MEMAKSIMALKAN KEGIATAN RAPAT DI KANTOR Oleh : Sumaryo Widyaiswara Madya BDK Palembang 1. Pendahuluan Istilah rapat (meeting) bukan hal yang asing bagi pegawai/ karyawan, karena kegiatan tersebut umumnya sudah biasa dilaksanakan oleh setiap instansi. Rapat dapat digolongkan dalam dua jenis, yaitu rapat berkala dan rapat insidentil. Ada jenis rapat yang disebut dengan Coffe Morning, yaitu rapat atau briefing singkat setiap pagi yang intinya memberikan motivasi kepada pegawai/ karyawan. Rapat merupakan salah satu sarana komunikasi yang paling efisien antara pemimpin dan para pegawai/karyawan dalam suatu instansi. Biasanya rapat dilaksanakan dengan maksud : agar pegawai/ karyawan memiliki persepsi yang sama atas suatu rencana kegiatan, sebagai sarana untuk memberikan motivasi, bersinergi dalam penyelesaian konflik, mendapatkan informasi yang segar (fresh) dan sebagainya. Kegiatan rapat umumnya dilaksanakan secara berkala, bisa mingguan (Weekly meeting), atau bulanan (Monthly meeting), dan dilaksanakan secara konsisten. Jika ada pertanyaan misalnya : apakah masih ada cara lain untuk membangun komunikasi internal selain rapat?. Jawabannya tentu ada, yaitu memahami pribadi demi pribadi. Disini pimpinan dituntut untuk memiliki kemampuan berkomunikasi, serta perlu diciptakan suatu kondisi agar tidak ada penghalang dalam berkomunikasi. Sehingga jika ada sesuatu yang memang harus dikemukakan maka tidak perlu menunggu rapat. Dalam hal ini seorang pimpinan perlu selalu terbuka terhadap keluhan atau masalah-masalah yang terjadi yang disampaikan oleh pegawai/ karyawan. Pimpinan sebaiknya jangan terlalu formal untuk menyelesaikan segala sesuatu menunggu saat rapat. Sesuai dengan judul dari tulisan ini, uraian selanjutnya penulis tidak membahas mengenai kemampuan pimpinan membangun komunikasi internal melalui komuniasi antar pribadi-pribadi, melainkan fokus pada bagaimana memaksimalkan kegiatan rapat di kantor untuk mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. II. Kegiatan Rapat dan Peran Peserta Seperti pada uraian sebelumnya, kegiatan rapat dilatarbelakangi oleh berbagai alasan, yang tujuannya sudah tentu agar kita semakin mengarah pada kesempurnaan. Apa yang menjadi kekurangan, kelemahan atas solusi yang telah diambil, secepatnya bisa dibenahi agar kesalahan pada periode sebelumnya tidak terulang di masa mendatang. Namun terkadang hasil dari kegiatan rapat tidak maksimal bahkan ada yang tanpa hasil, atau menghasilkan kesepakatan untuk tidak sepakat. Oleh karena itu yang perlu disadari oleh semua fihak yang terlibat langsung dalam kegiatan rapat, adalah bahwa tujuan diadakan rapat agar kita semakin mengarah pada 1
kesempurnaan, bukan mempersoalkan mengapa permasalahan timbul, namun lebih pada penyelesaian/ solusi atas permasalahan yang dihadapi. Semangat untuk mencari penyelesaian/ solusi permasalahan yang dihadapi merupakan syarat utama agar pelaksanaan rapat berhasil mencapai sasaran yang ditetapkan. Lalu pertanyaannya : bagaimana semangat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi itu dapat tumbuh dan berperan menghantarkan proses kegiatan rapat menjadi lancar dan produktif? Disinilah letak peran pimpinan rapat dan peserta rapat memberikan kontribusinya secara maksimal. Dilihat dari sudut efisiensi waktu dan efektivitasnya, ada sebagian orang yang menganggap bahwa rapat hanya menyebabkan pemborosan waktu dan kerja saja. Memang pendapat tersebut tidak sepenuhnya salah, karena seperti yang telah dikemukakan di atas, ada kegiatan rapat yang tidak menghasilkan apa-apa. Oleh karena itu jika semangat untuk memberikan solusi ada dan bersemayam dalam diri masing-masing peserta rapat, maka sesungguhnya rapat tidak perlu memakan waktu yang lama, yang terpenting adalah kualitas rapatnya itu sendiri. Perlu diingat bahwa efektivitas rapat berkaitan dengan isi dan bukan waktu. Rapat satu jam bisa saja dilakukan kalau semua fihak sepakat untuk menerapkan azas efisiensi. Oleh karena itu terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan saat menyelenggarakan rapat, yaitu : 1. Pembicaraan dalam rapat jangan bertele-tele ; 2. Sebelum rapat hendaknya sudah memiliki agenda yang akan dibicarakan dan topiktopiknya sudah ditentukan; 3. Rapat merupakan sarana untuk mempercepat penyelesaian masalah-masalah di lapangan; II.1. Peran Pimpinan Rapat Dalam rapat kemungkinan bisa terjadi konflik antar pegawai/ karyawan, peran pemimpin atau pihak lain yang ditunjuk sebagai pimpinan rapat sangat penting dalam menyelesaikan konflik yang terjadi agar rapat membuahkan hasil yang baik. Hoda Lacey (2003 : 19), dalam bukunya yang berjudul How to Resolve Conflict in the Workplace, menyatakan : Jika dikelola secara konstruktif, konflik bisa membuahkan pembelajaran, pertumbuhan, perubahan, hubunganhubungan yang lebih baik, dan perasaan memiliki tujuan bersama. Tidak semua konflik itu jelek, bahayanya terletak pada konflik yang tidak dikelola dengan baik atau yang dibiarkan memburuk. Apa sebenarnya konflik? Konflik dalam Cassell Concise English Dictionary, (1989), didefinisikan sebagai a fight, a collision; a struggle, a contest; opposition of interest, opinions or purposes; mental strife, egony ( suatu pertarungan, suatu benturan; suatu pergulatan, suatu pertarungan; pertentangan kepentingan-kepentingan, opini-opini atau tujuan-tujuan; pergulatan mental, penderitaan batin). Dalam rapat peserta boleh berdebat, tetapi tidak boleh main tabrak, karena semangatnya adalah solusi atas permasalahan yang dihadapi. Artinya berdebat tujuannya bukan untuk menang atau kalah, melainkan untuk mencari hal-hal yang positif. Oleh karena itu seorang pimpinan 2
rapat yang profesional, harus mampu meng-handle jika terjadi konflik. Pimpinan rapat harus bisa mengambil intisari dari sebuah masalah, kemudian menyampaikannya kepada pucuk pimpinan/pejabat yang berwenang di instansinya. Tidak semua masalah yang timbul di dalam suatu instansi harus langsung ditangani oleh pucuk pimpinan kecuali masalah yang betul-betul berat dan kronis. Pertanyaan berikutnya, bagaimana kalau yang menjadi sumber masalah/ konflik adalah pemimpinnya, misalnya pemimpinnya jarang masuk kantor karena lebih concern pada pekerjaan di luar?, atau bagaimana jika pemimpinnya jarang sekali menghadiri rapat karena sudah diserahkan kepada bawahannya?. Hal demikian ini tidak boleh terjadi, karena seorang pemimpin seharusnya menyadari akan tanggungjawabnya. Ia harus bisa memberi teladan kepada pegawai/ karyawannya. II.2. Peran Pegawai/ Karyawan Peserta Rapat Dalam pelaksanaan rapat, kadang-kadang ada pegawai/ karyawan cukup vokal menyampaikan aspirasinya plus unek-uneknya. Hal ini tentu tidak jadi masalah jika prestasi sang pegawai/ karyawan tersebut memang bagus, karena kebiasaan semacam itu tidak menghancurkan. Indayati Oetomo (2007 : 17) menyatakan bahwa seorang yang berprestasi biasanya cenderung tinggi. Oleh karena itu jika pegawai/ karyawan merupakan orang yang berprestasi, sebaiknya memiliki self-control, layaknya seperti tumbuhan padi, makin berisi makin menunduk. Yang akan dikhawatirkan oleh pimpinan adalah jika dalam acara rapat pegawai/ karyawan bersuara negatif dikhawatirkan bisa melemahkan kinerja pegawai/ karyawan lainnya. Pegawai/ karyawan sebagai peserta rapat harus berlaku hormat dengan cara datang tidak terlambat. Kalaupun pemimpin terlambat, peserta rapat tetap berusaha untuk datang tidak terlambat. Peserta rapat harus tetap menjaga sikap profesional, tidak boleh mengusulkan agar rapat ditunda, karena pemimpinlah yang memiliki kewenangan untuk memutuskan. Untuk menampung aspirasi karyawan yang kemungkinan tidak berani menyatakan pendapatnya secara lisan, maka aspirasi pegawai/ karyawan tersebut dapat disalurkan melalui kotak suara yang disediakan oleh pemimpin instansi bersangkutan. Hal ini sering terjadi karena sebagai orang timur biasanya ada perasaan sungkan. Hal lain yang perlu diperhatikan oleh pegawai/ karyawan peserta rapat adalah jika topik yang dibahas dalam rapat tidak menarik, mungkin karena menyangkut bagian/seksi lainnya. Dalam situasi demikian pegawai/karyawan sebagai peserta rapat tidak boleh terpancing untuk ngerumpi dengan peserta lain karena tidak etis, juga dapat mengakibatkan situasi rapat menjadi tidak tertib. Sebaiknya pegawai/ karyawan sebagai peserta tetap memperhatikan, sekalipun tidak sependapat dengan hal-hal yang dibicarakan, dan tetap duduk diruang rapat dari awal sampai akhir. 3
III. Pelaksanaan Kegiatan Rapat Rapat yang dilakukan secara berkala dapat menjadi sarana untuk menyampaikan komunikasi atau keinginan satu dengan lainnya agar dapat tercapai kesamaan persepsi. Untuk memaksimalkan kegiatan rapat, sebaiknya dilaksanakan dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut. 1. Untuk masing-masing bagian/ seksi sebaiknya mengadakan rapat 1 x seminggu, karena setiap bagian/ seksi tersebut diharapkan secepatnya merespon segala permasalahan yang terjadi dalam bagiannya/ seksinya. 2. Untuk rapat yang melibatkan pegawai/ karyawan secara umum dapat dijadwalkan secara bulanan. Disamping itu, rapat juga dapat digunakan untuk memotivasi pegawai/ karyawan agar bekerja lebih efisien dan produktif. 3. Rapat berkala sebaiknya dilaksanakan pada pagi hari, karena saat pagi hari pegawai/ karyawan memiliki semangat dan kesegaran untuk bekerja, sehingga lebih mudah menyerap apa yang diinginkan secara bersama-sama 4. Terhadap sesuatu yang perlu dibicarakan dan diputuskan secara cepat, maka dapat dilaksanakan rapat insidentil, baik pagi ataupun sore hari, waktu pelaksanaannya tergantung pada tingkat urgensinya. 5. Jika kantor tidak terlampau luas, misalnya satu lantai, undangan rapat cukup ditulis di papan pengumuman. Namun jika kantor lebih luas, misalnya lebih dari satu atau beberapa lantai, maka perlu membuat undangan. Yang perlu dihindari adalah mengundang rapat dengan mengomunikasikan dari mulut ke mulut, karena hal ini menunjukkan sikap yang tidak profesional. 6. Sebelum rapat dimulai, sebaiknya pemimpin sudah berada di ruang rapat. Jika pemimpin tepat waktu dan peserta tidak tepat waktu, sebaiknya rapat dimulai sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan. Pemimpin tidak perlu menunggu peserta atau pegawai/ karyawan karena hal ini tidak mendidik. 7. Pemimpin dan peserta rapat perlu menyadari sepenuhnya, bahwa rapat bukan untuk mengadili atau menghukum seseorang, sehingga tidak perlu merasa tegang atau terlalu serius. Sehingga komunikasi dalam rapat diarahkan bukan untuk bersitegang, berdebat, atau setengah mengadili, melainkan untuk mencapai kesatuan persepsi. 8. Kata pembuka saat rapat dimulai sangat menentukan dan memengaruhi orang untuk antusias mendengarkan kata-kata selanjutnya. Oleh karena itu pemimpin rapat harus pandai meramu antara joke dan tujuan utama rapat. Joke-joke yang segar akan dapat mencairkan suasana dan menambah keakraban antara peserta dan pemimpin rapat, sehingga lebih mudah mencapai kesepakatan dalam memutuskan sesuatu. 9. Tata tertib rapat harus tetap dijalankan, dan seluruh peserta rapat tidak boleh kehilangan kesantunan sekalipun suasana enjoy dihadirkan dalam rapat. 4
10. Pakaian yang dikenakan harus sopan karena rapat sebenarnya masih dalam suasana kerja, termasuk jika rapat dilaksanakan di luar kantor. III. Kesimpulan Dari uraian di atas dapat disimpulkan sebagai berikut. 1. Rapat merupakan salah satu sarana komunikasi yang paling efisien antara pemimpin dan para pegawai/karyawan dalam suatu instansi; 2. Rapat bermanfaat sebagai media agar pegawai/ karyawan memiliki persepsi yang sama atas suatu rencana kegiatan, sebagai sarana untuk memberikan motivasi, bersinergi dalam penyelesaian konflik dan mendapatkan informasi yang segar (fresh); 3. Dalam rapat peserta boleh berdebat, namun tidak boleh main tabrak, karena semangatnya adalah solusi atas permasalahan yang dihadapi, dan tujuannya bukan untuk menang atau kalah, melainkan untuk mencari hal-hal yang positif bagi kemajuan instansi; 4. Sebaiknya rapat berkala dilaksanakan pada pagi hari, karena saat pagi hari pegawai/ karyawan memiliki semangat dan kesegaran untuk bekerja, sehingga lebih mudah menyerap apa yang diinginkan secara bersama-sama; Daftar Pustaka : 1. Indayati Oetomo (2007), Communication a Work, Bahana, Yogyakarta 2. (2007), Excellent a Work, Bahana, Yogyakarta. 3. Hoda Lacey (2003), How to Resolve Conflict in the Workplace, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. 5