KATA PENGANTAR Penerapan Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan yang dilaksanakan berdasarkan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-01/MBU/2011 merupakan suatu proses dan struktur yang digunakan oleh BUMN termasuk untuk meningkatkan keberhasilan usaha dan akuntabilitas perusahaan dalam rangka mewujudkan nilai (value creation) bagi shareholders maupun stakeholders lainnya. Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan adalah pedoman bagi semua unsur perusahaan mulai dari pimpinan sampai dengan karyawan dalam rangka mengimplementasikan praktik-praktik tata kelola perusahaan yang baik. Panduan ini berisi tentang peran dan kebijakan organ perusahaan dalam menjalankan kegiatan usaha yang sesuai dengan tata kelola perusahaan yang baik. Semoga, Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan pada ini bermanfaat sebagai pedoman perilaku dasar semua pihak di untuk mempraktekkan tata kelola yang baik. Dewan Komisaris, Surabaya, 1 November 2015 Direksi, Prof. Dr. Ir. Musliar Kasim, M.S Komisaris Utama Drs. Irwan Basri, MM Direktur Utama 1
DAFTAR ISI Kata Pengatar... 1 Daftar Isi... 2 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 3 B. Maksud dan Tujuan... 4 C. Ruang Lingkup... 4 D. Pengertian... 4 BAB II BENTURAN KEPENTINGAN A. Bentuk Benturan Kepentingan... 6 B. Jenis Benturan Kepentingan... 7 C. Sumber Benturan Kepentingan... 8 BAB III PENANGANAN BENTURAN KEPENTINGAN A. Prinsip Dasar... 9 B. Tindakan Terhadap Potensi Benturan Kepentingan... 9 C. Tata Cara Penanganan Terjadinya Situasi/Kondisi Benturan Kepentingan Dalam Pengambilan Dan/Atau Tindakan... 10 D. Upaya Yang Diperlukan Untuk Keberhasilan Penanganan Benturan Kepentingan...... 11 BAB IV SANKSI ATAS PELANGGARAN A. Pelaporan Atas Dugaan Benturan Kepentingan... 14 B. Sanksi... 14 2
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG 1. sebagai anak perusahaan dari PT Perkebunan Nusantara III (Persero) berkomitmen untuk melaksanakan Reformasi Birokrasi secara konsisten dan berkesinambungan dalam rangka melaksanakan bisnis perkebunan yang baik dengan menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik Good Corporate Governance (GCG). Dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tugas dan kewajiban seluruh Komisaris, Direksi dan Karyawan serta maka menciptakan lingkungan kerja yang bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme, perlu dilakukan upaya pencegahan dan penanganan terhadap adanya atau potensi benturan kepentingan dari Komisaris, Direksi dan seluruh Karyawan Perusahaan dalam pengambilan keputusan dan/atau pelaksanaan tugasnya. 2. Untuk itu diperlukan pedoman bagi seluruh Komisaris, Direksi dan bagi Karyawan di lingkungan perusahaan yang memberikan acuan bagi penanganan adanya atau potensi adanya benturan kepentingan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing. 3. Penyusunan Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Lingkungan perusahaan mengacu pada peraturan perundangundangan dan Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor:PER-01/MBU/01/2015 tentang pedoman penanganan benturan kepentingan di Lingkungan Kementerian Badan Usaha Milik Negara. 3
B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud a. Menciptakan budaya kerja organisasi yang dapat mengenal, mencegah dan mengatasi situasi-situasi benturan kepentingan; b. Meningkatkan keuntungan dan mencegah terjadinya kerugian perusahaan; c. Meningkatkan integritas Komisaris, Direksi dan Karyawan; d. Meningkatkan pelaksanaan kegiatan perusahaan yang bersih dan berwibawa; 2. Tujuan Untuk memberikan kerangka acuan bagi seluruh Komisaris, Direksi dan Karyawan yang berkenan dengan benturan kepentingan di lingkungan perusahaan sesuai dengan kaidah penyelenggaraan tata kelola perusahaan yang baik dan dapat mendorong terlaksananya tugas dan fungsi masing-masing yang bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme serta penyimpangan lainnya. C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pedoman ini adalah mengatur yang terkait dengan benturan kepentingan dan mekanisme pelaporannya di perusahaan D. PENGERTIAN 1. Insan Perusahaan adalah Komisaris, Direksi, dan seluruh Karyawan Perusahaan termasuk Karyawan yang ditugaskan di Anak Perusahaan serta personil lainnya yang secara langsung bekerja untuk dan atas nama Perusahaan 4
2. Benturan Kepentingan adalah situasi dimana Komisaris, Direksi dan Karyawan perusahaan memiliki atau patut diduga memiliki kepentingan pribadi atau keluarga terhadap setiap penggunaan wewenang dalam kedudukan atau jabatannya, sehingga dapat mempengaruhi kualitas keputusan dan/atau tindakannya baik secara langsung maupun tidak langsung. 3. Kepentingan Pribadi yaitu keinginan/kebutuhan seorang Insan Perusahaan mengenai hal yang bersifat pribadi. 5
BAB II BENTURAN KEPENTINGAN A. BENTUK BENTURAN KEPENTINGAN Bentuk Benturan Kepentingan adalah situasi yang menyebabkan Insan Perusahaan melakukan hal-hal berikut: 1. Menerima gratifikasi atau pemberian/penerimaan hadiah atas suatu keputusan/jabatannya. 2. Menggunakan aset milik Perusahaan dan jabatan untuk kepentingan pribadi/golongan. 3. Menggunakan informasi rahasia jabatan untuk kepentingan pribadi/golongan. 4. Memberikan akses khususnya kepada pihak tertentu tanpa mengikuti prosedur yang seharusnya. 5. Dalam proses pengawasan dan pembinaan tidak mengikuti prosedur karena adanya pengaruh dan harapan dari pihak yang diawasi. 6. Melakukan penilaian atas sesuatu hal, yang merasa sesuatu hal tersebut merupakan hasil kerja dari Insan Perusahaan yang bersangkutan. 7. Menyalahgunakan jabatan. 8. Menggunakan diskresi yang menyalahgunakan wewenang. 9. Menetukan sendiri besarnya gaji atau remunerasi dimana yang bersangkutan menduduki suatu jabatan di perusahaan yang bersangkutan. 6
10. Yang memungkinkan untuk memberikan informasi lebih dari yang telah ditentukan Perusahaan, keistimewaan maupun peluang bagi calon penyedia barang/jasa untuk memenangkan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa. 11. Bekerja selain/diluar pekerjaan pokoknya (moonlighting atau outside employment). B. JENIS BENTURAN KEPENTINGAN 1. Kebijakan dari Insan Perusahaan yang berpihak akibat pengaruh, hubungan dekat, ketergantungan dan/atau pemberian gratifikasi. 2. Pemberian izin dan/atau persetujuan dari Insan Perusahaan yang diskriminatif. 3. Pengangkatan Insan Perusahaan berdasarkan hubungan dekat/balas jasa/rekomendasi/pengaruh dari karyawan perusahaan lainnya atau pihak lainnya. 4. Pemilihan partner atau rekanan kerja oleh Insan Perusahaan berdasarkan keputusan yang tidak profesional. 5. Melakukan komersialisasi pelayanan publik. 6. Menggunakan aset milik Perusahaan dan informasi rahasia untuk kepetingan pribadi. 7. Melakukan pembinaan dan pengawasan tidak sesuai dengan norma, standar dan prosedur karena adanya pengaruh dan harapan dari pihak yang dibina dan diawasi. 8. Melakukan penilaian atas pengaruh pihak lain dan tidak sesuai norma, standar dan prosedur. 7
9. Menjadikan bagian dari pihak yang memiliki kepentingan atas sesuatu yang dinilai. 10. Menjadikan bawahan dari pihak yang dinilai. C. SUMBER BENTURAN KEPENTINGAN 1. Penyalahgunaan Wewenang yaitu dengan membuat keputusan atau tindakan yang tidak sesuai dengan tujuan atau melampaui batas-batas pemberian wewenang yang diberikan oleh peraturan perundang-undangan. 2. Hubungan afiliasi yaitu hubungan yang dimiliki oleh Insan Perusahaan dengan pihak tertentu baik karena hubungan darah, hubungan perkawinan yang dapat mempengaruhi keputusannya. 3. Gratifikasi yaitu pemberian dalam arti luas meliputi pemberian uang, barang, rabat, komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan Cuma-Cuma dan fasilitas lainnya. Gratifikasi tersebut baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik. 4. Kelemahan Sistem Organisasi yaitu keadaan yang menjadi kendala bagi pencapaian tujuan pelaksanaan kewenangan Insan Perusahaan yang disebabkan karena struktur dan budaya organisasi yang ada. 5. Kepentingan Pribadi yaitu keinginan/kebutuhan seseorang Insan Perusahaan mengenai sesuatu hal yang bersifat pribadi. 8
BAB III PENANGANAN BENTURAN KEPENTINGAN A. PRINSIP DASAR 1. Pengambilan keputusan dalam rangka pelaksanaan tugas dan kewajiban, Insan Perusahaan harus mendasarkan pada: a. Peraturan perundang-undangan, kebijakan dan standard operating procedure (SOP) yang berlaku: b. Profesionalisme, obyektivitas dan transparan; c. Tidak memasukkan unsur kepentingan pribadi; d. Tidak terpengaruh oleh hubungan afiliasi; 2. Setiap terjadi benturan kepentingan, maka Insan Perusahaan: a. Harus mengungkapkan kejadian/keadaan benturan kepentingan yang dialami/diketahui; b. Tidak boleh berpatisipasi dalam mengambil keputusan; 3. Insan perusahaan harus menghindarkan diri dari sikap, perilaku dan tindakan yang dapat mengakibatkan benturan kepentingan. 4. Pimpinan unit kerja dan atasan langsung harus mengendalikan dan menangani benturan kepentingan secara memadai. B. TINDAKAN TERHADAP POTENSI BENTURAN KEPEN- TINGAN Dalam pengambilan keputusan dan/atau tindakan, Insan Perusahaan bersikap/berperilaku/bertindak menghindarkan diri dari kepentingan, dengan tidak: 1. Mengkaitkan nama perusahaan dengan mitra kerja/pihak ketiga untuk kepentingan pribadi yang merugikan citra perusahaan. 9
2. Memberikan akses penggunaan fasilitas kantor dan aset milik perusahaan di luar kedinasan dan kepentingan pribadi. 3. Merangkap jabatan/duduk sebagai pengurus, penasehat atau pelindung dalam badan sosial, di mana yang bersangkutan menerima. 4. Upah/gaji/honorarium atau keuntungan materiil/finansiil lainnya. 5. Memanfaatkan data dan informasi rahasia Perusahaan untuk kepentingan pribadi/pihak lain. 6. Meminjam uang pada pihak mitra kerja atau Insan Perusahaan di lingkungan Perusahaan/mitra kerja yang melanggar ketentuan atau kewajiban. 7. Menerima gratifikasi yang dianggap suap sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor:PER-05/MBU/2014 tentang Program Pengendalian Gratifikasi di lingkungan Kementerian BUMN. C. TATACARA PENANGANAN TERJADINYA SITUASI/ /KONDISI BENTURAN KEPENTINGAN DALAM PENGAMBILAN DAN/ATAU TINDAKAN 1. Apabila seseorang Insan Perusahaan berada dalam situasi yang berpotensi memiliki potensi Benturan Kepentingan, maka berdasarkan penilaiannya sendiri yang bersangkutan menandatangani Surat Pernyataan Potensi Benturan Kepentingan (Form Terlampir). 2. Dalam hal Insan Perusahaan berdasarkan penilaiannya sendiri tidak bisa merasa memiliki potensi Benturan Kepentingan, maka yang digunakan adalah penilaian Atasan Langsung. 10
3. Serangkaian tindakan yang harus dilakukan sebagai langkah lanjutan dalam menangani potensi Benturan Kepentingan yang dapat digunakan sebagai pedoman adalah : a. Penarikan diri dari proses pengambilan keputusan di mana Insan Perusahaan memiliki kepentingan; b. Membatasi akses Insan Perusahaan atas informasi tertentu apabila yang bersangkutan memeiliki kepentingan ; c. Mutasi karyawan perusahaan ke jabatan lain yang tidak memiliki benturan kepentingan; d. Mengalihtugaskan tugas dan tanggungjawab Insan Perusahaan yang bersangkutan; e. Mengintensifkan pengawasan terhadap Insan Perusahaan tersebut; f. Pemberian sanksi yang tegas bagi yang melanggarnya; 4. Pengawasan terhadap pelaksanaan keputusan dari tindaklanjut hasil pemeriksaan terjadinya benturan kepentingan dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Intern (SPI). D. UPAYA YANG DIPERLUKAN UNTUK KEBERHASILAN PENANGANAN BENTURAN KEPENTINGAN 1. Komitmen dan Keteladanan Diperlukan komitmen dan keteladan dari seluruh Insan Perusahaan dalam menggunakan kewenangannya secara baik dengan mempertimbangkan kepentingan lembaga, kepentingan publik, kepentingan Insan Perusahaan dan berbagai faktor lain. Insan Perusahaan harus menjaga integritas sehingga menjadi teladan bagi Insan Perusahaan lainnya dan bagi stakeholder lainnya. 11
2. Perhatian Khusus atas Hal-hal Tertentu Perhatian khusus perlu dilakukan terhadap hal-hal tertentu yang dianggap beresiko tinggi yang dapat menyebabkan terjadinya situasi benturan kepentingan. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian khusus tersebut antara lain adalah: a. Hubungan afiliasi; b. Gratifikasi; c. Pekerjaan tambahan; d. Informasi orang dalam; e. Kepentingan pribadi dalam pengadaan barang/jasa dilingkungan perusahaan; f. Tuntutan keluarga dan komunitas; g. Kedudukan di organisasi lain dimana yang bersangkutan menerima upah/gaji; h. Intervensi pada jabatan sebelumnya; dan i. Perangkapan jabatan; 3. Area Potensi Rawan Korupsi Setiap Insan Perusahaan harus memperhatikan dan mempertimbangkan hal-hal tertentu sebagaimana dimaksud pada butir (2) tersebut diatas dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pada bidang atau area, sebagai berikut : a. Proses pengadaan barang dan jasa; b. Proses pelaksanaan pelepasan aset milik perusahaan atau anak perusahaan; c. Pelaksanaan perjalanan dinas Insan Perusahaan; d. Proses persetujuan pelepasan aset dan pendayagunaan asset perusahaan; e. Proses persetujuan pendirian anak perusahaan/perusahaan patungan; 12
f. Proses persetujan pelepasan penyertaan saham perusahaan pada anak perusahaan dan perusahaan patungan; g. Proses persetujuan RUPS RKAP perusahaan dan anak perusahaan; h. Proses persetujuan RUPS Laporan Tahunan Perusahaan dan anak perusahaan; i. Proses pengangkatan Direksi dan Dewan Komisaris/Dewan Pengurus Perusahaan maupun anak perusahaan; j. Proses privatisasi dan restrukturisasi perusahaan maupun anak perusahaan; 4. Menghindari Situasi Benturan Kepentingan Pelaksanaan tugas dan fungsi di perusahaan agar selalu mengikuti kaidah prinsip-prinsip tata kelola yang baik (GCG), oleh karena itu seluruh Insan Perusahaan yang karena tugas dan fungsinya terlihat dalam proses penyelenggaraan pada bidang atau area potensi rawan korupsi (sebagaimana dimaksud pada butir 3) harus memperhatikan agar menghindar dan memproteksi diri dari tindakan korupsi. Insan perusahaan dapat lebih awal menghindari terjadinya benturan kepentingan atau melakukan antisipasi terhadap terjadinya benturan kepentinga dalam pengambilan keputusan atau melakukan penarikan diri (recusal) dari pengambilan keputusan secara ad hoc. 5. Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan kebijakan penanganan Benturan Kepentingan dipantau dan dievaluasi secara berkala untuk menjaga agar tetap efektif dan relevan dengan tata kepemimpinan yang terus berubah. 13
BAB IV SANKSI ATAS PELANGGARAN A. PELAPORAN ATAS DUGAAN BENTURAN KEPENTING AN. Apabila seorang Insan Perusahaan atau pihak-pihak lainnya (mitra kerja dan masyarakat) yang tidak memiliki keterlibatan secara langsung, namun mengetahui adanya atau potensi adanya benturan kepentingan di perusahaan dapat menyampaikan pelaporan atas dugaan pelanggaran (whistle blowing system) yang ada di masing-masing Perusahaan. Perusahaan menjamin bahwa proses penanganan pelaporan atas dugaan adanya atau potensi adanya benturan kepentingan yang dilakukan oleh Insan Perusahaan, maupun pihak ketiga akan dijaga kerahasiaannya. B. SANKSI Pelanggaran terhadap ketentuan dalam pedoman penanganan Benturan Kepentingan ini akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan disiplin karyawan yang berlaku di masing perusahaan. Ditetapkan : Surabaya Pada Tanggal : 1 Nopember 2015 PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII Direksi, IRWAN BASRI Direktur Utama 14
PT PERKEBUNAN NUSANTARA XII Alamat : Jalan Rajawali No. 44 Surabaya Faksimile : (031) 3534389, 3536925 Telepon : (031) 3524893-95, 3522360, 3534387 E-mail Website : kandir@ptpn12.com : www.ptpn12.com (FORMAT) SURAT PERNYATAAN POTENSI BENTURAN KEPENTINGAN Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : NIP : Jabatan : Pangkat/Golongan : Unit Kerja : Menyatakan dengan sebenarnya memiliki potensi benturan kepentingan terkait dengan pelaksanaan tindakan : - Bentuk Kegiatan : - Nilai Transaksi/kegiatan : - Bentuk Benturan Kepentingan : Oleh karena itu, dengan ini saya menyatakan sikap untuk... (sebutkan pilihan sikap terhadap operasional standar di lingkungan sesuai Bab III huruf C butir 3 pedoman ini ). Demikian surat pernyataan ini saya buat agar dapat dipergunakan sesuai dengan standar operasional prosedur di lingkungan dan peraturan perundang-undangan jika diperlukan. Hormat saya, Nama Jelas Jabatan 16