BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur Dalam melakukan suatu kegiatan, organisasi memerlukan suatu acuan untuk mengatur dan mengontrol semua aktivitas yang terjadi pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu, setiap perusahaan baik itu swasta maupun pemerintah hendaknya memiliki prosedur dasar pelaksanaan kerja untuk menunjang kelancaran operasioanal perusahaan. Dengan adanya prosedur yang memadai maka pengendalian dan tujuan yang akan dicapai dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan baik. Menurut Mulyadi (2008:5), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang. Menurut Nafarin (2007:9), Prosedur adalah urutan-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk guna menjamin pelaksanaan kerja yang seragam. Menurut Azhar Susanto (2004:198), Prosedur adalah rangkaian aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulangulang dengan cara yang sama. Berdasarkan uraian mengenai definisi prosedur diatas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah adalah suatu urutan langkah-langkah pemrosesan data atau urutan kegiatan secara sistematis dan jelas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin 5
penanganan secara seragam terhadap suatu transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 2.1.2 Karakteristik Prosedur Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi (2008: 8), diantaranya adalah sebagai berikut: a) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi. b) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin. c) Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana. d) Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab. 2.1.3 Pengertian Kas Kas merupakan aktiva yang paling mudah untuk dicairkan pada suatu perusahaan, karena kas sebagai aktiva lancar terlibat langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Kas selain digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, dalam sehari-hari juga diperlukan untuk mengadakan investasi baru dari aktiva tetap. Dalam susunan neraca, pos ini termasuk harta yang paling sering mengalami mutasi dikarenakan hampir sebagian besar transaksi perusahaan akan mengurangi jumlah kas, misalnya: pembelian bahan, jasa, penjualan, pembayaran gaji dan upah serta biaya lain-lain. Oleh karena itu, kas adalah harta lancar yang sangat penting yang merupakan alat pertukaran dan juga dipakai sebagai alat pengukur dalan akuntansi atau dalam dunia perekonomian. Menurut Ely Suhayati 6
dan Sri Dewi Anggadini (2009:143), kas adalah uang tunai yang dapat digunakan sebagai alat bayar atau alat tukar dalam transaksi keuangan. Menurut Zaki Baridwan (2004:83), kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu. Menurut Soemarso S.R (2009:296), kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang/bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Dari bebarapa definisi yang telah dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kas adalah uang dan surat berharga yang merupakan alat pertukaran maupun pelunasan dalam transaksi keuangan dan juga dipakai sebagai alat pengukur dalam akuntansi atau dalam dunia perekonomian. 2.1.4 Pengertian Pengeluaran Kas Pengeluaran kas adalah transaksi keuangan yang menyebabkan Asset berupa kas yang dimiliki perusahaan berkurang. Transaksi pengeluaran kas dicatat melalui formulir elektronik pengeluaran kas berdasarkan bukti-bukti transaksi yang mendukung seperti bukti penerimaan barang, order pembelian dan yang lainnya lalu dibukukan oleh komputer melalui jurnal pengeluaran kas. Pengurangan kas yang disebabkan oleh beban usaha seperti bunga, selisih kurs lainnya dicatat pada memorial. Dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang sering terjadi. Menurut Mulyadi (2008:543), pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun 7
dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Soemarso S.R (2009:297), Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas. Menurut Azhar Susanto (2004:211), pengeluaran kas adalah transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo kas tunai dan atau rekening bank milik perusahaan, baik karena pembelian tunai, pembayaran utang maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah suatu hal yang melibatkan catatan-catatan atas transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. 2.1.5 Dokumen Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2008:510), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasir sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini berfungsi juga sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang. 8
2) Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran yaitu cek atas nama dan cek atas unjuk. Cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran melalui cek. Cek atas unjuk merupakan cek yang bisa langsung dicairkan ke bank. 3) Permintaan cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut. 2.1.6 Catatan Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2008: 513), adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Jurnal Pengeluaran Kas Dalam mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. 9
2) Register Cek. Dalam mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul dan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. 2.1.7 Fungsi-Fungsi Terkait dalam Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2008:513), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. 2) Fungsi Kas Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, dan memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur melalui pos atau membayar langsung kepada kreditur. 3) Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: 10
a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, fungsi ini berada di bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya. b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal. c) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam pengeluaran cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 4) Fungsi Pemeriksaan Intern Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab untuk melaksanakan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan intern secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. 2.1.8 Formulir Pengeluaran Kas Menurut Zaki Baridwan (2009:194), formulir-formulir yang digunakan dalam pengeluaran kas adalah: 1) atau Check 11
Merupakan formulir yang digunakan sebagai surat perintah membayar uang kepada kasir. 2) Register (Daftar ) Merupakan buku jurnal yang digunakan untuk mencatat voucher-voucher yang dikeluarkan. 3) Check Register (Daftar Cek) Merupakan buku jurnal yang digunakan untuk mencatat cek-cek yang dikeluarkan. 2.1.9 Prosedur Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas juga memiliki prosedur yang dirancang sedemikian rupa sehingga terhindar dari pencurian, kehilangan kas ataupun pengeluaran-pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya, sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Prosedur pengeluaran kas adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk melakukan sebuah transaksi atau pembayaran biaya. Selain itu, prosedur pengeluaran kas dapat diartikan pula sebagai prosedur pengeluaran cek untuk melunasi utang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran kas, serta pengeluaran-pengeluaran lain yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (2009:201), alur dalam prosedur pengeluaran kas yaitu: 12
a) Bagian akuntansi (buku besar) menerima voucher lembar ke-3 dari bagian utang. tersebut dicatat dalam voucher register dan kemudian diserahkan ke pemegang kartu persediaan. b) Bagian akuntansi (persediaan) mencatat voucher dalam kartu persediaan dan kemudian mengarsipkan voucher tersebut urut nomor. c) Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang menyerahkan voucher lembar pertama dan kedua ke bagian pengeluaran uang. d) Bagian pengeluaran uang memeriksa voucher dan bukti pendukungnya kemudian menulis cek. Data tentang cek dituliskan dalam voucher lembar pertama dan kedua. Cek beserta lembar kedua voucher diserahkan pada supplier dan voucher lembar pertama di serahkan ke bagian akuntansi (buku besar). e) Bagian akuntansi (buku besar) mencatat voucher dalam check register, menuliskan tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan voucher dalam arsip urut nomor. f) Bagian akuntansi (buku besar) setiap periode (misalnya bulanan) menjumlahkan voucher register dan check register dan mempostingnya ke dalam buku besar. g) Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor. Laporan ini oleh internal auditor akan direkonsiliasi dengan catatan kas. Prosedur pengeluaran kas diatas merupakan prosedur pengeluaran kas untuk pembelian barang. Penjelasan mengenai prosedur pengeluaran kas diatas untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 sebagai berikut: 13
Gambar 2.1 Prosedur Pengeluaran Kas Supplier Pengeluaraan uang Buku Besar Akutansi Kartu Persediaan Internal Auditor Bank B A register Kartu Persedia an Cek Cek N Cek Register N Buku Besar Laoran Bank Laporan Bank Sumber : Zaki Baridwan, 2009 Keterangan : A : lembar pertama dan kedua dari Bagian Utang B : lembar ketiga dari Bagian Utang N : Arsip 14
2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Penelitian mengenai Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kepada Rekanan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali yang telah dilakukan oleh Oka Trisnayanti (2008), yang menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas kepada rekanan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali. Tujuannya adalah untuk mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas kepada rekanan pada PT. PLN (Persero) Distribusi Bali. Teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif komparatif yaitu metode analisis data dengan membandingkan teori yang ada dengan praktek yang berlangsung pada perusahaan. Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah pada penelitian ini membahas mengenai prosedur pengeluaran kas sedangkan penelitian sebelumnya membahas tentang sistem akuntansi pengeluaran kas kepada rekanan. Perbedaan lainnya terletak pada metode pengumpulan data serta lokasi penelitiannya. 15