PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI REFERENSI PADA UNIT LAYANAN REFERENSI, TERBITAN BERKALA, DAN NBC PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI REFERENSI PADA UNIT LAYANAN REFERENSI, TERBITAN BERKALA, DAN NBC PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Tulisan ini disusun sebagai tugas pengkajian penyusunan kebijakan penyiangan (weeding) koleksi referensi yang telah dilaksanakan, periode 2013 sampai 2014 Disusun oleh: Aprilia Mardiastuti, S. IP. UNIVERSITAS GADJAH MADA PERPUSTAKAAN 2014 0

1 PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI REFERENSI PADA UNIT LAYANAN REFERENSI, TERBITAN BERKALA, DAN NBC PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Intisari Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur penyiangan (weeding) koleksi referensi pada unit layanan Referensi, Terbitan Berkala, dan NBC Perpustakaan UGM. Langkah-langkah penyiangan (weeding) koleksi referensi dilakukan melalui proses identifikasi sesuai dengan Panduan Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi, meliputi menentukan jenis koleksi, menentukan kriteria weeding, sarana yang dipergunakan untuk pengecekan koleksi, dan tata cara weeding, menghasilkan koleksi referensi yang telah diidentifikasi untuk disiangi berjumlah 4257 eksemplar. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa langkah-langkah penyiangan yang dilakukan telah sesuai dengan prosedur penyiangan yang tertulis pada Pedoman Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi Perpustakaan UGM. Hasil penyiangan (weeding) meliputi koleksi referensi yang tersedia berjumlah 599 eksemplar atau 18,7%, dan weeding atau storage berjumlah 2604 eksemplar atau 81,3%. Sedangkan data koleksi yang tercantum dalam pangkalan data namun status buku hilang berjumlah 1054 eksemplar atau 24,7% dari jumlah total koleksi referensi yang diidentifikasi sebanyak 4257 eksemplar.

2 Pendahuluan Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang bergerak di bidang penyebaran informasi dan sumber ilmu pengetahuan, bertujuan untuk penelitian, rekreasi, dan pelestarian khazanah budaya bangsa. Salah satu kegiatan pokok perpustakaan adalah mengumpulkan dan menyebarkan informasi, baik dalam bentuk cetak maupun non cetak, diolah dengan sistem tertentu untuk memudahkan temu kembali informasi. Sebagai akibat dari perkembangan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi, maka perpustakaan dituntut untuk selalu mengikuti laju perkembangannya. Hal tersebut seperti yang dikemukaan oleh S.R. Ranganathan (dalam Lasa HS, 1998: 39) dalam lima hukum ilmu perpustakaan (five laws of library) yang menyebutkan bahwa library is a growing organism. Perpustakaan merupakan organ, lembaga, maupun pusat kegiatan yang selalu tumbuh dan berkembang, baik koleksi, ruang, sistem pelayanan, maupun pemakainya. Pertumbuhan ini akan berlangsung secara alamiah sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka bertambah pula koleksi yang ada di perpustakaan, baik koleksi cetak maupun non cetak (elektronik). Untuk koleksi elektronik, tidak terlalu menimbulkan permasalahan dalam segi penyimpanannya di ruang perpustakaan. Akan tetapi untuk bertambahnya koleksi cetak mengakibatkan ruang koleksi akan menjadi semakin sesak oleh koleksi apabila tidak diiringi dengan perluasan ruangan koleksi tersebut.

3 Akan cukup merepotkan apabila ruangan perpustakaan tidak lagi memungkinkan untuk dibangun atau diperluas, sedangkan koleksi cetak banyak memakan tempat dan selalu bertambah setiap tahunnya. Untuk menghindari hal tersebut maka perpustakaan perlu melakukan kebijakan penyiangan (weeding) secara berkala agar dapat menghemat ruangan serta dapat meningkatkan efisiensi ruangan. Menurut Harrod s Librarians Glossary (1995: 676), penyiangan atau weeding dapat didefinisikan sebagai berikut : weeding is discarding from stock books which are considered to be of no further use, dapat diartikan bahwa penyiangan adalah membuang buku-buku dari stok yang dianggap tidak digunakan lebih lanjut. Sedangkan menurut Lasa-HS. (1990: 82) penyiangan adalah kebijaksanaan pengeluaran, penyortiran koleksi dari suatu perpustakaan karena dianggap tidak diminati lagi atau mungkin jumlah eksemplarnya terlalu banyak. Dengan demikian, koleksi ini tidak mempunyai nilai atau arti lagi untuk disimpan. Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga agar koleksi perpustakaan selalu segar atau up to date, serta untuk mengingat keterbatasan daya tampung suatu perpustakaan. Sebagai salah satu perpustakaan Perguruan Tinggi terbesar, Perpustakaan UGM melakukan kebijakan penyiangan koleksi. Dari berbagai unit pelayanan yang ada di UPU Perpustakaan UGM diantaranya, Unit Sirkulasi, Unit Referensi, Unit Terbitan Berkala, dan Unit Karya-Karya Ilmiah, dan beberapa layanan Corner, Unit Referensi UPU Perpustakaan UGM merupakan salah satu unsur penunjang yang sangat penting. Keberadaan Unit Referensi Perpustakaan UGM dimaksudkan sebagai

4 salah satu unsur penunjang kelancaran pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Wujud dukungan Unit Referensi Perpustakaan UGM diberikan dalam bentuk penyediaan informasi bagi sivitas akademika UGM dan masyarakat luas yang membutuhkan (Mardiastuti, 2007: 6). Mengingat pentingnya kedudukan Unit Referensi pada bidang layanan, oleh karena itu, sangatlah perlu bagi Unit Referensi Perpustakaan UGM untuk lebih memaksimalkan kualitas pelayanan dalam rangka memenuhi kebutuhan penggunanya, diantaranya dengan mengambil langkah kebijakan evaluasi dan penyiangan koleksi (weeding). Dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, mengevaluasi dan menyiangi koleksi adalah kegiatan mengidentifikasi, memilih dan mengeluarkan bahan pustaka dari jajarannya termasuk koleksi elektronik untuk ditetapkan sebagai bahan pustaka yang perlu dilakukan penyiangan dan selanjutnya dilakukan penanganan pasca penyiangan seperti disimpan terpisah, dihibahkan, ditukarkan atau dimusnahkan, dan kegiatan ini termasuk mengeluarkan kartu katalog dan cantuman dalam pangkalan data bahan pustaka yang bersangkutan (termasuk penanganan terhadap bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi yang berasal dari hibah/hadiah/tukar menukar). Diambilnya langkah penyiangan tersebut untuk mengurangi kepadatan jajaran pengerakan, sementara ruangan referensi terlalu sempit. Saat ini jumlah koleksi referensi adalah 17.979 judul atau 21.603 eksemplar meliputi bahan-bahan referensi

5 umum, seperti kamus, ensiklopedia, buku pegangan, manual, guide, yearbook, dsb. Unit ini juga menyediakan data-data statistik terbitan BPS, peraturan-peraturan (HPPRI, TBN, dan TLN), terbitan badan-badan internasional (ADB, FAO, WHO), dan terbitan pemerintah (peraturan-peraturan). Ruang referensi mempunyai luas kurang lebih 12m x 9m atau sekitar 108m2. Kebijakan penyiangan koleksi referensi juga bertujuan untuk menjaga kemutakhiran koleksi referensi yang disajikan. Sebagai contoh, laporan tahunan, panduan masuk perguruan tinggi, data-data statistik selalu update setiap tahun. Untuk mengambil langkah penyiangan koleksi referensi, beberapa pertimbangan telah dilaksanakan, diantaranya dengan menyusun Panduan Weeding atau Penyiangan Koleksi referensi. Panduan tersebut dimanfaatkan oleh pustakawan yang melakukan proses identifikasi koleksi yang akan di weeding atau disiangi, meliputi jenis koleksi referensi yang akan di weeding, kriteria weeding, sarana yang dipergunakan untuk pengecekan koleksi, dan tata cara weeding. Proses Identifikasi Koleksi Referensi Yang Akan Disiangi (Weeding) Langkah-langkah penyiangan (weeding) Koleksi Referensi dilakukan melalui proses identifikasi sesuai dengan Panduan Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi, meliputi:

6 1. Jenis Koleksi Jenis koleksi yang akan diweeding atau dilakukan penyiangan adalah koleksi referensi, baik berupa pembelian maupun hadiah, terdiri dari: 1. Kamus 2. Ensiklopedia 3. Handbook, manual, guide 4. Katalog, indeks, abstrak, bibliografi, daftar buku, dan sejenisnya 5. Laporan tahunan, almanak, yearbook, dan sejenisnya 6. Direktori, buku alamat, buku telepon 7. Geografi, biografi, sejarah 8. Koleksi statistik terbitan Badan Pusat Statistik (BPS) 9. Peraturan Pemerintah 10. Koleksi terbitan Asian Development Bank (ADB) Kode utama nomor panggil koleksi referensi meliputi, kode R untuk koleksi referensi umum, kode PP untuk koleksi yang berupa Peraturan Pemerintah, dan kode ADB koleksi referensi terbitan Asian Development Bank (ADB).

7 2. Kriteria Koleksi yang diweeding Kriteria koleksi referensi yang akan diweeding atau disiangi meliputi, sebagai berikut: 1. Kriteria tahun : secara umum, koleksi referensi yang akan diweeding edisi tahun 2003 ke bawah (atau disajikan edisi 10 tahun terakhir), kecuali koleksi yang belum ada edisi terbarunya. Contoh: Kamus Besar Bahasa Indonesia tahun 1990 sebanyak 4 eksemplar (warna hijau) dapat diweeding karena sudah ada terbitan terbaru Kamus Besar Bahasa Indonesia Tahun 2005 (warna merah marun) sebanyak 4 eksemplar. 2. Koleksi berupa hadiah dari lembaga atau penerbit lebih diutamakan diweeding daripada koleksi yang berupa pembelian 3. Laporan tahunan, almanak, yearbook, dan sejenisnya : diweeding edisi 2010 ke bawah (atau disajikan edisi 3 tahun terakhir). 4. Katalog, indeks, abstrak, bibliografi, daftar buku, dan sejenisnya hanya disajikan edisi terbaru (edisi 1 tahun terakhir). 5. Koleksi statistik terbitan Badan Pusat Statistik (BPS) diweeding edisi 2003 ke bawah (atau disajikan edisi 10 tahun terakhir). 6. Apabila sudah ada koleksi dalam bentuk alih media (elektronik), maka koleksi cetak dapat diweeding, atau, apabila sudah disajikan di sirkulasi/unit lain, maka koleksi tersebut dapat diweeding.

8 7. Apabila terdapat eksemplar yang sama, maka disajikan 1 eksemplar saja, dipilih yang kondisi koleksinya paling bagus, halaman lengkap, tidak sobek. 3. Sarana Yang Dipergunakan Untuk Pengecekan Sarana yang dipergunakan untuk pengecekan koleksi referensi yang akan disiangi (di weeding) meliputi: 1. OPAC atau Online Public Access Catalog Perpustakaan UGM dengan alamat http://10.14.1.205/digilib/ 2. Untuk pengecekan koleksi berupa hadiah/pembelian dapat dilihat dari nomor inventaris (kode H untuk koleksi berupa hadiah, dan kode P untuk koleksi berupa pembelian). 3. Referensi online (Britannica, dsb). 4. Mengunjungi website masing-masing lembaga, alamat website lembaga tersebut dapat dicari dari Search Engine http://google.co.id. Sebagai contoh, untuk mengecek koleksi ADB (Asian Development Bank), dapat dilihat dari http://www.adb.org ; untuk mengecek Peraturan Pemerintah, Undang-undang, dan sejenisnya dapat dilihat dari http://www.setneg.go.id/index.php? option=com_perundangan&itemid=42.

9 4. Prosedur Atau Tata Cara Penyiangan (Weeding) Prosedur atau tata cara penyiangan (weeding) koleksi referensi adalah sebagai berikut: 1. Koleksi diambil dari jajaran, kemudian dilakukan pengecekan sesuai kriteria yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sarana yang dipergunakan untuk pengecekan. 2. Pengecekan dilakukan pada pangkalan data Koleksi Referensi dengan membuka alamat http://sipus.simaster.ugm.ac.id/ 3. Petugas mengisi username dan password masing-masing, diperoleh dari pengelola database sipus. 4. Mengubah status buku dalam menu sipus menjadi storage kemudian klik simpan. 5. Koleksi yang diweeding diberi stiker di pojok kanan atas sampul dan ditulis huruf S (kode untuk weeding/storage). 6. Koleksi dikumpulkan untuk dijajarkan di gudang, diurutkan sesuai nomor klasifikasi, untuk mengantisipasi apabila sewaktu-waktu dicari kembali.

10 Koleksi Referensi yang diidentifikasi oleh penulis untuk dilakukan proses penyiangan (weeding) berjumlah 4257 eksemplar, meliputi subjek ilmu sosial atau nomor klasifikasi 300 sebanyak 3253 eksemplar atau 76,4%, subjek bahasa atau nomor klasifikasi 400 berjumlah 456 eksemplar atau 10,7%, subjek Matematika dan Ilmu Alam atau nomor klasifikasi 500 berjumlah 399 eksemplar atau 9,4%, subjek Seni, Hiburan, Olahraga atau nomor klasifikasi 700 berjumlah 41 eksemplar atau 1%, subjek Kesusasteraan atau nomor klasifikasi 800 berjumlah 53 eksemplar atau 1,2%, dan subjek Geografi, Biografi, Sejarah atau nomor klasifikasi 900 berjumlah 55 eksemplar atau 1,3%. Sedangkan penulis tidak mengidentifikasi koleksi dengan subjek karya umum atau nomor klasifikasi 000, filsafat atau nomor klasifikasi 100, ilmu agama atau nomor klasifikasi 200, dan teknologi, ilmu terapan atau nomor klasifikasi 600. Daftar Koleksi Referensi yang diidentifikasi untuk disiangi (di weeding) dapat dilihat pada tabel berikut:

11 Tabel 1. Daftar Identifikasi Koleksi Yang Akan Disiangi (Di Weeding) No. No. Klas/Subjek Jumlah Eksemplar Prosentase 1 000 Karya Umum 0 0% 2 100 Filsafat 0 0% 3 200 Ilmu Agama 0 0% 4 300 Ilmu Sosial 3253 76,4% 5 400 Bahasa 456 10,7% 6 500 Matematika dan Ilmu 399 9,4% Alam 7 600 Teknologi, Ilmu Terapan 0 0% 8 700 Seni, Hiburan, Olahraga 41 1% 9 800 Kesusasteraan 53 1,2% 10 900 Geografi, Biografi, Sejarah 55 1,3% JUMLAH 4257 100,0% Hasil Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi Setelah dilakukan proses identifikasi koleksi referensi yang akan disiangi (weeding), diperoleh hasil penyiangan (weeding) dengan status buku tersedia, weeding (storage), dan hilang. Status buku weeding (storage) meliputi koleksi referensi yang dikeluarkan dari jajaran pengerakan untuk disimpan di storage atau gudang. Status buku tersedia adalah koleksi referensi yang masih disajikan dalam jajaran pengerakan karena informasi di dalamnya masih relevan untuk dirujuk. Sedangkan koleksi regferensi dengan status buku hilang adalah koleksi referensi yang tidak ditemukan bentuk fisik bukunya, tetapi datanya tercantum dalam pangkalan data.

12 Hasil penyiangan (weeding) dan koleksi yang masih dikelola dalam jajaran pengerakan yang telah dilaksanakan oleh penulis berjumlah 3203 eksemplar, meliputi koleksi referensi yang tersedia berjumlah 599 eksemplar atau 18,7%, dan weeding atau storage berjumlah 2604 eksemplar atau 81,3%. Sedangkan data koleksi yang tercantum dalam pangkalan data namun status buku hilang berjumlah 1054 eksemplar atau 24,7% dari jumlah total koleksi referensi yang diidentifikasi sebanyak 4257 eksemplar. Hasil penyiangan (weeding) Koleksi Referensi berdasarkan subjek dengan status buku tersedia, dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2. Hasil Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi Status Buku Tersedia No. No. Klas/Subjek Tersedia(Eks.) Prosentase 1 000 Karya Umum 0 0% 2 100 Filsafat 0 0% 3 200 Ilmu Agama 0 0% 4 300 Ilmu Sosial 1801 69,2% 5 400 Bahasa 356 13,7% 6 500 Matematika dan Ilmu Alam 337 12,9% 7 600 Teknologi, Ilmu Terapan 0 0% 8 700 Seni, Hiburan, Olahraga 29 1.1% 9 800 Kesusasteraan 40 1,5% 10 900 Geografi, Biografi, Sejarah 41 1,6% JUMLAH 2604 100,0%

13 Hasil penyiangan (weeding) Koleksi Referensi berdasarkan subjek dengan status buku weeding atau storage, dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 3. Hasil Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi Status Buku Tersedia No. No. Klas/Subjek Weeding/Storage(Eks.) Prosentase 1 000 Karya Umum 0 0% 2 100 Filsafat 0 0% 3 200 Ilmu Agama 0 0% 4 300 Ilmu Sosial 572 95,5% 5 400 Bahasa 20 3,3% 6 500 Matematika dan Ilmu Alam 6 1,0% 7 600 Teknologi, Ilmu Terapan 0 0% 8 700 Seni, Hiburan, Olahraga 0 0% 9 800 Kesusasteraan 1 0,2% 10 900 Geografi, Biografi, Sejarah 0 0% JUMLAH 599 100,0%

14 Hasil penyiangan (weeding) Koleksi Referensi berdasarkan subjek dengan status buku hilang, dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 4. Hasil Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi Status Buku Hilang No. No. Klas/Subjek Hilang (Eks.) Prosentase 1 000 Karya Umum 0 0% 2 100 Filsafat 0 0% 3 200 Ilmu Agama 0 0% 4 300 Ilmu Sosial 854 81,0% 5 400 Bahasa 100 9,5% 6 500 Matematika dan Ilmu Alam 62 6,0% 7 600 Teknologi, Ilmu Terapan 0 0% 8 700 Seni, Hiburan, Olahraga 12 1,1% 9 800 Kesusasteraan 12 1,1% 10 900 Geografi, Biografi, Sejarah 14 1,3% JUMLAH 1054 100,0%

15 Penutup Dari uraian di atas, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk mengantisipasi kepadatan jajaran pengerakan dan menjaga kemutakhiran informasi, Unit Referensi Perpustakaan UGM telah melaksanakan penyiangan (weeding). Langkah-langkah penyiangan yang dilakukan telah sesuai dengan prosedur penyiangan yang tertulis pada Pedoman Penyiangan (Weeding) Koleksi Referensi Perpustakaan UGM, meliputi jenis koleksi referensi yang akan di weeding, kriteria weeding, sarana yang dipergunakan untuk pengecekan koleksi, dan tata cara weeding. 2. Koleksi referensi yang telah diidentifikasi untuk disiangi berjumlah 4257 eksemplar, meliputi subjek ilmu sosial atau nomor klasifikasi 300 sebanyak 3253 eksemplar atau 76,4%, subjek bahasa atau nomor klasifikasi 400 berjumlah 456 eksemplar atau 10,7%, subjek Matematika dan Ilmu Alam atau nomor klasifikasi 500 berjumlah 399 eksemplar atau 9,4%, subjek Seni, Hiburan, Olahraga atau nomor klasifikasi 700 berjumlah 41 eksemplar atau 1%, subjek Kesusasteraan atau nomor klasifikasi 800 berjumlah 53 eksemplar atau 1,2%, dan subjek Geografi, Biografi, Sejarah atau nomor klasifikasi 900 berjumlah 55 eksemplar atau 1,3%. Sedangkan penulis tidak mengidentifikasi koleksi dengan subjek karya umum atau nomor klasifikasi 000, filsafat atau nomor klasifikasi 100, ilmu agama atau nomor klasifikasi 200, dan teknologi, ilmu terapan atau nomor klasifikasi 600.

16 3. Hasil penyiangan (weeding) dan koleksi yang masih dikelola dalam jajaran pengerakan berjumlah 3203 eksemplar, meliputi koleksi referensi yang tersedia berjumlah 599 eksemplar atau 18,7%, dan weeding atau storage berjumlah 2604 eksemplar atau 81,3%. Sedangkan data koleksi yang tercantum dalam pangkalan data namun status buku hilang berjumlah 1054 eksemplar atau 24,7% dari jumlah total koleksi referensi yang diidentifikasi sebanyak 4257 eksemplar. Sedangkan saran terhadap kegiatan penyiangan (weeding) koleksi referensi Perpustakaan UGM meliputi: 1. Perkembangan informasi perpustakaan semakin pesat mengakibatkan pertambahan koleksi semakin meningkat. Untuk mengantisipasi kepadatan jajaran pengerakan serta menjaga kemutakhiran koleksi referensi, kebijakan penyiangan (weeding) perlu dilaksanakan secara berkala. 2. Perlu dikembangkan kajian lebih lanjut untuk melakukan evaluasi terhadap pemanfaatan koleksi referensi, sehingga koleksi yang masih dikelola dalam jajaran pengerakan adalah koleksi yang benar-benar dimanfaatkan oleh pemustaka.

17 Daftar Pustaka Lasa Hs., 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius Mardiastuti, Aprilia, 2007. Evaluasi Terhadap Kualitas Pelayanan Publik Melalui Kajian Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Pada Unit Referensi Perpustakaan UGM. Skripsi. Yogyakarta: Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya Prytherch, Ray (Editor), 1995. Harrod s Librarians Glossary 8 th. Ed.: 9,000 Terms Used in Information Management, Library Science. England: Gower Publishing, Co. Lampiran Lampiran 1. Lampiran 2. Tabel Excel berisi daftar identifikasi koleksi referensi yang akan di weeding/validasi Bulan Juli 2013 Tabel Excel berisi daftar hasil kegiatan weeding/validasi koleksi referensi tahun 2013