Manajemen Perkantoran Organisasi Publik i
ii Manajemen Perkantoran
Manajemen Perkantoran Organisasi Publik iii
iv Manajemen Perkantoran MANAJEMEN PERKANTORAN, oleh Rahmawati Hak Cipta 2014 pada penulis GRAHA ILMU Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-889398; Fax: 0274-889057; E-mail: info@grahailmu.co.id Buku ini diterbitkan atas kerjasama dengan Fisip Untirta Press Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memper banyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. ISBN: 978-602-262-180-5 Cetakan ke I, tahun 2014
Manajemen Perkantoran Organisasi Publik v KATA PENGANTAR Bismillahirahmanirrohim Puji syukur kehadiratallah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya akhirnya buku Manajemen Perkantoran Organisasi Publik ini dapat terselesaikan. Membahas tentang Manajemen atau administrasi Perkantoran masih banyak yang merujuk pada Manajemen Perkantoran pada organisasi private, sementara untuk organisasi publik sendiri masih terbatas.buku ini lahir mencoba untuk menjembatani dan menggabungkan manajemen perkantoran yang dapat digunakan baik pada organisasi publik maupun private. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, makna manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada ruangan kantor yang bersifat kaku dan diisi oleh banyak pegawai dengan prosedur, metode dan peralatan kantor yang bersifat kaku. Makna kantor saat ini lebih fleksibel dan dinamis. Penyusunan materi dalam buku ini selain dipengaruhi oleh pengalaman penulis yang pernah bekerja di swasta juga mengikuti perkembangan manajemen perkantoran yang sangat dipengaruhi oleh kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang sangat cepat. Buku ini membahas tentang konsep pekerjaan perkantoran, komunikasi organisasi serta tata cara membuat surat dinas atau resmi. Selain itu dibahas pula tentang manajemen kearsipan dan tata cara pembuatan laporan manajerial. Serta dibahas pula tentang layout perkantoran, lingkungan perkantoran dan pengawasan pekerjaan kantor.
vi Manajemen Perkantoran Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penerbitan buku ini terutama kepada Penerbit Graha Ilmu. Akhir kata, besar harapan penulis semoga buku ini berkontribusi pada kajian manajemen perkantoran pada organisasi publik maupun private dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Serang, Oktober 2013 Rahmawati, S.Sos, M.Si
Manajemen Perkantoran Organisasi Publik vii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN 1 Pengertian dan Fungsi Kantor 2 Pengertian Manajemen Perkantoran 4 Manajer Administrasi Perkantoran 5 Penutup 7 BAB II ORGANISASI PERKANTORAN 9 Prinsip Organisasi 9 Struktur Organisasi 10 Pengorgansasian Pekerjaan Kantor 13 Sekretaris dan Kesekretariatan 15 Penutup 16 BAB III PERENCANAAN PEKERJAAN PERKANTORAN 17 Pengertian dan Ruang Lingkup Office Work 17 Peranan Pekerjaan Kantor 19 Perencanaan Pekerjaan Kantor 21 Langkah-langkah Perencanaan Pekerjaan Kantor 23 Prinsip dan Langkah Membuat Prosedur Perkantoran 25 BAB IV KOMUNIKASI PERKANTORAN 27 Pengertian dan Fungsi Komunikasi 27 Mendengarkan 30 Kiat Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan 31 Hambatan Komunikasi dan Kiat Mengatasinya 32 Penutup 32 BAB V MEMBUAT SURAT RESMI / DINAS 33 Syarat-syarat Surat Resmi/Dinas 33 Surat Dinas 35 Membuat Surat Dinas/Resmi 36 Penutup 42 v vii
viii Manajemen Perkantoran BAB VI TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN 47 Pengertian Laporan 48 Fungsi dan Syarat Laporan 49 Jenis-jenis Laporan 51 Penutup 52 BAB VII MANAJEMEN KEARSIPAN 53 Pengertian Arsip 53 Jenis-jenis Arsip 55 Sistem Penyimpanan Dokumen/arsip 57 Metode Pengarsipan 58 Penutup 61 BAB VIII LAYOUT PERKANTORAN 63 Layout Perkantoran 63 Prinsip Layout yang Efektif 66 Penutup 68 BAB IX LINGKUNGAN PERKANTORAN 71 Sistem Pencahayaan 72 Warna 73 Suara dan Udara 75 Penutup 76 BAB X PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 79 Proses Supervisi 79 Pengawasan Kualitas dan Turun Naiknya Pekerjaan Kantor 81 Pengawasan Kuantitas Prosedur Perkantoran 82 Penutup 83 DAFTAR PUSTAKA 85 --o0o--
Manajemen Perkantoran 1 BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN Setiap individu pasti menjadi bagian dari organisasi. Coba saya tanya, adakah dari Anda yang tidak menjadi bagian dari organisasi??. Bisa kita bayangkan, jika seseorang atau individu tidak mau menjadi bagian dari sebuah organisasi. Mengapa menjadi bagian dari sebuah organisasi itu begitu penting bagi manusia? Karena sejak dari kandungan sampai meninggal dunia pun, sebenarnya kita selalu berada dalam sebuah organisasi. Bicara tentang organisasi tentunya kurang pas jika tidak mendiskusi tentang apa saja yang dilakukan dalam organisasi. Hal ini dapat dikaitkan dengan pengertian administrasi dan manajemen. Bahkan dalam mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Negara sendiri, kita pada awalnya diperkenalkan dengan konsep administrasi, manajemen dan organisasi. Lalu, apa hubungannya dengan manajemen perkantoran yang akan dibahas dalam buku ini? Tentu saja sangat berhubungan, apalagi Anda menjadi pengurus sebuah organisasi, baik organisasi besar maupun organisasi kecil. Administrasi secara sederhana dapat diartikan sebagai kegiatan tulis menulis atau catat-mencatat. Atau orang lebih mengenalnya dengan sebutan Tata Usaha. Tentunya kegiatan catat-mencatat atau tata usaha itu tidak bisa dilakukan di sembarang tempat atau apa pun yang menurut pengamatan Anda bahwa kegiatan itu dapat disebut sebagai kegiatan tulis menulis. Jika Anda sekarang ada yang sedang melakukan aktivitas tersebut, apakah kemudian dapat disamakan artinya dengan kegiatan administrasi atau tata usaha? Tentunya tidak bukan. Kegiatan tata usaha atau tulis menulis tersebut haruslah berada pada suatu tempat atau lokasi yang sering kita sebut sebagai sebuah kantor. Oleh karena itu, kita harus memahami dulu konsep-konsep tentang administrasi perkantoran dan kantor itu sendiri.
2 Manajemen Perkantoran Pengertian dan Fungsi Kantor Dalam bab ini Anda perlu memahami pengertian kantor, sebelum memahami manajemen perkantoran dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran. Perkantaan kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan perkataan office dari Bahasa Inggris. Prajudi dalam Soetrisno ( 2009:3) menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti : 1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis 2. Markas atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi 4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan. Sedangkan perkataan office bisa berarti : 1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function) 2. Jabatan 3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya 4. Jasa pelayanan 5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu 6. Tempat, gedung yang dipakai sebagai suatu tempat kerja tata usaha. Sementara definisi kantor menurut J. C Denyer adalah setiap tempat, di mana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut. Dan menurut Moekijat, kantor adalah tempat di mana pekerjaan tata usaha dilakukan. Dari beberapa pengertian kantor di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hal ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, banyak perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan proses produksinya berlangsung di suatu daerah, tetapi kantornya utamanya bisa berada di Jakarta atau di tempat yang berbeda. Atau perusahaan-perusahaan multinasional yang memiliki cabang di beberapa Negara, tetapi kantor pusatnya hanya berada di satu Negara. Jadi, dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian kantor dapat dilihat sebagai arti tempat, yang biasa disebut dalam arti statis. Pengertian kantor