BAGIAN IV MICROSOFT POWER POINT

BAGIAN IV MICROSOFT POWER POINT 1. Pendahuluan Microsoft powerpoint merupakan salah satu bagian terintegrasi dari suatu paket system operasi Microsoft Office. Pada umumnya tampilan dan penggunaan Microsoft power point pada berbagai versi Microsoft office tidaklah jauh berbeda antara satu dengan yang lainnya. Apabila dilihat dari basic-nya, maka Microsoft Power point tidak mengalami perbedaan, namun harus diakui bahwasanya versi terbaru menawarkan berbagai tambahan aplikasi yang memudahkan para penggunanya untuk mengkonfigurasikan berbagai bentuk hasilnya agar terkesan lebih menarik. Microsoft power point merupakan suatu aplikasi yang banyak digunakan untuk kegiatan presentasi. Tampilannya yang menarik dan variasi yang banyak untuk menyajikan suatu hasil menjadikan Microsoft Power point lebih banyak diminati masyarakat computer. Selain itu, aplikasi ini mudah dikuasai dan dipergunakan oleh berbagai pihak baik mereka yang pengguna baru maupun pengguna lama. Power point menawarkan kelebihan tampilan yang lebih dinamis serta menghibur jika dibandingkan dengan aplikasi lain di dalam Microsoft Office baik itu Microsoft Word maupun Excel sehingga akan menghilangkan kejenuhan dan menghadirkan suasana baru dalam setiap presentasi seseorang. Dalam panduan ini akan dibahas penggunaan power point sebagai fungsi utama untuk membuat tampilan presentasi lebih menarik disamping fungsi lainnya yang beraneka ragam. Disamping itu, versi yang digunakan untuk Microsoft office khususnya Microsoft power point adalah versi terbaru Office 2000 XP. 120

2. Memulai Power Point Power Point 2000 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows telah kita aktifkan. langkah-langkah memulai bekerja dengan Power Point 2000 sebagai berikut; Aktifkan Komputer terlebih dahulu. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. Muncul sejumlah menu, pilih Program. Klik. Tunggu hingga tampil layar Microsoft Power Point yang masih kosong. (Lihat gambar ) siap untuk digunakan. 3. Mengenal Elemen Jendela MS-Power Point. Setelah Power Point kita aktifkan, maka akan tampil layar kosong dengan nama Presentation 1, seperti berikut ; 121

Pada dasarnya jendela microsof power point tidaklah jauh berbeda dengan Microsoft word maupun excel. Hanya pada tampilan pertama jendela Microsoft power point akan ditampilkan layar slide dan task pane. Untuk jelasnya kita akan bahas komponen dan fungsi menu berikut ini : Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini mempunyai submenu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Menu File, maka sub menu-nya berisi segala hal yang berkaitan dengan file, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri dari Menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Slide Show, Windows dan Help tapi daftar menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita. Menu ini dapat kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau dengan tombol Alternate (ALT)+huruf yang bergaris bawah pada menu secara bersamaan. Misal kita akan 122

mengaktifkan menu file maka kliklah menu tersebut atau dengan menekan tombol ALT+F (tekan secara bersamaan). Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang disediakan oleh Power Point 2000 secara otomatis. Walaupun begitu icon dari toolbar ini juga dapat kita tambah atau dikurangi sesuai keperluan. Default dari toolbar ini terdiri dari icon sbb; Gambar 3. Toolbar Standar Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehinggan tampil nama dari icon tersebut. Misalnya kita arahkan pointer mouse pada icon yang bergambar Print preview, maka akan keluar informasi nama dari icon tersebut. Lihat gambar. Toolbar Formatting, termasuk toolbar default yang disediakan oleh Power Point 2000. Toolbar ini berisi kumpulan icon-icon yang berfungsi dalam pemformatan pada Power Point 2000. Ruler, sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari lembar kerja. Apakah batas kiri, kanan, paragraph dll. Ruler ini dapat kita atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter, points atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan dengan cara : Klik menu tool, lalu klik Options pada kotak dialog option klik general pada kotak pilihan measurement units tentukan jenis pengukuran yang diinginkan, lalu klik OK. 123

Scrollbar, berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika menggeser layar kerja ke kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke atas dan kebawah gunakan vertical scroll bar. Slide, berfungsi sebagai layar dalam bentuk mini dimana kita dapat mengetahui hasil pekerjaan yang telah kita lakukan. Slide ini juga dapat membantu memudahkan kita untuk memilih bagian dengan cepat karena bentuknya yang kecil. Task Pane, berfungsi sebagai alat Bantu kita dalam memulai Microsoft power point, baik menggunakan lembar kerja yang kosong ataupun lembar kerja yang telah disediakan oleh computer. Task pane ini juga nantinya akan membantu kita dalam mengkonfigurasikan hasil yang kita capai agar lebih baik. Apabila tidak terdapat task pane, maka anda dapat mengaktifkannya dengan langkah meng-klik View pada menu bar, kemudian sorot menu toolbar dan pilihlah task pane. Terdapat 4 bagian yang terdapat pada task pane yaitu open a presentation, new, new from existing presentation, dan new from template. Mengenai fungsi masing masing tersebut akan dibahas pada bab ini juga. 4. Mengakhiri Power Point Jika Anda telah selesai bekerja dengan Power Point, Anda dapat mengakhirinya dengan menggunakan langkah berikut ; 1. Simpan terlebih dahulu lembar kerja Anda. 2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Power Point berikut ini ; Pilih dan klik File, Exit, atau Klil tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas jendela Power Point, atau Klik ganda icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela, atau Tekan tombol Alt+F4 3. Tunggu sampai jendela Power Point ditutup. 124

5. Bekerja Dengan Power Point a. Membuka File Jika anda telah membuat suatu slide power point dan ingin membukanya, maka ada beberapa langkah yang harus diikuti, yaitu : Klik File pada menu bar Pilih Open Carilah file power point anda yang tersimpan di dalam drive computer anda melalui look in Klik file power point anda lalu open. Anda bisa men-double klik file power point anda sehingga nanti akan terbuka file power point yang telah anda buat. Atau anda bisa menggunakan cara sebagai berikut : Klik presentation pada task pane yang tersedia Carilah file power point anda yang tersimpan di dalam drive computer anda melalui look in Klik file power point anda lalu open. Anda bisa men-double klik file power point anda sehingga nanti akan terbuka file power point yang telah anda buat. b. Membuat Dokumen Baru Pada dasarnya jendela yang pertama kali muncul ketika anda telah membuka power point dapat dipergunakan langsung untuk membuat presentasi. Anda cukup memasukkan kata-kata pada click to add tittle maka anda sudah membuat presentasi. Namun adakalanya kita dapat membentuk suatu presentasi yang lebih baik dengan bantuan task pane yang tersedia. Ada 4 menu yang tersedia dalam task pane yaitu open a presentation, new, new from existing presentation, dan new from template, namun yang akan dibahas dalam buku ini adalah open a presentation dan new karena keduanya banyak dipergunakan baik mereka yang masih baru maupun mereka yang telah mahir : 1. Open a Presentation yaitu membuka file power point yang telah kita buat. Adapun caranya bisa anda lihat pada bahasan sebelumnya pada bab ini. 125

2. New a. Blank Presentation Jika anda meng-klik blank presentation maka anda akan mendapatkan berbagai pilihan layar yang dapat digunakan untuk membuat presentasi. Namun bentuk yang tersedia mempunyai standar dimana latarnya masih berbentuk putih. Blank Presentation cocok untuk memadukan antara gambar dengan tulisan yang akan dipresentasikan. Tampilannya dapat dilihat pada gambar berikut ini : Untuk dapat memilih bentuk yang anda kehendaki anda cukup memilih salah satu bentuk yang terdapat pada task pane tersebut dan secara otomatis di lembar kerja anda akan terdapat form yang sesuai dengan pilihan anda. b. Form Design Template Form ini disediakan untuk membantu anda memilih bentuk presentasi yang lebih menarik dimana dalam design ini akan terdapat bentuk presentasi dengan berbagai warna dan bentuk. Form ini sangat cocok apabila presentasi yang anda akan tampilkan dalam bentuk tulisan. Adapun tampilannya dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 126

Untuk dapat memilih bentuk yang anda kehendaki anda cukup memilih salah satu bentuk yang terdapat pada task pane tersebut dan secara otomatis di lembar kerja anda akan terdapat form yang sesuai dengan pilihan anda. c. From Autocontent Wizard Menu ini akan membimbing saudara untuk mencari bentuk dan format ideal untuk presentasi anda dengan bimbingan computer. Adapun Langkah dan tampilan awal ketika anda memilih from autocontent wizard adalah sebagai berikut : 127

Setelah tampil layar diatas maka anda memulai membuat presentasi dengan bimbingan computer. Pilihlah Next untuk melanjutkan kelangkah selanjutnya sehingga akan muncul tampilan layar sebagai berikut : Pada kotak dialog ini anda diminta untuk memilih bentuk presentasi yang sesuai dengan keperluan anda. Ada 6 kategori yang dapat anda pilih : All, akan menampilkan seluruh bentuk atau tampilan yang disediakan oleh power point dengan sub menu yang dapat anda pilih disebelahnya. General, akan menapilkan bentuk bentuk umum yang dapat anda gunakan untuk presentasi Corporate, akan menampilkan berbagai bentuk tampilan power point yang sesuai dengan kegiatan perusahaan atau organisasi. Projects, akan menampilkan berbagai bentuk presentasi yang sesuai dengan proyek atau pekerjaan yang sedang anda kerjakan. Sales/Marketing, akan membantu anda untuk memilih berbagai bentuk presentasi yang sesuai dengan penjualan ataupun kegiatan promosi yang anda lakukan 128

Carnegie Coach, akan menampilkan berbagai bentuk presentasi yang menggambarkan presentasi suatu team building ataupun individu seseorang. Setelah anda pilih yang sesuai dengan jenis presentasi anda maka anda dapat memilih Next dan akan tampil dilayar sebagai berikut : Tampilan tersebut diatas akan memberikan anda gaya presentasi yang anda kehendaki. On-Screen Presentation merupakan gaya tampilan langsung yang tidak menonjolkan berbagai variasi tetapi pada hasil. Web Presentaion merupakan gaya tampilan yang berbentuk suatu web tertentu. Black and white overheads merupakan gaya tampilan hitam putih. Color Overheads merupakan gaya tampilan yang mengutamakan lebih banyak warna dalam presentasinya. 35mm slides merupakan gaya tampilan berukuran 35mm pada saat anda melakukan presentasi. Pilihlah salah satu yang ingin anda gunakan. Namun pada umumnya yang digunakan adalah on-screen presentation. Jika telah selesai maka klik next dan akan tampil dialog sebagai berikut : 129

Gambar tersebut diatas merupakan berbagai pilhan dalam presentasi. Ada beberapa kotak yang bisa anda isi diantaranya : Presentation Tittle, merupakan judul dari presentasi yang ingin anda buat. Items to include on each slide, merupakan bagian yang ingin anda tampilkan disetiap slide yang anda buat. Ini sama dengan footer yang ada pada Microsoft word. Date Last Update, merupakan tanggal terakhir slide tersebut dibuat ataupun diperbaiki Slide Number merupakan nomor slide yang ditampilkan atau dengan kata lian merupakan halaman suatu presentasi. Semua itu merupakan bersifat optional atau bisa anda pilih ataupun tidak. Setelah selesai anda pilih Next dan akan muncul kotak dialog sebagai berikut : 130

Ini adalah langkah terakhir dari autocontent wizard. Anda dapat memilih finish untuk melihat hasilnya atau anda mimilih back untuk memperbaiki bagian sebelumnya. Setelah selesai maka hasilnya dapat anda lihat pada gambar berikut ini : 131

Untuk dapat membuat presentasi anda tinggal merubah kata yang berada disebelah kiri panel slide anda dengan teks yang sesuai dengan keinginan anda dengan hanya meng-klik kata tersebut. 6. Menambahkan Teks dan Konfigurasi Tampilan Slide Pada dasarnya slide yang ada pada power point terdiri dari beberapa teksboxt. Apabila dirasakan kurang text box bisa ditambahkan pada toolbar yang berada dibawah layar slide. Pengoperasian text box pada dasarnya sama dengan yang berada pada word. Hal ini juga berlaku pada penyisipan gambar. Tampilan teks yang berada di slide power point dapat kita jadikan lebih indah pada saat presentasinya. Adapun caranya adalah sebagai berikut : 1. Klik kanan pada teks yang akan dibuat konfigurasi 2. Pilih custom animation 132

3. Pada task panel disebelah kanan akan mucul beberapa pilihan : Add Effect, akan menampilkan tulisan dalam berbagai bentuk. Terdapat 4 pilihan yang terdapat dalam add effect yaitu : Entrance, akan menghadirkan keseluruhan tulisan dengan berbagai pilihan bentuk tampilan pada saat ditampilkan. Terdapat berbagai sub menu add effect yang dapat dipilih disertai dengan preview atau hasil yang akan didapat dari pilihan tersebut. Emphasis, akan menampilkan slide dengan mengubah tampilan teks secara perlahan lahan hingga ke bentuk sebenarnya. Exit, akan menghadirkan tulisan dari keadaan semula hingga teks tersebut hilang dari slide. Motion Path, merupkana gaya tampilan dengan efek dimana tulisan akan ditampilkan dalam berbagai gaya baik vertical, diagonal ataupun menyerong. Modify Change Font terdapat beberapa pilihan : a. Start, akan menampilkan menu slide dengan berbagai pilihan antara lain : On klik, akan menampilkan setiap slide dan tulisannya ketika seseorang meng-klik mousenya hingga akhirnya tampil secara menyeluruh With Previous, akan menampilkan secara menyeluruh bentuk tulisan yang telah jadi hanya dengan meng-klik mouse anda. After Previous, kebalikan dari on klik dimana akan ditampilkan terlebih dahulu bentuk secara menyeluruh baru disusul kemudian dengan efek yang akan ditampilkan. b. Speed akan menampilkan efek slide dengan berbagai kecepatan. Ada yang lambat, sedang maupun ditampilkan dengan cepat. Catatan : Stiap text box harus diatur berbagai bentuk tampilannya sehingga menghasilkan bentuk tampilan yang menarik. 133

7. Menampilkan Presentasi Yang Dibuat Slide presentasi yang telah anda buat dapat dilihat bentuk tampilannya. Untuk itu caranya adalah sebagai berikut : Klik Slide show pada menu bar Klik View Show Maka kita dapat melihat hasil variasi yang telah kita buat. Untuk melihat setiap bagian anda hanya meng-klik kiri mouse anda. Untuk mengakhiri slide show ini anda cukup klik kanan pada saat tampilan slide berlangsung kemudian pilih end show. 134