Manajemen DSS untuk Pengambilan Keputusan Strategis

Transkripsi

1 Manajemen DSS untuk Pengambilan Keputusan Strategis DSS adalah seperangkat sstem yang mampu memecahkan masalah secara efisien dan efektif, yang bertujuan untuk membantu pengambil keputusan memilih berbagai alternative keputusan yang merupakan hasil pengolahan informasi-informasi yang diperoleh/ tersedia dengan menggunakan model-model pengambilan keputusan. Fungsi DSS bagi seorang manajer antara lain: a. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah semi terstruktur b. Memberikan dukungan bagi pertimbangan manajerdan bukan dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer. c. Meningkatkan efiktifitas keputusan yang diambil manajer. Keputusan strategis adalah keputusan yang dibuat oleh Manajemen Puncak (Top Management). Keputusan ini bercirikan pada masalah ketidakpastian terutama yang berorientasi pada masa datang. Informasi yang dibutuhkan pada keputusan strategis ini adalah informasi strategis. Hasil keputusan yang diambil biasanya berpengaruh pada keseluruhan organisasi. Contoh dari keputusan ini misalnya, keputusan mengenai perluasan usaha, penentuan jalur produk dan diversifikasi produk. Proses pengambilan keputusan terdiri dari 3 fase: a. Intelligence Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukkan diperoleh, diproses, dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah. b. Design Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan dan menganalisa alternatif tindakan yang bisa dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengerti masalah, menurunkan solusi dan menguji kelayakan solusi.

2 c. Choice Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dijalankan. Hasil pemilihan tersebut kemudian diimplementasikan dalam proses pengambilan keputusan. Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan : 1. Proses perumusan/identifikasi persoalan keputusan 2. Penetapan parameter serta variabel yang merupakan bagian dari sebuah persoalan keputusan 3. Pembuatan penetapan alternatif-alternatif pemecahan persoalan atau keputusan 4. Menetapkan kriteria pemilihan alternatif untuk mendapatkan alternatif yang terbaik 5. Laksanakan keputusan dan evaluasi hasilnya Pihak-pihak yang berperan dalam Pengembangan DSS : Terdapat 5 pihak yang berperan dalam pengembangan SPK, kelima peran tersebut adalah: a. Manajer atau Pemakai, yaitu pihak yang terlibat langsung dengan proses pengambilan keputusan, pihak yang harus mengambil tindakan dan bertanggung jawab terhadap hasil tindakannya. b. Penghubung, yaitu pihak yang membantu pemakai, mungkin seorang asisten yang bertugas menjalankan terminal, atau lebih dari sekedar itu. c. Pembangun SPK atau Fasilitator, yaitu pihak yang mengembangkan SPK khusus dari pembangkit SPK d. Pendukung Teknik, yaitu pihak yang mengembangkan tambahan kemampuan atau komponen sistem informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan pembangkit SPK. Database-database baru, model-model analisis baru, dan tambahan format tampilan data merupakan hasil kerja pendukung teknik. e. Pengembang Peralatan, yaitu pihak yang mengembangkan teknologi baru (baik hardware maupun software), dan meningkatkan efisiensi hubungan antara subsistem dalam SPK.

3 Komponen Teknologi Pendekatan yang diterapkan untuk merancang komponen teknologi yang dibutuhkan dalam membangun DSS efektif adalah merancang kapabilitas perangkat keras dan perangkat lunak bagi manajemen dialog, pendekatan alternatif struktur data berdasarkan fungsi manajemen data, serta merancang model-model analisis dalam pengambilan keputusan yang digunakan dalam DSS. Manajemen Dialog Komponen dialog suatu DSS adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang memberi sarana interface (antarmuka) antara pemakai dengan DSS. Komponen dialog menyajikan output DSS pada pemakai dan mengumpulkan input ke dalam DSS. Beberapa jenis gaya dialog, antara lain : 1. Dialog tanya jawab DSS bertanya kepada pemakai, kemudian pemakai menjawab, dan seterusnya, sampai DSS mengeluarkan jawaban yang diperlukan untuk mendukung keputusan. Dialog tanya jawab menggunkan bahasa yang umum. 2. Dialog Perintah Jenis ini adalah perintah untuk menjalankan fungsi-fungsi DSS. Format perintah menggunakan kata-kata standar dan pendek. Untuk aplikasi sederhana, perintahperintahnya mudah dipelajari tetapi mungkin bagi pemakai yang jarang menggunakan sistem perlu belajar kembali. 3. Dialog Menu Gaya dialog yang populer dalam SPK ialah dialog menu. Dalam dialog menu, pemilih memilih salah satu dari beberapa alternatif menu, dengan menekan tombol pada papan kunci. 4. Dialog form masukkan /keluaran Dialog form masukan/keluaran menyediakan form input tempat pemakai memasukkan perintah dan data, form keluaran merupakan tanggapan dari DSS. Sesudah memperhatikan form keluaran, pemakai dapat mengisi form masukan lainnya untuk melanjutkan dialog.

4 5. Dialog Masukan dalam Konteks Keluaran Perluasan dari dialog form masukan adalah dengan mengkombinasikan form masukan dan keluaran sehingga masukan dari pemakai selalu dalam konteks keluaran DSS sebelumnya. Dalam gaya dialog ini, DSS memperlihatkan keluaran yang dapat diisi oleh pemakai sehingga dapat sekaligus mengubah keluaran tersebut. Manajemen Database Manajemen database merupakan topik yang relevan dengan sebagian besar aplikasi komputer termasuk DSS. Database merupakan prasyarat untuk merancang DSS yang efektif, agar dapat : 1. Menyederhanakan pengumpulan dan pemeliharaan data yang digunakan DSS. 2. Membatasi fungsi-fungsi pengelolaan yang dibutuhkan DSS. 3. Menyederhanakan perancangan DSS. 4. Mengeliminasi performansi yang tidak perlu dan mendukung keamanan. 5. Meningkatkan kemampuan penggunaan data secara kolektif. Sistem Manajemen Data Base (DBMS) juga merupakan prasyarat penting bagi DSS, karena DBMS menangani pemeliharaan dan kontrol database, serta menyederhanakan program interface DSS dengan Database. Dalam pengembangan komponen manajemen database, akan terjadi pemilihan satu atau lebih model data. Model data adalah metode penyajian, pengolahan, penyimpanan, dan penanganan data dalam suatu komputer. Suatu model data mempunyai 3 bagian, yaitu : 1. Kumpulan struktur data, misalnya tabel, hubungan, hirarki, atau network. 2. Kumpulan operasi yang dapat diterapkan pada struktur data, misalnya pembaharuan, pencarian informasi, kombinasi dan sambungan. 3. Kumpulan aturan/kendala yang menetapkan atau mengubah status nilai pada struktur database. Model data harus dibedakan dengan komponen pemodelan suatu DSS. Meskipun komponen manajemen database dapat digunakan oleh komponen pemodelan, model data merupakan model penyimpanan data dan operasi-operasi pada penyimpanan, sedangkan komponen pemodelan terdiri dari model-model keputusan.

5 Manajemen Model Komponen pemodelan memberikan kemampuan pengambil keputusan untuk menganalisa masalah secara penuh melalui pengembangan dan perbandingan alternatif keputusan. Integrasi model-model ke dalam sistem informasi berarti mengubah suatu sistem informasi manajemen yang berdasarkan pendekatan komunikasi data dan pelaporan terintegrasi, menjadi suatu sistem pendukung keputusan. Komponen pemodelan merupakan alat utama untuk mendukung aktifitas pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Komponen pemodelan mendukung aktivitas-aktivitas pada fase design dan choice, yang meliputi : Proyeksi Deduksi Analisis Penetapan alternatif Optimasi Simulasi, dll. Perancangan komponen pemodelan harus memungkinkan user atau pengambil keputusan untuk mendukung aktivitas-aktivitas secara langsung. Beberapa kapabilitas yang dibutuhkan pemodelan dalam DSS adalah sebagai berikut : 1. Interface Pemakai dapat bekerja dalam proses pemecahan masalah tanpa selingan yang tidak perlu. Parameter kontrol harus diekspresikan dalam bentuk yang mudah dikenali oleh pemakai 2. Control Pemakai harus diberi suatu spektrum kontrol. Jika memungkinkan, sistem harus mendukung operasi manual yang memnungkinkan pemakai dapat memilih level operasi algoritma yang sesuai. Mekanisme kontrol harus memungkinkan pemahaman pemakai secara langsung terhadap solusi masalah.

6 3. Fleksibilitas Operasi-operasi manual dan algoritmik dapat saling dipertukarkan sehingga pemakai dapat mengembangkan sebagian solusi melalui metode manual dan melanjutkannya dengan metode algoritma dan sebaiknya. 4. Umpan Balik(feedback) Sistem harus menyediakan umpan balik sehingga pemakai mengetahui secara penuh kedudukan proses solusi setiap saat. Perancangan itu sendiri harus menggunakan sistem umpan balik. Teknik Pengambilan Keputusan Programa linier merupakan teknik yang banyak digunakan dalam Penelitian Operasional (OperationResearch/OR). Programa linier ini dipandang sebagai teknik pengambilan keputusan karena dengan pengintegrasian secara serentak dan pelaksanaan operasi secara berurutan waktunya, dengan menggunakan fasilitas-fasilitas yang tersedia, keputusan diambil dengan memperhitungkan segala kemungkinan kapasitas sehingga efisiensi optimal dapat tercapai (Syamsi, 1995). Penelitian Operasional Penelitian Operasional didefinisikan sebagai pendekatan, analisis, dan penyelesaian masalah operasional melalui metode-metode ilmiah dan seni dalam pengambilan keputusan untuk memperoleh hasil terbaik (optimum) dengan pertimbangan keterbatasan sumberdaya dan tujuan yang ingin dicapai. Penelitian Operasional lahir sebagai respons untuk mengatasi masalah-masalah operasional. Oleh karena itu, OR bukan hanya berkembang sebagai sains, tetapi juga digunakan untuk memecahkan masalah. Pendekatan penyelesaian masalah OR dalam suatu pengambilan keputusan, menggunakan prosedur sebagai berikut : 1. Menyusun situasi kehidupan sehari-hari dalam suatu model matematis, dengan mengabstraksi unsur-unsur pokoknya sehingga dapat dicari penyelesaian yang relevan dengan tujuan si pengambil keputusan.

7 2. Mengeksplorasi struktur dari penyelesaian-penyelesaian dan mengembangkan prosedur-prosedur yang sistematis untuk memperolehnya. 3. Mengembangkan suatu penyelesaian, termasuk teori matematis, jika perlu yang menghasilkan nilai optimum dari tingkat keinginan sistem. Langkah-langkah mempelajari OR : 1. Penentuan tujuan Analisis harus berhati-hati agar tujuan yang ingin dicapai tidak ditentukan secara sempit tetapi juga tidak terlalu luas. Perlu diperhatikan juga bahwa sewaktu-waktu tujuan bisa berubah karena waktu atau level manajemen yang terlibat dalam studi. 2. Formulasi Masalah Pada fase ini, analisis harus mampu mengetahui fenomena yang terjadi pada masa lalu, prediksi terhadap kejadian masa mendatang dan hubungan keterkaitan variabelvariabel pada masalah. 3. Pembentukan dan Pengembangan Model Model merupakan gambaran dari realita yang disederhanakan. Untuk menggambarkan variabel-variabel dan hubungan antarvariabel, model ini mengambil bentuk hubungan matematis untuk menggambarkan struktur yang digambarkannya. Programa Linier Penggunaan program linier sebagai teknik pengmabilan keputusan menggunakan tiga tahap proses, yaitu : 1. Perumusan Masalah. Mengumpulkan informasi yang sesuai, mempelajari pertanyaan apa yang harus dijawab, dan membuat permasalahan menjadi program linier 2. Pemecahan Masalah Mencari pemecahan optimal programa linier 3. Interpretasi dan Penerapan Solusi Pemeriksaan bahwa solusi dari programa linier sudah benar (dan bila tidak, harus kembali ke tahap1 dan memperbaiki rumusannya), mengerjakan analisis sensitivitas yang cocok dan menerapkannya ke dalam praktek.

8 Persyaratan utama dalam pemecahan masalah programa linier hádala sebagai berikut : 1. Memiliki tujuan. 2. Harus ada alternatif tindakan yang salah satu darinya akan mencapai tujuan. Proses pengambilan keputusan itu meliputi: 1. Identifikasi masalah. 2. Pengumpulan dan penganalisaan data. 3. Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan yang nantinya akan dijadikan alternatifalternatif keputusan, dengan memperhatikan situasi lingkungan. 4. Memilih suatu alternatof terbaik untuk dijadikan keputusan. 5. Melaksanakan keputusan. 6. Memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan keputusan. Lima tahap pengambilan keputusan efektif Langkah-langkah penting bagi pengambilan keputusan yang efektif dapat dikategorikan dalam lima tahap yang beruntun. Masing-masing tahap menangani masalah yang berbeda-beda yang penting bagi keputusan terakhir. Masing-masing tahap mempunyai metode dan perangkapnya sendiri. Jika salah satu tahap ditiadakan atau dilaksanakan dengan tidak sempurna, keseluruhan proses akan rusak dan kemungkinan bagi kegagalan akan bertambah. Tahap 1. Menerima tantangan. Pengambilan keputusan dimulai manakala seseorang dihadapkan pada suatu tantangan terhadap jalur tindakannya yang sedang berlaku. Tantangan dapat dipandang sebagai indikasi dari suatu ancaman atau bayangan dari suatu peluang atau kesempatan. Tantangan datang dalam berbagai bentuk. Tantangan kadang-kadang dapat datang secara tak langsung dan tersembunyi. Suatu perubahan dari iklan berwarna ke iklan hitam putih mungkin menunjukkan suatu pensuplai peralatan sedang menghadapi kesulitan dana. Pertanyaan terpenting yang dihadapkan kepada pengambilan keputusan tahap 1 adalah apakah ancaman atau peluang itu cukup penting untuk menuntut upaya berupa pengambilan keputusan aktif mengenai hal tersebut. Tidak mengindahkan atau menolak

9 tantangan membawa kepada penempuh jalur tindakan semula dengan tenang dan tanpa sesuatu perubahan, seraya melanjutkan usaha seperti sediakala. Menerima tantangan, atau memutuskan akan mengambil suatu keputusan, membawa kepada tahap berikutnya dari pengambilan keputusan secara aktif. Tahap 2. Mencari alternatif. Bila suatu jalur tindakan yang sedang berlaku mendapat tantangan, pengambilan keputusan yang efektif mulai mencari alternatif. Pengambilan keputusan yang efektif mewujudkan dua hal dalam tahap 2. Dia mempertimbangkan secara matang-matang tujuannya serta nilai-nilai yang relevan dengan suatu keputusan. Sedikit penilaian terhadap alternatif-alternatif dilakukan dalam tahap 2. Ide-ide dikumpul dan disimpan jika mereka nampak memberikan harapan utuk mengatasi masalah-masalah yang ditimbulakan oleh tantangan-tantangan. Yang merupakan bahaya utama adalah, cara prematur. Pada tahap 2, pengambilan keputusan yang efektif telah membangun suatu daftar kemungkinan yang nampak sebagai alternatif-alternatif yang dapat bertahan terhadap jalur tindakan yang mendapat tantangan. Tahap 3. Penilaian alternatif. Pada tahap ini kelebihan-kelebihan serta kekurangan-kekurangan dari masing-masing alternatif dipertimbangkan secara cermat. Pada tahap ini sering sering melibatkan upaya yang besar untuk mencari informasi yang dapat dipercayai yang relevan dengan keputusan yang efektif mencari fakta fakta serta ramalan ramalan dari berbagai ragam sumber, berkenaan dari akibat-akibat dari alternatif yang sedang dipertimbangkan. Pada akhir tahap 3, pengambilan keputusan yang efektif biasanya sudah mencapai satu keputusan sementara yang didasarkan atas informasi yang telah terkumpul. Tahap 4. Menjadi terikat. Pada tahap ini pilihan terakhir sudah dibuat dan pengambilan keputusan menjadi terikat kepada suatu jalur tindakan baru. Pilihan terakhir mungkin saja sudah dibuat. Pengambilan keputusan efektif menelaah kembali segala informasi yang telah terkumpul sebelum mengambil suatu keputusan terakhir. Tahap 5. Berpegangan pada keputusan. Setiap pengambilan keputusan berharap segala-galanya akan berjalan lancar sesudah suatu keputusan diambil, tetapi hambatan sering terjadi.

10 Memilih alternatif terbaik belumlah mencukupi. Jika keputusan tidak dilaksanakan secara memadai, hasil yang menggembirakan tidak akan tercapai. Pengambilan yang efektif membuat rencana guna melaksanakan keputusannya. Ciri-ciri Decision Support System yang baik yaitu : 1. Sederhana 2. Dapat diandalkan 3. Mudah dikendalikan 4. Menyesuaikan 5. Lengkap pada masalah penting 6. Mudah berkomunikasi dengannya Manfaat DSS Beberapa alasan penting dipergunakannya DSS antara lain karena manfaat seperti : 1. Perusahaan berada pada keadaan yang tidak menentu 2. Menghargai kompetisi lokal maupun internasional 3. Membantu menyelesaikan masalah yang sulit dalam operasional 4. Adanya komputer yang membantu dalam peningkatan efisiensi dan kemampuan menuju unggulan pasar 5. Bagian informasi tak bisa lagi hanya sewaktu-waktu saja, tetapi harus merupakan bagian yang menyatu dari proses basis Secara umum, manfaat yang dapat diambil dengan menggunakan DSS yaitu : 1. Punya kemampuan mendukung pemecahan masalah yang komplek 2. Bereaksi cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan pada kondisi yang berubah DSS melakukan analisis kuantitatif dengan sangat cepat dan menghemat waktu 3. Punya kemampuan dengan mencoba berbagai strategi berbeda kondisi dengan tepat dan cepat 4. Belajar dan mengembangkan program baru dengan menggunakan pola analisis what if (apabila), merupakan sarana dalam pelatihan manajer 5. Membangun jembatan komunikasi, sehingga pengumpulan data dan pemecahan masalah yang merupakan alat untuk meningkatkan kerjasama tim 6. Meningkatkan pengendalian pengukuran dan meningkatkan kinerja organisasi

11 7. Menghemat biaya, pembuatan atau menghemat biaya akibat keputusan yang salah 8. Keputusan lebih objektif dan konsisten dibandingkan dengan intuisi saja 9. Meningkatkan efektifitas manajerial dengan menghemat waktu kerja pada bidang analisis, perencanaan dan pelaksanaan 10. Meningkatkan produktivitas dari analisis Karakteristik dan kemampuan dari DSS adalah : 1. Keputusan semi terstruktur 2. Bagi manajer pada berbagai tingkat 3. Bagi kelompok atau perorangan 4. Kepentingan yang saling terpisah 5. Membantu kemampuan dan rancangan 6. Membantu variasi keputusan dalam corak dan proses 7. Dapat menyesuaikan diri dan lentur 8. Mudah digambarkan 9. Efektifitas bukan efisiensi 10. Manusia mengendalikan mesin 11. Penggunaan berkembang 12. Mudah membuatnya 13. Pembuatan modul 14. pengetahuan Pengembangan Gambar berikut ini merupakan langkah-langkah tahapan dalam rangka pengembangan DSS. Sehingga dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah pengembangan DSS yang dimulai dari tahap perencanaan, penelitian, analisis, pelaksanaan, pemeliharaan dan tahap adaptasi.

12

13 Gambar diatas menunjukkan hal yang perlu diperhatikan : 1. Urutan yang perlu diikuti dan harus secara bertahap 2. Langkah kembali harus disesuaikan dengan tahapan yang telah dilalui 3. Pada akhir proses harus dilihat kembali langkah-langkah sebelumnya untuk perbaikan dan pengembangan lebih lanjut

14 Knowledge management Manajemen Ada 3 ciri penting yang berhubungan dengan pengambilan keputusan, yaitu : 1. Mengerti implikasi kegunaan pada setiap keputusan 2. Mengembangkan kreativitas dan ide baru 3. Memberikan keputusan jalan keluar yang cepat bila diperlukan Ketiga hal diatas akan memungkinkan dengan bantuan komputer yang mempunyai kapasitas besar untuk kelas Personal Computer (PC). Pengembangan sistem informasi yang tidak tertata akan menyebabkan : 1. Ketinggalan teknologi tanpa sempat di antisipasi 2. Under utilize hanya pengganti mesin ketik dan kalkulator saja 3. Organisasi hanya mendapat nama, tetapi membebani organisasi 4. Manajer dan karyawan tidak merasa ada kemajuan dalam proses manajemen Selanjutnya ada 3 hal pokok yang perlu diwaspadai yaitu : 1. Adanya constraints dari lingkungan yang berubah secara cepat dan terus menerus 2. Adanya block yang menyebabkan arus informasi dan siklusnya terhenti 3. Adanya keterbatasan umum yang sering diabaikan Gambar dibawah ini menunjukkan siklus manajemen dalam keadaan yang sederhana, tentunya dalam keadaan yang lebih rumit sifat siklus ini haruslah dapat dipertahankan bila ingin mencapai manajemen yang efektif dan modern.

15 The Management Cycle Perencanaan - analisi situasi - perencanaan strategik, perencanaan program, program kerja Implementasi - manajemen sumberdaya manusia - manajemen keuangan - manajemen informasi Pemantauan dan evaluasi - pemantauan atau program dan rencana kerja - evaluasi atau efektivitas organisasi Knowledge management digambarkan sebagai tumpukan keterkaitan antara : 1. Organisasi 2. Proses 3. Teknologi Sehingga merupakan ketergantungan yang tak bisa dipisahkan, bila digambarkan akan terlihat seperti berikut ini :

16 organisasi Proses Teknologi Ciri pokok knowledge management adalah keterkaitan dan ketergantungan Knowledge management Sasaran dari knowledge management merupakan upaya yang sangat cerdas untuk mencapai 4 hal berikut ini : 1. Menyaring 2. Mengintegrasikan 3. Berbagi 4. Akses offline Yang bercirikan keterkaitan dan ketergantungan. Perkembangan teknologi informasi merubah pengertian masalah sekaligus dengan upaya pemecahan masalah yang diperlukan. Pengertianmasalah dengan basis knowledge management dapat digambarkan seperti dibawah ini, dengan sebutan Kworld yang berarti dunia pengetahuan.

17 Pemecahan masalah dengan knowledge management bukan lagi menghilangkan gap atau kesenjangan, tetapi menghasilkan keterkaitan yang dapat menghasilkan keberhasilan. Selanjutnya pengambilan keputusan dengan knowledge management tidak lagi bertahap tetapi paralel, dalam arti informasi secara serempak harus disediakan dan ini dapat ditemukan dengan bantuan teknologi komputer sekarang ini. Beberapa alasan penting yang dikemukakan oleh responden dalam rangka memberikan alasan kebutuhan tentang keterampilan manajemen. 1. Memudahkan pengambilan keputusan 2. Memunculkan ide-ide yang kreatif 3. Menjadi pendengar yang baik 4. Memperlancar informasi 5. Menentukan point-point yang harus dicatat 6. Menerangkan ide bermanfaat 7. Menambah atau meningkatkan wawasan Kebutuhan tentang keterampilan manajemen merupakan hal yang penting, hal ini dibuktikan dengan menampilkan keterampilan manajemen sebagai langkah berikutnya.

18 Keterampilan manajerial Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen Keterampilan manajerial Struktur Paradigma manajemen Lingkungan Proses