TEKNIK & DOKUMENTASI SISTEM Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem» Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.» Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.» Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan
Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem 1. Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi faktafakta. Teknik sistem yang digunakan :» Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi» Diagram arus data logis dan bagan arus analitis 2. Perancangan Sistem, merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem. Teknik sistem yang digunakan:
» Bagan arus sistem» Diagram aliran data» Bagan IPO, HIPO, bagan arus program» Pencabangan dan tabel keputusan 3. Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standarstandar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.
Simbol-Simbol Bagan Alir 1. Simbul Dasar Nama Simbul Arti Terminal Proses Menunjukkan sumber dan tempat tiba data Pelaksanaan tugas atau fungsi Penyimpanan data Aliran data Tempat penyimpanan data Saluran komunikasi
2. Simbol Masukan/Keluaran Khusus Kartu Punched Dokumen Penyimpanan On-Line Pita Magnetik Masukan Manual Tampilan Pita Punched Disk Magnetik Penyimpanan Off- Line Hubungan Komunikasi
3. Simbol-simbol Pemrosesan Khusus Keputusan Proses Predifinisi Operasi Auxillary (Pembantu) Arsip Tetap Persiapan Arsip Sementara Operasi Manual Sortir Pembandingan
4. Simbol-simbol Tambahan Terminal Mode dokumen Penghubung dlm halaman yg sama Data Penghubung lain halaman Penyimpanan internal
Penggunaan Simbol dalam Bagan Alir Arah Aliran Normal Arah Terbalik Faktur Telaah dan setujui Faktur Disetujui Telaah dan setujui Faktur Permohonan Faktur Disetujui Penggunaan Simbul Penghubung Gundang Pembelian A Siapkan Order Pembelian dan Mutakhir Arsip Pemasok Arus Dua Arah Ditunjukkan dengan Arah Panah Permohonan Arsip Pemasok A Permohonan Order Pembelian
Bagan Hirarkhi Input Proses Output (HIPO) dan (IPO) 1. Bagan HIPO merupakan pendukung perancangan dan alat dokumentasi, yang berguna bagi para pembuat sistem untuk mengidentifikasi yang harus dilakukan. Bagan HIPO terdiri dari dua segmen: Hirarkhis yang membagi tugas-tugas pemrosesan ke dalam berbagai modul dan bagan IPO. 1.0 Sistem Penggajian Sistem Penggajian 2.0 Penyajian Data Penyajian Data 3.0 Pemrosesan Pemrosesan 4.0 Penelaahan Penelaahan 3.1 Hitung Hitung Kotor Kotor 3.2 Hitung Hitung Bersih Bersih 3.1.1 Akumulasikan Akumulasikan Jam Jam Kerja Kerja 3.1.2 3.1.3 Tentukan Tentukan Tarif Tarif Komputasikan Komputasikan Yang Yang Tepat Tepat Kotor Kotor
2. Bagan IPO merupakan deskripsi naratif masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran sistem yang diinginkan. Perhatikan contoh bagan IPO berikut : Pembuat : Mr. A Sistem : Penggajian Tanggal: 9/1/02 Nomor Bagan : 3.1 Deskripsi : Kalkulasi Kotor Masukan Proses Keluaran ----------------------------------------------------------------------------------- Catatan penggajian Akumulasi jam kerja Catatan pembayaran gaji kotor Arsip asli penggajian Arsip asli penggajian Tentukan terif pembayaran gaji yang tepat Hitung pembayaran gaji kotor Hasil-hasil kesalahan hitung
Diagram Aliran Data Logis» Diagram aliran data logis atau diagram aliran data (keduanya disingkat DFD) terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem dalam analisis sistem.» Penekanan (kata logis) penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dengan proses fisik perancangan sistem.» Analis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang sistem/pemrogram, yang kemudian oleh mereka ini akan dirancang spesifikasi fisiknya.» Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sama dengan simbul yang ada dalam Simbol Dasar, yang terdiri atas simbul: Terminal, Proses, Penyimpanan Data, dan Aliran Data.
Pembuatan DFD dan Analisis Terstruktur Analisis sistem terstruktur dibuat dengan pola atas ke bawah (top-down) dan perbaikan lebih lanjut. Contoh DFD Pemrosesan Penggajian Pencatat Waktu Waktu Data Penggajian Proses Proses Data Data Penggajian Cek Pembayaran Karyawan Data Pelanggan Rincian Laporan Penggajian Data Data Penggajian
Perluasan DFD untuk Pemrosesan Penggajian Data Data Karyawan Status Berjalan bersih dan Pengurangan-pengurangan Pencatat Waktu Waktu Data Peng gajian Verifikasi Data Data Penggajian P1 P1 Data Absah Data untuk Proses Kalkulasi kan kan Pembayaran P2 P2 Cek Pemba yaran Karyawan Data Data Penggajian Absah Absah