DIGITALISASI LOCAL CONTENT (USU Repository) Studi Kasus Perpustakaan USU Disampaikan oleh: Rasiman Pada: PELATIHAN OPERATOR SISTEM DIGITAL LIBRARY DALAM RANGKA PENINGKATAN PEMANFAATAN SUMBERDAYA INFORMASI ELEKTRONIK PERPUSTAKAAN UNTUK KEGIATAN PEMBELAJARAN DAN PENELITIAN PROGRAM HIBAH KOMPETISI INHERENT K-1, 2007 Medan, 2008
DAFTAR ISI 1. Pendahuluan...3 2. Rasional...3 3. Tujuan...4 4. Deskripsi Kegiatan...4 5. Mekanisme Kegiatan...5 5.1 Pra-digitalisasi... 5 5.2 Pengorganisasian... 6 6. Prosedur Pelaksanaan Kegiatan...7 6.1 Proses Scanning... 7 6.1.1 Scanning... 7 6.1.2 Setting Scanner... 8 6.2 Proses Editing...10 6.2.1 OCR...10 6.2.2 Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer)...15 6.2.2.1 Menambahkan Footer...15 6.2.2.2 Mengedit Footer...16 6.2.2.3 Menambahkan Watermark...16 6.2.2.4 Mengedit Watermark...18 6.2.2.5 Menambahkan Security...18 7. Referensi... 21 Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 2
1. Pendahuluan Koleksi Deposit USU (USU Repository) adalah karya ilmiah berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan/atau Kertas Karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel dan laporan penelitian. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam ke luar dari perpustakaan dan jumlahnya hanya satu eksemplar per judul. Perpustakaan Universitas dan cabang memiliki koleksi ini dalam bentuk tercetak dalam jumlah yang sangat besar. Pengelolaan koleksi ini memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan space ruangan yang luas, pemeliharaan terhadap koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang relatif besar. Digitalisasi terhadap koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaan dan pemanfaatannya. Digitalisasi terhadap dokumen ini akan menghasilkan dokumen elekronik yang dapat dipastikan akan menambah kuantitas dan kualitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki oleh Perpustakaan. Koleksi elektronik ini jumlahnya dipastikan akan semakin bertambah dan penggunaannya pun akan semakin meningkat. Untuk itu, pengembangan sistem aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan untuk pengelolaan dan manajemen koleksi elektronik ini perlu dilakukan. Pengembangan itu terkait dengan upaya peningkatan kemudahan akses terhadap sumberdaya informasi tersebut. 2. Rasional Koleksi Deposit USU adalah karya ilmiah yang pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin mudah, cepat dan efisien. Digitalisasi terhadap koleksi deposit USU dibutuhkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik. Pemanfaatan sumberdaya informasi elektronik dapat dilakukan tidak hanya oleh pengguna dari internal institusi, akan tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari manca negara juga, apabila sumberdaya tersebut dipublikasikan secara terbuka dalam situs web perpustakaan. Untuk itu diperlukan sistem aplikasi yang baik agar pengelolaan dan pemanfaatan sumberdaya informasi tersebut dapat berlangsung dengan baik. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 3
Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi harus memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi elektronik. Untuk itu, kuantitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus selalu diperbaharui dengan mendigitalisasi koleksi yang dianggap perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi. 3. Tujuan Tujuan yang diharapkan dari kegiatan ini adalah: 1. Penambahan kuantitas, jenis dan subyek sumberdaya informasi elektronik yang dapat diakses secara online dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain. 2. Meningkatkan frekuensi pemanfaatan dan kualitas sumberdaya informasi elektronik dalam kegiatan pembelajaran dan penelitian dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain. 4. Deskripsi Kegiatan Dalam beberapa tahun terakhir Perpustakaan telah melakukan pengelolaan secara digital terhadap sebahagian koleksi deposit USU. Jenis koleksi deposit yang sudah mulai didigitalisasi adalah karya ilmiah dosen berupa laporan penelitian, artikel, sedangkan karya ilmiah mahasiswa yang sudah mulai didigitalisasi adalah disertasi dan tesis. Karya ilmiah mahasiswa berupa skripsi dan kertas karya masih belum tertangani padahal koleksi ini juga merupakan sumberdaya informasi yang perlu didigitalisasi. Untuk mendigitaliasi koleksi Deposit USU, perpustakaan melakukan dua cara yang berjalan secara paralel yaitu memindai (scanning) dokumen cetak yang telah dimiliki sebelumnya (backlog), dan untuk saat ini mahasiswa dan dosen diharuskan menyerahkan file elektronik dari karya ilmiahnya ke Perpustakaan. Selanjutnya, karya tersebut di-upload ke sistem setelah melalui proses penyuntingan (editing). Terdapat dua aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan program ini, salah satunya yaitu Peningkatan ketersediaan sumberdaya informasi elektronik melalui pendigitalisasian koleksi Deposit USU, yang selanjutnya akan disebut Digitalisasi Local Content (USU Repository). Secara garis besar pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Local Content (USU Repository) ini adalah sebagai berikut: 4.1 Pra-digitalisasi mencakup kegiatan: (1) Pengumpulan dokumen. Dokumen yang didigitalisasi adalah karya ilmiah berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir). Untuk Dokumen yang menjadi prioritas adalah tahun 2000 ke atas. Pengambilan dokumen dari rak koleksi dicatat dalam lembar pengambilan yang ditanda tangani oleh petugas Deposit USU dan Penjilidan. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 4
(2) Pembongkaran penjilidan dokumen. Pembongkaran penjilidan dilakukan untuk memudahkan proses pemindaan (scanning), yang dilakukan dengan sistem automatic document feeder (ADF). Pembongkaran dilakukan dengan tidak merusak sampul (hard cover), karena sampul tersebut akan digunakan kembali pada proses penjilidan ulang. (3) Penjilidan kembali dokumen, yaitu menjilid kembali dokumen yang sudah selesai didigitalisasi, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. (4) Instalasi perangkat lunak (software). Instalasi perangkat lunak ini dilakukan pada masing-masing komputer yang digunakan untuk melakukan scanning dan editing. Perangkat lunak yang digunakan ada dua yaitu Capture Perfect 3.0 untuk proses scanning dan Adobe Acrobat 8 Pro untuk proses editing. 4.2 Pengorganisasian (organizing), mencakup kegiatan Scanning, Editing dan Uploading. (1) Pemindaian (Scanning) adalah proses memindai fisik dokumen sehingga menjadi file elektronik. Dokumen yang dipindai adalah fulltext mulai dari halaman judul sampai dengan lampiran. Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi elektroniknya. (2) Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) dengan cara memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di-upload ke dalam jaringan komputer. Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi elektronik ini hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print). Pengeditan dilakukan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. (3) Pemuatan (Uploading) adalah proses memasukkan atau pengisian (input) metadata seperti judul, pengarang, deskripsi bibliografi, abstrak dan sebagainya ke dalam perangkat lunak Digital Library dan selanjutnya dapat diakses melalui jaringan Internet. Pada tahap awal diputuskan bahwa untuk jenis dokumen tesis dan disertasi hanya dapat diakses abstraknya saja, sedangkan fulltext-nya hanya bisa diakses dari jaringan Intranet (USUnet). 5. Mekanisme Kegiatan Sebelum memulai pelaksanaan kegiatan perlu dibuat suatu mekanisme yang jelas agar nantinya kegiatan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini merupakan mekanisme yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content (USU Repository) sebagaimana yang telah ditentukan pada Deskripsi Kegiatan di atas, yaitu sebagai berikut: 5.1 Pra-digitalisasi Pra-digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut: (1) Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir) terbitan tahun 2000 ke atas. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 5
(2) Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar). (3) Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen. (4) Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran). (5) Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. 5.2 Pengorganisasian Pengoraniasian adalah proses kerja berupa kegiatan Scanning, Editing dan Uploading dengan mekanisme sebagai berikut: Scanning: (1) Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak Capture Perfect 3.0. (2) Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum melakukan scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran), serta perhatikan juga tahun terbitnya. (3) Membuang kertas halaman kosong dan pembatas halaman tiap bab. (4) Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran. (5) Menyimpan file elektronik dalam format PDF. (6) Memberikan nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen. Sedangkan untuk dokumen yang belum memiliki Nomor Akses, pemberian nama file berdasarkan NIM (nomor induk mahasiswa). Untuk kasus-kasus tertentu seperti NIM yang sama dengan penulis yang berbeda, maka ditambahkan nama penulis di belakang nama file (contoh: 032101028-Hamidah). (7) Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen. Editing: (1) Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. (2) Membuat satu file abstrak dalam format dokumen Microsoft Word (DOC) dan memberikan nama file yang sama dengan file PDF. (3) Meberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print), serta menambahkan watermark berupa logo USU, dan footer yang berisi nama penulis, judul dokumen, tahun dokumen, copyright, dan tahun publikasi. (lihat Lampiran- 2: Format Dokumen PDF) Uploading: (1) Melakukan proses uploading pada sistem atau perangkat lunak Digital Library. (2) Meng-upload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan metadata seperti pengarang, judul, subyek, tahun, deskripsi bibliografi, menentukan kategori dokumen sesuai dengan jenis dokumen seperti: laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya ke dalam sistem. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 6
6. Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content (USU Repository) khususnya dalam proses scanning dan editing dengan tujuan untuk memberikan petunjuk dan kemudahan bagi mereka yang terlibat dalam kegiatan ini. 6.1 Proses Scanning Scanning (pemindaian) adalah proses memindai fisik dokumen dari bentuk cetak (hardcopy) menjadi file elektronik (softcopy). Adapun jenis dan merek scanner yang digunakan dalam kegiatan ini adalah Document Scanner Canon DR-7080C dengan software CapturePerfect 3.0 sebagai bundel paketnya. 6.1.1 Scanning Untuk melakukan scanning langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar-1. Proses ini akan menjalankan CapturePerfect 3.0. 2) Kemudian pilih menu Scan -> Scan Batch to File, akan muncul seperti pada Gambar-2. 3) Pada bagian File name: Isikan nama file (Nama file sesuai dengan No. Akses Dokumen). 4) Save as type: PDF File (*.pdf) 5) Type of batch sparation: None. 6) Beri tanda checklist pada bagian Save Rotated Image. 7) Pada bagian MultiPage Setting: pilih Multi Page(All Pages). 8) Kemudian tekan tombol Save (Catatan: pastikan dokumen sudah diletakkan pada tray ADF). 9) Selesai (Proses scanning berjalan). Gambar-1: Menu Utama CapturePerfect 3.0 Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 7
Gambar-2: Menu Scan Batch to File Catatan: Scan Batch to File adalah pilihan untuk menscan lembar dokumen yang terdiri dari beberapa halaman menjadi satu file elektronik saja. 6.1.2 Setting Scanner Setting scanner dilakukan untuk mendapatkan pengaturan hasil scanning sesuai dengan kebutuhan. Untuk melakukan pengaturan scanning langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Dari Menu Utama CapturePerfect 3.0 pilih menu Scan -> Scanner Setting, maka akan muncul seperti pada Gambar-3. 2) Selanjutnya isikan data-data sbb: Mode : Black and White Page size : Auto Detection Dots per Inch : 200 dpi Brightness : 128 Scanning Side : Auto Feeding Option : Standard Feeding Batch Separation : None Deskew : beri tanda Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 8
3) Pilih Area: (Lihat Gambar-4) Page Size : Auto Detection Unit : Centimeters 4) Pilih Orientation Setting: (Lihat Gambar-5) Doc. Orientation : 180 Degress Duplex Orien. : Book Type 5) Kemudian pilih OK. Gambar-3: Menu Setting Scanner Gambar-4: Menu Scan Area Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 9
Gambar-5: Menu Orientation Setting 6.2 Proses Editing Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di-upload ke dalam sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing, yaitu OCR dan pemberian security. Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. 6.2.1 OCR Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkahlangkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar-6. 2) Pilih File -> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Klik menu Pages (untuk memudahkah tampilan per halaman), maka akan terlihat seperti pada Gambar-8. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 10
4) Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru, kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR. (Lihat Gambar-9) 5) Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages (jika hanya satu halaman), atau From page... to (untuk halaman yang berurut). 6) Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai. 7) Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR. 8) Pilih menu Edit -> Copy (atau klik kanan -> Copy), lihat Gambar-11. 9) Pilih menu File -> Close, kemudian pilih NO (tidak melakukan perubahan pada file PDF) 10) Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih menu File -> New. 11) Pilih menu Edit -> Paste Special -> Unformatted Text, kemudian pilih OK, hasilnya terlihat pada Gambar-12. 12) Selanjutnya lakukan editing/perbaikan sesuai dengan dokumen (file PDF) aslinya. 13) Setelah selesai simpanlah file DOC yang berisi abstrak tersebut dengan pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. (Contoh: 04102592.doc) 14) Selesai proses OCR. Gambar-6: Menu Utama Program Adobe Acrobat 8.0 Pro. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 11
Gambar-7: Tampilan File Open Gambar-8: Tampilan File PDF Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 12
Gambar-9: Tampilan Pilihan OCR Gambar-10: Menu Recognize Text Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 13
Gambar-11: Tampilan Blok Teks Abstrak untuk Dicopy Gambar-12: Tampilan Hasil Copy/Paste dari Adobe Acrobat Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 14
6.2.2 Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer) Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security berupa password, watermark, dan footer langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 6.2.2.1 Menambahkan Footer 1) Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File -> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document -> Header & Footer -> Add, maka akan muncul seperti Gambar-13. 4) Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. (Contoh: Dardanita: Pronomina bahasa Gayo dialek Gayo Lut, 2004. USU Repository 2008) 5) Pilih OK. 6) Selesai. Gambar-13: Tampilan Add Footer Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 15
6.2.2.2 Mengedit Footer 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File -> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document -> Header & Footer -> Update, maka akan muncul seperti Gambar-13. 4) Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 6.2.2.3 Menambahkan Watermark 1) Dari Menu Utama pilih File -> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Document -> Watermark -> Add, maka akan muncul seperti Gambar-14. 3) Pilih bagian File -> Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp. 4) Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark. (lihat Gambar-15) 5) Kemudian pada bagian Appearance -> Capacity ubah menjadi 10%, seperti terlihat pada Gambar-16. 6) Pilih OK. 7) Selesai. Gambar-14: Tampilan Add Watermark Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 16
Gambar-15: Tampilan pilihan File untuk Watermark Gambar-16: Tampilan Pengaturan Capacity Watermark Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 17
6.2.2.4 Mengedit Watermark 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File -> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document -> Watermark -> Update. 4) Lakukan perubahan seperlunya. 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 6.2.2.5 Menambahkan Security 1) Dari Menu Utama pilih File -> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Advanced -> Security -> Password Encrypt, maka akan muncul seperti Gambar-17. Jika muncul dialog box Applying New Security Settings, pilih Yes. 3) Pilih bagian Permissions -> beri tanda checklist Restrict editing and printing of the document. 4) Pada bagian Change Permissons Password: isikan usulib2008. 5) Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution (150 dpi). 6) Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog box Adobe Acrobat Confirm Permissions Password. 7) Pilih OK. 8) Kemudian pilih menu File -> Save (untuk menyimpan secara keseluruhan dalam proses editing) 9) Selesai. Gambar-17: Tampilan Add Security Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 18
Gambar-18: Tampilan Akhir Hasil Proses Editing Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 19
Gambar-18: Alur Kerja Digitalisasi USU Repository Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 20
7. Referensi 1. Panduan Online: CapturePerpect 3.0 Help. 2. Team Adobe Acrobat System. Getting started with Adobe Acrobat 8 Professional. Rasiman: Digitalisasi Local Content (USU Repository) - 21