Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN setujui. Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar telah saya Disetujui di Jakarta pada tanggal Agustus 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 10 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/ Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Arsip. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun daftar arsip media baru. Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat, sehingga daftar arsip media baru yang disusun memiliki relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Daftar ini berlaku dan digunakan di lingkungan Unit. Prosedur Tetap meliputi penyusunan daftar arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, penyusunan skema sementara, rekonstruksi arsip media baru, deskripsi arsip media baru, penyusunan skema definitive, manuver fisches, penomoran definitif, manuver fisik arsip media baru, labeling arsip, penempatan arsip dalam tempatnya, penulisan daftar arsip media baru, penilaian dan penelaahan, penyempurnaan daftar arsip media baru, dan pengesahan daftar arsip media baru. D. Dasar 1. Undang-Undang mor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 - E. Pengertian 1. adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya foto, film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm, dan mikrofis. a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak bergerak. b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di atas bahan film. f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel. g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk. 2. Boksing adalah kegiatan memasukkan arsip media baru ke dalam boks, can atau tempatnya sesuai dengan ukurannya. 3. Daftar adalah salah satu sarana penemuan arsip yang merekam informasi dari arsip media baru tersebut. 4. Deskripsi adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip media baru yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip media baru yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 5. Identifikasi adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.
- 4-6. Labeling adalah pemberian identitas pada arsip media baru sesuai dengan nomor urut arsipnya. 7. Manuver Fisik yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip media baru sehingga arsipnya tersusun sesuai dengan daftar yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip media baru disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada amplop, can, dan boks tempat arsip media baru. 8. Manuver Kartu Deskripsi adalah kegiatan mengelompokkan kartu deskripsi arsip media baru sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 9. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 10. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/ bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang akan diolah. 11. Pengesahan Daftar adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil penyempurnaan Daftar dari pimpinan yang berwewenang. 12. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan daftar yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Arsip Media dan Arsip. 13. Penomoran Definitif yaitu kegiatan pemberian nomor urut pada arsip media baru secara tetap baik pada kartu deskripsi maupun pada arsipnya sesuai dengan hasil manuver kartu deskripsi. mor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut arsip media baru pada daftar arsip. mor definitif inilah yang dijadikan sebagai pedoman jalan masuk bagi penemuan kembali arsip media baru atau penataan dan penyimpanan arsipnya. 14. Penulisan Daftar adalah kegiatan penulisan mengenai suatu khasanah arsip media baru ke dalam suatu daftar arsip media baru yang tidak dilengkapi riwayat dan sejarah arsip dan organisasi pencipta arsip. 15. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap Daftar Arsip Media yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang. 16. Penyusunan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip media baru yang sudah definitif (tetap). 17. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 18. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip media baru dalam rangka penataan arsip media baru dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. 19. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Penyusunan Daftar.
- 5-20. Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip media baru dan akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip media baru yang tercipta dari fungsi/ kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.
- 6 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU Prosedur Penyusunan Daftar melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi, Sistem dan Provenance. Penyusunan Daftar dimulai dari kegiatan mengidentifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan, dan provenance arsip media baru, hal ini untuk mempermudah proses penyusunan kegiatan rencana teknis. 2. Penyusunan Rencana Teknis Rencana teknis ini disusun dengan berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang perincian biaya, waktu, dan pelaksanaan kegiatan dalam mengolah arsip media baru. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip media baru melalui sumber cetakan/ bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/ lembaga pencipta arsip dalam Penyusunan Daftar. 4. Penyusunan Skema Sementara Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga/ organisasi pencipta arsip, dibuatlah gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara. 5. Rekonstruksi Kegiatan rekostruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan skema pengaturan arsipnya dan hal ini akan memudahkan dalam penyusunan daftar arsip media baru. 6. Deskripsi Dengan membaca dan pengoperasian peralatan player audio visual isi informasi arsip media baru secara lengkap dapat dituangkan dalam kartu deskripsi yang terdiri atas unsur isi informasi, kurun waktu, tempat, siapa pelakunya. 7. Penyusunan Skema Definitif Hasil isi deskripsi arsip media baru disusun data informasinya untuk dibuatkan skema pengaturan arsip definitif. 8. Manuver kartu/fisches Kegiatan melakukan manuver fisches deskripsi dengan mengelompokkan kartu disesuaikan dengan skema definitif.
- 7-9. Penomoran Definitif Hasil kegiatan dari manufer fisches adalah memberikan nomor definitif pada arsip media baru untuk memudahkan dalam manuver fisik arsip. 10. Manuver Fisik Arsip Kegiatan ini dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada arsip media baru 11. Labeling Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada arsip dan atau tempatnya. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. 12. Boksing baru yang sudah diberi label sesuai nomor definitif dimasukkan dalam boks penyimpanan arsip. Misalnya film/mikrofilm pada can film, foto pada amplop dan boks foto. 13. Penulisan Daftar Untuk penulisan daftar arsip dengan berdasarkan data yang dikumpulkan dari deskripsi yang sudah disusun sesuai dengan skemanya. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi daftar arsip yang terdiri dari komponen halaman judul dan daftar arsip berupa kolom-kolom yang terdiri dari nomor arsip, keterangan (isi informasi), kurun waktu, tempat kejadian. 14. Penilaian dan Penelaahan Daftar arsip yang telah disusun kemudian dinilai dan ditelaah informasinya untuk mendapat masukan dan koreksi dari. dan. 15. Penyempurnaan Daftar Apabila dalam penyusunan daftar arsip media baru ada masukkan dan koreksi dari. dan, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan Daftar. 16. Pengesahan Sebelum Daftar disajikan kepada pengguna arsip melalui Unit Layanan Informasi dan diserahkan kepada Unit Depo Penyimpanan sebagai jalan masuk, maka harus dilakukan pengesahan terlebih dahulu oleh Arsip.
- 8 - BAB III PENUTUP Penyusunan Prosedur Tetap Daftar ini merupakan salah satu upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur Tetap Daftar ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media baru. Dengan adanya Prosedur Tetap Daftar diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo Penyimpanan dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan oleh pengguna. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Agustus 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 10 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU
- 2 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI ARSIP MEDIA BARU (SISTEM DAN PROVENANCE) C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU I. DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU L. DIAGRAM ALIR LABELING M. DIAGRAM ALIR PENEMPATAN ARSIP DALAM CAN DAN ATAU BOKS FOTO DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU N. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU P. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP BARU Q. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN
- 3 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP 1 Melaksanakan identifikasi arsip media baru Penyimpanan 2 Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris 3 Melakukan penelusuran sumber dan referensi 4 Pembuatan skema sementara 5 Rekonstruksi arsip 6 Mendeskripsi arsip (transliterasi dan transkripsi arsip) 7 Pembuatan skema definitif arsip 8 Manuver fisches (kartu deskripsi) 9 Pemberian mor definitif arsip 10 Manuver fisik arsip 11 Pemberian label arsip 12 Menata arsip dalam boks 13 Penulisan daftar arsip media baru 14 Penilaian dan penelaahan daftar arsip media baru 15 Penyempurnaan daftar arsip media baru 16 Pengesahan Daftar Arsip Media rma waktu: 1 khasanah per tahun
- 4 - DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE Penyimpanan 1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 2 Memberikan penilaian dan arahan 3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke 5 Menilai dan mengarahkan ke Arsip Media tentang teknik identifikasi arsip 6 Melakukan koordinasi dengan 7 Memerintahkan Penyimpanan untuk melakukan koordinasi dengan
- 5 - Penyimpanan 8 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke depo 9 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi 10 Menyampaikan laporan identifikasi ke 11 Menyampaikan laporan ke 12 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat daftar rma waktu: 10 hari kerja
- 6 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS Diektur Penyimpanan 1 Mengajukan draft rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke 2 Memberikan arahan kepada tentang penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draft rencana teknis setelah mendapat arahan dari Arsip Media 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan arahan ke Arsip Media tentang penyusunan rencana teknis 6 Merevisi draft penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Berdasarkan penyempurnaan draft penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, memutuskan tentang prioritas pengolahan arsip rma waktu: 10 hari kerja
- 7 - DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI ARSIP Unit Peyelesaian Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Membuat draft surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait 2 Mengajukan draft surat kepada 3 Mengoreksi draft surat 4 Merevisi draft surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Arsip Media 5 Memberi paraf dan mengajukan draft surat ke 6 Memberikan arahan ke Arsip Media tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip 7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh 8 Membuat ta dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
- 8 - Unit Peyelesaian Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat datadata mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait 11 Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip 13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait 15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi instansi terkait dibuat laporan 16 Menyampaikan laporan ke rma waktu: 14 hari kerja
- 9 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA 1 Mempersiapkan data / informasi yang dihimpun dari berbagai referensi / penelusuran Penyimpanan 2 Membuat skema sementara 3 Meminta persetujuan / koreksi dari atasan langsung 4 Perbaikan atas koreksi skema sementara rma waktu: 10 hari kerja
- 10 - DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP 1 Menyiapkan arsip media baru yang akan direkonstruksi Penyimpanan 2 Melakukan pemilahan arsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan informasi / masalah 4 Mengkrologiskan kelompok arsip 5 Arsip telah mengelompok berdasarkan informasi / masalah rma waktu: 10 hari kerja
- 11 - DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP 1 Menyiapkan arsip media baru yang akan dideskripsi Penyimpanan 2 Membaca keseluruhan informasi arsip 3 Menelaah isi informasi arsip 4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches (kartu deskripsi) 5 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip 6 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches (kartu deskripsi) rma waktu: 2 kaset rekaman suara/video/film/mikrofilm per hari kerja 50 lembar foto per hari kerja
- 12 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF 1 Menyiapkan skema sementara arsip media baru yang akan diubah/ditetapkan Penyimpanan 2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara 3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara 4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara 5 Melakukan konsultasi pada atasan 6 Memberikan arahan mengenai perbaikan skema sementara 7 Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara 8 Membuat skema definitif rma waktu: 10 hari kerja
- 13 - DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES 1 Menyiapkan fisches arsip media baru/kartu deskripsi yang akan dimanuver Penyimpanan 2 Menggabungkan kartu fisches yang memiliki informasi sejenis 3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema definitif yang telah dibuat 4 Menyusun kartu secara krologis 5 Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema definitif rma waktu: 70 fisches per hari kerja
- 14 - DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF 1 Melakukan pemoran definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi) Penyimpanan 2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan mor definitif 3 Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi mor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu penataan fisik arsip rma waktu: 20 hari kerja
- 15 - DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP 1 Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches (kartu deskripsi) Penyimpanan 2 Menggabungkan beberapa arsip mor sementara menjadi satu mor definitif sesuai skema definitif 3 Memberi mor definitif pada sampul arsip sesuai dengan pemoran definitif pada fisches (kartu deskripsi) 4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada arsip media baru dengan mor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada can film untuk film/mikrofilm dan amplop pada foto arsip rma waktu: 30 hari kerja
- 16 - DIAGRAM PEMBERIAN LABEL Penyimpanan 1 Menyiapkan arsip media baru yang akan dilabel 2 Membuat label arsip media baru sesuai dengan mor definitif arsip yang sudah disiapkan 3 Menempelkan label sesuai dengan mor pada inventaris arsip media baru 4 Mengurutkan arsip media baru yang sudah dilabel sesuai dengan mornya rma waktu: 15 hari kerja
- 17 - DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS (AMPLOP PADA FOTO, CAN PADA FILM) 1 Mempersiapkan arsip media baru yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks/tempatnya Penyimpanan 2 Mempersiapkan boks/tempat arsip yang akan dipergunakan 3 Menata arsip media baru (foto) ke dalam boks/tempat arsip disesuaikan dengan arsip media baru 4 Menempel label boks/tempat arsip yang sudah dipersiapkan sebelumnya 5 Menyusun boks sesuai dengan mor urut boks 6 Melaporkan kegiatannya kepada rma waktu 30 hari kerja
- 18 - DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP MEDIA BARU 1 Menyiapkan data dan fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar arsip media baru Penyimpanan 2 Membuat judul daftar arsip sesuai fonds 4 Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam daftar 5 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan 6 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi rma waktu: 60 hari kerja
- 19 - DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Mempersiapkan daftar arsip yang telah tersusun 2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip 3 Mengajukan draft daftar ke Arsip Media 4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan daftar arsip 5 Merevisi draft daftar setelah mendapat arahan dari Arsip Media 6 Mengajukan draft daftar ke 7 Memberikan arahan ke tentang penyusunan daftar arsip media baru rma waktu: 10 hari kerja
- 20 - DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN Arsip Media 1 Mengajukan draft daftar ke Arsip Media 2 Memberikan arahan kepada berdasarkan penilaian dan penelaahan yang telah dilakukan dan perbaikan yang harus diselesaikan 3 Merevisi draft inventaris setelah mendapat arahan dari Arsip Media 4 Mengajukan draft daftar ke 5 Memberikan arahan ke Arsip Media tentang penyusunan daftar arsip 6 Merevisi draft daftar yang telah dinilai dan diarahkan oleh melalui 7 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh arsiparis, memutuskan daftar arsip media baru telah final rma waktu : 15 hari kerja per daftar
- 21 - DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DAFTAR ARSIP 1 Memeriksa kelengkapan daftar arsip yang akan disyahkan kemudian menyerahkan kepada Arsip Media Pemanfaatan 2 Mmembuat ta dinas kepada agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari 3 Menandatangani daftar arsip tersebut, dan memberikan arahan kepada untuk menggandakan daftar dan menyerahkannya kepada Layanan Arsip dan Penyimpanan Arsip 4 Menggandakan daftar arsip dan menyerahkan kepada Layanan Arsip dan Penyimpanan Arsip Media rma waktu: 7 hari kerja per daftar DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI