Jl. Jimerto 25-27 Surabaya Lt. IV, Telp. (031)5462064 Halaman : 1 dari 5 1. Tujuan Prosedur ini bertujuan sebagai panduan untuk pelaksanaan pelatihan terkait dengan peningkatan mutu bagi personil yang ada di Sekretariat Layanan e-procurement sehingga kompetensi dari personil Sekretariat Layanan e-procurement meningkat, serta panduan sosialisasi kepada pihak terkait mengenai kebijakan sistem mutu. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini adalah: Pelaksanaan pelatihan baik internal maupun eksternal bagi personil Sekretariat Layanan e-procurement Bagian Bina Program Kota Surabaya mulai dari perencanaan, penentuan jenis pelatihan serta penjadwalan dan evaluasi dari pelatihan tersebut; serta pelaksanaan sosialisasi kepada pihak terkait (panitia dan rekanan) terutama terkait dengan kebijakan sistem mutu yang diterapkan di Sekretariat Layanan e-procurement Bagian Bina Program Kota Surabaya. 3. Definisi 3.1 Pelatihan Internal : Pelatihan untuk personil Sekretariat Layanan e-procurement dengan pengajar berasal dari internal Sekretariat Layanan e-procurement 3.2 Pelatihan External : Pelatihan untuk personil Sekretariat Layanan e-procurement dengan pengajar berasal dari luar Sekretariat Layanan e-procurement 3.3 Sosialisasi : adalah bentuk kegiatan yang dilakukan oleh Sekretariat Layanan e- Procurement kepada pihak terkait mengenai penerapan kebijakan sistem mutu di Sekretariat Layanan e-procurement agar pihak terkait memahami dan dapat mengikuti kebijakan sistem mutu yang diterapkan oleh Sekretariat Layanan e- Procurement 3.4 Pihak terkait : adalah panitia, penyedia barang/jasa, maupun pihak ketiga seperti subkontraktor yang terkait dengan proses lelang e-procurement 1. Referensi 4.1 Peraturan Pemerintah 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. 4.2 Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Jl. Jimerto 25-27 Surabaya Lt. IV, Telp. (031)5462064 Halaman : 2 dari 5 1. Penanggung Jawab 5.1 Koordinator Operasional bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan Direktur Sekretariat Layanan e-procurement dalam rangka menentukan jenis-jenis pelatihan yang akan diikuti oleh personil Sekretariat Layanan e-procurement untuk meningkatkan mutu pelayanan dan mengevaluasinya bila pelatihan yang direncanakan sudah dilaksanakan. 5.2 Koordinator Operasional bertanggungjawab untuk: 5.3.1 Mengkoordinasi semua usulan pelatihan, membahasnya dengan Direktur Sekretariat Layanan e-procurement, menjadwalkan pelatihan, dan mengevaluasi hasil pelatihan bersama dengan Direktur Sekretariat Layanan e- Procurement. 5.3.2 Mengkoordinasi seluruh kegiatan sosialisasi kepada pihak ketiga terkait penerapan kebijakan sistem mutu di Sekretariat Layanan e-procurement 5.3.3 Mengajukan alokasi anggaran untuk pelatihan dan sosialisasi guna diusul-kan pada RASK Bagian Bina Program pada setiap awal tahun anggaran 5.3.4 Masing-masing bagian bertanggung jawab untuk mengusulkan pelatihan yang diperlukan oleh personil di bagiannya 5.3.5 Bagian Informasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan sosialisasi kepada pihak ketiga 1. Ketentuan Umum 6.1 Usulan pelatihan mengacu pada kebutuhan dan pengaruh kinerja serta kebijakan sistem mutu di Sekretariat Layanan e-procurement 6.2 Jenis-jenis pelatihan yang dimasukkan dalam usulan pelatihan dapat berasal dari berbagai sumber terutama dari hasil identifikasi masing-masing bagian yang dikoordinasikan dengan koordinator operasional 6.3 Koordinator operasional mengidentifikasi prioritas peningkatan apa yang ingin dilakukan terkait dengan mutu pelayanan dan kebijakan sistem mutu berdasarkan usulan dari masing-masing bagian 6.4 Dalam setiap tahun minimal diadakan 1 kali pelatihan bagi tiap personil yang disesuaikan dengan keadaan keuangan/ketersediaan anggaran, dan 1 kali sosialisasi kepada pihak terkait
Jl. Jimerto 25-27 Surabaya Lt. IV, Telp. (031)5462064 Halaman : 3 dari 5 6.5 Agenda sosialisasi disesuaikan dengan kebutuhan Sekretariat Layanan e- Procurement dalam pemberian pemahaman kepada pihak terkait mengenai kebijakan sistem mutu yang diterapkan di Sekretariat Layanan e-procurement 7. Uraian Prosedur 7.1.Rencana dan Pelaksanaan Pelatihan 7.1.1 Masing-masing bagian di Sekretariat Layanan e-procurement menentukan jenis pelatihan yang harus diikuti oleh masing-masing personilnya sesuai dengan kebutuhan saat itu serta pengembangan mutu dan keamanan informasi yang menjadi tujuan e-procurement. 7.1.2 Usulan pelatihan tersebut diserahkan ke Koordinator operasional pada bulan pertama tahun berjalan untuk direkap dan dituangkan dalam Formulir Usulan Pelatihan 7.1.3 Koordinator operasional memberikan prioritas atas usulan pelatihan berdasarkan anggaran yang ada, dan mengkomunikasikannya dengan Direktur Sekretariat Layanan e-procurement Surabaya 7.1.4 Direktur Sekretariat Layanan e-procurement memberikan persetujuan atas usulan, dan dicatat dalam Formulir Daftar Pelatihan 7.1.5 Berdasarkan Daftar Pelatihan tersebut, koordinator operasional sekaligus mencantumkan personil yang disertakan dalam pelatihan tersebut berserta dengan waktu pelaksanaannya bila datanya sudah ada. 7.1.6 Bila yang dilakukan adalah training internal maka koordinator operasional mengkoordinasi pelatihan tersebut dan Bagian Administrasi membantu menyiapkan materi dan sertifikat pelatihannya.bila yang dilakukan adalah training eksternal maka Koordinator Operasional menghubungi organisasi penyelenggara pelatihan dan personil yang bersangkutan dikirim sesuai dengan jadwal pelatihan dari organisasi penyelenggara. 7.1.Evaluasi Pelatihan 7.2.1 Setelah pelatihan dilaksanakan, koordinator operasional memberikan Formulir Evaluasi Pelatihan kepada personil yang mengikuti pelatihan tersebut untuk menilai isi pelatihan.
Jl. Jimerto 25-27 Surabaya Lt. IV, Telp. (031)5462064 Halaman : 4 dari 5 7.2.2 Personil yang bersangkutan mengisi formulir evaluasi pelatihan dan menyerahkannya kembali kepada koordinator operasional. 7.2.3 Koordinator operasional memberikan hasil evaluasi kepada Bagian Administrasi untuk disimpan dan nantinya dijadikan juga sebagai referensi untuk penentuan kebutuhan pelatihan selanjutnya. 7.2.4 Bagian Administrasi melakukan pembaharuan data personil Sekretariat Layanan e-procurement Bagian Bina Program terkait dengan pelaksanaan pelatihan. 7.2.5 Untuk menilai hasil pelatihan terhadap peningkatan kinerja personil yang telah mengikuti pelatihan, setelah 3 bulan dari pelatihan, bagian Administrasi memberikan Formulir Penilaian Hasil Pelatihan kepada Koordinator Operasional untuk dilakukan evaluasi. 7.2.6 Manajemen Representatif melakukan evaluasi bagi personil yang sudah mengikuti pelatihan tersebut untuk menilai kinerja setelah 3 bulan dari dilaksanakannya pelatihan 7.2.7 Hasil penilaian dimintakan persetujuan kepada Direktur Sekretariat Layanan e- Procurement sebagai salah satu bahan evaluasi terhadap kemampuan setiap personal di lingkup Sekretariat Layanan e-procurement. 7.2.8 Formulir Penilaian Hasil Pelatihan yang sudah ditandatangani oleh Direktur Sekretariat Layanan e-procurement Surabaya selanjutnya diserahkan kepada bagian Administrasi untuk disimpan dalam data personil. 7.1.Sosialisasi kepada Pihak Terkait 7.3.1 Koordinator operasional membuat rencana sosialisasi kepada pihak terkait, yang dikomunikasikan dengan Manajemen Representatif 7.3.2 MR memberikan persetujuan terhadap rencana sosialisasi dan meminta bagian Informasi menyiapkan segala hal yang diperlukan dalam sosialisasi 7.3.3 Bagian Informasi mengundang panitia maupun penyedia barang/jasa untuk menghadiri sosialisasi 7.3.4 Dalam pelaksanaan sosialisasi, bagian-bagian yang terkait dengan kebijakan sistem mutu memberikan penjelasan mengenai aturan kebijakan sistem mutu yang diterapkan di Sekretariat Layanan e-procurement dengan tujuan panitia,
Jl. Jimerto 25-27 Surabaya Lt. IV, Telp. (031)5462064 Halaman : 5 dari 5 penyedia barang/jasa maupun pihak ketiga (supplier) memahami dan bisa mengikuti aturan tersebut 7.3.5 Bukti sosialisasi disimpan oleh bagian Administrasi 8. Lampiran 8.1 Formulir Usulan Pelatihan 8.2 Formulir Daftar Pelatihan 8.3Formulir Evaluasi Pelatihan 8.4 Formulir Penilaian Hasil Pelatihan