. Ketik ekspresi Invoice_Amount > 1000.00; 4. Klik checkbox [Summarize] untuk tidak mengaktifkannya; 5. Klik [OK] untuk eksekusi perintah. ACL menampilkan hasilnya. Dari prosedur ini data hanya menunjukkan jumlah faktur di atas $ 1,000.00. Mengkosongkan Nilai Nol (Blank if Zero) Dalam sebuah kolom numerik, Anda dapat meminta ACL untuk menampilkan nila nol sebagai kosong (blank). Pilihan ini dapat Anda Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 151
lakukan dengan menyorot hanya data-data yang Anda inginkan dalam field numerik. Sebagai latihan, Anda perlu menutup file input ap_trans dan membuka input file inventory dari jendela Overview. Prosedur menampilkan nilai nol sebagai blank : 1. Dobel klik pada judul kolom yang mempunyai nilai nol, misalnya kolom Quantity On Order dalam file input Inventory. 2. Dalam kotak dialog kolom Modify, cek pada checkbox [Blank if Zero]; 3. Klik [OK]. Menghilangkan Baris Kosong (Suppressing Blank Detail Line) Apabila Anda tidak ingin ACL mencetak baris kosong dalam sebuah laporan, cek pada checkbox Suppress blank detail line. ACL akan menghapus ekses spasi putih. Sebagai latihan, tutp file input inventory dan membuka file input ar dari jendela Overview. Pertama Anda harus menentukan field kunci dan kolom pemisah dan membuat sebuh multiline view: 1. Dobel klik pada judul kolom Cust No untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify; 2. Cek pada checkbox [Sort Key Colum] untuk menentukan Cust No sebagai sebuah field kunci; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 152
3. Cek pada checkbox [Break Column] untuk merancang Cust No sebagai sebuah kolom pemisah; 4. Cek pada checkbox [Suppress Duplicates] untuk memilih pilihan ini; 5. Klik [OK]; 6. Buat sebuah multiline view, tinggalkan field Cust No pada baris pertama dan pindahkan semua field-field yang lain ke baris kedua; Hal ini membuat sebuah laporan mudah dibaca. Tetapi karena pilihan Suppress Duplicates dalam keadaan aktif, ACL tidak akan mencetak Cust No berkali-kali. Sebagai gantinya akan menyisipkan sebuah baris kosong di mana Cust No berada. Untuk membuat laporan tanpa ada baris yang kosong: 1. Klik tombol Report untuk menampilkan kotak dialog Report; 2. Cek pada checkbox [Presort]; 3. Klik [Preview] untuk melihat seperti apa tampilan yang ada sebelum Anda mengaktifkan Suppress blank detail line; 4. Klik [Close] untuk kembali ke view; 5. Klik tombol Report untuk menampilkan kotak dialog Report lagi; 6. Cek pada checkbox [Suppress blank detail line]; 7. Klik [Preview]. Suppress Blank Detail Line adalah sangat berguna untuk: Di mana terdapat banyak baris data yang kosong, seperti baris alamat tambahan Di mana terdapat banyak field-field laporan, dan Anda ingin menyimpan space dengan mengurangi repetitive output dari break fields; Penyajian Laporan, Universitas Gunadarma 153