Meraih Kepercayaan Esensi Bisnis kita Kode Etik membantu kita tetap bertindak sesuai dengan prinsip kita dalam segala situasi
Tentang AEGON* AEGON adalah perusahaan asuransi jiwa, dana pensiun, dan manajemen aset berskala internasional. Kita memiliki komitmen terhadap Kode Etik ini, yang meliputi Tujuan, Nilai-Nilai Inti, Prinsip Bisnis, dan Tata Tertib kita. Tata Tertib ini berlaku untuk semua karyawan perusahaan AEGON di seluruh dunia. * Untuk kemudahan penggunaan internal oleh karyawan, dalam Kode Etik ini, AEGON N.V. dan perusahaan AEGON secara keseluruhan disebut sebagai AEGON, Grup, kita, atau perusahaan. Untuk penggunaan nama AEGON yang tepat dalam konteks lainnya, hubungi manajer divisi hukum, kepatuhan, atau komunikasi setempat. 2 Kode Etik
SURAT CEO Para rekan yang terhormat, Keberhasilan bisnis AEGON mengarah pada satu komponen penting: Kepercayaan. Sebagai perusahaan jasa keuangan yang memiliki misi untuk membantu setiap orang dan keluarganya dalam mengambil tanggung jawab atas keamanan keuangan mereka, memperoleh kepercayaan dari banyak nasabah, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya di seluruh dunia adalah tanggung jawab kita semua. Menjalankan bisnis dengan integritas, keterbukaan, dan kejelasan adalah hal penting dalam lingkungan yang penuh tuntutan saat ini. Kekacauan ekstrem dalam pasar keuangan dunia beberapa tahun terakhir telah merusak kepercayaan yang mendasar terhadap perusahaan jasa keuangan yang sebelumnya dianggap tidak akan pernah terjadi. Kita telah menetapkan sasaran yang jelas selama beberapa tahun mendatang: untuk menjadi pemimpin di seluruh pasar yang kita pilih. Ini berarti menjadi penyedia keamanan keuangan yang paling dicari, mitra yang paling diinginkan di antara distributor kita, dan perusahaan pilihan bagi karyawan. Dengan demikian, tidak ada faktor keberhasilan yang lebih penting daripada bekerja dengan giat pada setiap tingkatan dan peran di lingkungan organisasi untuk membuat AEGON unggul di antara para pemangku kepentingan dalam aktivitas yang kita lakukan dan cara kita melakukannya. Kode Etik AEGON bukan hanya merupakan pedoman aturan, namun juga kerangka kerja yang menentukan sikap serta perilaku rutin yang kita inginkan untuk diterapkan oleh semua karyawan sebagai bagian dari keluarga SATU AEGON. Dengan didukung oleh Nilai-Nilai Inti kita, yakni Bekerja Sama, Membawa Kejelasan, dan Melampaui Harapan, Kode Etik ini menjelaskan secara spesifik tentang hal-hal yang kita junjung tinggi sebagai perusahaan dan perilaku yang diperlukan di tempat kerja, dalam cara kita berinteraksi dengan mitra bisnis, melayani nasabah, serta tanggung jawab besar yang kita miliki terhadap masyarakat tempat kita bekerja dan tinggal. Dalam Kode Etik versi terbaru ini, kita telah mengintegrasikan Nilai-Nilai Inti baru dan juga memanfaatkan peluang untuk melakukan beberapa penyesuaian lebih lanjut untuk menggambarkan realitas saat ini. 3
Meskipun menerapkan Kode Etik AEGON adalah tanggung jawab semua karyawan, namun karyawan yang berada dalam posisi kepemimpinan memiliki persyaratan khusus untuk menjadi teladan. Jika Anda bertanggung jawab dalam mengawasi karyawan lain, Anda tidak hanya diminta untuk secara aktif mempromosikan kepatuhan terhadap prinsip yang ditetapkan oleh Kode Etik, namun juga mengidentifikasi area tertentu yang memerlukan peningkatan. Lebih lanjut, bila anggota tim Anda dihadapkan pada situasi yang mungkin bertentangan dengan semangat dan pesan Kode Etik, tidak ada prioritas bisnis yang lebih penting daripada memberikan bimbingan dan dukungan yang diperlukan, demi memastikan setiap orang memiliki keberanian untuk melaporkan perilaku bisnis atau pribadi yang tidak semestinya. Terima kasih atas komitmen Anda yang terus-menerus terhadap perilaku bisnis yang mengedepankan integritas, kejelasan tujuan, dan akuntabilitas pribadi tertinggi. Saya menantikan pendapat Anda tentang bagaimana kita dapat bekerja sama untuk menjaga kepercayaan dan keyakinan berbagai pihak pemangku kepentingan di tahun-tahun mendatang. Alex Wynaendts CEO AEGON N.V. 4 Kode Etik
Kerangka Kerja Strategis AEGON Kerangka kerja strategis AEGON menggabungkan tujuan, nilai, target strategis, dan ambisi perusahaan. Kode Etik ini memandu kita menjalani bisnis rutin kita. Kode Etik ini juga membantu kita untuk tetap bertindak sesuai prinsip dan mencapai tujuan kita. 5
Kode Etik Tujuan Kita 8 Nilai-Nilai Inti Kita 9 Prinsip Bisnis Kita 10 Perusahaan 10 Tata Kelola 10 Pasar 11 Tempat Kerja 11 Masyarakat Luas 12 Tata Tertib Kita 13 Perusahaan & Tata Kelola 13 Mematuhi undang-undang dan peraturan 13 Mencatat transaksi keuangan 13 Perdagangan orang dalam 14 Komunikasi untuk AEGON 14 Pasar 15 Memperlakukan pemangku kepentingan dengan adil 15 Menyediakan produk dan layanan yang jelas 15 Berinteraksi dengan mitra bisnis 16 Suap dan korupsi 16 Menghindari konflik kepentingan 18 Menghindari praktik bisnis yang tidak adil 18 Mencegah praktik pencucian uang 19 Mencegah perilaku antipersaingan 19 Kerahasiaan dan hak kepemilikan pihak ketiga 20 6 Kode Etik
Tempat Kerja 21 Non-diskriminasi 21 Melindungi informasi pribadi 21 Penggunaan aset dan peralatan AEGON dengan tepat 22 Bekerja sama dalam penyelidikan eksternal dan internal 22 Melaporkan perilaku ilegal atau tidak etis 23 Masyarakat Luas 24 Aktivitas masyarakat 24 Berinvestasi secara bertanggung jawab 25 Mendukung dan melindungi hak asasi manusia 25 Siapa yang harus mematuhi Tata Tertib ini? 26 Tata Tertib ini didukung oleh setiap perusahaan AEGON 27 Janji dan akuntabilitas karyawan 28 Pernyataan penutup AEGON 29 Detail kontak AEGON Global Ethics Line 30 Detail kontak Pejabat Kepatuhan Grup AEGON N.V. 31 7
Tujuan Kita AEGON memiliki tujuan utama untuk membantu orang-orang bertanggung jawab atas masa depan keuangan mereka. Ini bukan hanya sekadar pernyataan, namun juga keyakinan kuat bahwa setiap orang berhak untuk memahami dan merasa yakin dengan masa depan keuangan mereka. Sebagai karyawan AEGON, kita secara pribadi berkomitmen untuk memenuhi tujuan ini. Segala hal yang kita lakukan dan ucapkan harus berperan untuk membantu nasabah membuat keputusan keuangan yang lebih baik dan membuat mereka merasa yakin bahwa mereka sedang membangun masa depan keuangan yang lebih cerah untuk diri sendiri serta keluarga mereka. 8 Kode Etik
Nilai-Nilai Inti Kita Nilai-nilai inti AEGON meliputi Bekerja Sama, Membawa Kejelasan, dan Melampaui Harapan. AEGON terus berupaya untuk memenuhi kebutuhan nasabah, mitra bisnis, pemegang saham, karyawan, dan masyarakat luas yang senantiasa berubah di tempat kita beroperasi. Kita memiliki target untuk menjadi perusahaan pilihan. Kita tergerak untuk memberikan pemikiran baru. Kita berambisi untuk menjadikan AEGON sebagai pemimpin di semua pasar yang dipilihnya. Nilai-nilai inti kita Bekerja Sama: Bekerja sama sebagai tim membuat kita lebih kuat, lebih cerdas, dan lebih baik. Kita membangun hubungan sambil bekerja sama dengan saling menghargai melintasi berbagai disiplin ilmu, melintasi berbagai batasan, dan bersama mitra melintasi seluruh rantai nilai. Kita menerima perspektif baru dan sepenuhnya memanfaatkan wawasan luas serta keahlian profesional yang ada di seluruh organisasi AEGON. Membawa Kejelasan: Dengan memastikan bahwa perusahaan kita sesuai dengan kebutuhan nasabah dan bahwa mereka memahami setiap tindakan yang kita lakukan dan hal-hal yang kita sediakan melalui produk dan layanan, kita dapat menunjukkan integritas sekaligus memiliki peluang untuk meraih kepercayaan. Kita memanfaatkan keahlian yang ada untuk mengembangkan solusi berbasis kebutuhan serta berkomitmen untuk memberikan komunikasi yang jelas. Kita selalu bersikap terbuka, siap menghadapi tantangan, serta berupaya mewujudkan dialog terbuka dan berkelanjutan dengan pemangku kepentingan. Melampaui Harapan: Kepedulian kita terhadap nasabah dan komitmen yang kita berikan untuk menghadirkan layanan yang luar biasa akan menghasilkan kesetiaan dan rekomendasi nasabah yang sebenarnya. Kita selalu memastikan untuk memahami harapan nasabah dan mencari berbagai cara inovatif untuk melampaui harapan tersebut. Kita selalu mencari tantangan untuk diri sendiri dan menantang satu sama lain untuk menjadi pribadi yang unggul serta bertanggung jawab atas tindakan yang kita lakukan dan cara kita melakukannya. 9
Harapan Anda terhadap AEGON: Prinsip Bisnis Prinsip Bisnis kita Perusahaan Strategi perusahaan AEGON menekankan pentingnya wawasan dan pemberdayaan setempat dalam grup global yang berkembang. Kita memberdayakan unit bisnis setempat untuk mengidentifikasi dan memberikan solusi yang dirancang untuk membantu memenuhi kebutuhan jangka panjang para nasabah dengan memanfaatkan saluran distribusi yang sesuai dengan pasar mereka. Kita menunjukkan kebanggaan dalam menyeimbangkan pendekatan lokal dengan kekuatan operasional global yang berkembang. Tata Kelola Kita beroperasi sebagai perusahaan yang bertanggung jawab dalam lingkungan bisnis yang terus berubah. Kita menyediakan dasar modal yang kuat untuk memenuhi kewajiban keuangan jangka panjang kita. Kita membuat keputusan dengan mempertimbangkan kepentingan para pemangku kepentingan. Kita bertanggung jawab kepada pihak pemangku kepentingan untuk memberikan informasi yang jelas dan terbuka terkait praktik, kebijakan, dan hasil manajemen kita. Kita mengidentifikasi dan mengelola risiko dengan bijaksana. Kita memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu untuk nasabah, pemegang saham, karyawan, pejabat berwenang, dan mitra bisnis. Kita mematuhi undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan secara proaktif mendukung kepatuhan tersebut. 10 Kode Etik
Kita menetapkan pedoman dan kebijakan internal yang jelas terkait perilaku kita sebagai perusahaan yang bertanggung jawab dengan jangkauan global. Pasar Kita berupaya untuk membangun hubungan jangka panjang dengan nasabah, mitra bisnis, dan pejabat berwenang atas dasar prinsip bisnis yang terbuka, adil, dan jujur. Kita memperlakukan nasabah secara adil. Kita menyediakan solusi yang adil, jelas, dan dapat memenuhi kebutuhan jangka panjang nasabah yang berkembang. Kita menawarkan solusi yang akan memberikan keuntungan jangka panjang dengan risiko yang disesuaikan sebaik mungkin sesuai dengan kebutuhan setiap nasabah. Kita berupaya untuk membangun hubungan jangka panjang dengan nasabah. Kita berusaha untuk memberikan informasi yang diperlukan nasabah dalam membuat keputusan keuangan yang tepat untuk diri sendiri dan keluarga mereka. Kita juga mendukung program pendidikan keuangan dan berusaha untuk mewujudkan pemahaman yang lebih baik tentang industri layanan keuangan. Kita berusaha untuk bertransaksi dengan mitra bisnis yang berbagi nilai-nilai inti dengan kita. Kita berkomitmen terhadap persaingan yang adil. Kita menyadari pentingnya kerahasiaan dan mengambil tindakan untuk menjaga kerahasiaan informasi pribadi yang terkait dengan nasabah, karyawan, mitra bisnis, dan pemegang saham. Tempat Kerja Tujuan kita adalah untuk menjadi perusahaan pilihan, untuk menciptakan lingkungan kerja tempat setiap orang dapat menyadari potensi mereka serta tempat karakteristik individu dan keragaman dapat diterima dengan baik. 11
Kita mendukung perilaku yang etis dan mendorong dilaporkannya setiap perilaku ilegal atau tidak etis. Kita mendukung sikap yang menghormati orang lain dan lingkungan kerja mereka. Kita secara aktif menerapkan kebijakan yang mendukung non-diskriminasi di tempat kerja dan keragaman. Kita merekrut, mempromosikan, dan membayar gaji karyawan secara adil dan melakukannya berdasarkan keterampilan, pengalaman, serta kemampuan mereka dalam melakukan pekerjaan. Kita memberikan pelatihan untuk mendorong karyawan mencapai potensinya. Kita mengharuskan karyawan, dalam lingkup aktivitas profesionalnya bagi perusahaan, untuk bertindak dengan mempertimbangkan kepentingan terbaik bagi semua pemangku kepentingan dan mematuhi prinsip bisnis berikut yang mendorong nilai-nilai inti kita: Bekerja Sama, Membawa Kejelasan, dan Melampaui Harapan. Kita menyediakan tempat kerja yang aman untuk karyawan. Kita mendukung pengembangan pribadi dan karier. Kita memberikan kebebasan hak bagi karyawan untuk berasosiasi. Masyarakat Luas Kita memiliki komitmen jangka panjang terhadap masyarakat tempat kita beroperasi, dengan menciptakan peluang kerja dan berperan dalam pertumbuhan ekonomi berkelanjutan. Kita mendukung tujuan yang baik. Kita membantu melindungi dan mendukung hak asasi manusia di negara tempat kita beroperasi. Kita adalah warga korporat yang aktif dalam masyarakat tempat kita beroperasi. Kita secara aktif mendukung serta menghormati perlindungan hak asasi manusia yang dinyatakan secara internasional, dan memastikan bahwa kita tidak terlibat dalam pelanggaran hak asasi manusia. Kita melakukan pendekatan yang bertanggung jawab untuk investasi, yang menggabungkan kebutuhan akan keuntungan dengan pertimbangan yang lebih luas atas kesejahteraan sosial dan pengembangan. Kita berusaha untuk menghormati lingkungan dan menjalankan sejumlah program untuk mempromosikan tanggung jawab yang lebih besar terhadap lingkungan. 12 Kode Etik
Harapan AEGON terhadap Anda: Tata Tertib kita Tata Tertib kita berlaku untuk seluruh karyawan dari semua perusahaan AEGON. Tata Tertib ini menetapkan aturan tentang harapan AEGON agar kita berperilaku sebagai karyawan yang bertanggung jawab dan harapan AEGON agar prinsip bisnis dan targetnya diterapkan. Perusahaan & Tata Kelola 1. Mematuhi undang-undang dan peraturan Karyawan harus mematuhi undang-undang dan peraturan yang berlaku serta aturan dan peraturan perusahaan internal, termasuk Tata Tertib ini. Perusahaan AEGON melayani lebih dari 40 juta nasabah di lebih dari 20 negara di seluruh dunia. Mematuhi undang-undang dan peraturan yang berlaku bukan hanya merupakan persyaratan hukum, namun juga faktor penting jika kita ingin menjaga reputasi sebagai perusahaan yang dapat diandalkan dan bertanggung jawab. 2. Mencatat transaksi keuangan Karyawan akan mencatat semua transaksi keuangan dengan adil dan benar dalam buku akun yang sesuai, dan dapat setiap saat diperiksa oleh direktur perusahaan, pejabat, dan auditor yang ditunjuk perusahaan. Kepercayaan dari seluruh pihak pemangku kepentingan, yakni nasabah, pemegang saham, karyawan, dan masyarakat luas, didasarkan pada reputasi kita untuk integritas dan keterbukaan. Karyawan tidak boleh menggunakan akun rahasia atau mengeluarkan dokumen yang tidak mencerminkan transaksi terkait dengan adil dan benar. 13
3. Perdagangan orang dalam Karyawan yang memiliki akses ke informasi internal tidak boleh melakukan transaksi sekuritas berdasarkan i) informasi internal atau ii) penyalahgunaan informasi rahasia. Karyawan juga tidak boleh mengungkapkan informasi internal apa pun kepada pihak mana pun (selain kepada pihak yang perlu mengetahuinya untuk alasan bisnis perusahaan) dengan cara membocorkan atau menyampaikan informasi tersebut. Perdagangan orang dalam, atau transaksi orang dalam, melibatkan penggunaan informasi yang belum dipublikasikan agar dapat memperoleh keuntungan, baik secara langsung maupun tidak langsung, dari pembelian atau penjualan saham perusahaan atau sekuritas lainnya. Transaksi ini juga mencakup tindakan membocorkan atau menyampaikan informasi kepada pihak yang tidak berwenang. Kedua tindakan tersebut dilarang tegas oleh undang-undang. Karyawan tentu harus mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku terkait perdagangan orang dalam, serta aturan dan peraturan perusahaan internal yang dengan tegas melarang aktivitas tersebut. 4. Komunikasi untuk AEGON Karyawan harus selalu berusaha memenuhi setiap kewajiban pengungkapan informasi yang relevan dengan membuat laporan, pengajuan, dan komunikasi yang lengkap, adil, tepat waktu, akurat, serta dapat dimengerti. Pada saat yang sama, komunikasi tersebut juga harus melindungi kerahasiaan dan kepentingan AEGON. Hanya karyawan dengan wewenang khusus yang dapat berkomunikasi dengan media atas nama AEGON. Pertanyaan dari pers yang terkait dengan perusahaan AEGON harus ditujukan kepada juru bicara perusahaan AEGON yang ditunjuk. Pertanyaan tersebut mencakup setiap komunikasi verbal dan tertulis dengan media, serta panggilan telepon yang tidak diharapkan dari wartawan. Karyawan dilarang terlibat dalam komunikasi apa pun yang tidak benar, membahayakan reputasi perusahaan, dan/atau bertentangan dengan Tata Tertib ini atas nama perusahaan AEGON. 14 Kode Etik
Cara media menggambarkan perusahaan kita dapat berpengaruh besar pada reputasi dan harga saham kita. Hal tersebut dapat mempengaruhi penilaian terhadap perusahaan kita bukan hanya oleh masyarakat secara umum, namun juga oleh nasabah, pemegang saham, karyawan, dan masyarakat luas. Oleh sebab itu, sangat penting bagi semua karyawan untuk mematuhi ketentuan dalam Tata Tertib ini. Agar berhasil dan efektif, komunikasi atas nama AEGON harus dilakukan sesuai dengan strategi dan target AEGON secara keseluruhan. Pasar 5. Memperlakukan pemangku kepentingan dengan adil Setiap karyawan, dalam lingkup aktivitas profesionalnya atas nama perusahaan, akan berupaya untuk berinteraksi secara adil dengan nasabah, pemegang saham, karyawan, mitra bisnis, dan pesaing. Tidak ada karyawan yang dapat mengambil keuntungan secara tidak adil melalui manipulasi, penyembunyian, penyalahgunaan informasi yang dilindungi hak istimewa, pernyataan fakta materi secara keliru, atau praktik transaksi lainnya yang tidak adil. Sebagai salah satu penyedia produk dan layanan keuangan jangka panjang terkemuka di dunia, perusahaan AEGON memberikan janji jangka panjang untuk berbagai kalangan nasabah, pemegang saham, karyawan, dan masyarakat luas. Memperlakukan kelompok kepentingan ini dengan adil akan membantu memastikan perusahaan AEGON memenuhi janji tersebut melalui praktik bisnis yang menyeluruh dan bertanggung jawab, serta melalui integritas produk dan layanan yang diberikannya. 6. Menyediakan produk dan layanan yang jelas Karyawan, dalam cakupan aktivitas profesionalnya atas nama perusahaan, akan berupaya untuk menghadirkan produk dan layanan yang adil, jujur, dan sesuai dengan kebutuhan jangka panjang nasabah yang terus berkembang. 15
Perusahaan AEGON selalu berusaha untuk bertindak dengan mempertimbangkan kepentingan para pemangku kepentingan, menghadirkan produk dan layanan yang dirancang untuk membantu memenuhi kebutuhan nasabah mereka yang terus berkembang. Ini berarti memberikan produk dan layanan yang adil, jelas, dan dapat memenuhi jangka panjang nasabah yang berkembang. Praktik bisnis yang menyeluruh dan bertanggung jawab serta layanan yang terbuka dan sesuai dengan kebutuhan nasabah akan membantu perusahaan AEGON menjalankan komitmen ini dan membangun hubungan jangka panjang dengan nasabah.. 7. Berinteraksi dengan mitra bisnis AEGON berkomitmen untuk berinteraksi dengan mitra bisnis yang berbagi nilai-nilai inti dan prinsip bisnis dengan perusahaan. Kita mengharuskan semua karyawan, dalam lingkup aktivitas profesionalnya atas nama perusahaan, untuk mendukung target ini. Karyawan juga diminta untuk menerapkan Tata Tertib kita dalam interaksi mereka dengan mitra bisnis. Perusahaan AEGON berusaha membangun hubungan jangka panjang dengan mitra bisnis yang berbagi nilai-nilai inti dan prinsip bisnis serupa dengan kita. Mitra tersebut mencakup agen, broker, pemasok, dan mitra usaha bersama. Kita berusaha untuk mencapai target ini kapan pun dan di mana pun sesuai kemampuan kita. Kita percaya bahwa hal ini sangat penting untuk mempertahankan kualitas produk dan layanan yang kita berikan. Perusahaan AEGON mengandalkan karyawannya untuk mempromosikan dan mempertahankan nilai-nilai inti, prinsip bisnis, dan Tata Tertib ini dalam setiap peluang saat berinteraksi dengan mitra bisnis kita. 8. Suap dan korupsi Karyawan dilarang keras menawarkan semua jenis suap (yang terdiri atas uang atau apa pun yang bernilai) kepada pejabat publik, terlepas dari nilai, hasil, kebiasaan setempat, toleransi pembayaran sejenis oleh pihak berwenang setempat, atau dugaan adanya keharusan untuk melakukan pembayaran dengan tujuan memperoleh atau mempertahankan bisnis maupun keuntungan lainnya. 16 Kode Etik
Semua komisi dan biaya lain yang dibayarkan atau masih harus dibayarkan kepada agen penjualan asuransi, agen bisnis, atau staf perwakilan lain dari perusahaan AEGON harus sesuai dengan praktik bisnis menyeluruh, untuk alasan komersial yang sah, dan menunjukkan remunerasi yang tepat untuk layanan yang diberikan. Karyawan dilarang berupaya untuk mendapatkan bisnis baru atau keuntungan komersial lain yang tidak semestinya dengan membolehkan dilakukannya pembayaran yang tidak semestinya kepada klien melalui agen atau staf perwakilan perusahaan AEGON lainnya. Karyawan tidak boleh menerima maupun meminta pembayaran apa pun yang tidak semestinya atau keuntungan lain yang tidak sesuai. Karyawan dibolehkan menerima pemberian dan hadiah dari perusahaan, dengan ketentuan bahwa keuntungan tersebut memiliki nilai wajar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan AEGON yang terkait. Keuntungan tersebut harus diungkapkan dengan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pemberian atau hadiah yang mungkin diberikan untuk membebankan tanggung jawab tertentu kepada karyawan, atau yang memiliki kesan tidak semestinya, harus dihindari. Suap adalah setiap pembayaran yang tidak semestinya, hadiah, atau keuntungan yang tidak pantas, yang ditawarkan secara langsung atau tidak langsung kepada seseorang, perusahaan, partai politik, atau pejabat publik. Dalam menawarkan suap, biasanya oknum tertentu meminta sejumlah keuntungan pribadi atau keuntungan tidak sah yang sering kali terkait dengan bisnis saat ini maupun di masa mendatang. Suap dapat mencakup pembayaran kepada perorangan atau perusahaan yang bertujuan untuk mempertahankan bisnis dengan nasabah atau pemasok tertentu. Suap dilarang dengan tegas. Suap sangat bertentangan dengan nilai-nilai inti kita. Suap juga dapat menyebabkan kehancuran besar pada reputasi kita. Sama halnya dengan suap, menerima pembayaran yang tidak semestinya atau keuntungan lain yang tidak pantas dapat memiliki konsekuensi serupa. AEGON tidak akan mentoleransi perilaku tersebut dari setiap karyawannya. 17
9. Menghindari konflik kepentingan Karyawan bertanggung jawab untuk selalu mendukung kepentingan terbaik AEGON dan harus menghindari setiap konflik kepentingan pribadi yang aktual atau nyata. Karyawan diwajibkan untuk melaporkan potensi konflik kepentingan kepada departemen manajemen, sumber daya manusia, atau hukum di perusahaan setempat. Konflik kepentingan dapat terjadi jika tanggung jawab profesional atau pribadi yang saling bersaing, atau kepentingan keuangan, mencegah karyawan melaksanakan tugasnya secara adil dan terbuka. Konflik kepentingan dapat mengganggu integritas dan keadilan produk serta layanan yang diberikan oleh perusahaan AEGON. Setiap tindakan yang memungkinkan harus dilakukan untuk memastikan situasi tersebut tidak terjadi. Konflik kepentingan dapat mencakup: (a) Kepentingan di luar perusahaan yang membuat karyawan tidak dapat memusatkan perhatian atau kemampuannya dalam menjalankan tugas sebagai karyawan; (b) Karyawan atau anggota keluarga dekat karyawan yang memiliki kepentingan pokok terhadap salah satu pemasok, agen, nasabah, atau pesaing utama AEGON yang mungkin mengganggu kemampuan karyawan dalam membuat keputusan yang berimbang atas nama perusahaan AEGON; (c) Mewakili perusahaan AEGON dalam transaksi di mana seorang karyawan memiliki kepentingan pribadi mendasar; (d) Mengungkapkan atau menggunakan informasi rahasia perusahaan AEGON untuk memperoleh keuntungan atau manfaat pribadi. 10. Menghindari praktik bisnis yang tidak adil Karyawan dilarang: Mencari keuntungan pribadi dari kesempatan yang diperoleh melalui penggunaan properti, informasi, atau posisi perusahaan; Menggunakan properti, informasi, atau posisi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan pribadi; Bersaing dengan AEGON. 18 Kode Etik
Karyawan berkewajiban untuk mendahulukan kepentingan sah AEGON setiap kali terdapat kesempatan untuk melakukannya. Menggunakan informasi atau aset perusahaan untuk keuntungan pribadi adalah praktik bisnis yang tidak adil. Karyawan akan berupaya sebaik mungkin untuk mempertahankan kepercayaan dan keyakinan nasabah. Mengutamakan kepentingan sah AEGON bila memungkinkan dan tidak mengejar peluang bisnis pribadi adalah faktor utama jika kita ingin mempertahankan kepercayaan dan keyakinan tersebut. 11. Mencegah praktik pencucian uang Karyawan tidak boleh berpartisipasi dalam aktivitas apa pun yang bertujuan untuk melakukan pencucian uang. Karyawan juga tidak boleh memberikan bantuan kepada siapa pun atau organisasi mana pun yang mencoba mendapatkan keuntungan dari hasil tindakan kriminal atau aktivitas ilegal, atau mengontrol dana yang diinvestasikan untuk kepentingan organisasi teroris. Praktik bisnis yang menyeluruh dan bertanggung jawab akan menjadi dasar dalam membangun perusahaan kita. Praktik pencucian uang melibatkan pengelolaan hasil kejahatan dalam upaya untuk menyamarkan sumber asalnya. Praktik pencucian uang dianggap sebagai kejahatan dan bertentangan dengan prinsip bisnis serta kepentingan mendasar kita. Karyawan dilarang keras untuk terlibat dalam bentuk aktivitas pencucian uang apa pun. Karyawan harus mematuhi peraturan dan ketentuan internal perusahaan yang relevan tentang praktik pencucian uang di negara mereka sendiri. 12. Mencegah perilaku antipersaingan Karyawan akan menahan diri, baik secara langsung maupun tidak langsung, agar tidak terlibat dalam diskusi atau aktivitas apa pun yang menunjukkan perilaku antipersaingan atau dengan cara apa pun yang melanggar ketentuan antitrust. 19
Perilaku antipersaingan adalah setiap praktik bisnis yang mencegah dan/atau membatasi persaingan. Contoh perilaku antipersaingan mencakup: (a) Mengatur pembagian pasar tertentu dengan pesaing, baik berdasarkan penjualan maupun jumlah nasabah; (b) Terlibat dalam perjanjian penetapan harga bersama; atau (c) Menyepakati perjanjian penjualan dan pembelian bersama (dengan asumsi bahwa perjanjian tersebut tidak dibolehkan secara khusus oleh undang-undang dan peraturan setempat). Perilaku antipersaingan tidak dapat dianggap selaras dengan komitmen kita terhadap praktik bisnis yang menyeluruh dan bertanggung jawab. Perilaku tersebut tidak hanya bertentangan dengan kepentingan nasabah, mitra bisnis, dan pemegang saham, namun juga kepentingan karyawan dan perusahaan yang terkait. Karyawan dilarang keras untuk terlibat dalam perilaku antipersaingan. 13. Kerahasiaan dan hak kepemilikan pihak ketiga Karyawan akan menjaga kerahasiaan informasi yang dipercayakan kepada mereka oleh AEGON atau oleh nasabah dan mitra bisnisnya, kecuali jika pengungkapan informasi tersebut diizinkan atau diharuskan oleh undang-undang yang berlaku. Informasi rahasia mencakup semua informasi non-publik yang mungkin bermanfaat bagi pesaing atau berbahaya bagi perusahaan, nasabah, maupun mitra bisnisnya, jika diungkapkan. Informasi rahasia juga mencakup data pribadi nasabah dan karyawan. Karyawan akan menghormati semua rahasia dagang, hak cipta, merek dagang, dan hak paten yang ada. Dalam konteks ini, informasi mencakup informasi perusahaan, informasi nasabah, data mitra bisnis, dan data pribadi karyawan. Informasi kepemilikan atau informasi rahasia lainnya hanya dapat diungkapkan sebagaimana diizinkan atau diharuskan oleh undangundang yang berlaku. Akses ke informasi ini dalam lingkup perusahaan terbatas pada pihak yang memiliki alasan bisnis resmi untuk mengetahuinya. Kerahasiaan merupakan persyaratan penting untuk mempertahankan kepercayaan dan keyakinan nasabah, mitra bisnis, serta karyawan. 20 Kode Etik
Tempat Kerja 14. Non-diskriminasi Karyawan harus menahan diri dari setiap praktik diskriminasi, baik yang terkait dengan perekrutan, promosi, pembayaran, atau bonus, maupun dalam perilaku umum mereka di tempat kerja. AEGON tidak mentoleransi diskriminasi di tempat kerja. Perusahaan AEGON berkomitmen untuk mendukung perilaku non-diskriminasi dalam lingkungan pekerjaan dan untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi karyawan. Non-diskriminasi berarti bahwa karyawan dipilih berdasarkan kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan dan bahwa tidak ada perbedaan, pengecualian, atau preferensi yang dilakukan dengan alasan lainnya, baik saat proses perekrutan berlangsung maupun sesudahnya. Untuk menegakkan prinsip penting ini, AEGON harus dapat mengandalkan kepercayaan dan integritas dari seluruh karyawan 15. Melindungi informasi pribadi Karyawan harus menangani seluruh informasi dengan hati-hati. Data pribadi, khususnya, harus dilindungi sesuai dengan undang-undang, peraturan, dan ketentuan internal perusahaan yang berlaku. Pengungkapan informasi pribadi kepada pihak ketiga tidak diperkenankan, kecuali bila diizinkan atau diharuskan oleh undang-undang yang berlaku. AEGON berkomitmen untuk mempertahankan kepercayaan dan keyakinan nasabah, sekaligus karyawannya. Ini berarti melindungi data pribadi karyawan. Semua karyawan harus mematuhi peraturan dan ketentuan internal perusahaan yang bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh informasi, wawasan, serta data disimpan dan dilindungi dengan baik. 21
16. Penggunaan aset dan peralatan AEGON dengan tepat Karyawan akan menggunakan aset AEGON hanya untuk kepentingan bisnis yang sah atau kepentingan lainnya yang telah disetujui. Alat komunikasi internal perusahaan (seperti surat, email, telepon, jaringan komputer, serta akses ke situs intranet dan Internet, dsb.) hanya dapat digunakan untuk kepentingan perusahaan yang sah. Penggunaan pribadi secara insidental oleh karyawan mungkin dibolehkan berdasarkan kebijakan manajer karyawan, dengan ketentuan bahwa penggunaan tersebut tidak akan mengganggu bisnis AEGON. Perusahaan AEGON berkomitmen untuk memberikan produk dan layanan berkualitas tinggi kepada nasabahnya. Untuk melakukannya, perusahaan harus dapat mengandalkan sikap menghargai dan kepercayaan dari seluruh karyawan saat mereka menggunakan aset dan alat komunikasi perusahaan. 17. Bekerja sama dalam penyelidikan eksternal dan internal Karyawan harus bekerja sama dengan pihak berwenang dalam setiap penyelidikan internal atau eksternal yang sah dan wajar. Membuat pernyataan palsu atau memberikan informasi yang keliru kepada pihak auditor internal atau eksternal, penasihat hukum, pejabat kepatuhan, staf perwakilan perusahaan, atau pejabat berwenang dapat dikenakan sanksi yang berat. Perusahaan AEGON tidak akan melakukan tindakan balasan kepada setiap karyawan karena bekerja sama dalam penyelidikan tersebut. Perusahaan AEGON berkomitmen untuk mempertahankan kepercayaan dan sikap menghargai dari semua pihak pemangku kepentingan. Untuk alasan ini, kita harus selalu berusaha untuk bersikap terbuka, jujur, dan lugas. Hal ini terutama penting dalam proses penyelidikan, baik internal maupun eksternal. Oleh sebab itu, semua karyawan harus bekerja sama dalam semua penyelidikan tersebut dan menghindari kekeliruan. 22 Kode Etik
18. Melaporkan perilaku ilegal atau tidak etis Semua karyawan diminta untuk mengidentifikasi potensi pelanggaran atau pelanggaran aktual terhadap Tata Tertib ini dan meminta saran jika atau suatu saat memiliki pertanyaan terkait. Setiap aktivitas yang mencurigakan atau melanggar hukum, perilaku tidak etis, ancaman terhadap kepentingan publik, atau pelanggaran terhadap Tata Tertib ini harus segera dilaporkan kepada: (a) Manajemen, dan (b) Pejabat kepatuhan, atau (c) Penasihat umum atau (d) Divisi audit internal. Jika pejabat senior perusahaan terlibat atau jika manajemen senior telah gagal untuk mengambil tindakan, maka masalah yang terjadi harus segera dilaporkan kepada manajemen yang lebih senior. Jika masalah melibatkan anggota manajemen paling senior, maka masalah tersebut harus dilaporkan secara langsung kepada Pejabat Kepatuhan Grup AEGON N.V. (untuk detail kontak, lihat halaman 31 dalam Tata Tertib ini). Dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh anggota Dewan Eksekutif AEGON N.V. harus dilaporkan kepada ketua Dewan Pengawas AEGON N.V. Jika Anda tidak yakin dengan tindakan yang harus dilakukan, tidak ingin identitas Anda diketahui, atau enggan menggunakan salah satu sumber yang disebutkan di atas, Anda dapat memanfaatkan: (a) Saluran bantuan yang disediakan oleh perusahaan AEGON setempat, atau (b) AEGON Global Ethics Line. Untuk semua detail kontak, lihat halaman 30 dalam Tata Tertib ini. Setiap perilaku yang merusak reputasi perusahaan AEGON atau menimbulkan prasangka terhadap keselamatan dan hak karyawan perusahaan akan diselidiki secara menyeluruh. Karyawan harus bekerja sama sepenuhnya dalam setiap penyelidikan tersebut. Kerahasiaan akan tetap dipertahankan selama sesuai dengan kepentingan semua pihak yang terlibat dan kewajiban AEGON menurut undang-undang dan peraturan yang relevan. AEGON tidak akan membalas, dan tidak akan mentoleransi tindakan pembalasan, terhadap setiap karyawan yang dengan itikad baik melaporkan perilaku ilegal atau tidak etis. 23
Nilai-nilai inti AEGON, yakni Bekerja Sama, Membawa Kejelasan, dan Melampaui Harapan, menjadi dasar dalam banyak pertimbangan dan panduan untuk keputusan bisnis kita. Pada skala yang luas, reputasi kita di antara nasabah, pemegang saham, karyawan, dan mitra bisnis tergantung pada kemampuan kita untuk menunjukkan perilaku yang sesuai dengan nilai-nilai tersebut. AEGON secara aktif mendukung perilaku yang etis. Hal ini juga berarti bahwa kami mendorong semua karyawan untuk melaporkan setiap insiden yang terjadi terkait perilaku ilegal dan tidak etis. Pihak yang mengajukan keluhan dapat menghubungi AEGON Global Ethics Line tanpa menyebutkan identitas jika diinginkan. Saluran bantuan ini dibuka 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu serta tersedia dalam bahasa Anda. Masyarakat Luas 19. Aktivitas masyarakat Perusahaan AEGON berkomitmen untuk menjalankan praktik bisnis yang menyeluruh dan bertanggung jawab, serta memberikan kontribusi untuk kesejahteraan masyarakat di mana karyawan berdomisili dan bekerja dalam jangka panjang. Kita mendukung karyawan untuk berpartisipasi dalam aktivitas yang akan meningkatkan kesejahteraan masyarakat setempat. Namun, karyawan harus memastikan bahwa aktivitas pribadi mereka tidak menimbulkan konflik kepentingan berdasarkan kebijakan perusahaan. Perusahaan AEGON berkomitmen untuk berperilaku secara bertanggung jawab dan berkontribusi terhadap kesejahteraan masyarakat dalam jangka panjang di mana pun perusahaan beroperasi. Kita mendukung karyawan untuk berpartisipasi dalam aktivitas yang akan meningkatkan kesejahteraan masyarakat setempat. Hal ini mencakup aktivitas politik, dengan asumsi bahwa aktivitas tersebut tidak akan mengganggu tanggung jawab mereka sebagai karyawan perusahaan AEGON. 24 Kode Etik
20. Berinvestasi secara bertanggung jawab AEGON adalah investor penting dalam sejumlah besar industri dan perusahaan, dan kita sangat bertanggung jawab dalam menjalankan peran sebagai penyedia modal. AEGON bertujuan untuk memberikan kontribusi secara luas terhadap kesejahteraan dan pengembangan berkelanjutan melalui kepemilikan yang aktif. Kita meyakini bahwa mengintegrasikan kriteria ESG (environmental, social, dan governance (lingkungan, sosial, dan tata kelola)) dalam kepemilikan dan pengambilan keputusan terkait investasi dapat memiliki dampak positif terhadap hasil jangka panjang. Kita mengharuskan semua karyawan, terutama yang terlibat dalam aktivitas terkait investasi, untuk mendukung pendekatan ini. Karyawan yang terlibat dalam pengelolaan aset harus mematuhi perintah dan petunjuk terkait investasi, serta memenuhi persyaratan investasi nasabah. Hal ini termasuk mengelola setiap portofolio sesuai profil risiko yang disetujui. Lebih lanjut, AEGON berusaha untuk menggabungkan aspek lingkungan, sosial, dan tata kelola dalam aktivitas investasinya, dan karyawan diharapkan untuk mematuhi kebijakan investasi yang bertanggung jawab dari AEGON. 21. Mendukung dan melindungi hak asasi manusia AEGON berkomitmen untuk menegakkan hak asasi manusia yang diakui secara internasional. Karyawan diharapkan untuk berpedoman pada kebijakan hak asasi manusia AEGON. Berdasarkan kebijakan hak asasi manusia AEGON, semua aktivitas perusahaan dipandu oleh pasal dalam Pernyataan Hak-Hak Asasi Manusia PBB yang berlaku universal, standar inti Organisasi Buruh Internasional, serta prinsip hak asasi manusia dan standar tenaga kerja yang tercantum dalam Global Compact PBB. AEGON meminta karyawannya untuk mematuhi standar dan prinsip tersebut selama melakukan transaksi bisnis dan bekerja untuk perusahaan. 25
Siapa yang harus mematuhi Tata Tertib ini? Tata Tertib ini berlaku untuk semua direktur, pejabat (terlepas dari dasar kontrak kerja mereka), dan karyawan di semua perusahaan AEGON. Mereka terdiri atas anggota Dewan Eksekutif, Dewan Manajemen, dan Dewan Pengawas AEGON N.V., serta pejabat eksekutif dan non-eksekutif atau direktur pengawasan perusahaan AEGON. Untuk tujuan Tata Tertib ini, semua pihak tersebut di atas dapat disebut sebagai karyawan. Tata Tertib ini juga berlaku untuk karyawan yang mewakili AEGON di perusahaan rekanan, usaha bersama, dan dalam bentuk kerja sama lainnya. 26 Kode Etik
Tata Tertib ini didukung oleh setiap perusahaan AEGON Setiap perusahaan AEGON telah sepakat untuk mematuhi Tata Tertib ini. Namun, setiap manajemen perusahaan berhak untuk mempertahankan atau memperkenalkan aturan dan peraturan tambahan yang sesuai. 27
Janji dan akuntabilitas karyawan Semua karyawan diharapkan untuk bertindak sesuai dengan standar etika tertinggi dan mematuhi nilai-nilai inti serta prinsip bisnis AEGON. Semua karyawan juga diminta untuk melaksanakan tanggung jawab dan kewajiban kepada AEGON untuk menjalankan bisnis sesuai dengan Tata Tertib ini dan mematuhi undang-undang, peraturan, serta ketentuan internal dan eksternal yang berlaku. Kegagalan untuk mematuhi Tata Tertib ini dapat dikenakan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Pelanggaran Tata Tertib ini juga dianggap sebagai pelanggaran terhadap undang-undang dan dapat dikenakan sanksi perdata atau pidana. 28 Kode Etik
Pernyataan penutup AEGON Bertindak sebagai perusahaan yang bertanggung jawab adalah hal yang sangat penting untuk masa depan AEGON dan karyawannya di seluruh dunia. Sebagai perusahaan asuransi jiwa, dana pensiun, dan manajemen aset berskala internasional, kita mengandalkan karyawan untuk menghormati nilai-nilai inti, mematuhi Tata Tertib, dan berupaya untuk selalu bertindak sesuai dengan prinsip bisnis kita. Kami berterima kasih kepada semua karyawan atas komitmen mereka terhadap AEGON dan kesuksesan Grup di masa mendatang. 29
Detail kontak AEGON Global Ethics Line: AEGON mendukung prinsip keterbukaan, dan oleh sebab itu, mengharapkan karyawannya untuk melaporkan setiap potensi pelanggaran serta pelanggaran aktual terhadap Kode Etik AEGON, serta meminta saran jika mereka tidak yakin dengan tindakan yang harus dilakukan untuk menangani pelanggaran tersebut. Semua laporan yang diterima akan diselidiki dan pihak pelapor akan menerima informasi tentang perkembangan apa pun terkait penyelidikan. Pelapor akan dihubungi dalam waktu 6 hari kerja sejak laporan diajukan. Kunjungi situs web: www.aegonethicsline.com Atau hubungi nomor bebas pulsa di lokasi Anda*: Australia 1-800-339276 Bermuda 1-866-737-6850 Brasil 0800-8911667 Kanada 1-888-396-9029 atau 1-855-350-9393 Cile 1230-020-5771 Tiongkok (Utara) 10-800-712-1239 Tiongkok (Selatan) 10-800-120-1239 Republik Cheska 800-142-550 Prancis 0800-902500 Jerman 0800-1016582 Hong Kong 800-964214 Hungaria 06-800-17199 India 000-800-100-1071 atau 000-800-001-6112 Indonesia 001-803-011-3570 atau 007-803-011-0160 Irlandia 1-800615403 Italia 800-786907 30 Kode Etik
Jepang 0066-33-112505 atau 00531-121520 Korea (Selatan) 00798-14-800-6599 atau 00308-110-480 Meksiko 001-800-840-7907 atau 001-866-737-6850 Belanda 0800-0226174 Polandia 0-0-800-1211571 Puerto Riko 1-888-396-9029 Rumania 0808-03-4288 Singapura 800-1204201 Slowakia 0800-001-544 Spanyol 900-991498 Swedia 020-79-8729 Taiwan 00801-13-7956 Thailand 001-800-12-0665204 Turki 0811-288-0001 di nomor panggil cepat 888-396-9029 Ukraina 0 ^ 00-11 di nomor panggil cepat 888-396-9029 Inggris 0800-032-8483 Amerika Serikat (S.H.A.R.E.) 866-263-7787 *Nomor bebas pulsa dapat berubah sewaktu-waktu untuk negara tertentu. Lihat situs web di www.aegonethicsline.com. ^Menunjukkan nada sambung kedua. Detail kontak Pejabat Kepatuhan Grup AEGON N.V.: Pejabat Kepatuhan Grup AEGON N.V. P.O. Box 85 2501 CB Den Haag Belanda E-mail: GroupComplianceOfficer@aegon.com 31
Kode Etik