46 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 14 PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN Wahjono (Dosen AMIK JTC Semarang) ABSTRAKSI Peranan Sistem Informasi merupakan alat bantu untuk mempermudah manajemen dalam menentukan pengambilan suatu keputusan, namun tidak menggantikannya. Karena manajemen perusahaanlah yang menentukan hasil akhir dari sebuah keputusan. Decision Support System (DSS) adalah untuk membantu manajer dalam meningkatkan kinerjanya dalam pengambilan keputusan. Sebuah perusahaan/organisasi tetaplah harus memilih orang-orang yang terbaik untuk duduk di perusahaannya guna memutuskan yang terbaik bagi setiap penentuan kebijakanya. Kata kunci: Sistem informasi, Keputusan, DSS, Organisasi. 1. PENDAHULUAN Di era sekarang ini pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan yang dilakukan manajer selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang diambil. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi yang akurat mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga keputusan yang diambil diharapkan dapat memberikan keuntungan yang maksimal. Karena itulah dikembangkan dan digunakan Decision Support System (DSS) untuk membantu manajer dalam meningkatkan kinerjanya dalam pengambilan keputusan. Seringkali pihak manajemen dihadapakan dengan fenomena bisnis yang terjadi di dalam dunia usaha. Hal inilah yang menuntut manajemen untuk dapat mengambil keputusan dari berbagai macam alternatif pilihan. Keputusan yang diambil oleh manajemen meliputi berbagai masalah dan jangka waktu. Misalnya keputusan dalam kegiatan operasional rutin, sumberdaya atau keputusan yang diambil dalam masalahmasalah khusus. Pengambilan keputusan rutin pada umumnya berkaitan pelaksanaan operasional perusahaan yang bersifat teratur dan rutin. Pengambilan keputusan khusus pada umumnya bersifat tidak teratur waktu terjadinya dibandingkan dengan keputusan operasional perusahaan secara periodik, bersifat khusus dan bahkan luar biasa. 2. METODE PENELITIAN 2.1. Pengambilan Keputusan Menurut Siagian (dalam Hasan, 2002:10) pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan terhadap berbagai alternatif sesuai dengan kepentingan tertentu. Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan: a. Mengidentifikasi tujuan b. Merumuskan masalah c. Mengidentifikasi kemungkinan alternative pemecahan masalah dengan berbagai macam pilihan d. Melaksanakan dan memantau keputusan 2.2. Decision Support System (DSS). Definisi awalnya adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mendukung manajemen pengambilan keputusan.
INFOKAM Nomor II/Th. X/September/14 47 Sistem berbasis model yang terdiri dari prosedur-prosedur dalam pemrosesan data dan pertimbangannya untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan. Agar berhasil mencapai tujuannya maka sistem tersebut harus: (1) sederhana,, (2) mudah untuk dikontrol, (3) mudah beradaptasi, (4) lengkap pada hal-hal penting, (5) mudah berkomunikasi dengannya. Secara implisit juga berarti bahwa sistem ini harus berbasis komputer dan digunakan sebagai tambahan dari kemampuan penyelesaian masalah dari seseorang. DSS yang baik memiliki lima karakteristik utama: a. Sistem yang berbasis komputer; b. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan; c. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan kalkulasi manual; d. Melalui cara simulasi yang interaktif; e. Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama. 2.3. Tujuan DSS Tiga tujuan yang harus dicapai DSS: a. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semiterstruktur. b. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. c. Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya. Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan. Mengapa menggunakan DSS? a. Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tak stabil. b. Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat. c. Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis. Sistem komputer perusahaan tak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas, dan mencari jalan masuk di pasar yang benarbenar menguntungkan. 2.4. Karakteristik DSS: a. Kajiannya ada pada keputusan-keputusan dimana ada struktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap pertimbangan manajer memiliki esensi utama. b. Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya. c. Relevansinya untuk manajer adalah dalam pembuatan tool pendukung, di bawah pengawasan mereka, yang tidak dimaksudkan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan sistem, atau solusi tertentu. Kemampuan DSS: a. DSS menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan utamanya pada situasi semi terstruktur dan tak terstruktur dengan memadukan pertimbangan manusia dan informasi terkomputerisasi. b. Dukungan disediakan untuk berbagai level manajerial yang berbeda, mulai dari pimpinan puncak sampai manajer lapangan. c. Dukungan disediakan bagi individu dan juga bagi group. berbagai masalah organisasional melibatkan pengambilan keputusan dari orang dalam group. Untuk masalah yang strukturnya lebih sedikit seringkali hanya membutuhkan keterlibatan beberapa individu dari departemen dan level organisasi yang berbeda. d. DSS menyediakan dukungan ke berbagai keputusan yang berurutan atau saling berkaitan. e. DSS mendukung berbagai fase proses pengambilan keputusan: intelligence, design, choice dan implementation.
48 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 14 f. DSS mendukung berbagai proses pengambilan keputusan dan style yang berbedabeda; ada kesesuaian diantara DSS dan atribut pengambil keputusan individu (contohnya vocabulary dan style keputusan). g. DSS selalu bisa beradaptasi sepanjang masa. Pengambil keputusan harus reaktif, mampu mengatasi perubahan kondisi secepatnya dan beradaptasi untuk membuat DSS selalu bisa menangani perubahan ini. DSS adalah fleksibel, sehingga user dapat menambahkan, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau mengatur kembali elemen-elemen dasar (menyediakan respon cepat pada situasi yang tak diharapkan). Kemampuan ini memberikan analisis yang tepat waktu dan cepat setiap saat. h. DSS mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu, kualitas), lebih daripada efisiensi yang bisa diperoleh (biaya membuat keputusan, termasuk biaya penggunaan komputer). i. Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung dan tak menggantikan pengambil keputusan. Pengambil keputusan dapat menindaklanjuti rekomendasi komputer sembarang waktu dalam proses dengan tambahan pendapat pribadi atau pun tidak. j. DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan sistem, yang mengarah pada pembelajaran tambahan, dan begitu selanjutnya dalam proses pengembangan dan peningkatan DSS secara berkelanjutan. k. User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana. Sistem yang lebih besar dapat dibangun dalam organisasi user tadi dengan melibatkan sedikit saja bantuan dari spesialis di bidang Information Systems (IS). l. DSS biasanya mendayagunakan berbagai model (standar atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan. Kemampuan pemodelan ini menjadikan percobaan yang dilakukan dapat dilakukan pada berbagai konfigurasi yang berbeda. berbagai percobaan tersebut lebih lanjut akan memberikan pandangan dan pembelajaran baru. m. DSS dalam tingkat lanjut dilengkapi dengan komponen knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif dari berbagai masalah yang pelik. 2.5. Komponen DSS a. Data Management. Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management Systems (DBMS). b. Model Management. Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atau berbagai model kuantitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang diperlukan. c. Communication (dialog subsystem). User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui subsistem ini. Ini berarti menyediakan antarmuka. d. Knowledge Management. Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri. The Data Management Subsystem Terdiri dari elemen-elemen: a. DSS database. b. Database management system. c. Data directory. d. Query facility. 2.6. Model DSS Model DSS terdiri dari: a. Model matematika.
INFOKAM Nomor II/Th. X/September/14 49 b. Database. c. Perangkat lunak. Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi. 2.7. Cara penggunaan informasi dari DSS Pada dasarnya dua pengguna informasi dari DSS oleh manajer, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi yang dikemukakan oleh Simon. Selanjutnya manajer menggunakan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut pendekatan sistem dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan. Laporan berkala dapat di rancang untuk mengidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karena kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternatif, mengevaluasi dan memilih alternatif tersebut, dan memberikan informasi lanjutan. 2.8. Jenis-jenis DSS Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya menurut Steven L. Alter, 1976 adalah sebagai berikut: a. Mengambil elemen-elemen informasi. b. Menganalisis seluruh file. c. Menyiapkan laporan dari berbagai file. d. Memperkirakan dari akibat. Keputusan e. Mengusulkan. keputusan f. Membuat keputusan 2.9. Manfaat DSS a. DSS memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya. b. DSS membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur. c. DSS dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan. d. Walaupun suatu DSS, mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun ia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya, karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan. 2.10. Beberapa Keterbatasan DSS a. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya. b. Kemampuan suatu DSS terbatas pada perbendaharaan pengetahuan yang dimilikinya (pengetahuan dasar serta model dasar). c. Proses-proses yang dapat dilakukan DSS biasanya juga tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.
50 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 14 d. DSS tidak memiliki kemampuan intuisi seperti yang dimiliki manusia. Sistem ini dirancang hanyalah untuk membantu pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. 2.11. System penunjang keputusan kelompok (GDSS) Adalah system berdasarkan komputer yang interaktif yang memudahkan pemecahan atas masalah tak terstruktur oleh beberapa (set) pembuat keputusan yang bekerja sama sebagai suatu kelompok. Komponen GDSS meliputi hardware, software, orang, dan produser. Sifat yang penting dari suatu GDSS dapat disebutkan seperti berikut ini: a. GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari komponen system yang sudah ada. b. GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam melakukan pekerjaan mereka. c. GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan. d. GDSS bisa bersifat spesifik (dirancang untuk satu jenis atau kelompok masalah) atau bisa bersifat umum (dirancang untuk berbagai keputusan organisasional tingkat kelompok). e. GDSS berisi mekanisme built-in. Definisi GDSS begitu luas dan, oleh karenanya, bisa berlaku atau diterapkan ke berbagai situasi keputusan kelompok, yang meliputi panel review, task force meeting eksekutif/dewan, pekerja jarak jauh, dan sebagainya. Aktifitas dasar yang terjadi di kelompok manapun dan yang memerlukan dukungan berdasarkan komputer adalah: a. Pemanggilan informasi, melibatkan pemilihan nilai data dari database yang ada maupun pemanggilan informasi sederhana. b. Pembagian informasi, maksudnya menampilkan data pada layar penampil agar bisa dilihat oleh semua kelompok. c. Penggunaan informasi, mencakup aplikasi teknologi software, procedure, dan teknik pemecahan masalah kelompok untuk data. 3. PEMBAHASAN 3.1 Pengambilan Keputusan Khusus Pengambilan keputusan khusus merupakan pengambilan keputusan operasi perusahaan yang sifatnya tidak periodik, sifatnya khusus dan bahkan luar biasa. Beberapa contoh pengambilan keputusan khusus: menerima dan menolak penjualan pesanan, pengurangan atau penambahan jenis produk atau departemen, membuat sendiri atau membeli dari luar bahan baku produksi, menyewakan atau menjual atau memakai sendiri fasilitas perusahaan, menjual atau memproses lebih lanjut hasil produksi. 3.2 Meniadakan atau menambah jenis produk atau departemen Keputusan yang akan diambil meniadakan salah satu jenis produk atau departemen, harus dipertimbangkan adanya biaya terhindarkan dan biaya yang tak terhindarkan. Biaya terhindarkan merupakan biaya bersama bagi beberapa jenis produk atau departemen, sehingga peniadaan salah satu jenis produk atau departemen tidak mempengaruhi terjadinya biaya tersebut. Dalam pengertian biaya relevan, biaya terhindarkan merupakan biaya relevan yang harus dipertimbangkan dalam pemilhan alternative, sedang biaya tak terhindarkan merupakan biaya yang tidak relevan, maka dalam pengambilan keputusan biaya ini dapat diabaikan Bila ada produk baru, maka penghasilan dan biayanya harus dievaluasi secara hati-hati untuk meyakinkan apakah labanya cukup besar untuk membenarkan keputusan menjual produk tersebut. Contoh: PT. Lulu sejahtera adalah perusahaan yang bergerak dibidang toko swalayan dengan membagi tiap-tiap toko yang dimilikinya menjadi 3 departemen. Salah satu tokonya, mempunyai laporan laba rugi sebagai berikut:
INFOKAM Nomor II/Th. X/September/14 51 pakaian pria pakaian wanita pakaian anak total Penjualan 435,750,000 397,500,000 347,250,000 1,180,500,000 biaya variable 247,250,000 175,500,000 239,500,000 662,250,000 contribution margin 188,500,000 222,000,000 107,750,000 518,250,000 biaya tetap: - biaya gaji salesman 65,000,000 79,600,000 55,750,000 200,350,000 - biaya iklan 25,000,000 35,000,000 25,000,000 85,000,000 - asuransi 10,000,000 12,000,000 9,000,000 31,000,000 - PBB 5,000,000 4,500,000 3,750,000 13,250,000 - penyusutan 30,000,000 27,500,000 25,000,000 82,500,000 total biaya tetap 135,000,000 158,600,000 118,500,000 412,100,000 laba bersih 53,500,000 63,400,000 (10,750,000) 106,150,000 Ket: Biaya iklan, asuransi, PBB, dan penyusutan merupakan alokasi dari biaya pusat Apakah departemen pakaian anak tersebut akan ditiadakan atau tidak? Perhitungan: Jika dilihat sepintas dari laporan lab rugi diatas, secara tidak hati-hati, kita dapat saja mengambil kesimpulan bahwa departemen pakaian anak ditutup saja karena menderita kerugian sebesar Rp. 10.750.000 karena kalau ditutup perusahaan akan memperoleh laba sebesar Rp. 106.150.000. tetapi apakah ini suatu keputusan yang benar? Meskipun departemen pakaian anak tidak mempunyai kontribusi marjin yang cukup untuk menutup biaya tetap, namun jika departemen ini ditutup perusahaan akan kehilangan kontribusi margin departemen ini sebesar Rp. 107.750.000 Dalam menganalisis pengambilan keputusan ini kita tidak hanya memerlukan analisis mengenai contribution margin saja, akan tetapi kita juga harus mempertimbangkan biaya yang dapat terhindarkan dan yang tidak dapat terhindarkan merupakan biaya yang tidak relevan untuk kita pertimbangkan. Oleh karena itu, untuk dapat mengambil keputusan secara tepat selain mempertimbangkan CM, kita juga mempertimbangkan biaya terhindarkan. Untuk dapat mengambil keputusan yang tepat kita dapat menggunakan bantuan analisis deferensial sebagai berikut: mempertahankan meniadakan perbedaan Dep. Pakaian Dep. Pakaian anak anak penjualan 1,180,500,000 833,250,000 347,250,000 biaya variabel 662,250,000 422,750,000 239,500,000 contribution margin 518,250,000 410,500,000 biaya tetap: - terhindarkan 200,350,000 144,600,000 55,750,000 laba bersih sebelum diperhitungkan biaya tak terhindarkan 317,900,000 265,900,000 52,000,000 Dari perhitungan diatas jelas bahwa perusahaan lebih baik mempertahankan departemen pakaian anak. Karena jika perusahaan mengambil keputusan meniadakan
52 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 14 departemen pakaian anak, perusahaan justru mengalami laba sebesar Rp. 52.000.000,- 4. KESIMPULAN Manajemen seringkali diharapkan dengan berbagai macam persoalan berkaitan dengan entitas bisnis dan usaha yang dijalaninya. Persoalan-persoalan yang dihadapi oleh manajemen sangatlah kompleks. Baik masalah yang sifatnya rutintas (umum) atau yang besifat khusus. Manajer yang baik, adalah manajer yang dapat mengambil keputusan yang tepat disaat yang tepat pula. Walaupun diketahui bahwa setiap keputusan yang diambil akan berdampak panjang bagi kehidupan perusahaan dan lingkungan sekitar. Tetapi hanya keputusa yang tepat yang dapat menjadikan perusahaan atau suatu entitas bisnis dapat bertahan. Seiiring berkembangnya teknologi, telah muncul adanya suatu system yang digunakan untuk membantu manajer untuk mengambil keputusan yang tepat dan cepat, cepat diartikan sebagai cepat dalam melakukan analisis berbagai macam alternative pilihan. Baik DSS maupun GDSS hanyalah sebuah sistem yang dibuat untuk lebih memudahkan proses pengambilan keputusan bagi manajemen, namun tidak menggantikannya. Oleh karena itu, manajemen perusahaanlah yang menentukan hasil akhir dari sebuah keputusan. Jadi, sebuah perusahaan/organisasi tetaplah harus memilih orang-orang yang terbaik untuk duduk di perusahaannya guna memutuskan yang terbaik bagi setiap kebijakan. DAFTAR PUSTAKA Handoko Hani T, (1986), Manajemen edisi 2, Yogyakarta, BPFE Yogyakarta. Hasan, M. Iqbal, (2002), Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan plikasinyan, Ghalia Indonesia, Bogor http://d_ikasari.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/10105/konsep+pengambilan+keputusan.doc. http://irepuspa.staff.jak-stik.ac.id/files/sistem-penunjang-keputusan.ppt Suprihanta John, (1988), Manajemen Umum Sebuah Pengantar, Yogyakarta, BPFE Yogyakarta.