PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN IV LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA TAHUN 2014
Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach dan mentor serta teamwork yang ada di instansinya mulai dengan kegiatan: 1. Diagnose organisasi. 2. Mengkomunikasikan permasalahan dengan stakeholder. 3. Merancang Perubahan dan membangun Tim. 4. Melaksanakan Proyek Perubahan. 5. Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar laboratorium kepemimpinan.
Salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat Kepemimpinan dalam rangka mewujudkan kompetensi Kepemimpinan, melalui kemampuan berkolaborasi dengan stakeholders dalam penanganan persoalan Sebagian besar waktunya non klasikal untuk melakukan terobosan di unit organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi
29 hari on Campus 97 Hari Kerja 65 Hari Off campus 60 Hari 3 Hari 12 Hari 5 Hari Tahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi 17 Hari Tahap II: Breakthrough 1: Taking Ownership Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim Tahap IV Breakthrough II: Leadership Laboratory Tahap V: Evaluasi Pemimpin Perubahan
OFF CAMPUS TAKING OWNERSHIP IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN BREAKTHROUGH TAHAP II TAHAP IV TAHAP I TAHAP III TAHAP V DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN ORGANISASI MERANCANG PROYEK PERUBAHAN & MEMBANGUN TIM EVALUASI ON CAMPUS
1. Memilih topik 2. Tantangan apa yang memerlukan penyesuaian atau perubahan 3. Apa yang ubahan diinginkan untuk melakukan per- 4. Apa permasalahan yang terjadi untuk memenuhi gap antara yang diinginkan dengan kondisi saat ini 5. Bagaimana peta stakeholders terkait 6. Siapa saja tim kerjanya 7. Apa saja kira-kira kendala pelaksanaannya 8. Rencana kerja pelaksanaan proyek perubahan
1. Perkenalan dengan Coach dan menyusun desain awal rencana kerja bersama 2. Melakukan diagnosa organisasi untuk menemukan permasalahan yang memerlukan perubahan 3. Membuat proposal proyek dengan bimbingan Coach dan advise dari Mentor 4. Mengidentifikasi dan memetakan pengaruh stakeholders terkait 5. Presentasi proposal proyek kepada atasan untuk mendapatkan persetujuan
6. Setelah ada persetujuan, disusun rencana kerja pelaksanaan yang mencakup : rencana aksi, rencana biaya, organisasi pelaksanaan dan sistim monitoring serta pelaporan 7. Menyusun jadwal pertemuan dengan Coach, dalam memimpin pelaksanaan proyek, terutama dalam menghadapi kendala yang ada 8. Presentasi hasil pengalaman memimpin proyek perubahan pada seminar laboratorium kepemimpinan
REFORMER Melakukan eksekusi terhadap tahapan yang ada pada format pelaksanaan proyek perubahan Mengambil inisiatif untuk berkomunikasi dengan Mentor dan Coach Melaporkan tingkat kemajuan kepada Coach Selalu mengacu kepada format, untuk melihat target perubahan
REFORMER Menggerakkan seluruh elemen Mengembangkan instrumen dan melakukan perekaman terhadap kemajuan yang dihasilkan Menyusun laporan proyek perubahan
MENTOR Memberi dukungan penuh kepada proyek perubahan Memberi dukungan kepada potensi sumberdaya Memberi bimbingan terhadap kendala yang dihadapi Sebagai inspirator
COACH Melakukan monitoring terhadap kegiatan Reformer melalui media IT Memberi umpan balik terhadap tingkat kemajuan yang disampaikan Reformer Melakukan intervensi apabila Reformer menghadapi masalah Memberi laporan kepada penyelenggara tentang tingkat kemajuan Reformer
FORMULIR-FORMULIR PADA BREAKTROUGH I (TAHAP TAKING OWNERSHIP)
Formulir : Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan Hari/Tgl Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor I II III IV V Lampiran bukti-bukti 14
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP 1. Nama Peserta : 2. Instansi : 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) : Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan Yang disiapkan Peserta......dst Rekomendasi......... Samarinda,... Mentor ( )
FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP 1. Nama Peserta : 2. Instansi : 3. Nama Proyek : Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan Yang disiapkan Peserta......dst Rekomendasi.........dst Samarinda,... Coach ( )
FORMULIR-FORMULIR PADA BREAKTROUGH II (TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN)
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN 1. Nama Peserta : 2. Instansi : 3. Judul Proyek Perubahan : 4. Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan ( selama Breakthrough II)
Hari / Tanggal Kegiatan yang Dilakukan Output Paraf Mentor
FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN
01 IDENTITAS PROYEK FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN Judul Deskripsi Judul proyek perubahan yang akan dilakukan Gambaran singkat mengenai proyek perubahan Sponsor Atasan/pejabat yg ditunjuk oleh pimpinan instansi yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan Project Leader Penanggung jawab proyek perubahan Sumber daya tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan Penjelasan singkat Penjelasan singkat Penjelasan singkat 02 LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM) Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.
03 TUJUAN Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (16 minggu/sampai berakhirnya Diklatpim IV). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka menengah. 04 MANFAAT Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya. 05 RUANG LINGKUP Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03 06. PERSETUJUAN Project Sponsor:/Atasan peserta (tandatangan)
RENCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
FORMAT RNCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Isi Format rencana aksi pelaksanaan proyek perubahan sama dengan isi format dokumen proposal proyek perubahan namun ditambah dengan dengan unsur-unsur sbb. : 7. OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES) Nama Deskripsi Nama output kunci yang akan dihasilkan. Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka panjang. Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan Lembaga Administrasi Negara RI
8. PENTAHAPAN UTAMA Tahap Utama Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough II Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang Waktu Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun) Lembaga Administrasi Negara RI
9. TATA KELOLA PROYEK Struktur Deskripsi (Penjelasan peran masing masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan) Gambarkan struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan Sponsor... Project Leader. Coach. Lembaga Administrasi Negara RI
JUMLAH Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan 10. ANGGARAN DESKRIPSI Penjelasan peruntukan Penjelasan peruntukan No 11. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh diluar instansi peserta. Lembaga Administrasi Negara RI
NO NO 12. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH DESKRIPSI Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan DESKRIPSI 13. RESIKO Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan. Lembaga Administrasi Negara RI
14. KRITERIA KEBERHASILAN Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb. 15. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Faktor faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu. 16. DISETUJUI Project Sponsor: Atasan peserta (tandatangan) Tanggal : (tempat tanggal dan tahun Lembaga Administrasi Negara RI
Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan. Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. Masalah inti yang menjadi perhatian utama. Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking.
Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang diinginkan. Menjelaskan Area,Isi dan Lingkup Proyek Perubahan. Menjelaskan keuntungan dan kerugian. Menjelaskan Kendala yang akan terjadi. Menjelaskan Strategi Pelaksanaan.
Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder. Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan. Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
Terima Kasih Lembaga Administrasi Negara RI